Hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlista

Hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlista

Üzemeltet egy hívásközpontot, és szeretne megbizonyosodni arról, hogy csapata a legjobb ügyfélélményt nyújtja? Valószínűleg a legjobb módja ennek az ellenőrzőlistánk használata.

Nézze meg, hogyan használhatja ellenőrzőlistánkat hívásközpontja ügyfélszolgálatának hatékonyságának javítására és a gyakorlati kódhoz való megfelelés biztosítására.

A hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlista fontossága

Ellenőrzőlistánk szépségét az adja, hogy segít csapatának jobb eredményeket elérni kevesebb idő alatt. Használható a hívás előtt vagy után, hogy biztosítsa a lehető legjobb ügyfélélményt.

Az ellenőrzőlista végigmenetele nagyszerű módja a hívásközpont teljesítményének auditálásához és azon területek azonosításához, ahol a csapat fejlődhet. Már említettük, milyen motiváló egy feladat befejezésének bejelölése? Ráadásul minden szervezetten marad.

Ki profitálhat a hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlistából?

  • Hívásközpont képviselők a legjobb ügyfélszolgálat nyújtásához és készségeik fejlesztéséhez
  • Hívásközpont vezetők annak biztosítására, hogy a hívásközpont a legmagasabb szintű szolgáltatást nyújtja

Egy hatékony hívásközpont-monitorozási ellenőrzőlista segíthet azonosítani a növekedési lehetőségeket, függetlenül attól, hogy ügynök vagy vezető-e. Észrevehet dolgokat, amelyeket általában kihagyott vagy korábban nem vett észre.

Fedezze fel a hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlistát

Hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlista

Sok vállalat hívásmonitorozási szoftvert használ hívásaik rögzítésére, hogy később értékelhessék azokat és szükség esetén visszajelzést adhassanak. A vállalat típusától függően lehetnek konkrét szabályok a hívások rögzítésének időpontjáról és időtartamáról.

Miért fontos a hívások rögzítése?

Először is, segít a csapat teljesítményének monitorozásában és értékelésében. Ezenkívül egyes ügyfelek elfelejthetik, mit mondtak korábban egy beszélgetésben, vagy később vitathatják állításaikat – a felvétel bizonyítja az Ön esetét, ha szükséges.

Hogyan rögzítsem a hívásokat?

Használhat olyan hívásközpont szoftvert, amely automatikusan rögzíti a hívásokat, vagy használhat rögzítőeszközt, például mikrofont vagy fejhallgatót. Bármelyik módszert is választja, tesztelje ki az első hívás előtt, hogy elkerülje a meglepetéseket.

Kötelező tájékoztatni ügyfeleit minden hívás elején arról, hogy minőség- és képzési célokra rögzítik.

Tipp: A hívásközpont szoftver kiválasztásakor ne felejtse el ellenőrizni a rögzítési lehetőségeket. A LiveAgent ezt teszi, és nem korlátoz a rögzítések számát.

Unlimited call recordings in LiveAgent's call center software

Mely eszközöket használjam a hívások rögzítésére?

  • A legtöbb piaci hívásközpont szoftver rögzítési funkciója, pl. LiveAgent korlátlan hívásrögzítéssel – ez olyan megoldás is, amely lehetővé teszi az összes felvétel egyszerű elérését harmadik féltől származó alkalmazások nélkül
  • Beépített rögzítővel rendelkező fejhallgató

Minden hívás előtt tekintse át az ügyfél fiókját, és gyűjtse össze az összes információt, amelyre szüksége lehet a beszélgetés során.

Miért fontos az előzetes releváns információk megtekintése?

Az ügyfél fiók adatainak ismerete segít jobb szolgáltatást nyújtani, és elkerülheti, hogy többször kérje meg az alapvető adatokat a hívás során. Az összes releváns információ összegyűjtése minden hívás előtt segít elkerülni a gyakori hibákat, és felgyorsítja a megoldási folyamatot.

Hogyan tekintse meg az előzetes releváns információkat?

Használjon CRM-rendszert vagy jegykezelő szoftvert, amely tartalmazza az összes releváns információt az ügyfelekről. Nyissa meg és ellenőrizze az előző beszélgetéseket, így tudni fogja, ha egy visszatérő hívó szükséges-e különleges figyelemre a kezeléskor.

