
Hívásközpont követelmények ellenőrlistája
Átfogó hívásközpont követelmények ellenőrlistája, amely a szoftvert, internetet, felszerelést, technológiát, CRM-et, hívási funkciókat, személyzetet, megfelelős...

Átfogó hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlista, amely biztosítja, hogy csapata kivételes ügyfélszolgálatot nyújt. Figyelje a hívásminőséget, adjon visszajelzést az ügynökökhöz, és javítsa a hatékonyságot strukturált QA folyamatunkkal.
Üzemeltet egy hívásközpontot, és szeretne megbizonyosodni arról, hogy csapata a legjobb ügyfélélményt nyújtja? Valószínűleg a legjobb módja ennek az ellenőrzőlistánk használata.
Nézze meg, hogyan használhatja ellenőrzőlistánkat hívásközpontja ügyfélszolgálatának hatékonyságának javítására és a gyakorlati kódhoz való megfelelés biztosítására.
Ellenőrzőlistánk szépségét az adja, hogy segít csapatának jobb eredményeket elérni kevesebb idő alatt. Használható a hívás előtt vagy után, hogy biztosítsa a lehető legjobb ügyfélélményt.
Az ellenőrzőlista végigmenetele nagyszerű módja a hívásközpont teljesítményének auditálásához és azon területek azonosításához, ahol a csapat fejlődhet. Már említettük, milyen motiváló egy feladat befejezésének bejelölése? Ráadásul minden szervezetten marad.
Egy hatékony hívásközpont-monitorozási ellenőrzőlista segíthet azonosítani a növekedési lehetőségeket, függetlenül attól, hogy ügynök vagy vezető-e. Észrevehet dolgokat, amelyeket általában kihagyott vagy korábban nem vett észre.
Sok vállalat hívásmonitorozási szoftvert használ hívásaik rögzítésére, hogy később értékelhessék azokat és szükség esetén visszajelzést adhassanak. A vállalat típusától függően lehetnek konkrét szabályok a hívások rögzítésének időpontjáról és időtartamáról.
Először is, segít a csapat teljesítményének monitorozásában és értékelésében. Ezenkívül egyes ügyfelek elfelejthetik, mit mondtak korábban egy beszélgetésben, vagy később vitathatják állításaikat – a felvétel bizonyítja az Ön esetét, ha szükséges.
Használhat olyan hívásközpont szoftvert, amely automatikusan rögzíti a hívásokat, vagy használhat rögzítőeszközt, például mikrofont vagy fejhallgatót. Bármelyik módszert is választja, tesztelje ki az első hívás előtt, hogy elkerülje a meglepetéseket.
Kötelező tájékoztatni ügyfeleit minden hívás elején arról, hogy minőség- és képzési célokra rögzítik.
Tipp: A hívásközpont szoftver kiválasztásakor ne felejtse el ellenőrizni a rögzítési lehetőségeket. A LiveAgent ezt teszi, és nem korlátoz a rögzítések számát.

Minden hívás előtt tekintse át az ügyfél fiókját, és gyűjtse össze az összes információt, amelyre szüksége lehet a beszélgetés során.
Az ügyfél fiók adatainak ismerete segít jobb szolgáltatást nyújtani, és elkerülheti, hogy többször kérje meg az alapvető adatokat a hívás során. Az összes releváns információ összegyűjtése minden hívás előtt segít elkerülni a gyakori hibákat, és felgyorsítja a megoldási folyamatot.
Használjon CRM-rendszert vagy jegykezelő szoftvert, amely tartalmazza az összes releváns információt az ügyfelekről. Nyissa meg és ellenőrizze az előző beszélgetéseket, így tudni fogja, ha egy visszatérő hívó szükséges-e különleges figyelemre a kezeléskor.
Töltse ki a jegyet a következő információkkal:
Tipp: Ha CRM-rendszert használ, biztosítsa, hogy az ügyfél fiókja össze legyen kapcsolva a telefonszámukkal. Így amikor megtekinti az adataikat, az összes hívást és csevegést is látni fogja, amelyeket a vállalattal folytattak.

