
Hívásközpont követelmények ellenőrlistája
Átfogó hívásközpont követelmények ellenőrlistája, amely a szoftvert, internetet, felszerelést, technológiát, CRM-et, hívási funkciókat, személyzetet, megfelelős...

Ez a VoIP implementációs ellenőrzőlista lépésről lépésre útmutatót nyújt a vállalkozások számára a célok meghatározásához, az infrastruktúra értékeléséhez, a szolgáltató kiválasztásához, az integrációk beállításához, a hívásfolyamatok megtervezéséhez, az alkalmazottak képzéséhez és a katasztrófa-helyreállítás megtervezéséhez, biztosítva a sikeres VoIP bevezetést.
Valószínűleg sok kérdés jár a fejében – melyik szoftvert válassza, mit kell tennie az implementáció előtt, és hogyan alkalmazkodnak az alkalmazottak?
Ne aggódjon, ezt a praktikus ellenőrzőlistát az első kézből szerzett tudás alapján hoztuk létre, amely megmutatja, mely feladatok lehetnek döntőek a zökkenőmentes átmenethez. Kövesse ezt, hogy a VoIP implementáció stresszmentes legyen.
A VoIP rendszer valami, amely teljesen megváltoztatja az üzlet működésének módját. Azonban nem túl nehéz telepíteni és beállítani, ha helyesen végzik.
A VoIP implementációs ellenőrzőlista olyan, mint egy térkép, amely megmutatja, mit kell tennie a technológia sikeres megvalósításához. Segít a projekt kezelésében is, mivel a rajta dolgozó mindenki tájékoztatott lehet a felelősségeiről.
A VoIP az Ön vállalata jövőjébe való befektetés, ezért ne becsülje alá az ellenőrzőlista egyetlen lépését sem.
A VoIP implementációs folyamat a vállalat szinte minden aspektusára vonatkozik, az ügyfélszolgálattól és támogatástól a könyvelésig. Függetlenül attól, hogy milyen szerepet tölt be a vállalatnál, ezt az ellenőrzőlistát használhatja a végrehajtandó műveletek nagy képének megismeréséhez.
Lépésről lépésre haladjon végig, és nézze meg, mit kell tennie a sikeres VoIP megoldás megvalósításához.
Melyek az Ön üzletének fő célkitűzései, mennyi pénzt költhet egy új VoIP-szolgáltatóra, és mely funkciók fontosak az Ön számára? Minél jobban meg tudja válaszolni ezeket a kérdéseket, annál könnyebb lesz olyan VoIP-szolgáltatót és rendszert találni, amely megfelel az Ön igényeinek.
Az ilyen előkészítés segít az Ön döntéshozatalában, valamint szűkíti le, mely funkciók a legfontosabbak az Ön számára. Időt is takaríthat meg azzal, hogy pontosan tudja, milyen rendszerek vagy szolgáltatások lennének a legmegfelelőbbek az Ön üzleti igényeihez.
Jó képet kaphat ezeknek az egyszerű kérdéseknek a megválaszolásával:
Ezekre a kérdésekre válaszolva jó megértésre kell szert tennie az Ön üzleti céljairól. Győződjön meg arról, hogy SMART-ok: Specifikus, Mérhető, Elérhető, Releváns és Időhöz kötött.
Például: “Célunk az átlagos válaszidő 5 másodpercre csökkentése egy hónapon belül” megfelel az összes SMART kritériumnak.
Értékelje jelenlegi telefonrendszerét annak meghatározásához, hogy milyen funkciókat igényel egy VoIP rendszertől.
Olyan VoIP-szolgáltató megtalálásához, amely képes biztosítani a keresett funkciókat és teljesíti az Ön üzletének összes elvárását.
A legfontosabb tényező valószínűleg a kezelendő hívások típusa. Például, ha a legtöbb hívás értékesítéshez vagy marketinghez kapcsolódik, szüksége lesz egy telefonrendszerre olyan funkciókat, mint a hívóazonosító és a hívásrögzítés.
Egyéb fontos tényezők:
Ezekre a válaszokra alapozva megtudhatja, mit keres egy VoIP-szolgáltatóban. Ezeket kritériumként is használhatja a különböző szolgáltatók és csomagjaik kutatásakor.
Ideje rangsorolni az Ön és csapata számára legfontosabb funkciókat.
Minél jobban megérti, mire van szüksége egy rendszerben, annál könnyebb lesz olyan rendszert találni, amely a legjobban működik a vállalata számára.
Kezdje azzal, hogy készítsen egy átfogó listát az Ön számára fontos funkciókat, és rangsorolja őket prioritás szerint. Ez segít a különböző szolgáltatók és csomagjaik összehasonlításakor.
Nézze meg a jelenlegi telefonrendszerét is, és látja, mely funkciókat használja leggyakrabban. Kérdezze meg az alkalmazottakat, és vonja be őket a folyamatba – lehetnek gondolatai olyan funkciókat illetően, amelyeket fontosnak tartanak az üzlet számára, de még nem említettük.