Töltse ki a jegyet a következő információkkal:

  • Hívó azonosítója / Ügyfél azonosítója / Telefonszám
  • Előző beszélgetések (vásárlások, problémák)
  • Tranzakciók előzménye
  • Dátum

Tipp: Ha CRM-rendszert használ, biztosítsa, hogy az ügyfél fiókja össze legyen kapcsolva a telefonszámukkal. Így amikor megtekinti az adataikat, az összes hívást és csevegést is látni fogja, amelyeket a vállalattal folytattak.

Edit support agent or customer profile image in Help desk software - LiveAgent

Mely eszközöket használjam az előzetes információk megtekintésére?

  • A legtöbb CRM, mint a HubSpot, Raynet, Zendesk
  • LiveAgent jegykezelő rendszer CRM-mel az ügyfél-információk tárolásához és megtekintéséhez
  • VoIP-szolgáltató natív és külső CRM-integrációkkal, valamint az ügyfelek fiók adatainak lekérésének lehetőségével híváskor

Mielőtt felveszi a telefont, készítsen elő egy forgatókönyvet arról, mit mondjon és hogyan kezelje az adott helyzeteket, ha felmerülnek. Tartson kéznél releváns dokumentumokat vagy kapcsolattartási adatokat, mert hasznosak lehetnek a beszélgetés során (pl. ha az ügyfél a számla egyenlegéről kérdez).

Miért fontos a hívásokra való felkészülés?

Segít szervezettnek és összpontosítottnak maradni a hívás során, ami viszont jobb ügyfélszolgálathoz vezet. Könnyedén kezelheti a nehéz helyzeteket, mert pontosan tudni fogja, mit kell mondania és hogyan kell reagálnia.

Hogyan készülhetek fel a hívásokra?

Az ügyfélhez való beszélgetés előtt írja le, mit tervez mondani és milyen kérdéseket tehetnek fel. Ha LiveAgent-et használ, az egész folyamat gyerek játék. Könnyedén felkészülhet a hívásokra hívásforgatókönyvek és megjegyzések létrehozásával, így minden kéznél lesz, amikor szüksége van rá, és magabiztosabbnak hangzik a hívás során.

Tipp: A LiveAgent egy összetett, erőteljes eszköz a hívásközpontok számára, számos fejlett funkcióval. Ráadásul ingyenes próbaverzióval tesztelheti.

Call center in help desk software - LiveAgent

Mely eszközöket használjam a hívásokra való felkészüléshez?

  • Hívásforgatókönyvek
  • Megjegyzések
  • CRM-rendszer

Amikor egy ügyfél hívást kezdeményez, képesnek kell lennie beszélni valakivel egy adott időkereten belül (a várt válaszidő a vállalat követelményeitől függ).

Miért fontos a hívások gyors megválaszolása?

Azt mutatja, hogy figyelmesek vagytok és törődtök az ügyfelekkel. Segít elkerülni, hogy az ügyfelek lerakják a telefont, vagy egy másik vállalathoz menjenek, mert nem tudtak beszélni valakivel a hívásközpontban.

Hogyan válaszolhatok a hívásokra gyorsan?

Használjon olyan hívásközpont szoftvert, amely automatikus híváselosztási (ACD) funkcióval rendelkezik. Ez az eszköz lehetővé teszi a bejövő hívások elosztását a csapat ügynökei között, így senki sem lesz túlterhelt, és mindenki egyenlően kapja meg a munkáját. Mivel így sokkal hatékonyabban kezelhetik a munkaterhelésüket, a hívásközpont automatizálása valóban segíthet enyhíteni az ügynökök stresszét.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Mely eszközöket használjam a hívások gyors megválaszolásához?

  • ACD – Automatikus híváselosztás
  • IVR – Interaktív hangválasz
  • Üdvözlő forgatókönyv

Ha egy ügyfél bizalmas adatokat kér, ellenőrizze személyazonosságát olyan információ kérésével, amelyhez csak ők férhetnek hozzá.

Miért fontos a hívó személyazonosságának ellenőrzése?

Megakadályozza a csalást, és biztosítja, hogy az ügyfelek adatai biztonságban maradjanak. A hívó személyazonosságának ellenőrzése akkor is hasznos, ha egy fiókhoz több háztartási tag fér hozzá.

Hogyan ellenőrizhetem a hívó személyazonosságát?