Mielőtt felveszi a telefont, készítsen elő egy forgatókönyvet arról, mit mondjon és hogyan kezelje az adott helyzeteket, ha felmerülnek. Tartson kéznél releváns dokumentumokat vagy kapcsolattartási adatokat, mert hasznosak lehetnek a beszélgetés során (pl. ha az ügyfél a számla egyenlegéről kérdez).
Segít szervezettnek és összpontosítottnak maradni a hívás során, ami viszont jobb ügyfélszolgálathoz vezet. Könnyedén kezelheti a nehéz helyzeteket, mert pontosan tudni fogja, mit kell mondania és hogyan kell reagálnia.
Az ügyfélhez való beszélgetés előtt írja le, mit tervez mondani és milyen kérdéseket tehetnek fel. Ha LiveAgent-et használ, az egész folyamat gyerek játék. Könnyedén felkészülhet a hívásokra hívásforgatókönyvek és megjegyzések létrehozásával, így minden kéznél lesz, amikor szüksége van rá, és magabiztosabbnak hangzik a hívás során.
Tipp: A LiveAgent egy összetett, erőteljes eszköz a hívásközpontok számára, számos fejlett funkcióval. Ráadásul ingyenes próbaverzióval tesztelheti.
Amikor egy ügyfél hívást kezdeményez, képesnek kell lennie beszélni valakivel egy adott időkereten belül (a várt válaszidő a vállalat követelményeitől függ).
Azt mutatja, hogy figyelmesek vagytok és törődtök az ügyfelekkel. Segít elkerülni, hogy az ügyfelek lerakják a telefont, vagy egy másik vállalathoz menjenek, mert nem tudtak beszélni valakivel a hívásközpontban.
Használjon olyan hívásközpont szoftvert, amely automatikus híváselosztási (ACD) funkcióval rendelkezik. Ez az eszköz lehetővé teszi a bejövő hívások elosztását a csapat ügynökei között, így senki sem lesz túlterhelt, és mindenki egyenlően kapja meg a munkáját. Mivel így sokkal hatékonyabban kezelhetik a munkaterhelésüket, a hívásközpont automatizálása valóban segíthet enyhíteni az ügynökök stresszét.

Ha egy ügyfél bizalmas adatokat kér, ellenőrizze személyazonosságát olyan információ kérésével, amelyhez csak ők férhetnek hozzá.
Megakadályozza a csalást, és biztosítja, hogy az ügyfelek adatai biztonságban maradjanak. A hívó személyazonosságának ellenőrzése akkor is hasznos, ha egy fiókhoz több háztartási tag fér hozzá.
Kérjen olyan információt, amelyet csak az ügyfél ismerhet, például a számla számát vagy születési dátumát. Alternatívaként kérheti a kapcsolattartási adataikat a személyazonosság ellenőrzéséhez.
Tipp: Ha LiveAgent-et használ, könnyedén ellenőrizheti a hívó személyazonosságát, például a számla számának kérésével. Így biztos lehet benne, hogy a megfelelő személlyel beszél.