Ellenőrizze, hogy meglévő infrastruktúrája képes lesz-e támogatni az új VoIP rendszert.
Hogy elkerülje a nagyobb IT-problémákat, és biztosítsa, hogy elegendő sávszélessége van a VoIP-hálózaton egyszerre használó felhasználók számára. Ezenkívül a legtöbb szolgáltató megbízható kapcsolatot és VoIP-berendezéseket igényel a szolgáltatás nyújtása előtt.
Azonosítsa azoknak az alkalmazottaknak a számát, akik VoIP telefonokat fognak használni, és győződjön meg arról, hogy elegendő sávszélessége van mindannyiuk számára egyszerre. Ha nem, akkor előfordulhat, hogy frissítenie kell az internetkapcsolatot vagy új routert kell szereznie.
Tudja meg, vannak-e olyan tűzfalak, amelyek blokkolhatják a VoIP forgalmat, és állítsa be a port forwarding-ot, hogy megfelelően működjön. Ha ez nem lehetséges, fontolja meg egy további tűzfal vásárlását kifejezetten a VoIP-szolgáltatásokhoz (amely olcsóbb, mint az egész hálózati infrastruktúra frissítése).
Ellenőrizze, hogy a régi router kompatibilis-e az új VoIP rendszerrel. Ha nem, ajánlott egy újat szerezni, mivel a legtöbb router a biztonság és a megbízhatóság helyett a sebesség vagy kapacitás szempontjából készült.

Egy lehetőségre összpontosítani nem jó stratégia, ezért végezzen piackutatást, és találja meg az Ön igényeinek legmegfelelőbb VoIP-szolgáltatót.
Mivel sok különböző típusú VoIP-szolgáltató érhető el, nehéz lehet megállapítani, melyik lesz a legmegfelelőbb az Ön üzletéhez. Az kezdeti rövidlista elkészítése segíthet a választások szűkítésében és annak meghatározásában, milyen csomag működne a legjobban a jelenlegi infrastruktúrájával.
Végezzen piackutatást, beszéljen az iparág vezetőivel, és ellenőrizze a fórumokat. Ezután kutatja meg azokat a szolgáltatókat, akik felkeltették az Ön figyelmét, és készítsen listát azokról, akik az Ön által szükséges funkciókat kínálják. Hasonlítson össze olyan elemeket, mint:
és bármely más fontos tényezőt a végső döntés meghozatala előtt.

Sok szolgáltató ingyenes próbaidőszakot vagy demó verziókat kínál a szoftverükből, hogy vásárlás előtt kipróbálhassa.
Amikor lehetséges, tesztelje a szoftvert vásárlás előtt, különösen, ha olyan fontos dologra gondol, mint a VoIP. Az ingyenes próbaverziók és demó verziók kihasználásával biztosíthatja, hogy a szoftver működik a hálózatán, hogy az összes funkció elérhető, és hogy a vállalat mindenki kényelmes a használatával.
Egyszerűen lépjen kapcsolatba az Ön által érdekelt szolgáltatókkal, és kérjen próbaverziót vagy demó verziót a szoftverükből. Sok vállalat kínál ilyen típusú lehetőségeket, hogy a leendő ügyfelek képet kapjanak arról, hogy mit tartalmaz a szolgáltatásuk, és maguk is megtapasztalhatják a szoftvert.
A legtöbb szolgáltatónak ingyenes próbaverziói vagy demó verziói vannak a szoftverükből a webhelyükön. Egyszerűen keresse meg a “próbaverzió” vagy “demó” kifejezéseket, vagy lépjen közvetlenül kapcsolatba a vállalattal, és kérdezze meg, hogy van-e elérhető.