Kérjen olyan információt, amelyet csak az ügyfél ismerhet, például a számla számát vagy születési dátumát. Alternatívaként kérheti a kapcsolattartási adataikat a személyazonosság ellenőrzéséhez.

Tipp: Ha LiveAgent-et használ, könnyedén ellenőrizheti a hívó személyazonosságát, például a számla számának kérésével. Így biztos lehet benne, hogy a megfelelő személlyel beszél.

IVR Interactive Voice Response

Mely eszközöket használjam a hívó személyazonosságának ellenőrzésére?

  • IVR – Interaktív hangválasz
  • Ellenőrzési kérdések (számla száma, születési dátum stb.)
  • Megjegyzések a hívó személyazonosságáról
  • CRM-rendszer (ügyfél előzménye)
  • Jegykezelő rendszer (jegy előzménye)
  • CRM-integráció a LiveAgent-tel

Olyan kérdéseket kell feltennie, amelyek relevánsak az ügyfél kérdésére. Ügyeljen arra, hogy ezt udvarias és professzionális módon tegye.

Miért fontos a megfelelő kérdések feltevése?

Annak érdekében, hogy szükséges információkat gyűjtsenek a hívó problémájáról, és meghatározzák, hogyan lehet azt legjobban megoldani. Így gyorsabban megoldhatja a problémákat, miközben javítja az ügyfélszolgálatot.

Complicated and lengthy checkout

Hogyan tegyek fel megfelelő kérdéseket?

Az ügyfél aggályai, problémái és kérdései hívásról hívásra eltérőek. Ez azt jelenti, hogy különböző készségekre van szüksége azok kezeléséhez. A megfelelő kérdések feltevése folyamatos gyakorlás és képzés révén tanulható meg.

Az ügyfelekhez való helyes hozzáállás mellett hozzon létre egy forgatókönyvet, amely végigvezeti őket a hívások minden lépésén, például milyen kérdéseket kell először feltenni stb.

Mely eszközöket használjam a megfelelő kérdések feltevésére?

  • Hívásrögzítési eszközök
  • Hívásforgatókönyv szoftver

Mindig biztosítsa az ügyfeleit arról, hogy készen áll, hajlandó és képes segíteni.

Miért fontos a segítségnyújtási szándék biztosítása?

Az ügyfeleknek nyújtott segítség azt mutatja, hogy törődtök az igényeikkel és kívánságaikkal.

Hogyan biztosíthatom a segítségnyújtási szándékot?

Hallgassa meg figyelmesen a jeleket arról, hogy mit tapasztalhatnak a hívók. Ezt követően specifikus követő kérdéseket kell feltennie, hogy meghatározza, hogyan lehet őket legjobban kiszolgálni.

Használja a hangját, hogy empátiát közvetítsen az ügyfelek aggályai iránt. Ez azt fogja éreztetni a hívóval, hogy hallják és megértik őt valaki, aki tudja, hogyan lehet őt legjobban segíteni.

Performance report in Customer support software - LiveAgent

Mely eszközöket használjam a segítségnyújtási szándék biztosításához?

  • Az ügynökök hívásainak felvételei az ügyfelekkel
  • Minőségkezelési szoftver – betekintést nyújt az ügynök teljesítményébe a hívások során

Gondoskodó hozzáállást kell tanúsítania az ügyfelekhez. Hallgassa meg figyelmesen, és kínáljon olyan megoldásokat, amelyek a legjobban megfelelnek az egyes hívók igényeinek vagy aggályainak.

Miért fontos az empátia kimutatása?

Azt mutatja, hogy törődtök az ügyfél igényeivel és kívánságaival, mivel személyes megközelítéssel segítséget nyújtotok a problémák megoldásához. Ez bizalmat épít fel a hívók között, ami a jövőben hűséges ügyfelekké válhatnak.

Hogyan mutathatok empátiát?

Először szánjon egy pillanatot arra, hogy meghallgassa, mit mond az ügyfél, majd kérjen tisztázó kérdéseket, hogy az aggályok jobban megérthető legyenek. Hallgassa meg figyelmesen, és mutassa meg, hogy komolyan veszi a hívó aggályait.

Ha lehetséges, próbálja meg az ő helyükbe tenni magát, és megérteni, honnan jönnek. Ráadásul segít, ha a hangját használva közvetíthet megértést a hívó felé, olyan dolgokat mondva, mint “Tudom, mit élsz át” vagy “Úgy hangzik, hogy ez nagyon frusztráló számodra”.

