Ingyenes Call Center Szoftver

Mi ez és hogyan profitálhat a vállalkozása belőle?

Sok ügyfél továbbra is szívesebben hívja az ügyfélszolgálat munkatársait, ha problémáikat gyorsan meg kell oldani. Így, ha kiemelkedő ügyfélszolgálatot kíván nyújtani ügyfeleinek, a virtuális call center kiépítése remek módja a kezdésnek.

Saját kapcsolati központ létrehozása és karbantartása egyszerűbb, mint gondolná. Csak segítséget kell kapnia a piac legjobb besorolású call center eszközeitől. A legnépszerűbb call center szoftver használata egyszerűsítheti műveleteit, és véglegesen megszüntetheti a káoszt a telefonos támogatási erőfeszítéseiben. Egy ingyenes hívásnaplózó szoftvert lehet, hogy valamivel nehezebb találnia az ügyfélszolgálata számára. Azonban mindenképpen megéri, ha talál az üzleti igényeinek megfelelőt.

Vizsgáljuk meg, miért fontos a call center szoftver használata. Továbbá, hogy hogyan tudja kihozni belőle a legtöbbet, függetlenül attól, hogy fizetett vagy ingyenes automatizált hívórendszert választ.

Call center szoftver – mi ez?

Régebben csak a nagyvállalatok engedhették meg maguknak, hogy saját telefonos központokkal rendelkezzenek. A felhőalapú megoldások és az automatizált hívórendszerek térnyerésével azonban ez már nem így van. A hívószoftvernek köszönhetően most létrehozhatja saját virtuális telefonos központját. Nincsenek bonyolult telepítések, hardverek vagy helyi tárhelyigény. Hogyan lehetséges ez?

Lényegében a call center szoftver egy dedikált megoldás, amely lehetővé teszi az ügynökök számára, hogy hívásokat kezdeményezzenek és fogadjanak, valamint hozzáférjenek a szükséges információkhoz. Ilyen például a hívói előzmények az általános ügyfélélmény javítása érdekében. Ez tipikusan felhőalapú eszköz, amely integrálódik a meglévő telefonokkal és más alkalmazásokkal (CRM, jegyértékesítés). Ezek döntő fontosságúak a vállalkozások mindennapi működésében.

A call center rendszerek legnépszerűbb használata a támogatás. Azonban nem ez az egyetlen oka az ilyen megoldások megvalósításának. Ha ügynökeinek rengeteg telefonbeszélgetéssel kell megküzdenie, akkor egy erős rendszerre van szükségük segítségükre. Ez az a pont, ahol jól jön egy legfontosabb call center szoftver. Ez lehetővé teszi a csapatának, hogy megszervezze és kezelje a bejövő és kimenő telefonos interakciók minden szempontját.

Az ilyen szoftver használatával ügynökei egy helyen tárolhatják a fontos részleteket, elérhetőségeket és vásárlói előzményeket, valamint jól felhasználhatják a rendelkezésre álló adatokat. Később eljutunk az ilyen típusú megoldások használatának előnyeihez, de egyelőre összpontosítsunk a call center szoftver működésére.

Hogyan működik a call center szoftver?

Mint már említettük, a call center szoftver ingyenes vagy fizetős, minden kapcsolattartó központ fontos része. Sok esetben egyszerűen integrációt biztosít a VoIP szolgáltatóval: hatékony megoldás, amely az internetet (vezetékes kapcsolat helyett) használja hívások kezdeményezésére és fogadására.

Ezután a VoIP-rendszer megfelelő működéséhez képesnek kell lennie egy virtuális magánfiók-központ (PBX) kihasználására. Ez kapcsolóállomásként működik a telefonrendszerek számára, és lehetővé teszi a hívások átirányítását a felhasználók között vagy a szervezeten kívül. Röviden, a szoftver szolgáltatók ezt könnyen beállíthatják, havi díj ellenében.