Ezt az összes lehetőség kipróbálása és a választás szűkítése után kell elvégezni.
Egyszerűen fogalmazva, nem szeretne szolgáltatót váltani, miután már megvalósította a VoIP-ot. Ezért fontos, hogy most szánjon időt, és megtudja, mi működik a legjobban a call centeréhez.
Most már csak az marad, hogy kiválasszon egyet, de ezen a ponton a jövőre is gondolnia kell. Az Ön által választott szolgáltató képes lesz-e lépést tartani a technológia változásaival és az Ön üzletének növekvő igényeivel? Megbízható az ügyfélszolgálatuk, és képesek-e versenyképes árat kínálni?
Ne feledje, hogy a VoIP implementáció hosszú távú befektetés, ezért jól átgondolt döntésnek kell lennie az Ön és az összes érdekelt fél részéről.
Tipp: Keressen olyan szolgáltatót, amely jó ügyfélszolgálatot nyújt, így mindig vannak emberek, akik segíthetnek, ha problémák merülnek fel a rendszerrel.

Az ügyfélszolgálati szoftver biztonsága a legfontosabb. A VoIP beszélgetéseket gyakran a hackerek aranybanjaként tekintik, és bizonyos kockázatokkal járnak.
Mint bármely hálózati rendszer esetében, a VoIP-ot is meg kell védeni a hackerek és más rosszindulatú fenyegetések ellen. Néhány beszélgetés elkerülhetetlenül érzékeny lesz, és nem szeretné, hogy az információ az szándékolt címzett kivételével bárki számára elérhető legyen.
Naprakészen kell tartania a VoIP rendszert a legújabb VoIP biztonsági javításokkal, és tűzfallal is rendelkeznie kell. Erősítse meg, hogy az összes alkalmazott tisztában van a phishing támadások veszélyeivel, és képezze őket a lehetséges veszélyek felismerésére.
Figyelje a szolgáltató teljesítményét, és győződjön meg arról, hogy a vonalain keresztül továbbított adatok nem sebezhetőek (pl. a forgalom titkosításával). Készítsen biztonsági tervet is vészhelyzet esetére. A biztonságos jelszóházirend használata is elengedhetetlen – a szervezet mindenki erős jelszavakat kell használnia, amelyeket gyakran módosítanak.
Tipp: Győződjön meg arról, hogy az Ön által már kiválasztott VoIP-szolgáltató megfelel az összes releváns biztonsági szabályozásnak.

Az összes adat, kontakt és egyéb információ átvitele a régi rendszerről az újra stresszes lehet. Ha azonban most nem végzi el ezt a lépést, később káoszhoz vezethet.
Adatok nélkül a VoIP telefonszolgáltatás nem működik. Az összes kontakt, üzenet és híváshistóriát át kell vinni, hogy az alkalmazottak normálisan tudjanak dolgozni – a telefonrendszer váltása nem szabad, hogy nagy hatással legyen a napi működésükre.
Manuálisan átviheti az információt, használhat automatizált migrációs eszközt, vagy kihasználhatja a régi rendszer API-ját az adatok automatikus átviteléhez. Függetlenül attól, hogy melyik módszert választja, győződjön meg arról, hogy előbb tesztelje, hogy minden zökkenőmentesen menjen.
Tipp: Ha sok adatot kell átvinnie, fontolja meg egy automatizált migrációs eszköz használatát. Ez időt és fáradságot takarít meg.

Miután minden működik, ideje elkezdeni gondolkodni azokról a kiegészítésekről és integrációkról, amelyek javíthatják a VoIP rendszert és egyszerűsíthetik az ügynökök munkafolyamatát.
Számos nagyszerű kiterjesztés van, amely javíthatja a VoIP rendszereket, például VoIP hívásirányítás, CRM integráció, chatbotok és még sok más. Ezeknek a rendszerhez való hozzáadásával növelheti az ügynökök termelékenységét és javíthatja az ügyfélszolgálatot.
A legtöbb kiegészítés és integráció könnyen beállítható – csak töltse le a szoftvert, telepítse és konfigurálja. Azonban néhány több munkát igényel – például a VoIP rendszer CRM-mel való integrálása. A folyamat a szolgáltatótól függ, de szerencsére a legtöbb útmutatókat és támogatást nyújt az Ön segítésére.

