Miért kellene integrálni a szoftvereket?

Manapság normális, hogy egy vállalatnál legalább egy szoftvert használnak, igaz? Néhány évvel ezelőtt ez nem volt olyan nyilvánvaló; most már kötelező. Még a múltban is azok a vállalatok, amelyeknek erős szoftverük volt, versenyképes előnyként tekintették; ma már nem előny; szükségszerűség. Sőt, a szoftverek integrálása a mai szükségszerűség.

Érdemes megemlíteni, hogy az értékesítők 17%-a az egyéb eszközökkel való integráció hiányát nevezi meg munkájuk legnagyobb kihívásának. Ez a statisztika hangsúlyozza a szoftver integráció kritikus fontosságát a modern üzleti működésben.

Szoftver és hardver

Néhány évvel ezelőtt szükséges volt saját szerverekkel rendelkezni, ahol a rendszereket, az információkat és az adatokat tárolták. Így “biztos” voltál abban, hogy minden az irányításod alatt van, egy olyan helyen, amely a tiéd.

Ez a gyakorlat volt a leggyakoribb. Számos jól ismert telepíthető szoftver volt elérhető csak PC-ken. Még ma is sok vállalat (minden méretben) folytatja a telepíthető, helyszíni szoftverek használatát belső biztonsági szabályzatok miatt, vagy egyszerűen azért, mert az ilyen rendszerek megváltoztatása nagy és bürokrata struktúrákban meglehetősen összetett és időigényes.

A helyileg telepített helyszíni szoftver használata HARDVERT igényel. A hardver pedig (a szoftveren kívül) szintén beruházás. Figyelembe kell venni, hogy a ma használt berendezés elavulttá válik, és frissítésre lesz szükséged.

Az új korszak

Ma, a híres felhőalapú kommunikációs platformoknak vagy a szoftver mint szolgáltatás (SaaS) megoldásoknak köszönhetően, soha, de soha nem kell aggódnod amiatt, hogy a hardver rack-et drága szerverekkel naprakészen tartsd, és még jobb, hogy nem kell aggódnod a biztonság miatt.

Hogyan lehetséges ez? Nos, hogy nagyon egyszerűen fogalmazzak, néhány vállalat azt kínálja, hogy szerverként működjön, de a felhőben (az interneten keresztül). Tehát ahelyett, hogy a hardverrel aggódnál, átadod nekik a felelősséget érte; és a biztonságért is, felhasználva a NAGYON elismert tanúsítványokat. A legtöbb esetben ezek a vállalatok a Google Cloud és az Amazon Web Services.

Mi az a szoftver integráció egyáltalán?

Tehát abban a pillanatban, amikor úgy döntesz, hogy a felhőalapú szoftverkörnyezetbe helyezed át a műveleteidet, sok rendszer közül választhatsz. És sok új lehetőség áll előtted. Az egyik ilyen lehetőség az úgynevezett szoftver integráció.

Lehetővé teszi, hogy összekapcsold azokat az eszközöket és rendszereket, amelyeket normálisan külön-külön használnál, egy platformba. Az összekapcsolásuknak köszönhetően lehetővé teszed a különböző megoldások és alkalmazások számára az adatcsere és a kölcsönös kommunikációt. Az összes adat egy helyen tárolódik; a csapatodnak nem kell különböző rendszerekbe bejelentkeznie ugyanaz a munka elvégzéséhez vagy a szükséges információk megtalálásához.

Sok kézi vagy fárasztó feladat automatizálódik, és az üzleti folyamatok egységesülnek. Kihozhatod a legjobban a szoftvereidből, és kihasználhatod a szinergia erejét a legjobb funkcióik kombinálásával.

Hogyan kommunikálnak a rendszerek?

Oké, tehát hogyan tudnak ezek a rendszerek egymással kommunikálni? Ez a több szoftver darab használatának fő kihívása. És itt jön be az API-k (Application Programming Interfaces) valódi felhasználása.