Elsőre lehet, hogy nem úgy tűnik, de az ilyen szoftver elengedhetetlen, ha nagy ügyfélszolgálati csapattal rendelkezik, és napi szinten rengeteg hívást kezel. Ezért pontosan át kell tekintenie, milyen szolgáltatásokat és funkciókat tartalmaz a hívásközpont-rendszer, amelyet fontolóra vesz, különösen, ha egy ingyenes automatizált hívószoftvert választ.

A legtöbb esetben a call center eszköz megvalósításakor mindössze annyit kell tennie, hogy kiválaszt egy VoIP szolgáltatót, összekapcsolja az ügynök eszközöket, és megkezdi a hívások fogadását. Ennyire egyszerű.

Ezenkívül továbbra is választania kell egy egyszerű, más megoldásokkal integrálható call center eszköz, vagy egy omnichannel támogatási megoldás között, amely rendelkezik call center funkcióval. A különbség megértése érdekében vessünk egy pillantást néhány különféle hívószoftverre – ingyenes és fizetősre egyaránt.

A call center megoldások típusai

Nem meglepő, hogy a piacon különböző típusú call center megoldások állnak rendelkezésre.

Először is el kell ismernünk a helyszíni telefonközpontok és a virtuális rendszerek közötti különbséget. Ahogy a neve is sugallja, a helyszíni telefonközpontban minden „a helyszínen” található – legyen szó szoftverről, hardverről, szerverekről, sőt az ügyfélszolgálatról is. A virtuális telefonközpontok viszont a VoIP és a felhőalapú megoldásokat használják fel, amelyek lehetővé teszik, hogy a hívásközpontot szó szerint bárhonnan a világ bármely pontjáról működtesse.

Manapság a telefonos központokat gyakran a következő kategóriákba sorolják:

• Bejövő hívásközpontok bejövő hívások fogadására.
• A kimenő hívásközpontok a kimenő hívásokra összpontosítottak. Az ügynökök általában a meglévő és/vagy potenciális ügyfelek névjegyzékével dolgoznak, akiket hívnak.
• Többcsatornás több csatornát lefedő kontaktközpontok. Az ilyen központok továbbra is a telefonhívásokat használják egyik kommunikációs csatornájukként, amelyek egy nagyobb kommunikációs eszközcsomag részét képezik.
• Az Omnichannel kapcsolattartó központok a többcsatornás támogatást egy újabb szintre emelik. Egységes ügyfélszolgálati stratégiát kínálnak minden csatornán, általában egyetlen eszköznek köszönhetően, amely képes minden kommunikációt egy fedél alá hozni.

Végül megkülönböztetünk fizetős és ingyenes telefonos szoftvereket is.

Ingyenes és fizetős telefonos központok – a különbségek

Nem minden call center eszköz rendelkezik ugyanazokkal a tulajdonságokkal. Ezenkívül a szoftverszolgáltatóknak különböző árképzési lehetőségeik vannak, beleértve az ingyenes call center szoftvercsomagokat is, az Ön igényeitől függően. Fontos felismerni, hogy a különböző megoldások különböző funkciókkal és korlátozásokkal járnak, és hogy Önön múlik, hogy kiválasztja-e az igényeinek leginkább megfelelő telefonáló szoftvert. Megalapozott választáshoz érdemes először megvizsgálnia az összes rendelkezésre álló lehetőséget.

Az ingyenes hívásközpont-rendszerekkel továbbra is könnyedén tárcsázhat és fogadhat minden hívást, beleértve az ügynökök közötti belső hívásokat is.

A további funkciók, például a hívásrögzítés és a továbbítás eltérőek lehetnek, vagy bizonyos korlátozások vonatkoznak rájuk. Például a helpdesk számára elérhető ingyenes hívásnaplózó szoftver segítségével tárolhatja a hívóival kapcsolatos információkat. Lehet azonban korlátozott jegykeresési előzmények vagy korlátozott számú telefonszám, amelyeket felhasználhat a szoftveren belül. Ha érdekli a fejlettebb funkciók használata, vagy nincsenek korlátai, akkor inkább fizetős díjcsomagokat érdemes megvizsgálnia.