A VoIP implementációs folyamat nem ér véget az új rendszer telepítésével – ahhoz, hogy hatékonyan működjön, gondolkodnia kell az ideális hívásfolyamatról is.
A jól megtervezett hívásfolyamat meghatározza, hogyan kezeljenek az ügynökök hívásokat, milyen típusú információkat kell gyűjteniük az ügyfelektől, és milyen gyorsan tudnak hívásokat átirányítani.
Az első lépés az ügyfelek igényeinek azonosítása – mit akarnak, amikor felhívják az Ön vállalatát? Ezután el kell döntenie, milyen gyorsan válaszoljanak az ügynökök a hívásokra. A hívásfolyamat megtervezése nem könnyű feladat, de sok időt és erőfeszítést igényel.
Fontolja meg, hogy kérjen segítséget azoknak, akik ezen a területen szakosodtak, ha úgy érzi, hogy a hívásfolyamata javítható.
Tipp: Győződjön meg arról, hogy a hívásfolyamat könnyen érthető az ügynökök számára, és hogy világos mindenki számára, aki érintett.
A rendszer maximális kihasználásához integrálja a VoIP-szolgáltatót megfelelő call center szoftverrel.
A hívásirányítás növeli az ügyfél-elégedettséget, csökkenti az üzemeltetési költségeket, és segít a hívások lehető leggyorsabb kezelésében.
Az első lépés a vállalat kommunikációs szerkezetének térképezése. Ez segít azonosítani a különböző osztályokat és az általuk kezelt hívások típusát.
Ezt követően létre kell hoznia útválasztási szabályokat az egyes hívástípusokhoz. Ezek meghatározzák, hogyan kezeljenek az ügynökök hívásokat, mikor irányítsák át őket egy másik osztályra, és ki vegye fel őket.
Ezt úgy érheti el, hogy olyan szoftvert választ, amely integrálódik a VoIP-szolgáltatóval. A legjobb választás itt a LiveAgent call center szoftver lehet, amely az 99%-ával kompatibilis.
Például az ügynökhöz irányított hívások másodpercszámának beállításával, és ennek eredményeként csökkentse a várakozási időt. Azt is eldöntheti, hogy egy bejövő hívás meddig marad a sorban – ezen az előre meghatározott időn túl a hívás az IVR offline szakaszában folytatódik.
Ezek a funkciók mind arra irányulnak, hogy zökkenőmentes élményt biztosítsanak az ügyfeleknek. Sőt, a LiveAgent 24/7 ügyfélszolgálatot nyújt, hogy biztosítsa, hogy függetlenül attól, hogy a call center milyen időben működik, mindig professzionális segítséget kap.

Ez egy szükséges lépés, ha azt szeretné, hogy csapata termelékeny legyen, motivált maradjon, és mindig professzionális ügyfélszolgálatot nyújtson.
Kezdeti képzés nélkül az alkalmazottak nem tudják, hogyan kell használni az új VoIP rendszert. Ez sok kérdéshez, frusztrációhoz és ennek eredményeként elégedetlen ügyfelekhez vezet.
Egy átfogó képzési programot és gyakorlati képzési lehetőségeket kell megterveznie. Ezeknek mindent tartalmazniuk kell, az egyes funkciók működésétől a legjobb gyakorlatokig a hívások kezdeményezésekor és fogadásakor, hogyan kezeljenek az ügynökök az ügyfelek kéréseit stb.
Tipp: Győződjön meg arról, hogy a képzési program könnyen követhető, és az alapokat lefedi. Ha sok alkalmazottja van, fontolja meg egy online képzési kurzus vagy videó oktatóanyag használatát.
Ez egy kötelező tervezési folyamat, amely lehetővé teszi az üzlet folyamatos működését előre nem látható körülmények, például áramkimaradások vagy szerver összeomlások stb. esetén.
Ha a telefonrendszer nem működik megfelelően vagy egyáltalán nem működik, ez súlyos következményekkel járhat a vállalat számára, például ügyfelek elvesztésével, csökkent termelékenységgel és még sok mással.
Ez egy lépés, amelyet gyakran figyelmen kívül hagynak, de sok problémát megspórolhat a jövőben. A számhozzárendelés ellenőrzésével biztosíthatja, hogy az összes szám a megfelelő mellékekhez és eszközökhöz van hozzárendelve.
Ha egy ügyfél a rossz osztálytól vagy ügynöktől kap hívásokat, és fordítva, zavarónak tűnhet.
Ellenőrizze a mellékekhez és eszközökhöz hozzárendelt számokat a fiókjába való bejelentkezéssel. Ha eltéréseket talál, módosítást kérhet a szolgáltató ügyfélszolgálati csapatához fordulva.
Tipp: Mindig tartsa naprakészen a kapcsolattartási adatait, hogy a szolgáltató vészhelyzet esetén el tudjon érni.

Az automatikus operátor a hívás elején az első benyomást keltő. Használja ki ezt, és rögzítsen egy üdvözletet, amely arra ösztönzi a hívókat, hogy maradjanak a vonalon.
Az ügyfél tudni fogja, hogy a megfelelő számot hívta, és nem kell hosszú ideig várakoznia a vonalon, amíg egy ügynök elérhető lesz.
A hangposta üdvözletének rögzítéséhez be kell jelentkeznie a szolgáltató fiókjába, és létre kell hoznia egy új üzenetet. Ügyeljen arra, hogy tartalmazza az összes szükséges információt, például az osztály nevét, a működési órákat és a kapcsolattartási számot.
Tipp: Az egyszerű “halló” és “köszönöm” mellett jó ötlet egy személyes érintést hozzáadni.