Olyan kérdéseket kell feltennie, amelyek relevánsak az ügyfél kérdésére. Ügyeljen arra, hogy ezt udvarias és professzionális módon tegye.
Annak érdekében, hogy szükséges információkat gyűjtsenek a hívó problémájáról, és meghatározzák, hogyan lehet azt legjobban megoldani. Így gyorsabban megoldhatja a problémákat, miközben javítja az ügyfélszolgálatot.
Az ügyfél aggályai, problémái és kérdései hívásról hívásra eltérőek. Ez azt jelenti, hogy különböző készségekre van szüksége azok kezeléséhez. A megfelelő kérdések feltevése folyamatos gyakorlás és képzés révén tanulható meg.
Az ügyfelekhez való helyes hozzáállás mellett hozzon létre egy forgatókönyvet, amely végigvezeti őket a hívások minden lépésén, például milyen kérdéseket kell először feltenni stb.
Mindig biztosítsa az ügyfeleit arról, hogy készen áll, hajlandó és képes segíteni.
Az ügyfeleknek nyújtott segítség azt mutatja, hogy törődtök az igényeikkel és kívánságaikkal.
Hallgassa meg figyelmesen a jeleket arról, hogy mit tapasztalhatnak a hívók. Ezt követően specifikus követő kérdéseket kell feltennie, hogy meghatározza, hogyan lehet őket legjobban kiszolgálni.
Használja a hangját, hogy empátiát közvetítsen az ügyfelek aggályai iránt. Ez azt fogja éreztetni a hívóval, hogy hallják és megértik őt valaki, aki tudja, hogyan lehet őt legjobban segíteni.

Gondoskodó hozzáállást kell tanúsítania az ügyfelekhez. Hallgassa meg figyelmesen, és kínáljon olyan megoldásokat, amelyek a legjobban megfelelnek az egyes hívók igényeinek vagy aggályainak.
Azt mutatja, hogy törődtök az ügyfél igényeivel és kívánságaival, mivel személyes megközelítéssel segítséget nyújtotok a problémák megoldásához. Ez bizalmat épít fel a hívók között, ami a jövőben hűséges ügyfelekké válhatnak.
Először szánjon egy pillanatot arra, hogy meghallgassa, mit mond az ügyfél, majd kérjen tisztázó kérdéseket, hogy az aggályok jobban megérthető legyenek. Hallgassa meg figyelmesen, és mutassa meg, hogy komolyan veszi a hívó aggályait.
Ha lehetséges, próbálja meg az ő helyükbe tenni magát, és megérteni, honnan jönnek. Ráadásul segít, ha a hangját használva közvetíthet megértést a hívó felé, olyan dolgokat mondva, mint “Tudom, mit élsz át” vagy “Úgy hangzik, hogy ez nagyon frusztráló számodra”.
Köszönjön meg az ügyfélnek, hogy felhívta a figyelmet a problémára, és tudassa vele, hogy megtesz mindent a megoldáshoz.

Egy jó ügynök az, aki meg tudja kérdezni az ügyfeleit, mit szeretnének egy interakcióból. Ha tudod, mit szeretnének, könnyebb lesz olyan megoldást kínálni, amely kielégíti az igényeiket vagy aggályaikat.
Ha az ügynökök nem töltenek elég időt erre a lépésre, előfordulhat, hogy nem oldják meg teljesen az ügyfél problémáját, és nem csak frusztrálják őt, hanem rosszabbá teszik a helyzetet. Gyorsítsa fel a megoldási folyamatot azzal, hogy azonnal megtudja, mire van szüksége az ügyfélnek.

Kezdje azzal, hogy megkérdezi a hívót, mi az ő preferált megoldása. Ez bármi lehet, a visszatérítéstől a történtekről szóló magyarázat meghallgatásáig. Az ügyfél elvárásai itt prioritásnak kell lennie.
Ha nem tudja azonnal megoldani a problémát, tudassa vele, hogy a lehető leghamarabb visszatér egy megoldással. Ne feledje, hogy ha nincs elég terméktudása, egyes ügyfelek előfordulhat, hogy egy másik személlyel szeretnének beszélni a vállalatban az aggályaikról, mielőtt bármilyen döntést hoznak.
Ha reális elvárásokat tud megállapítani az ügyfelekkel, segít a problémát időben és kielégítően megoldani.
Segít elkerülni a félreértéseket, amelyek a hívás során felmerülhetnek. Ez azt is tudatja az ügyféllel, mire számíthat, és mennyi ideig tarthat a megoldási folyamat.
Tudassa az ügyféllel, mi történik és mit kell tenniük. Próbáljon világos és tömör lenni az utasításokkal, hogy ne legyen hely a félreértésre egyik oldal sem.
Tájékoztassa az ügyfeleket azokról a lépésekről, amelyeket meg kell tenniük a probléma megoldásához. Például azt mondhatja, milyen dokumentumokat kell elküldeni, vagy mennyi ideig tart a visszatérítés feldolgozása, ha alkalmazható.
Ha lehetséges, adjon egy becsült időkeretet arra, hogy mikor számíthatnak megoldásra.