Az ingyenes automatizált hívószoftverekkel ellentétben a fizetős rendszerek jobban megfelelnek azoknak a nagyobb vállalatoknak, amelyek rengeteg hívást kezelnek, és igyekeznek kiemelkedő ügyféltámogatást nyújtani telefonon és más csatornákon keresztül is. Különféle megoldások közül lehet választani, és ezek nem feltétlenül különösebben drágák. Egyszerűen vegye figyelembe minden igényét, teszteljen legalább néhány különféle eszközt ingyenes próbaidőszakokkal és vegye figyelembe az összes előnyét és hátrányát, amelyet azonosítani tud.

Az üzleti igények rugalmas teljesítése teszi a Live Agentet a kisvállalkozások, egyéni vállalkozók és induló vállalkozások számára előnyben részesített ingyenes híváskezelő szoftverré.

Az ingyenes call center eszközök használatának előnyei

Ne aggódjon, ha költségvetése nem fedezi a legjobban rangsorolt call center szoftver használatának költségeit. A legnépszerűbb call center eszközök különböző formájúak és méretűek. Még mindig sokat tehet egy ingyenes hívásnaplózó szoftverrel a helpdesk számára. Tehát milyen előnyei vannak az ingyenes call center szoftver használatának?

Jobb termelékenység

Ügynökei pontosabban és hatékonyabban tudnak segíteni a hívóknak, ha tudják fogadni a hívásokat, és egy helyen hozzáférnek a fontos ügyféladatokhoz.

Nagyobb átláthatóság

Cég felhívásakor sok ügyfél elvárja az ügynököktől, hogy tudják, kik ők, és hogyan léptek kapcsolatba korábban a támogatási csapattal. A helpdesk hívásnaplózó szoftvere megkönnyítheti az egész csapat számára a korábbi adatok néhány kattintással történő ellenőrzését.

Növekedő ügyfél-elégedettség

Lényegében minél többet tudnak ügynökei az egyes hívó felekről, annál jobban tudnak segíteni nekik. Ez segít a kapcsolatok és a hűség kiépítésében, ami hosszú távon javítja a bevételt.

Számos hatékony funkció áll rendelkezésére

Annak ellenére, hogy az ingyenes call center szoftver bizonyos korlátozásokkal jár, még mindig rengeteg olyan funkció van, amelyet kihasználhat. Ilyen például a hívásrögzítés képzési és jogi célokra.

Csökkentett költségek

Nézzünk szembe a tényekkel. Ha ingyenes telefonos rendszerekről van szó, az egyik legnagyobb előny a költség (vagy annak hiánya). A telefonközpont szervezettségének fenntartása és a rendszer összes szolgáltatásának nulla költséggel történő elérése mindenképpen előnynek számít.

Könnyű megvalósítás

Pár kattintással beállíthat ingyenes hívószoftvert, és szinte azonnal megkezdheti a hívások fogadását.

Távmunka

Virtuális call center megoldásokkal ügynökei bárhol lehetnek. Mindaddig, amíg mindenki csatlakozik az internethez, csapata bármilyen eszközről és helyről könnyen tud hívásokat fogadni és kezdeményezni.

Méretezhetőség

Még az ingyenes call center eszközök is méretezhetők az Ön vállalkozásával. Ha és amikor további ügynököket, telefonszámokat vagy szolgáltatásokat kell hozzáadnia, frissítheti a megoldást egy fizetett tervre.

A call center szoftver bevált módszerei

Ne essünk tévedésbe: a telefonos ügyfélszolgálat naplózási szoftverének maximális kihasználása nem csak a megfelelő kiválasztását jelenti. Vannak más dolgok is, amelyekkel a legtöbbet hozhatja ki az eszközből, függetlenül attól, hogy fizetős vagy ingyenes telefonos szoftver. 

