E-mail kezelő szoftver
Fedezze fel a legjobb e-mail kezelő szoftvereket a kommunikáció egyszerűsítéséhez és a termelékenység növeléséhez. Ismerje meg a legfontosabb funkciókat, árakat...
42 perc olvasás
Email Management
Customer Service
+5
A rossz e-mail példák fontossága
Az e-mail gyors és hatékony módja az emberekkel való kapcsolatfelvételnek, és az üzleti kommunikáció nagy része. Kiváló módja lehet a potenciális ügyfelekkel, meglévő vásárlókkal, csapattagokkal, érdekelt felekkel és lehetséges partnerekkel való kapcsolatok kiépítésének.
Azonban, ha nem vigyáz, az e-mailei nem professzionálisnak vagy akár durvának tűnhetnek.
Ebben az útmutatóban megvizsgálunk néhány rosszul megírt e-mail példáját, és megbeszéljük, hogyan kerülheti el ugyanezeket a hibákat, és ne kelljen majd bocsánatkérő üzeneteket írnia.
Az e-mail az üzleti tulajdonosok vagy alkalmazottak eszköztárának egyik legfontosabb eszköze, mivel ez a kommunikációs módszer mindentől használható, a marketingtől a hideg e-mail kimenetelésen keresztül az ügyfélszolgálatig. Azonban, ha nem megfelelően végzik, az e-mail több kárt okozhat, mint hasznot.
Ezért hasznos, ha van néhány nem professzionális e-mail gyakorlat példája, amelyre hivatkozhat, mielőtt üzeneteket küldene potenciális ügyfeleknek vagy kollégáknak.
Ha tudja, mit ne tegyen, képes lesz hatékony üzleti e-maileket írni ahelyett, hogy olyanokat írna, amelyeket még csak meg sem nyitnak, vagy ami még rosszabb – megsértik professzionális képét.
Hogyan kerüljük el a rossz e-mail tárgyakat
Az összes elküldött e-mail tárgysorának tömörnek és relevánsnak kell lennie az üzenet tartalmához. Ezért mindig adja meg az e-mail témáját a fejlécben, és ne csak valami homályos dolgot, mint a “halló”.
Például, ha e-mailt küld valakivel való kapcsolatfelvételhez, akit egy közelmúltbeli eseményen ismert meg, a “Jó volt találkozni Önnel a konferencián múlt héten” tárgysor kontextust ad a címzettnek. Pontosan tudni fogja, hogy az e-mail miről szól, és sokkal hatékonyabb lesz, mint az “Halló, beszéljünk össze”, amely valószínűleg figyelmen kívül hagyják vagy kihagyják a zsúfolt postafiókban.
Még fontosabb, hogy tisztázza az üzenet témáját a tárgysorban, ha hideg e-mailt küld, mivel a címzett nem ismeri fel a feladó nevét.
Amikor egy e-mailre válaszolnak, és a beszélgetés folytatódik, szokásos, hogy a tárgysor “RE: " előtaggal kezdődik. Ez elfogadható gyakorlat, amíg a vita témája nem változott meg, ebben az esetben jó, ha a fejléc megváltozik, hogy releváns maradjon az aktuális témához, és ennek megfelelően új e-mail szál jön létre.
Ezenkívül mindig kerülje az összes nagybetűs vagy túlzott felkiáltójel használatát a tárgysorban, mivel ez agresszívnek vagy nem professzionálisnak tűnhet. Sőt, az ilyen formázás vagy írásjelek használata spamszűrőket aktiválhat, és megakadályozhatja, hogy az üzenet a címzett fő postafiókjába érkezzen.
Rossz e-mail tárgyak példái
- SÜRGŐS!!!!
- Beszélnünk kell
- Felhasználhatom az agyát?
- Gyors kérdés
- Csak utánakérdezek
- Halló!
- Hogy vagy?
- Re: Re: [Téma]
- Fwd: Fwd: [Téma]
- Láttad ezt???
Hogyan ne írjunk rossz e-mailt
Az e-mail törzséhez fontos udvarias és professzionális hangnemet használni. Ez azt jelenti, hogy nem használunk olyan szlengeket, rövidítéseket vagy szakkifejezéseket, amelyeket a címzett nem érthet meg, valamint olyan emotikonokat, amelyeknek nincs helye a formális kommunikációban.
Jó az is, ha kerüljük a vicceket, szellemes megjegyzéseket vagy szarkazmust, mivel ezek nem fordítódnak jól szövegben, és kínos vagy kellemetlen félreértésekhez vezethetnek. Ugyanez vonatkozik a kollégákkal vagy a magánélettel kapcsolatos panaszokra vagy pletykákra, amelyeket személyes e-mailekre kell korlátozni.
Ezenkívül tartsa az e-mail üzeneteket a lehető legrövidebbre és tömörebbé. Senki sem akar hosszú és kusza e-mailt olvasni, ezért menjen egyenesen a lényegre, és adjon meg minden releváns információt vagy mellékletet előre.