Az API-kat olyan eljárások és funkciók készleteiként határozzák meg, amelyek lehetővé teszik a különböző rendszerek és alkalmazások számára, hogy hozzáférjenek egy másik szoftver vagy megoldás adataihoz vagy funkcióihoz. Az API egy programozható kapcsolat számos eszköz között, amely meghatározza, hogy milyen adatok mozgathatók egyik entitásból a másikba. Ily módon és a technológiának köszönhetően automatizálhatsz sok, sok folyamatot, amelyeket a szervezetedben végzel különböző megoldások használatával.

Nézzünk meg néhány példát:

• Amikor egy potenciális ügyfél ügyfélé válik (ez egy CRM-ben történik), azt szeretnéd, hogy a rendszer intézkedést kezdeményezzen az ERP-ben, készítsen egy elektronikus számlát, és küldje el az új ügyfél e-mail-jére.
• Minden alkalommal, amikor új terméket adsz az ERP-hez, és a készlet nagyobb, mint 0, azt szeretnéd, hogy a rendszer hozzáadja az eBay-en és az Amazon-on ugyanolyan áron, és minden árváltozás automatikusan megtörténjen.
• Amikor valaki befejez egy feladatot, a projektmenedzsment rendszernek értesítenie kell a következő felelős személyt, hogy el kell kezdenie a következő feladatot. Ennek a folyamatnak a végén a rendszer automatikus e-mailt küld neked egy PDF-fájllal az elvégzett munka összefoglalásáról és az egyes emberek által a feladataikra fordított időről.

És még ezren és ezren más példa van.

Milyen típusú szoftvereket vagy rendszereket integrálhatsz?

Ahogy fentebb említettük, a vállalatok lassan rájönnek, hogy felhőalapú szoftverre van szükségük. De általában több szoftvertípusra van szükségük, amelyek mindegyike egy fő célt szolgál. Valószínűleg nem létezik olyan szoftver, amely mindent megold, amire szükséged van. És ha van is, az nem jó.

Ha egy kis vállalatot vezetsz, találhatsz olyan szoftvert, amely az összes szükséges funkciót kínálja. De azt akarom mondani, hogy nem létezik olyan globális szoftver, amely mindent lefed, amire a legtöbb vállalat szüksége van. Integrálnod kell más eszközökkel, hogy kiterjeszd a funkcióit és képességeit.

Ezek a rendszerek fő típusai, amelyeket az összes méretű vállalatokon belül használnak:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Ez a fő szereplő minden olyan szervezetben, amely használja. A vállalatok az ERP-t számos üzleti tevékenységből származó adatok tárolására használják, ahol a költségek, kiadások, kifizetések, beszedések, költségkezelés általános kezelése is megtalálható, valamint más dolgok, mint a termelés, logisztika stb.

Help Desk szoftver

A Help Desk szoftver egy megoldás, amely lehetővé teszi az ügyfeleknek minden típusú támogatást nyújtani különböző csatornákon keresztül. Tartalmaznia kell az e-mail kommunikációt, a call centert, az élő csevegést és a közösségi média interakciók kezelésének lehetőségét. Mindez egy tetőpontban és egy megosztott beérkezett mappában elérhető.

CRM (Customer Relationship Management)

Ez egy szoftver, amely lehetővé teszi a kapcsolatok létesítését az ügyfelekké válás előtt, és miközben ügyfeleik. Az értékesítők is használhatják az értékesítési folyamatok kezelésére. (Például: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Szoftver, amely az belső üzleti folyamatok és munkafolyamatok automatizálásában segít. A BPM szoftvert általában közepes és nagy méretű vállalatok használják. Ezek a rendszerek általában a hosszú távú, folyamatos elemzésre és fejlesztésre összpontosítanak, és lehetővé teszik a felhasználók számára a folyamatok tisztaságának ellenőrzését és az egyre nagyobb termelékenységet. (Például: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

Egy CMS rendszer, amely lehetővé teszi a weboldal, blog, leszállási oldalak tartalmának létrehozását és kezelését.