• Használja ki a szoftverintegráció előnyeit. Nem titok, hogy a telefonközpontok felhőalapú, integrált eszközöket használnak az ügyféladatok kezelésére és szinkronizálására. Valójában az integrált rendszerekre támaszkodva kiküszöböli annak esélyét, hogy elveszítsen minden fontos információt, vagy hibát kövessen el, amikor az adatokat manuálisan adja meg egyszerre a különféle rendszerekbe.
• Fontolja meg a call center szkriptek elkészítését. A releváns szkriptek segíthetnek ügynökeinek abban, hogy magabiztosabbak legyenek a telefonban, különösen akkor, ha éppen egy call centerben kezdenek dolgozni. Feltétlenül frissítse szkriptjeit hébe-hóba, hogy naprakész maradjon és frissen tartsa a dolgokat.
• Adjon meg konkrét célokat a call center ügynökeinek. A megfelelő call center rendszerrel könnyedén nyomon követheti ügynökei teljesítményét. A mindenki számára kitűzött célok nemcsak a csapatszellemet erősíthetik, hanem arra is ösztönözhetik az ügynököket, hogy felelősségre vonják egymást eredményeikért.
• Törekedjen a várakozási idő csökkentésére. Manapság az ügyfelek általában türelmetlenek, és nem hajlandók megvárni a segítséget, amikor kapcsolatba lépnek az ügyfélszolgálati munkatársakkal. Győződjön meg arról, hogy elegendő csapattag van-e az ügyfelek igényeinek kielégítésére.
• Használja ki az ügyfelek adatait. Személyre szabott üdvözlet és gyors segítségnyújtás lehetőséget ad arra, hogy elnyerje a hívó fél szívét. A call center szoftver könnyedén felszerelheti Önt releváns információkkal a hívóival kapcsolatban, különösen akkor, ha korábban kapcsolatba léptek a vállalatával.

Ingyenes vagy fizetős call center szoftver – melyik a legjobb választás?

Amikor arról dönt, hogy fizetős vagy ingyenes automatizált hívási rendszerbe fektet be, figyelembe kell vennie a jelenlegi üzleti igényeket, a jövőre vonatkozó terveket és az összes rendelkezésre álló lehetőséget.

Tegye fel magának a következő kérdéseket:

• Hogyan kezeli jelenleg a hívásokat?
• Szeretne egy teljesen új telefonos központot létrehozni, vagy másik call center szoftver szolgáltatóra váltani?
• Hány klienst kezel?
• Mit vár el a call center szoftver irányítópultjától?
• Tervezik, hogy egy nagy hideghívás szolgáltatást működtetnek?
• Hány telefonos ügynöke van?
• Hány telefonszámot szeretne használni?
• Milyen telefonközpont-funkciók érdeklik a legjobban?
• Melyik call center mutatókat szeretné nyomon követni?

Ezekre a kérdésekre válaszolva elég jól megismerheti igényeit, és egy lépéssel közelebb kerül a vállalkozásának megfelelő választáshoz.

Ne aggódjon, ha még nem engedheti meg magának a legjobb besorolású call center szoftvert. Nem árt először az ingyenes call center szoftvert választani. Sok megbízható szolgáltató elérhető. Ami azt illeti: sok vállalat valóban az ingyenes megoldások, mellett dönt, különösen akkor, mikor elindulnak, vagy éppen nincs költségvetésük a fejlett megoldásokra. Egy ingyenes hívásnaplózó szoftver használata egy helpdesk számára jó módszer arra, hogy egy adott call center eszközt próbára tegyen, hogy lássa, megfelelő-e az üzleti vállalkozásához. Végül is bármikor frissíthet, ha vállalkozásának változásra van szüksége.

Röviden: azt javasoljuk, hogy gondolkodjon el követelményein, szűkítse választási lehetőségeit, és teszteljen legalább néhány ingyenes call center eszközt, hogy lássa, mi működik a legjobban az Ön vállalkozása számára. Miután mindezt megtette, képesnek kell lennie arra, hogy döntsön arról, hogy befektet-e egy fizetős verzióba, vagy ragaszkodik az ingyenes eszközökhöz, például a LiveAgenthez.

Fedezze fel maga