Köszönő emailek

Mik azok az ügyfél-megbecsülő emailek és miért küldjük őket?

Az ügyfél-megbecsülő emaileket a vállalkozások stratégiailag használják a személyes ügyfélkapcsolatok megerősítésére és márkájuk humanizálására. Egy jól strukturált, személyre szabott megbecsülő email (követő email), amelyet a megfelelő pillanatban küldenek, szinte ugyanolyan hatással van, mint személyesen megköszönni valamit az ügyfélnek. Ez valóban sokat jelenthet egy pozitív ügyfélélmény és márkaészlelés kialakításában.

Mikor küldjön ügyfél-megbecsülő emailt?

Határozottan nincs rossz időpont arra, hogy megköszönje az ügyfeleknek és kifejezze megbecsülését. De bizonyos időpontok és alkalmak természetesen megfelelőbbnek tűnhetnek. A köszönő emaileket nem feltétlenül csak akkor kell elküldeni, amikor az ügyfelek vásárolnak valamit. Ha email marketing automatizálási platformot használ, a megbecsülő emailek különböző felhasználói műveletek alapján aktiválhatók. Olyan megbecsülő email sablonokat is menthet, amelyek minden alkalomra személyre szabhatók.

Ez a követő email küldhető:

• Szezonális ünnepek alatt, mint például; Karácsony, Valentin-nap vagy Hálaadás napja
• Az ügyfelek születésnapján
• Egy ügyfél évfordulóján
• Hűséges ügyfeleknek vállalati mérföldkövek elérésekor
• Első vásárlás vagy újravásárlás után
• Visszajelzés, értékelés vagy ajánlás után
• Amikor megköszöni az ügyfeleknek az ajánlásokat
• Amikor potenciális ügyfelek regisztrálnak/csatlakoznak/taggá válnak
• Hírlevél-feliratkozóknak
• Esemény vagy webinárium résztvevőinek

Hogyan írjon köszönő emailt: 10 követendő lépés

Amikor köszönő emailt ír, vegye figyelembe a következő 10 lépést, hogy releváns és hatékony legyen. Ezek a lépések általában követő emaileknél is használhatók.

1. Gondoljon a legjobb tárgysorra

A Retention Science jelentése szerint a 6-10 szóból álló tárgysorok biztosítják a legmagasabb megnyitási arányt . Miközben ésszerű hosszúságot tart, győződjön meg arról, hogy a tárgy figyelemfelkeltő és kreatív, nem pedig egy egyszerű “Köszönöm”.

2. Kezdje a helyes köszöntéssel

Használja a “Kedves …” vagy “Tisztelt …” megszólítást. Ha az üzenet inkább informális, hivatkozzon a címzettre keresztnevén. Ellenkező esetben szólítsa meg a címzettet “Úr” vagy “Hölgy” megszólítással, amelyet a vezetéknevük követ.

3. Fejezze ki megbecsülését és legyen konkrét

Térjen azonnal a lényegre és legyen konkrét azzal kapcsolatban, hogy pontosan miért köszöni meg. Az üzenetnek teljes mértékben az ügyfél megbecsüléséről kell szólnia. Kerülje vállalkozása népszerűsítését, kivéve ha oktatási tartalmat, különleges ajánlatot vagy valami más értékeset nyújt.

4. Humanizálja az üzenetet

Tegye az üzenetet olyan emberiessé, amennyire csak lehetséges. Fontolja meg, hogy az emailt egy valódi személytől küldje el a cégnél az általános és túl gyakori “Ne válaszoljon” cím helyett. Egy másik módja az üzenet humanizálásának az emojik használata, ha ez megfelelő.

5. Adjon hozzá némi személyre szabást

A személyre szabott emailek magasabb elkötelezettségi arányokkal rendelkeznek. Valójában tanulmányok kimutatták, hogy a személyre szabott tárgysorral rendelkező emaileket 26%-kal nagyobb valószínűséggel nyitják meg , mint azokat, amelyek nem rendelkeznek ilyennel. Az üzenetet úgy is személyre szabhatja, hogy több részletet tartalmaz arról, amiért hálás.

6. Tartson fenn barátságos, de professzionális hangnemet

A közönségtől függően, bár teljesen elfogadható lehet enyhén informális módon írni és némi humort használni, továbbra is lényeges fenntartani az általános professzionális hangnemet, ami azt jelenti, hogy nincs szleng és köznyelvi kifejezések.

7. Tekintsen a jövőbe

Akadályozza meg, hogy az üzenet egyoldalú legyen azáltal, hogy lehetőséget ad az ügyfeleknek a beszélgetés folytatására, és tudatja velük, hogy támogatása csak néhány kattintásra van:

*“Ha bármilyen kérdése van termékeink/szolgáltatásaink jövőbeli használatával kapcsolatban, kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velem élő csevegésen vagy emailen keresztül.” *

8. Mondjon köszönetet újra

Miután végzett a fő üzenettel, értelmes lehet lezárni az emailt egy utolsó sorral, amelyben még egyszer megköszöni az ügyfélnek:

“Köszönjük újra a visszajelzését/támogatását/vásárlását/hogy évek óta hűséges ügyfelünk.”

9. Használjon megfelelő záró formulát

A megfelelő záró kifejezés kiválasztásakor a formalitás foka a címzettől függ. Néhány leggyakoribb üzleti szempontból megfelelő záró formula a következőket tartalmazhatja: “Tisztelettel …”, “Őszintén …”, “Minden jót …”, “Üdvözlettel/ Tiszteletteljes üdvözlettel …”, “Hálával”, “Kellemes napot/hétvégét kívánok …”.

10. Olvassa el elküldés előtt

Mielőtt a “Küldés” gombra kattint, olvassa el az egész üzenetet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy gördülékenyen olvasható, pontosan közvetíti a megbecsülés és hála kifejezésének szándékát, és nincsenek elírások vagy kínos nyelvtani hibák, amelyek tönkretehetik a benyomást.

Ez lehet automatizált email, azonban legyen óvatos az olyan lépések követésével, mint a személyre szabás hozzáadása és az elolvasás. Nem szeretné, hogy üzenete félkésznek tűnjön.

Köszönő email példák

1. Köszönet az ügyfélnek a vásárlásért

2. Köszönet az ügyfélnek az ajánlásért

3. Köszönet az ügyfélnek a visszajelzéséért

Fedezze fel saját maga

A tudás fontos, de csak akkor, ha a gyakorlatba is ültetjük. Teszteljen mindent az akadémiánkban közvetlenül a LiveAgent-en belül.