Sok ügyfél továbbra is szívesebben hívja az ügyfélszolgálat munkatársait, ha problémáikat gyorsan meg kell oldani. Így, ha kiemelkedő ügyfélszolgálatot kíván nyújtani ügyfeleinek, a virtuális call center kiépítése remek módja a kezdésnek.
Saját kapcsolati központ létrehozása és karbantartása egyszerűbb, mint gondolná. Csak segítséget kell kapnia a piac legjobb besorolású call center eszközeitől. A legnépszerűbb call center szoftver használata egyszerűsítheti műveleteit, és véglegesen megszüntetheti a káoszt a telefonos támogatási erőfeszítéseiben. Egy ingyenes hívásnaplózó szoftvert lehet, hogy valamivel nehezebb találnia az ügyfélszolgálata számára. Azonban mindenképpen megéri, ha talál az üzleti igényeinek megfelelőt.
Vizsgáljuk meg, miért fontos a call center szoftver használata. Továbbá, hogy hogyan tudja kihozni belőle a legtöbbet, függetlenül attól, hogy fizetett vagy ingyenes automatizált hívórendszert választ.
Régebben csak a nagyvállalatok engedhették meg maguknak, hogy saját telefonos központokkal rendelkezzenek. A felhőalapú megoldások és az automatizált hívórendszerek térnyerésével azonban ez már nem így van. A hívószoftvernek köszönhetően most létrehozhatja saját virtuális telefonos központját. Nincsenek bonyolult telepítések, hardverek vagy helyi tárhelyigény. Hogyan lehetséges ez?
Lényegében a call center szoftver egy dedikált megoldás, amely lehetővé teszi az ügynökök számára, hogy hívásokat kezdeményezzenek és fogadjanak, valamint hozzáférjenek a szükséges információkhoz. Ilyen például a hívói előzmények az általános ügyfélélmény javítása érdekében. Ez tipikusan felhőalapú eszköz, amely integrálódik a meglévő telefonokkal és más alkalmazásokkal (CRM, jegyértékesítés). Ezek döntő fontosságúak a vállalkozások mindennapi működésében.
A call center rendszerek legnépszerűbb használata a támogatás. Azonban nem ez az egyetlen oka az ilyen megoldások megvalósításának. Ha ügynökeinek rengeteg telefonbeszélgetéssel kell megküzdenie, akkor egy erős rendszerre van szükségük segítségükre. Ez az a pont, ahol jól jön egy legfontosabb call center szoftver. Ez lehetővé teszi a csapatának, hogy megszervezze és kezelje a bejövő és kimenő telefonos interakciók minden szempontját.
Az ilyen szoftver használatával ügynökei egy helyen tárolhatják a fontos részleteket, elérhetőségeket és vásárlói előzményeket, valamint jól felhasználhatják a rendelkezésre álló adatokat. Később eljutunk az ilyen típusú megoldások használatának előnyeihez, de egyelőre összpontosítsunk a call center szoftver működésére.
Mint már említettük, a call center szoftver ingyenes vagy fizetős, minden kapcsolattartó központ fontos része. Sok esetben egyszerűen integrációt biztosít a VoIP szolgáltatóval: hatékony megoldás, amely az internetet (vezetékes kapcsolat helyett) használja hívások kezdeményezésére és fogadására.
Ezután a VoIP-rendszer megfelelő működéséhez képesnek kell lennie egy virtuális magánfiók-központ (PBX) kihasználására. Ez kapcsolóállomásként működik a telefonrendszerek számára, és lehetővé teszi a hívások átirányítását a felhasználók között vagy a szervezeten kívül. Röviden, a szoftver szolgáltatók ezt könnyen beállíthatják, havi díj ellenében.
Elsőre lehet, hogy nem úgy tűnik, de az ilyen szoftver elengedhetetlen, ha nagy ügyfélszolgálati csapattal rendelkezik, és napi szinten rengeteg hívást kezel. Ezért pontosan át kell tekintenie, milyen szolgáltatásokat és funkciókat tartalmaz a hívásközpont-rendszer, amelyet fontolóra vesz, különösen, ha egy ingyenes automatizált hívószoftvert választ.