Ha egy ügyfél problémáját egy ügynök nem tudja egyedül megoldani, szükséges lehet a hívást egy feletteshez vagy a vállalat másik tagjához átirányítani.
Segíthet az ügyfél problémájának gyorsabb és hatékonyabb megoldásában. Egyes esetekben egy ügynöknek nem lehet meg az összes információ, amely szükséges az ügyfél aggályának teljes megoldásához. Egy ügyfél feletteshez vagy másik ügynökhöz való átirányításával lehetőséget adnak nekik az összes szükséges információ és támogatás megszerzésére.
Bár a folyamat a vállalattól függően eltérő lehet, nagyszerű, ha a hívásközpontnak van olyan szoftvere, amely sokkal könnyebbé teszi az egész folyamatot. A LiveAgent hívásirányítás használatakor egy kattintással átirányíthat egy hívást.
Ellenkező esetben saját magának kell átirányítania, először engedélyt kérve, majd felhívva a felettesét vagy a vállalat másik ügynökét, aki segíthet a probléma megoldásában. Ez nagyon időigényes lehet, és növelheti az ügyfelek frusztrációját.
Tipp: Az ügynököknek mindig meg kell győződniük arról, hogy mindent megtettek az erejükből, mielőtt átirányítanák a hívókat, hogy ne pazaroljanak több időt, mint szükséges.

Miután az ügynök megkapta az összes szükséges információt, ideje elkezdeni a hívó problémájának megoldását.
Ez minden ügyfélszolgálati képviselő célja, hogy minden problémát a lehető leggyorsabban megoldjon, hogy az ügyfelek ne kelljen több időt töltsenek a telefonon, mint szükséges.
Olyan megoldást kell kínálnia, amely méltányos, ésszerű, és figyelembe veszi az ügyfél igényeit. Fontos, hogy ne ígérjen túl, így ha egy ügynök nem biztos abban, hogy egy bizonyos megoldás lehetséges-e, akkor jobb, ha ezt mondja, mintsem valami irreális ígéretet tesz.

Egyes ügyfelek habozhatnak egy megoldásban való beleegyezésre, ha nem értik annak költségeit és előnyeit. Az ügyfél politikájának összes előnyét megfelelően magyarázni kell, alaposan ismerni kell azt.
A hívó tájékozott döntést hozhat arról, mit szeretne tenni, és megértheti, mire egyezik bele.
Adjon konkrét példákat és magyarázatokat az ügyfélnek arról, hogy a megoldás hogyan fog előnyös lenni számára, vagy magyarázza meg a kapcsolódó díjakat. Legyen világos az esetleges kockázatokról, amelyek az egyik megoldás másik helyett választásából adódhatnak.