Köszönjön meg az ügyfélnek, hogy felhívta a figyelmet a problémára, és tudassa vele, hogy megtesz mindent a megoldáshoz.

Woman actively listening

Mely eszközöket használjam az empátia kimutatásához?

  • Puha készségek
  • Aktív hallgatási készségek
  • Verbális és nonverbális kommunikációs készségek (kifejezésmódok, mosoly)
  • Képesség a dolgokat a hívó perspektívájából látni
  • Az ügyfélinterakciók hangfelvételei a hívások során kifejezett pozitív vagy negatív érzelmek mennyiségének megjegyzéséhez

Egy jó ügynök az, aki meg tudja kérdezni az ügyfeleit, mit szeretnének egy interakcióból. Ha tudod, mit szeretnének, könnyebb lesz olyan megoldást kínálni, amely kielégíti az igényeiket vagy aggályaikat.

Miért fontos megkérdezni, hogyan szeretnék az ügyfelek a problémákat megoldani?

Ha az ügynökök nem töltenek elég időt erre a lépésre, előfordulhat, hogy nem oldják meg teljesen az ügyfél problémáját, és nem csak frusztrálják őt, hanem rosszabbá teszik a helyzetet. Gyorsítsa fel a megoldási folyamatot azzal, hogy azonnal megtudja, mire van szüksége az ügyfélnek.

Call-routing-settings-for-automatic-ticket-distribution-LiveAgent

Hogyan kérdezzem meg, hogyan szeretnék az ügyfelek a problémákat megoldani?

Kezdje azzal, hogy megkérdezi a hívót, mi az ő preferált megoldása. Ez bármi lehet, a visszatérítéstől a történtekről szóló magyarázat meghallgatásáig. Az ügyfél elvárásai itt prioritásnak kell lennie.

Ha nem tudja azonnal megoldani a problémát, tudassa vele, hogy a lehető leghamarabb visszatér egy megoldással. Ne feledje, hogy ha nincs elég terméktudása, egyes ügyfelek előfordulhat, hogy egy másik személlyel szeretnének beszélni a vállalatban az aggályaikról, mielőtt bármilyen döntést hoznak.

Mely eszközöket használjam a megoldás módjának megkérdezésére?

  • Hívásforgatókönyv
  • Problémamegoldási készségek
  • ACD – automatikus híváselosztás

Ha reális elvárásokat tud megállapítani az ügyfelekkel, segít a problémát időben és kielégítően megoldani.

Miért fontos az elvárások és az időkeret megállapítása?

Segít elkerülni a félreértéseket, amelyek a hívás során felmerülhetnek. Ez azt is tudatja az ügyféllel, mire számíthat, és mennyi ideig tarthat a megoldási folyamat.

Hogyan állítsak be elvárásokat és időkeretet?

Tudassa az ügyféllel, mi történik és mit kell tenniük. Próbáljon világos és tömör lenni az utasításokkal, hogy ne legyen hely a félreértésre egyik oldal sem.

Tájékoztassa az ügyfeleket azokról a lépésekről, amelyeket meg kell tenniük a probléma megoldásához. Például azt mondhatja, milyen dokumentumokat kell elküldeni, vagy mennyi ideig tart a visszatérítés feldolgozása, ha alkalmazható.

Ha lehetséges, adjon egy becsült időkeretet arra, hogy mikor számíthatnak megoldásra.

Time tracking feature in Ticketing software - LiveAgent

Mely eszközöket használjam az elvárások és az időkeret megállapításához?

  • A vállalat dokumentuma a különböző problémák megoldásáról szóló világos szabályokkal (így az ügynöknek lesz valami, amire támaszkodhat)
  • Időkövetési eszköz az időgazdálkodás felügyeletéhez
  • Esettanulmányok
  • Képzés

Ha egy ügyfél problémáját egy ügynök nem tudja egyedül megoldani, szükséges lehet a hívást egy feletteshez vagy a vállalat másik tagjához átirányítani.

Miért fontos a hívások átirányítása?

Segíthet az ügyfél problémájának gyorsabb és hatékonyabb megoldásában. Egyes esetekben egy ügynöknek nem lehet meg az összes információ, amely szükséges az ügyfél aggályának teljes megoldásához. Egy ügyfél feletteshez vagy másik ügynökhöz való átirányításával lehetőséget adnak nekik az összes szükséges információ és támogatás megszerzésére.