Ez a VoIP implementációs folyamat utolsó lépése. A VoIP tesztelési fázis befejezésével ellenőrizheti, hogy minden a várt módon működik-e, és nincsenek-e problémák az új rendszerrel.
Időt takarít meg azzal, hogy nem kell újrakonfigurálnia a dolgokat, ha valami nem működik megfelelően az elejétől. Ezenkívül, ha problémák vannak a telefonrendszerrel, azok ebben a folyamatban felfedezhetők és megoldhatók, mielőtt az ügyfeleket érintenék.
A teszthívások végzéséhez be kell jelentkeznie a szolgáltató fiókjába, és meg kell próbálnia néhány különböző számot tárcsázni. Ügyeljen arra, hogy ellenőrizze az összes funkciót, például a hangpostát, a hívásátirányítást és az új rendszer használatával végzett hívások minőségét.
Tipp: A teszthívások végzésének legjobb ideje az üzleti órák előtt, amikor nincsenek ügyfelek körül, vagy egy olyan időszakban, amikor az ügynökök nem foglaltak.

Az implementáció előtt:
Implementáció:
A VoIP a Voice over Internet Protocol rövidítése, és ez egy olyan technológia, amely lehetővé teszi telefonhívások kezdeményezését szélessávú internetkapcsolat használatával a hagyományos telefonvonal helyett. Sokkal olcsóbb és sokkal rugalmasabb, mint a hagyományos telefonszolgáltatás. A VoIP használatához speciális szoftvert kell telepítenie a számítógépre vagy okostelefonra, amely lehetővé teszi az interneten keresztüli hívások kezdeményezését és fogadását.
A VoIP az Internet Protocol (IP) protokollt használja a hanyadatok online küldéséhez. Úgy működik, hogy az analóg audiójeleket digitális csomagokká alakítja, amelyeket IP-hálózatokon keresztül továbbítanak, például az e-mailhez és a böngészéshez használt hálózatokon. Ezek a csomagok bárhová a világon elküldhetők, ahol internetkapcsolattal rendelkező két eszköz között elérhető kapcsolódási pont van.
Szélessávú kapcsolatra van szüksége legalább 100 kbps sebességgel hívásonként. Az optimális teljesítmény érdekében azonban ajánlott egy szélessávú kapcsolat 500 kbps vagy gyorsabb sebességgel.
Igen, a VoIP-nak fényes jövője van. Várható, hogy a VoIP a következő években továbbra is gyors ütemben fog növekedni. A 2021-ben 85 milliárd dolláros globális VoIP-szolgáltatások piaca várhatóan 2026-ra meghaladja a 100 milliárd dollárt.
Igen, beállíthatja saját VoIP rendszerét. Ez azonban sok munkát és technikai szakértelmet igényel. Ezenkívül speciális hardvert és szoftvert kell vásárolnia vagy bérelnie. Alternatívaként használhat felhőalapú VoIP-szolgáltatót.
A VoIP üzlet alapítása nem olyan nehéz, mint amilyennek tűnik. Valójában a munka nagy része távolról végezhető. Az első lépés egy VoIP-szolgáltató kiválasztása és regisztrálása a szolgáltatásukra. Ezután meg kell vásárolnia vagy telepítenie kell a szükséges szoftvert az eszközökre. Végül konfigurálja telefonrendszerét a szükséges hardverrel és szoftverrel.
A VoIP sikeres megvalósításához a minimális követelmények egy megbízható internetkapcsolat, VoIP-kompatibilis telefonok vagy szoftfonok, valamint egy felhőalapú VoIP-szolgáltató.

Átfogó hívásközpont követelmények ellenőrlistája, amely a szoftvert, internetet, felszerelést, technológiát, CRM-et, hívási funkciókat, személyzetet, megfelelős...

Fedezzen fel költséghatékony VoIP szolgáltatókat fejlett funkciókkal, mint a videohívás és kiváló hangminőség. Válassza ki a legjobban megfelelőt még ma!...

Egyszerűsítsd le a call center beállítását az utolsó ellenőrzőlistánkkal! Ismerd meg a célokat, eszközöket, bevezetést és tippeket a sikerhez. Kezdj most!...