Javítsa e-mail kommunikációját ezekkel a tippekkel: legyen világos, tömör és udvarias; használjon egyértelmű tárgysorokat; ellenőrizze a helyesírást és nyelvtant; ne feledje, hogy az e-mailek nem magánjellegűek; közölje fő pontját előre; használja a válasz gombot; legyen környezetbarát; kerülje a kiabálást; és írja alá üzenetét.
Az e-mail kommunikáció 1971-ben kezdődött, amikor Ray Tomlinson elküldött az első e-mailt saját magának. Bár ez a technológia már több mint 50 éves, naponta milliárdnyi e-mail kerül elküldésre. Néha naponta több e-mailt olvasunk és küldünk, mint ahány valódi emberrel találkozunk. Ennek ellenére az e-mail kommunikációban ugyanazokat a hibákat követjük el, amelyeket el kellene kerülnünk a saját javunkra. Szóval hogyan javíthatjuk e-mailjeinket?
Az alábbiakban 10 tipp a hatékony e-mail kommunikációhoz:
A legtöbb embernek túl kevés az ideje a nap során az e-mailek olvasásához és megválaszolásához. Az e-mail törzse informatív és közvetlen kell, hogy legyen. Még ha más alternatívákat is használ az e-mail helyett, a címzett értékelni fogja a rövid és világos üzeneteket. Fontolja meg felsorolások használatát, vagy küldjön külön e-mailt minden olyan témához, amelyet valakivel kommunikálnia kell.
Emlékezzen: A hosszú e-mailek kimerítik az embereket.
Hacsak nem jó viszonyban van valakivel, kerülje az informális nyelvezetet, a szakkifejezéseket, a szlengeket és a nem megfelelő rövidítéseket. Gondoljon arra, hogy az e-mail érzelmileg hogyan “érzi magát”. Ha az érzelmei félreérthetők, találjon másik módot a szavak megfogalmazására. Legyen barátságos, tisztelettudó és hálás.
Szeretné tudni, hogy mikor kell alkalmazni a lezser, formális, komoly vagy barátságos hangnemet?
A tárgysor alapján az emberek eldöntik, hogy megnyitják-e az e-mailt vagy sem. Sokan hatalmas mennyiségű e-mailt kapnak, ezért fontos leírni, hogy mit talál a címzett az e-mailben. A címzett postafiókja az első szűrést végzi el számára. Az e-mailek tárgysor nélkül rossz e-maileknek számítanak, és ezért spam mappába kerülnek.
Ez egy egyszerű módja annak, hogy megmutassa, hogy törődik. Próbálja meg hangosan felolvasni az üzenetét, hogy elkapjon minden nyelvtani hibát vagy kínos megfogalmazást, amelyet egyébként elkerülne.
Az üzenetét másoknak továbbíthatják az Ön tudta nélkül. Ha az információ nagyon bizalmas, győződjön meg arról, hogy a megfelelő személyhez jut.
Ha valaki e-mailjére válaszol, helyezze a választ az eleje közelébe. A legtöbb ember nem szereti hosszú bekezdéseket olvasni, hogy az üzenet végén megtalálja a fő pontot.
Foglalja bele az előző üzenetet, amikor e-mailre válaszol. Ne indítson új e-mailt. Ez a gyakorlat időt takarít meg Önnek és a címzettnek is.
Kerülje az e-mailek nyomtatását, amikor csak lehetséges. Jobban szervezve tudja tartani a kommunikációt, és ráadásul fákat takarít meg.
Ne használjon nagybetűket, ez kiabálást jelent. Ráadásul NEHEZEBB OLVASNI az azonos méretű betűket, ezért adjon pihenőt az olvasóinak.
Ne rejtőzzön az e-mail mögé, és írja be a nevét. Zárja le az üzenetét “Üdvözlettel”, “, “Tisztelettel”, " vagy “Minden jót”, " attól függően, hogy mi a helyzet. Ne feledje, hogy a cég nevét írja a neve alá, vagy ossza meg a digitális névjegyét.
Vegye figyelembe, hogy az üzenet elküldése után lehetetlen visszahívni. Ha rossz üzenetet küld valakinek, veszélyeztetheti és tönkreteheti az üzletét vagy karrierjét. Mindig ellenőrizze kétszer az üzenetét és a címzett sorát az e-mail elküldése előtt. Jó ötlet egy új e-mail fiók létrehozása is, amely kizárólag a kimenő levelezésre és az ügyfélkommunikációra van dedikálva.
Oszd meg ezt a cikket
Daniel felügyeli a marketinget és a kommunikációt a LiveAgentnél, mint a termék belső körének és a vállalat felsővezetésének tagja. Korábban különböző vezetői pozíciókat töltött be a marketing és ügyfélkommunikáció területén. Elismerik mint az AI és annak ügyfélszolgálati környezetbe történő integrációjának egyik szakértőjét.
Az e-mail az egyik leggyakoribb üzleti kommunikációs csatorna. A hatékony e-mail kommunikáció segít professzionális kapcsolatok kialakításában, biztosítja az üzenetek egyértelmű megértését, és javítja az ügyfél-elégedettséget és megtartást.
Egy világos és tömör e-mailnek specifikus célja kell, hogy legyen, egyszerű nyelvet kell használnia, el kell kerülnie a szükségtelen részleteket, és gyorsan el kell jutnia a fő ponthoz. Használjon rövid bekezdéseket és felsorolásokat, ahol szükséges, az olvashatóság javítása érdekében.
A tárgysor döntő fontosságú, mivel meghatározza, hogy a címzett megnyitja-e az e-mailt. Egy világos, leíró tárgysor segít a címzettnek megérteni az e-mail célját, és növeli annak valószínűségét, hogy az üzenet elolvasásra kerül, és nem kerül spam mappába.
Mindig ellenőrizze üzenetét helyesírási és nyelvtani hibákra, ellenőrizze, hogy a címzett e-mail címe helyes-e, tekintse át a hangnemet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelel szándékának, és olvassa fel az e-mailt hangosan, hogy elkapjon minden kínos megfogalmazást vagy hibát.
Használjon professzionális e-mail aláírást a nevével és elérhetőségeivel, tartson fenn tisztelettudó és udvarias hangnemet, kerülje az informális nyelvezetet és szlengeket, használjon helyes nyelvtant és helyesírást, és tartsa szervezettnek az e-maileket egyértelmű formázással.
Ismerje meg az e-mail szálakat: meghatározásukat, előnyeiket és legjobb gyakorlataikat 2025-ben. Értse meg a szálak és láncok közötti különbséget, kezelje őket ...
Fedezze fel a köszönő e-mailek fontosságát az e-kereskedelemben az ügyfélkapcsolatok és lojalitás ápolása érdekében. Ismerje meg a különböző forgatókönyvekhez s...
Tanulja meg, hogyan írjon hatékony bocsánatkérő e-maileket 10 azonnal használható sablonnal. Javítsa az ügyfélkapcsolatokat, csökkentse a lemorzsolódást, és tar...
Csatlakozzon elégedett ügyfeleink közösségéhez és nyújtson kiváló ügyfélszolgálatot a LiveAgent segítségével.