Hogyan kezeljem a hívások átirányítását?

Bár a folyamat a vállalattól függően eltérő lehet, nagyszerű, ha a hívásközpontnak van olyan szoftvere, amely sokkal könnyebbé teszi az egész folyamatot. A LiveAgent hívásirányítás használatakor egy kattintással átirányíthat egy hívást.

Ellenkező esetben saját magának kell átirányítania, először engedélyt kérve, majd felhívva a felettesét vagy a vállalat másik ügynökét, aki segíthet a probléma megoldásában. Ez nagyon időigényes lehet, és növelheti az ügyfelek frusztrációját.

Tipp: Az ügynököknek mindig meg kell győződniük arról, hogy mindent megtettek az erejükből, mielőtt átirányítanák a hívókat, hogy ne pazaroljanak több időt, mint szükséges.

Call routing feature in LiveAgent's call center software

Mely eszközöket használjam a hívások átirányításához?

  • QA-kezelési szoftver, amely automatikusan jegyzeteket készít és jelentéseket hoz létre az átirányított hívásokból, ha szükséges
  • LiveAgent hívásirányítás, a folyamat automatizálása
  • Átirányítás gomb az alkalmazásban – LiveAgent
  • Átirányítás gomb a telefonon

Miután az ügynök megkapta az összes szükséges információt, ideje elkezdeni a hívó problémájának megoldását.

Miért fontos a megfelelő megoldások kínálása?

Ez minden ügyfélszolgálati képviselő célja, hogy minden problémát a lehető leggyorsabban megoldjon, hogy az ügyfelek ne kelljen több időt töltsenek a telefonon, mint szükséges.

Hogyan kínálhatok megfelelő megoldásokat?

Olyan megoldást kell kínálnia, amely méltányos, ésszerű, és figyelembe veszi az ügyfél igényeit. Fontos, hogy ne ígérjen túl, így ha egy ügynök nem biztos abban, hogy egy bizonyos megoldás lehetséges-e, akkor jobb, ha ezt mondja, mintsem valami irreális ígéretet tesz.

LiveAgent's costs calculator FAQ page

Mely eszközöket használjam a megfelelő megoldások kínálásához?

  • Hívásmegoldási sablon
  • Szabályzati kézikönyvek
  • GYIK

Egyes ügyfelek habozhatnak egy megoldásban való beleegyezésre, ha nem értik annak költségeit és előnyeit. Az ügyfél politikájának összes előnyét megfelelően magyarázni kell, alaposan ismerni kell azt.

Miért fontos a különböző megoldások költségeinek és előnyeinek magyarázata?

A hívó tájékozott döntést hozhat arról, mit szeretne tenni, és megértheti, mire egyezik bele.

Hogyan kezeljem a különböző megoldások költségeinek és előnyeinek magyarázatát?

Adjon konkrét példákat és magyarázatokat az ügyfélnek arról, hogy a megoldás hogyan fog előnyös lenni számára, vagy magyarázza meg a kapcsolódó díjakat. Legyen világos az esetleges kockázatokról, amelyek az egyik megoldás másik helyett választásából adódhatnak.

Customer loyalty and retention - Knowledge Base - LiveAgent

Mely eszközöket használjam a különböző megoldások költségeinek és előnyeinek magyarázatához?

  • Hívásforgatókönyv
  • Tudásbázis szabályzati kézikönyvekkel
  • GYIK

Miután az ügyfél beleegyezett egy megoldásba, fontos, hogy tudja, mi fog történni ezután. Ha visszatérítést kapnak, vagy valamit postáznak, mikor számíthatnak erre?

Miért fontos a következő lépések magyarázata?

Az ügyfelek azt szeretnék, hogy biztosak legyenek abban, hogy a problémájukat kezelik, és nem feledkeznek meg róluk.

Hogyan kezeljem a következő lépések magyarázatát?

Sok ügyfél nem tudja, mi történik a hívás után. Ezért az ügynököknek mindig magyarázniuk kell, mi fog történni ezután, és hogyan lehet újra kapcsolatba lépni a támogatással, ha szükséges.

Minimalizálja az erőfeszítéseket, és biztosítsa, hogy az ügyfelek érezzék, hogy véglegesen gondoskodtál a problémájukról.