HRS (Human Resources System)

Rendszer, amely elsősorban a szervezeten belüli szükséges humánerőforrás-folyamatok kezelésére, az egyes alkalmazottakkal kötött megállapodások dokumentálására, a szabadságok szervezésére és egyebekre szolgál. Lehet bármilyen más HR szoftver is, például a Toggl vagy a Sparkbay.

Ezek csak néhány példa a vállalatok által használt szoftvertípusokra. Elsősorban azért vannak felsorolva, hogy hangsúlyozzák, hány különböző megoldás érhető el, és milyen különböző célokat szolgálnak. Ezek a rendszerek mindegyike önmagában nagyon összetett lehet, és még mindig szükség lesz néhány kiegészítésre vagy kiterjesztésre.

Melyek a szoftver integrációk előnyei

1. Adathozzáférés és szinkronizáció

Az integrált rendszerek összes adata automatikusan egy kiválasztott platformra kerül naplózásra, így egy koherens és tiszta adatbázist képez. Ez valós időben történik. Az összes szükséges információ az ujjaid hegyén van.

2. Csökkentett költségek és időmegtakarítás

Méred-e, hogy az alkalmazottaid mennyi időt töltenek kézi feladatokkal, mint például jegyzetelés egy hívás után, űrlapok kitöltése a CRM-ben, e-mailben kötött megállapodások másolása a BPM-be? Mennyi időre van szükségük az általuk szükséges adatok megtalálásához?

Ha bevezetesz a megfelelő szoftver integrációkat, az ügyfélszolgálati ügynökeid vagy értékesítési képviselőid több időt tudnak fordítani a fontosabb, bevételt termelő feladatokra (üzletek lezárása, keresztértékesítés). A munkájuk hatékonyabb lesz.

Az adatok azt mutatják, hogy az alkalmazottak az idejük 19%-át az erőforrások, dokumentumok és a munkájuk elvégzéséhez szükséges információk keresésére fordítják.

3. Interakció az üzlet különböző részei között

A szoftver integrációk megkönnyítik a tevékenységek és interakciók láthatóságát a vállalat különböző osztályai és csapatai között. Mindenki jobban tájékozott, mivel az adatok mindenki számára elérhetők.

4. Történeti elemzés egy helyről

Az integrált platformokon az idő múlásával gyűjtött adatok egy helyről elemezhetők.

5. Új KPI-k meghatározása és végrehajtása

Ha több adathoz és információhoz férsz hozzá, új célokat állíthatsz be a vállalat számára releváns új mutatók alapján.

6. Döntéshozatal a felhasználói viselkedés alapján

Az integrációs platformok közötti integráció lehetővé teszi, hogy a felhasználókra és azok viselkedésére összpontosítsd, mivel az ügyfelekről és potenciális ügyfelekről szóló összes adat egy helyen érhető el. Személyre szabott támogatást nyújthat a megfelelő embereknek, a megfelelő időben, személyre szabhatja a kommunikációt vagy kampányokat. Nincs jobb módja az omnichannel ügyfélélmény nyújtásának.

7. A különböző médiában végrehajtott kampányok jövedelmezőségének meghatározása

Mivel az elvégzett kampányok jövedelmezőségének kiszámítása integrálva van, könnyebb elvetni, ami nem működik, és gyorsan és hatékonyan optimalizálni, ami hasznos.

8. Kevesebb hiba

A kézi munka hibára hajlamos; sok hiba fordulhat elő, miközben az alkalmazottak adatokat mozgatnak oda-vissza különböző platformok között. A szoftver integráció csökkenti a szétszórt és átfedő adatok mennyiségét. Biztonságosabbá teszi az adatokon alapuló döntéseket.

Csatlakoztassa a LiveAgent-et kedvenc eszközeivel és megoldásaival

A LiveAgent több mint 30 eszközzel és szoftvertípussal integrálható, így kiváló ügyfélszolgálatot nyújthat ügyfeleinek. Integrálja a LiveAgent végpontok közötti help desk-et a CRM-mel, CMS-sel, kedvenc e-kereskedelmi platformjaival, e-mail marketing eszközeivel, számlázási és projektmenedzsment megoldásaival.