A legtöbb esetben a call center eszköz megvalósításakor mindössze annyit kell tennie, hogy kiválaszt egy VoIP szolgáltatót, összekapcsolja az ügynök eszközöket, és megkezdi a hívások fogadását. Ennyire egyszerű.
Ezenkívül továbbra is választania kell egy egyszerű, más megoldásokkal integrálható call center eszköz, vagy egy omnichannel támogatási megoldás között, amely rendelkezik call center funkcióval. A különbség megértése érdekében vessünk egy pillantást néhány különféle hívószoftverre – ingyenes és fizetősre egyaránt.
Nem meglepő, hogy a piacon különböző típusú call center megoldások állnak rendelkezésre.
Először is el kell ismernünk a helyszíni telefonközpontok és a virtuális rendszerek közötti különbséget. Ahogy a neve is sugallja, a helyszíni telefonközpontban minden „a helyszínen” található – legyen szó szoftverről, hardverről, szerverekről, sőt az ügyfélszolgálatról is. A virtuális telefonközpontok viszont a VoIP és a felhőalapú megoldásokat használják fel, amelyek lehetővé teszik, hogy a hívásközpontot szó szerint bárhonnan a világ bármely pontjáról működtesse.
Végül megkülönböztetünk fizetős és ingyenes telefonos szoftvereket is.
Nem minden call center eszköz rendelkezik ugyanazokkal a tulajdonságokkal. Ezenkívül a szoftverszolgáltatóknak különböző árképzési lehetőségeik vannak, beleértve az ingyenes call center szoftvercsomagokat is, az Ön igényeitől függően. Fontos felismerni, hogy a különböző megoldások különböző funkciókkal és korlátozásokkal járnak, és hogy Önön múlik, hogy kiválasztja-e az igényeinek leginkább megfelelő telefonáló szoftvert. Megalapozott választáshoz érdemes először megvizsgálnia az összes rendelkezésre álló lehetőséget.
Az ingyenes hívásközpont-rendszerekkel továbbra is könnyedén tárcsázhat és fogadhat minden hívást, beleértve az ügynökök közötti belső hívásokat is. A további funkciók, például a hívásrögzítés és a továbbítás eltérőek lehetnek, vagy bizonyos korlátozások vonatkoznak rájuk. Például a helpdesk számára elérhető ingyenes hívásnaplózó szoftver segítségével tárolhatja a hívóival kapcsolatos információkat. Lehet azonban korlátozott jegykeresési előzmények vagy korlátozott számú telefonszám, amelyeket felhasználhat a szoftveren belül. Ha érdekli a fejlettebb funkciók használata, vagy nincsenek korlátai, akkor inkább fizetős díjcsomagokat érdemes megvizsgálnia.
Az ingyenes automatizált hívószoftverekkel ellentétben a fizetős rendszerek jobban megfelelnek azoknak a nagyobb vállalatoknak, amelyek rengeteg hívást kezelnek, és igyekeznek kiemelkedő ügyféltámogatást nyújtani telefonon és más csatornákon keresztül is. Különféle megoldások közül lehet választani, és ezek nem feltétlenül különösebben drágák. Egyszerűen vegye figyelembe minden igényét, teszteljen legalább néhány különféle eszközt ingyenes próbaidőszakokkal és vegye figyelembe az összes előnyét és hátrányát, amelyet azonosítani tud.
Ne aggódjon, ha költségvetése nem fedezi a legjobban rangsorolt call center szoftver használatának költségeit. A legnépszerűbb call center eszközök különböző formájúak és méretűek. Még mindig sokat tehet egy ingyenes hívásnaplózó szoftverrel a helpdesk számára. Tehát milyen előnyei vannak az ingyenes call center szoftver használatának?
Ügynökei pontosabban és hatékonyabban tudnak segíteni a hívóknak, ha tudják fogadni a hívásokat, és egy helyen hozzáférnek a fontos ügyféladatokhoz.
Cég felhívásakor sok ügyfél elvárja az ügynököktől, hogy tudják, kik ők, és hogyan léptek kapcsolatba korábban a támogatási csapattal. A helpdesk hívásnaplózó szoftvere megkönnyítheti az egész csapat számára a korábbi adatok néhány kattintással történő ellenőrzését.