LiveAgent live chat window

Mely eszközöket használjam a következő lépések magyarázatához?

  • Hívás lezárási sablon cselekvési tervek magyarázatával
  • Olyan chatbot, amely az ügyfeleknek a szükséges adatokat biztosítja

Kérdezze meg, hogy a hívónak van-e további kérdése, mielőtt befejezné a hívást.

Miért fontos az összes kérdésre való válaszadás?

Lehetőséget ad az ügynöknek a hívás lezárására és pozitív befejezésre, valamint lehetővé teszi az ügyfélnek, hogy végső kérdéseket tegyen fel, ha van.

Hogyan kezeljem az összes kérdésre való válaszadást?

Ne próbáljon semmit elrejteni az ügyfelektől, és mindig mondja meg az igazat a válaszadáskor. Ez azt jelenti, hogy ezt akkor is tegyük, ha amit mondunk, nem az, amit a hívó szeretne hallani.

Adjon kapcsolattartási adatokat, hogy az ügyfél kapcsolatba léphessen a támogatási csapattal.

LiveAgent best rated chat

Mely eszközöket használjam a hívás után további kérdésekre való válaszadáshoz?

  • Élő csevegés
  • Online súgóközpont
  • GYIK

Szánjon egy pillanatot arra, hogy megköszönje a hívónak az idejét és türelmét.

Miért fontos az ügynöknek, hogy mondjon köszönetet?

A “köszönöm” mondás fontossága nem lehet túlhangsúlyozva – ez az egyszerű gesztus sokat tesz az ügyfelek elégedettségének megőrzéséhez. Segít bizalmat építeni az ügynökökben, és elősegíti a lojalitást az ügyfelek iránti gondoskodás kimutatásával.

Hogyan mondjon köszönetet a hívás végén?

Egyes ügynökök előfordulhat, hogy egy egyszerű “köszönöm”-et részesítsenek előnyben a hívások végén, míg mások személyes megközelítést szeretnének hozzáadni az ügyfél nevének megemlítésével vagy egy kis megjegyzéssel.

LiveAgent ticket follow up

Mely eszközöket használjam a köszönetmondáshoz?

  • Követő üzenet
  • Lezárási forgatókönyv
  • Személyesen a hívás végén

Miután a hívás véget ért, fontos megerősíteni, hogy az ügyfél elégedett-e azzal, hogyan kezelték a dolgokat.

Miért fontos az ügyfél elégedettségének megerősítése?

Lehetővé teszi az ügynököknek, hogy pozitív megjegyzésben zárjanak le hívásokat, és az ügyfelek érezhetik, hogy értékeltek.

Hogyan erősítsem meg az ügyfél elégedettségét?

Kérdezze meg az ügyfelet, hogy elégedett-e a megoldással, és ha voltak olyan aspektusai a hívásnak, amelyek nem tetszettek, valamint mit lehetett volna jobban csinálni.

Egy másik módja az, hogy követő üzenetet küld egy felmérési linkkel vagy további kérdésekkel arról, hogy mennyire ment jól a hívás. Ez valószínűleg sokkal hatékonyabb stratégia, mint csak megkérdezni, mert az emberek őszintébbek lesznek, ha nem telefonon beszélnek a vállalat képviselőjével. Ennek eredményeként azonnal megtudja az igazi véleményt a hívás után.

Customer-survey-how-nice-was-my-reply

Mely eszközöket használjam az ügyfél elégedettségi pontszámok megerősítésére?

  • Felmérési link e-mailben vagy szöveges üzenetben küldve

Minden hívás után az ügynöknek értékelnie kell a teljesítményét, és ennek megfelelően értékelnie kell a készségeit.

Miért fontos a hívás minőségének felülvizsgálata?

Azonosítsa azokat a területeket, amelyekre fejlesztésre vagy képzésre van szükség, hogy az ügynökök jobban felkészültek legyenek a hívások kezelésekor felmerülő helyzetekre.

Hogyan tekintse át a hívás minőségét?

A legegyszerűbb módja az, ha az ügynök minden hívás után értékeli a saját teljesítményét, de egy másik lehetőség az, hogy egy felettes vagy más vezető ezt az ügynök nevében teszi meg.

