Ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő szoftver

Szeretné megismerni az ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő rendszer csínját-bínját? Tőlünk mindent megtudhat. Összegyűjtöttük az összes fellelhető adatot, hogy betekintést nyújtsunk abba, hogyan tud használni egy ilyen rendszert, és hogyan válassza ki a vállalatának megfelelőt.

Milyen megoldás ez, és hogyan működik?

Ha egy vállalat célja a növekedés és a siker, akkor meg kell védenie ügyfélszolgálati csapatait a zavaró tényezőktől, ezzel biztosítva a magas szintű vevői elégedettséget és a nagyszerű ügyfélszolgálati élményt. Ebben az összefüggésben elengedhetetlen a gondos problémamegoldás annak biztosítása érdekében, hogy az ügyfelek elégedettek legyenek az Ön által kínált szolgáltatással. Nem elég azonban, ha hatékony és szorgalmas csapata van a munka elvégzéséhez. Az ügyfelek igényei vállalata növekedésével együtt nőnek.

Egy vállalat jelentős javulást képes elérni olyan területeken, mint a szervezés, a termelékenység, a jegyek válaszideje, az első válasz ideje és a vevői elégedettség. Hogyan? Nos, olyan elgondolások és eszközök alkalmazásával, amelyek megkönnyítik az ügyfélkérdések kezelését. A kérdések ad hoc módon történő egyszerű kezelése, amikor több képviselő is találkozik a problémával, mielőtt az egy felelős személyhez kerülne, nem hatékony módszer. Egyszerűen fogalmazva: szervezettnek kell lenni ahhoz, hogy életképesek maradjunk.

A jól működő informatikai ökoszisztéma a nagy szervezetek és a kkv-k számára egyaránt elengedhetetlen a sikeres ügyfélszolgálat biztosításához. Bár gyakran előfordul, hogy egy vállalatnak sokféle kihívással kell szembenéznie, fontos, hogy mindig gyorsan és hatékonyan reagáljon. Ehhez a vállalatoknak olyan megoldások állnak rendelkezésükre, amelyek segítségével a felhasználók jelenthetik a problémákat, és könnyen létrehozhatják az ezekhez kapcsolódó jegyeket. Ezáltal az ügyfélszolgálati képviselők munkája is egyszerűbbé és produktívabbá válik. Ezt a típusú megoldást ügyfélszolgálati jegykezelő szoftvernek hívjuk.

Jegykezelő szoftver: mi is ez?

A jegykezelő rendszer elengedhetetlen minden vállalat számára, különösen az ügyfélszolgálati részlegeknél. Ezek a részlegek felelősek a szervezet tagjai és ügyfelei támogatásáért.

Ha olyan megoldást szeretne, amely lehetővé teszi az ügyfélszolgálati csapat számára a különböző problémák nyomon követését és kezelését, szüksége lehet egy olyan ügyfélszolgálati szoftverre, amely fejlett jegykezelő rendszerrel rendelkezik.

Egy ilyen megoldás beszerzése olyan befektetés, amelynek – mint minden másnak – profitot kell generálnia. Ha azonban még nem áll készen a befektetésre, lehetőség van ingyenes jegykezelő szoftver használatára is.

A piacon számos nagyszerű ingyenes jegykezelő rendszer található, amelyek korlátozott számú funkciót kínálnak a fizetett verziókhoz képest. De ezek még mindig megfontolandó megoldások, különösen az alacsony költségvetéssel rendelkező vállalatok számára.

A jegykezelő rendszerek eltérő megközelítése

A ezelő rendszer egy széles körben elterjedt megoldás, amely megkönnyíti a vállalatok és ügyfeleik közötti kommunikációt és interakciókat. Amikor az ügyfélnek kérdése vagy javaslata van, vagy egy problémát szeretne jelenteni egy vállalatnak, akkor a jegykezelő szoftver hozza létre a két fél közötti kommunikációt, térben egymástól távol, online.

Fontos megjegyezni, hogy ez a típusú megoldás nem azonnali választ adó eszköz, mint amilyen például az élő chat vagy a visszahívási funkciók. Miután egy eset jeggyé válik, minden ezt követő kommunikációt megkönnyít ugyanaz a jegy – a megoldás teljes folyamatán keresztül.

Egy funkciókban gazdag ügyfélszolgálati jegykezelő rendszer lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy problémákat jelentsenek, vagy bármilyen segítséget kérjenek. A jegyrendszer feladata az összes kérdés és válasz egy helyen történő kezelése, rendszerezése és archiválása. Emellett biztosítja az ügyfélszolgálati képviselőknek az összes olyan eszközt, amely szükséges a felelős és készséges válaszokhoz.

Egy megbízható ingyenes jegykezelő szoftvernek lehetővé kell tennie a szervezet különböző részlegein belüli különféle csapatok számára a jegyek megtekintését, a prioritások kijelölését, és a különféle ügyfélszolgálati csatornákon keresztül érkező kérdésekre történő válaszadást.