Lényegében minél többet tudnak ügynökei az egyes hívó felekről, annál jobban tudnak segíteni nekik. Ez segít a kapcsolatok és a hűség kiépítésében, ami hosszú távon javítja a bevételt.
Annak ellenére, hogy az ingyenes call center szoftver bizonyos korlátozásokkal jár, még mindig rengeteg olyan funkció van, amelyet kihasználhat. Ilyen például a hívásrögzítés képzési és jogi célokra.
Nézzünk szembe a tényekkel. Ha ingyenes telefonos rendszerekről van szó, az egyik legnagyobb előny a költség (vagy annak hiánya). A telefonközpont szervezettségének fenntartása és a rendszer összes szolgáltatásának nulla költséggel történő elérése mindenképpen előnynek számít.
Pár kattintással beállíthat ingyenes hívószoftvert, és szinte azonnal megkezdheti a hívások fogadását.
Virtuális call center megoldásokkal ügynökei bárhol lehetnek. Mindaddig, amíg mindenki csatlakozik az internethez, csapata bármilyen eszközről és helyről könnyen tud hívásokat fogadni és kezdeményezni.
Még az ingyenes call center eszközök is méretezhetők az Ön vállalkozásával. Ha és amikor további ügynököket, telefonszámokat vagy szolgáltatásokat kell hozzáadnia, frissítheti a megoldást egy fizetett tervre.
Ne essünk tévedésbe: a telefonos ügyfélszolgálat naplózási szoftverének maximális kihasználása nem csak a megfelelő kiválasztását jelenti. Vannak más dolgok is, amelyekkel a legtöbbet hozhatja ki az eszközből, függetlenül attól, hogy fizetős vagy ingyenes telefonos szoftver.
Amikor arról dönt, hogy fizetős vagy ingyenes automatizált hívási rendszerbe fektet be, figyelembe kell vennie a jelenlegi üzleti igényeket, a jövőre vonatkozó terveket és az összes rendelkezésre álló lehetőséget.
Ezekre a kérdésekre válaszolva elég jól megismerheti igényeit, és egy lépéssel közelebb kerül a vállalkozásának megfelelő választáshoz.
Ne aggódjon, ha még nem engedheti meg magának a legjobb besorolású call center szoftvert. Nem árt először az ingyenes call center szoftvert választani. Sok megbízható szolgáltató elérhető. Ami azt illeti: sok vállalat valóban az ingyenes megoldások mellett dönt, különösen akkor, mikor elindulnak, vagy éppen nincs költségvetésük a fejlett megoldásokra. Egy ingyenes hívásnaplózó szoftver használata egy helpdesk számára jó módszer arra, hogy egy adott call center eszközt próbára tegyen, hogy lássa, megfelelő-e az üzleti vállalkozásához. Végül is bármikor frissíthet, ha vállalkozásának változásra van szüksége.
Röviden: azt javasoljuk, hogy gondolkodjon el követelményein, szűkítse választási lehetőségeit, és teszteljen legalább néhány ingyenes call center eszközt, hogy lássa, mi működik a legjobban az Ön vállalkozása számára. Miután mindezt megtette, képesnek kell lennie arra, hogy döntsön arról, hogy befektet-e egy fizetős verzióba, vagy ragaszkodik az ingyenes eszközökhöz, például a LiveAgenthez.
Try out LiveAgent for FREE
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!
FREE TRIALLegyen ön az első, aki e-mailen értesítést kap a termékeinkkel és szolgáltatásainkkal kapcsolatos exklúzív ajánlatainkról és a legfrissebb hírekről!!
Köszönjük, hogy feliratkozott a LiveAgentre.
Küldeni fogunk egy üzenetet az e-mail címére, a bejelentkezéshez szükséges adatokkal, amint létrehoztuk a fiókját.
Közvetlenül innen érheti el a fiókját.
Amint a folyamat befejeződött, küldünk önnek egy e-mailt a belépési adataival.
Webhelyünk sütiket használ. A folytatással feltételezzük az Ön engedélyét a sütik telepítésére, amint azt az adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelveink részletezik..