Gondolkodhat olyan motivációs programokon is az ügynökök számára, hogy például jutalmazzon a legjobban teljesítő hívásközpont alkalmazottakat. Ilyen például a LiveAgent gamifikáció. Játékelemeket hoz a munkahelyi környezetbe, és az ügynököket jutalmazások, rangsorolások és sok más testreszabható funkcióval vonja be.

call center management use gamification leaderboards - LiveAgent

Mely eszközöket használjam a hívás minőségének felülvizsgálatához?

  • Hívásközpont-monitorozási űrlapok
  • Motivációs programok
  • Hívásközpont szoftver
  • LiveAgent gamifikáció

A visszajelzés inkább a felettesek felelőssége, mint az ügynökeké. Végigvezetik az ügynököket a teljesítmény javítási folyamatán.

Miért fontos a visszajelzés adása?

A gondos értékelés lehetővé teszi az ügynököknek, hogy tanulhassanak a hibákból, és fejlődjenek az ügyfélszolgálati szakemberekként. Ez magasabb ügyfél-elégedettségi értékeléseket eredményez általában.

Hogyan adjak visszajelzést?

A legjobb módja a formális folyamatok, például a felettesek és az ügynökök közötti egyéni/online megbeszélések, ahol megvitatják, hogyan ment az egyes hívások, és mit lehetett volna jobban csinálni legközelebb stb.

Analytics overview feature in Customer service software - LiveAgent

Mely eszközöket használjam a visszajelzés adásához?

  • Ügyfél-betekintések
  • Hívásrögzítések
  • Analitikai adatok a hívásközpont szoftverből
  • Ügyfél-elégedettségi felmérés eredményei

Ha az ügynök teljesítménye nem felel meg az Ön szabványainak, irányítsa őt képzésre.

Miért fontos az ügynökök képzésre való irányítása?"

answer = “A képzés segíthet az ügynököknek fejleszteni készségeiket, és hatékonyabbá válni az ügyfélszolgálat nyújtásában.

Hogyan kezeljem az ügynökök képzésre való irányítását?

Ütemezhet egy képzési munkamenetet az ügynökkel, vagy további forrásokat biztosíthat a teljesítmény javítása érdekében. Mindig biztosítson növekedési lehetőségeket az összes ügynöknek oktatási kurzusok vagy munkahelyi képzés biztosításával.

Mely eszközöket használjam az ügynökök képzésre való irányításához?

  • Coaching értékelési űrlap
  • Online oktatási platform
  • Rendszeres képzések

A hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlista használata

Az alábbiakban találhat néhány tippet a hívásközpont-monitorozási ellenőrzőlista használatáról:

  • Minden hívás előtt szánjon néhány percet az ellenőrzőlista elemeinek áttekintésére. Ez segít felkészülni a beszélgetésre, és biztosítja, hogy minden alapot lefedett.
  • Ha problémája van egy ügyféllel, tekintse meg az ellenőrzőlistát útmutatásért a helyzet kezeléséhez.
  • Minden hívás után használja az ellenőrzőlistát a teljesítmény értékeléséhez, és nézze meg, hol lehet javítani.
  • Használja az ellenőrzőlistát képzési eszközként az új alkalmazottak számára. Ez segít megtanítani nekik, mit várnak el tőlük a hívások fogadásakor.

A hívásközpont minőségbiztosítási ellenőrzőlista összefoglalása

  • Kezdje meg a hívás rögzítését
  • Tekintse meg az előzetes releváns információkat
  • Készüljön fel a hívásra a LiveAgent segítségével
  • Válaszoljon a hívásra X másodpercen belül
  • Ellenőrizze a hívó személyazonosságát
  • Tegyen fel megfelelő kérdéseket
  • Biztosítson segítségnyújtási szándékot
  • Mutasson empátiát
  • Kérdezze meg az ügyfelet, hogyan szeretné megoldani a problémát
  • Állítson be elvárásokat és időkeretet
  • Irányítsa át a hívást egy feletteshez/másik ügynökhöz
  • Kínáljon megfelelő megoldást
  • Magyarázza el a költségeket és előnyöket
  • Írja le a következő lépéseket
  • Válaszoljon az összes kérdésre
  • Mondjon köszönetet az ügyfélnek
  • Erősítse meg az ügyfél elégedettségét
  • Tekintse át a pontszámot
  • Adjon visszajelzést az ügynöknek
  • Irányítsa az ügynököt képzésre (ha szükséges)

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan javíthatja a minőségbiztosítás a hívásközpontot?