A piacon számos ilyen típusú jegykezelő eszköz található. Némelyik azonban több funkcióval rendelkezik, mint a többi. Ezért egy adott eszköz kiválasztásakor válassza azt, amely megfelel vállalata sajátosságainak, követelményeinek és erőforrásainak.

A LiveAgent az ügyfélszolgálati megoldás szerves részeként kínál ingyenes  jegykezelő szoftvert.

Az ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő rendszer jellemzői

Ahogy arról már volt szó, sok ingyenes jegykezelő rendszer található a piacon. De nem minden megoldás kínálja ugyanazokat a funkciókat.

Mindazonáltal a megfelelő ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő szoftvernek képesnek kell lennie a következő funkciók közül néhány végrehajtására:

Ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő szoftver: hogyan működik?

Az ügyfélszolgálati csapat tagjainak mindennapi élete néha meglehetősen kaotikus. Ez elsősorban annak köszönhető, hogy egyszerre különféle csatornákon keresztül fogadnak megkereséseket. Ilyenkor a képviselőknek hatalmas mennyiségű kérdéssel és kéréssel kell megküzdeniük egy időben. A jegyk koncepciója a jegyek ellenőrizetlen áramlásának problémájára válaszul született. Alapvető célja a magasabb szintű hatékonyság biztosítása az ügyfélszolgálati részleg számára. Így született meg az ingyenes jegykezelő szoftver, hogy a kis- és középvállalkozások, illetve a költségtudatos vállalatok kiváló ügyfélszolgálatot tudjanak nyújtani.

Az ügyfélszolgálatok elsősorban az ügyfelek által jelentett problémák jobb nyomon követése reményében használják ezt a típusú eszközt. A jegykezelő rendszer lehetővé teszi az ügyfélszolgálati csapatok számára, hogy minden problémát dokumentáljanak és nyomon kövessenek, felmérjék azok fontosságát és állapotát, felelősségeket jelöljenek ki stb.

Az ingyenes jegykezelő rendszerrel a szervezetek korlátlan mennyiségű jegyhez és esethez férhetnek hozzá, és egyetlen irányítópult segítségével kezelhetik azokat. Így a csapaton belül minden kérdés a megfelelő képviselőhöz rendelhető, így szinte azonnal vagy elfogadhatóan rövid idő alatt kezelni lehet azokat.

Miért van vállalatának szüksége ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő eszközre?

Ha viszonylag kicsi a cége, vagy most szeretné elindítani vállalkozását, hamarosan észre fogja venni, hogy alkalmazottai elveszhetnek az e-mailekben, a megválaszolatlan üzenetekben és a nem fogadott hívásokban.

Olvasson tovább, hogy megtudja, miért van szüksége minden szervezetnek jegykezelő rendszerre. Mivel rengeteg ingyenes jegykezelő szoftver létezik, biztosan találni fog legalább egy olyan eszközt, amely megfelel vállalata követelményeinek.

Hatékony jegykövetés

Az új technológiák gyors fejlődésének köszönhetően a szervezetek többcsatornás ügyfélszolgálatot kínálnak felhasználóiknak, valamint problémamegoldó központokat, ahol kifejthetik aggályaikat, kérdéseket tehetnek fel, és panaszt tehetnek. Ha azonban egy vállalat nem használja a megfelelő eszközöket, akkor gyorsan felmerülhetnek problémák a kérdések nyomon követhetőségével kapcsolatban. A felhasználók kérdései elveszhetnek a rendszerezetlen jegyek végtelenjében. Ez jelentős számú megoldatlan problémát okoz, ami pedig vevői elégedetlenséget eredményez.

Másrészt egy ingyenes jegyrendszerrel az ügyfélszolgálati csapatok képesek létrehozni egy teljes adatbázist az esetekről és az interakciókról, amelyek lehetővé teszik számukra az ügyfelek igényeinek jobb kezelését. Az ilyen típusú eszközök egyik legnagyobb előnye a jegyek fontossági sorrendbe állítása. Ily módon az ügyfélszolgálati részlegnek nem kell aggódnia minden kérdés vagy kérés egyidejű megoldása miatt, hanem meghatározhatja, hogy melyeket kell prioritásként kezelni.

Gyorsabb problémafelismerés

Az egyik leghasznosabb, amit egy ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő szoftver biztosít, a gyors problémafelismerés. Ez azoknak az intelligens mérőszámoknak és kategóriabesorolási rendszereknek köszönhetően lehetséges, amelyek az ilyen típusú szoftverek részei. A rendelkezésükre álló ilyen eszközök segítségével képviselői könnyebben felismerhetik a visszatérő problémák okait, illetve azok más problémákkal való összefüggését.