Miután az ügyfél beleegyezett egy megoldásba, fontos, hogy tudja, mi fog történni ezután. Ha visszatérítést kapnak, vagy valamit postáznak, mikor számíthatnak erre?
Az ügyfelek azt szeretnék, hogy biztosak legyenek abban, hogy a problémájukat kezelik, és nem feledkeznek meg róluk.
Sok ügyfél nem tudja, mi történik a hívás után. Ezért az ügynököknek mindig magyarázniuk kell, mi fog történni ezután, és hogyan lehet újra kapcsolatba lépni a támogatással, ha szükséges.
Minimalizálja az erőfeszítéseket, és biztosítsa, hogy az ügyfelek érezzék, hogy véglegesen gondoskodtál a problémájukról.
Kérdezze meg, hogy a hívónak van-e további kérdése, mielőtt befejezné a hívást.
Lehetőséget ad az ügynöknek a hívás lezárására és pozitív befejezésre, valamint lehetővé teszi az ügyfélnek, hogy végső kérdéseket tegyen fel, ha van.
Ne próbáljon semmit elrejteni az ügyfelektől, és mindig mondja meg az igazat a válaszadáskor. Ez azt jelenti, hogy ezt akkor is tegyük, ha amit mondunk, nem az, amit a hívó szeretne hallani.
Adjon kapcsolattartási adatokat, hogy az ügyfél kapcsolatba léphessen a támogatási csapattal.

Szánjon egy pillanatot arra, hogy megköszönje a hívónak az idejét és türelmét.
A “köszönöm” mondás fontossága nem lehet túlhangsúlyozva – ez az egyszerű gesztus sokat tesz az ügyfelek elégedettségének megőrzéséhez. Segít bizalmat építeni az ügynökökben, és elősegíti a lojalitást az ügyfelek iránti gondoskodás kimutatásával.
Egyes ügynökök előfordulhat, hogy egy egyszerű “köszönöm”-et részesítsenek előnyben a hívások végén, míg mások személyes megközelítést szeretnének hozzáadni az ügyfél nevének megemlítésével vagy egy kis megjegyzéssel.

Miután a hívás véget ért, fontos megerősíteni, hogy az ügyfél elégedett-e azzal, hogyan kezelték a dolgokat.
Lehetővé teszi az ügynököknek, hogy pozitív megjegyzésben zárjanak le hívásokat, és az ügyfelek érezhetik, hogy értékeltek.
Kérdezze meg az ügyfelet, hogy elégedett-e a megoldással, és ha voltak olyan aspektusai a hívásnak, amelyek nem tetszettek, valamint mit lehetett volna jobban csinálni.
Egy másik módja az, hogy követő üzenetet küld egy felmérési linkkel vagy további kérdésekkel arról, hogy mennyire ment jól a hívás. Ez valószínűleg sokkal hatékonyabb stratégia, mint csak megkérdezni, mert az emberek őszintébbek lesznek, ha nem telefonon beszélnek a vállalat képviselőjével. Ennek eredményeként azonnal megtudja az igazi véleményt a hívás után.

Minden hívás után az ügynöknek értékelnie kell a teljesítményét, és ennek megfelelően értékelnie kell a készségeit.
Azonosítsa azokat a területeket, amelyekre fejlesztésre vagy képzésre van szükség, hogy az ügynökök jobban felkészültek legyenek a hívások kezelésekor felmerülő helyzetekre.
A legegyszerűbb módja az, ha az ügynök minden hívás után értékeli a saját teljesítményét, de egy másik lehetőség az, hogy egy felettes vagy más vezető ezt az ügynök nevében teszi meg.
Gondolkodhat olyan motivációs programokon is az ügynökök számára, hogy például jutalmazzon a legjobban teljesítő hívásközpont alkalmazottakat. Ilyen például a LiveAgent gamifikáció. Játékelemeket hoz a munkahelyi környezetbe, és az ügynököket jutalmazások, rangsorolások és sok más testreszabható funkcióval vonja be.

A visszajelzés inkább a felettesek felelőssége, mint az ügynökeké. Végigvezetik az ügynököket a teljesítmény javítási folyamatán.
A gondos értékelés lehetővé teszi az ügynököknek, hogy tanulhassanak a hibákból, és fejlődjenek az ügyfélszolgálati szakemberekként. Ez magasabb ügyfél-elégedettségi értékeléseket eredményez általában.
A legjobb módja a formális folyamatok, például a felettesek és az ügynökök közötti egyéni/online megbeszélések, ahol megvitatják, hogyan ment az egyes hívások, és mit lehetett volna jobban csinálni legközelebb stb.