Egy strukturált minőségbiztosítási program megvalósításával a hívásközpont ügynökei rendszeres visszajelzést kaphatnak teljesítményükről, ami jobb ügyfélszolgálathoz vezet. A minőségbiztosítás segíthet az ügyfélproblémák trendjei és mintái azonosításában, ami hatékonyabb problémamegoldáshoz és megoldáshoz vezet. A szolgáltatás magas szintjének következetes fenntartásával a hívásközpontok bizalmat és lojalitást építhetnek ki ügyfeleikkel.

Melyek a legjobb gyakorlatok a hívásközpont minőségének javítására?

A hívásközpont ügynökeinek átfogó képzési programjaiba való befektetés biztosíthatja, hogy rendelkezzenek az ügyfélkérdések széles körének kezeléséhez szükséges készségekkel. Kihasználhatja az olyan technológiákat, mint a CRM-rendszerek és a hívásközpont-analitika a kulcsfontosságú teljesítménymutató nyomon követésére, a fejlesztési területek azonosítására és az ügyfélviselkedésre vonatkozó betekintésre. Hatékony minőségbiztosítási programok is megvalósíthatók az ügynök teljesítményének monitorozásához és értékeléséhez, értékes visszajelzést nyújtva a folyamatos fejlesztéshez.

Mi a minőségbiztosítás a hívásközpontban?

A hívásközpontban a minőségbiztosítás az ügynökök által nyújtott szolgáltatás minőségének monitorozása és javítása folyamata. Biztosítja, hogy minden ügynök következetesen kiváló ügyfélszolgálatot nyújtson az idő múlásával. Az ügynökök által nyújtott szolgáltatás minőségének monitorozása és javítása révén a hívásközpontok biztosíthatják, hogy ügyfeleik elégedettek legyenek a kapott szolgáltatás szintjével.

Hogyan mérem a hívásközpont minőségét?

Figyelje a hívásközpont metrikáit és kulcsfontosságú teljesítménymutató, például az átlagos kezelési időt (AHT), az ügyfél-elégedettséget vagy a nettó ajánlási pontszámokat. Az ügynök teljesítményét ezek alapján is értékelnie kell, amikor felvételeket hallgat meg vagy élő hívásokat figyel.

Hogyan biztosítok az ügyfeleknek?

Biztosítson az ügyfeleknek az identitásuk ellenőrzésével, megfelelő kérdések feltevésével és a következő lépések világos és tömör magyarázatával. Legyen hajlandó segíteni az ügyfeleknek problémáik megoldásában, és biztosítsa, hogy elégedettek legyenek a megoldással.

Hogyan értékelem a hívásközpont minőségét?

A hívásközpont minőségét értékelheti a felvett hívások meghallgatásával, az ügynök teljesítménymutató áttekintésével (pl. hívás hossza), és az ügyfelektől visszajelzést kérve az ügynökökkel való tapasztalataikról.

Tudjon meg többet

Hívásközpont követelmények ellenőrlistája
Hívásközpont követelmények ellenőrlistája

Hívásközpont követelmények ellenőrlistája

Átfogó hívásközpont követelmények ellenőrlistája, amely a szoftvert, internetet, felszerelést, technológiát, CRM-et, hívási funkciókat, személyzetet, megfelelős...

19 perc olvasás
Ügyfélszolgálati hívás minőségi ellenőrzőlista
Ügyfélszolgálati hívás minőségi ellenőrzőlista

Ügyfélszolgálati hívás minőségi ellenőrzőlista

Biztosítson kiváló ügyfélszolgálatot a LiveAgent hívásminőségi ellenőrzőlistájával. Javítsa a hívásszabványokat, oldja meg a problémákat és növelje az ügyfél-el...

12 perc olvasás
Hívásközpont biztonsági ellenőrzőlista
Hívásközpont biztonsági ellenőrzőlista

Hívásközpont biztonsági ellenőrzőlista

Biztosítsa hívásközpontját átfogó biztonsági ellenőrzőlistánkkal. Ismerje meg a hozzáférés-vezérlést, a titkosítást, a megfelelőséget és még sok mást!...

13 perc olvasás
Call Center Security +2

Jó kezekben lesz!

Csatlakozzon elégedett ügyfeleink közösségéhez és nyújtson kiváló ügyfélszolgálatot a LiveAgent segítségével.

Post Affiliate Pro Dashboard - Campaign Manager Interface