Intelligens feladatkiosztás

Minden jegyet ki kell osztani egy képviselőnek a feldolgozáshoz, de ennek manuális végrehajtása rengeteg emberi erőforrást igényel. Ezért a jegyek kiosztását automatizálni kell. Ez egy másik oka annak, hogy az ingyenes jegykezelő szoftver elengedhetetlen eszköz, mivel lehetővé teszi képviselőinek, hogy kritériumokat határozzanak meg és egyedi szabályokat hozzanak létre, hogy a jegyek a szervezet megfelelő tagjához kerüljenek.

Ennek eredményeként minden csapattag, aki mindennapi munkája során használja az ügyfélszolgálati szoftvert, tudni fog arról, hogy kinek mi a feladata. Senki sem fogja olyan kérdésekkel vesztegetni az idejét, amelyeket más kollégák már megoldottak.

Gördülékenyebb belső és külső kommunikáció

Az ezelő rendszer az ügyfélszolgálati képviselők közötti együttműködést is javítja azáltal, hogy hatékonyabban kommunikálhatnak (nemcsak egymással, hanem az ügyfelekkel is.) Az ilyen típusú eszközök többségében megtalálható az a funkció, amely automatikus értesítéseket küld e-mailben a felhasználóknak a jegy létrehozásakor, vagy minden egyes módosításkor.

Mik a jegykezelő rendszer további előnyei?

Nos, az ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő szoftver használatának számos egyéb előnye van.

Amint az az előző példából látható, a jegykezelő rendszer javíthatja az ügyfélszolgálati csapat teljesítményét. De van néhány további előnye is:

• A vevői elégedettség növekedése, mivel a hívásokra reális időn belül vagy előzetesen egyeztetett időpontban lehet válaszolni.
• Jobb kommunikáció, mivel a jegyek sorszámozása lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy kövessék a megoldási folyamatot, és megértsék a felhalmozódott jegyek prioritásait.
• A minőségnövekedés okozta bizalom- és teljesítménynövekedés az ügyfélszolgálati vagy call center csapat tagjainak körében, akik hatékonyabban képesek válaszolni a kérdésekre.
• Fokozott teljesítmény-ellenőrzés, mivel a jegyek bejegyzései és állapotuk paraméterezhető és elemezhető az automatikusan létrejövő teljesítményjelentésekben.
• Több ismeret az ügyfelekről, különösen, ha az eszköz kompatibilis és képes az adatok megosztására más vállalati szoftverekkel, például a CRM-mel.

• Személyre szabottabb megközelítés az ügyfeleknek adott válaszokban, ami pozitívan befolyásolja hűségüket.
• Tudásbázis létrehozása, amely lehetővé teszi a felhasználók és az informatikai szakemberek számára, hogy elemezzék a leggyakoribb problémákat és azok legutóbbi megoldását.
• Az erőforrások jobb és hatékonyabb felhasználása, ami jelentős idő- és pénzmegtakarítást eredményez, megnyitva a lehetőséget ezen erőforrások más projektekben való felhasználásra más részlegek vagy akár az egész vállalat érdekében.
• A vállalat imázsának és hírnevének javulása a megfelelő és pontos ügyfélszolgálat biztosításának eredményeként.
• Egyszerűbb folyamatkezelés az automatizálás révén.
• A problémák felhalmozódásának csökkenése.
• A bevételek növekedése a jobb menedzsment, a részletekre való odafigyelés és a vevői elégedettség következtében.

Jó választás az ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő rendszer?

A jegykezelő eszköz vagy akár ingyenes jegykezelő szoftver kiválasztása előtt figyelembe kell venni néhány tényezőt. Néhány közülük:

• Azon ügyfelek száma, akik problémákat vagy igényeket jelentenek be, vagy segítséget kérnek.
• A biztonsági szint, illetve a behatolás vagy az adatok megsértésének ehhez mért kockázata, amely veszélyeztetheti a vállalati információkat vagy az ügyfelek adatait.
• A működés engedélyezése az ügyfélszolgálat összes helyszínén.
• Felhőalapú-e az ingyenes jegykezelő rendszer (hogy a személyzet bárhonnan hozzáférhessen az információkhoz, és tudjon dolgozni.)
• Szolgáltatásorientáltak-e az ügyfélszolgálati vagy a call center képviselők, illetve igazodnak-e a vállalat értékeihez és céljaihoz.

Bármilyen szoftvermegoldást is választ, annak közvetlenül kapcsolódnia kell a vállalat céljaihoz és sajátosságaihoz.

A megoldás kiválasztásakor azonban fontos figyelni az ingyenes ügyfélszolgálati jegykezelő szoftver szolgáltatójára és minőségére is. Ha nem tudja, hol kezdje, javasoljuk, hogy vessen egy pillantást a LiveAgent-re. Ez egy kiváló megoldás, amely integrálja az ingyenes jegykezelő rendszert az ügyfélszolgálati szoftverrel, így ideális eszköz az ügyfélszolgálati részleg számára.

Fedezze fel saját maga

A tudás fontos, de csak akkor hasznos, ha át van ültetve a gyakorlatba. Tesztelje le a LiveAgent-en belül mindazt, amit akadémiánkon tanult.