Ha az ügynök teljesítménye nem felel meg az Ön szabványainak, irányítsa őt képzésre.
answer = “A képzés segíthet az ügynököknek fejleszteni készségeiket, és hatékonyabbá válni az ügyfélszolgálat nyújtásában.
Ütemezhet egy képzési munkamenetet az ügynökkel, vagy további forrásokat biztosíthat a teljesítmény javítása érdekében. Mindig biztosítson növekedési lehetőségeket az összes ügynöknek oktatási kurzusok vagy munkahelyi képzés biztosításával.
Az alábbiakban találhat néhány tippet a hívásközpont-monitorozási ellenőrzőlista használatáról:
Egy strukturált minőségbiztosítási program megvalósításával a hívásközpont ügynökei rendszeres visszajelzést kaphatnak teljesítményükről, ami jobb ügyfélszolgálathoz vezet. A minőségbiztosítás segíthet az ügyfélproblémák trendjei és mintái azonosításában, ami hatékonyabb problémamegoldáshoz és megoldáshoz vezet. A szolgáltatás magas szintjének következetes fenntartásával a hívásközpontok bizalmat és lojalitást építhetnek ki ügyfeleikkel.
A hívásközpont ügynökeinek átfogó képzési programjaiba való befektetés biztosíthatja, hogy rendelkezzenek az ügyfélkérdések széles körének kezeléséhez szükséges készségekkel. Kihasználhatja az olyan technológiákat, mint a CRM-rendszerek és a hívásközpont-analitika a kulcsfontosságú teljesítménymutató nyomon követésére, a fejlesztési területek azonosítására és az ügyfélviselkedésre vonatkozó betekintésre. Hatékony minőségbiztosítási programok is megvalósíthatók az ügynök teljesítményének monitorozásához és értékeléséhez, értékes visszajelzést nyújtva a folyamatos fejlesztéshez.
A hívásközpontban a minőségbiztosítás az ügynökök által nyújtott szolgáltatás minőségének monitorozása és javítása folyamata. Biztosítja, hogy minden ügynök következetesen kiváló ügyfélszolgálatot nyújtson az idő múlásával. Az ügynökök által nyújtott szolgáltatás minőségének monitorozása és javítása révén a hívásközpontok biztosíthatják, hogy ügyfeleik elégedettek legyenek a kapott szolgáltatás szintjével.
Figyelje a hívásközpont metrikáit és kulcsfontosságú teljesítménymutató, például az átlagos kezelési időt (AHT), az ügyfél-elégedettséget vagy a nettó ajánlási pontszámokat. Az ügynök teljesítményét ezek alapján is értékelnie kell, amikor felvételeket hallgat meg vagy élő hívásokat figyel.
Biztosítson az ügyfeleknek az identitásuk ellenőrzésével, megfelelő kérdések feltevésével és a következő lépések világos és tömör magyarázatával. Legyen hajlandó segíteni az ügyfeleknek problémáik megoldásában, és biztosítsa, hogy elégedettek legyenek a megoldással.
A hívásközpont minőségét értékelheti a felvett hívások meghallgatásával, az ügynök teljesítménymutató áttekintésével (pl. hívás hossza), és az ügyfelektől visszajelzést kérve az ügynökökkel való tapasztalataikról.

Átfogó hívásközpont követelmények ellenőrlistája, amely a szoftvert, internetet, felszerelést, technológiát, CRM-et, hívási funkciókat, személyzetet, megfelelős...

Biztosítson kiváló ügyfélszolgálatot a LiveAgent hívásminőségi ellenőrzőlistájával. Javítsa a hívásszabványokat, oldja meg a problémákat és növelje az ügyfél-el...

Biztosítsa hívásközpontját átfogó biztonsági ellenőrzőlistánkkal. Ismerje meg a hozzáférés-vezérlést, a titkosítást, a megfelelőséget és még sok mást!...