Az e-mail törzsébe való túlzott nagybetűs írás, ahogy a tárgysor esetében is, agresszívnek tűnhet, és potenciálisan spamszűrőket aktiválhat. Szükségtelen különböző színeket és/vagy betűtípusokat használni, mivel az egyéni szöveg továbbra is az alapértelmezett módon jelenhet meg a címzett számára, vagy ami még rosszabb, olvashatatlan lehet.
Az üzenet törzséhez gyenge és nem hatékony nyitósor használatával kezdeni egy másik biztos módja a rossz benyomás keltésének. Néhány közhelyes megoldás közé tartozik a “Halló”, és az “Remélem, jól van”. Ezek a sorok gyakran túlhasználtak és klisék.
Az e-mail formázása üzleti levéltől eltérő módon egy másik hiba. Ez magában foglalja az említett nagybetűs írást, színeket és betűtípusokat, valamint a vitához nem kapcsolódó videók vagy képek hozzáadását.
A rossz e-mail egy másik eleme az egyértelmű Cselekvésre való felhívások (CTA-k) vagy azok túlhasználata. Az e-mail címzettnek szóló utasítás, amely megmondja, hogy mit tegyen ezután, például “Kérjük, hívjon vissza a lehető leghamarabb”, hatékony lehet. Azonban, ha a CTA-k homályosak, vagy sok van belőlük, teljesen figyelmen kívül hagyhatják őket.
Mit tartalmazhat egy rossz e-mail
- Szleng
- Rövidítések
- Szakkifejezések
- Emotikonok
- Viccek
- Szellemes megjegyzések
- Szarkazmus
- Panaszok
- Pletyka
- Túl sok információ
- Hosszú szövegblokkok
- Túlzott nagybetűs írás
- Szükségtelen színek és/vagy betűtípusok használata
- Gyenge vagy nem hatékony nyitósor
- Irreleváns képek, videók vagy egyéb média
- Egyértelmű vagy túlhasznált CTA-k
- Személyes aláírás kép
- Szószámos jogi nyilatkozatok vagy üzenetek az aláírás után
Nem professzionális e-mail példák és sablonok
SÜRGŐS!!!!
Halló [Név]!
Sajnálom, hogy zavartalak, de segítségre van szükségem [Probléma] AZONNAL!!!
KÉRLEK, VÁLASZOLJ AZONNAL!
Előre is köszönöm!
[Az Ön neve]
Beszélnünk kell
Halló,
Hogy vagy?
Van időd egy gyors hívásra? Szeretnék tőled egy szívességet kérni.
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Felhasználhatom az agyát?
Tárgy: Felhasználhatom az agyát?
Csak azt gondolom, hogy tudnál-e nekem egy gyors szívességet tenni?
Remélem, hogy vissza tudnál hívni a lehető leghamarabb. Kérjük, tudassa velem, hogy ez működik-e számodra.
Köszönöm
Gyors kérdés
Halló [név],
Remélem, jól van. Azt gondoltam, hogy tudnál-e segíteni egy [Probléma] megoldásában, amellyel szembesülök.
Megpróbáltam elérni [Kollégája neve] -t, de most túl elfoglalt, ezért a segítséged nagyon értékelném.
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Csak utánakérdezek
Kedves [név],
Köszönöm az e-mailt. Elnézést kérek a kellemetlenségért. Azonban nem tudok segíteni abban a problémában.
Kérjük, hívja az ügyfélszolgálatot a [telefonszám] számon.
Köszönöm az időt.
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Ennek az üzenetnek és bármely mellékletének tartalma bizalmas. Ha ezt az e-mailt hibásan kapta, kérjük, értesítsen bennünket erre az üzenetre válaszolva, majd törölje azt. Az e-mail vagy bármely melléklet tartalmának másolása, továbbítása vagy bármilyen módon történő nyilvánosságra hozatala bárki számára tilos. Az e-mail integritása és biztonsága nem garantálható az interneten keresztül, ezért a feladó nem felelős az e-mail által okozható károkért.
Halló!
Halló [Név],
Én [Az Ön neve] vagyok, egy [Pozíció] a [Cég neve] -ből.
[Weboldal]
Mi [Termék/Szolgáltatás] -t értékesítünk, amely segít az [Iparág] embereknek megoldani [Probléma] -t.
[További információ]
Ha további információra van szüksége, a [Termék/Szolgáltatás] oldalra mehet az alábbi gombra kattintva.
[Kattintson]
Ha bármilyen kérdése van, ne habozzon kapcsolatba lépni velem, és szívesen válaszolok.
[Kérdések?]
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
[LinkedIn]
Hogy vagy?
Halló [Név]
Jó volt veled tegnap beszélgetni. Jó lenne, ha lenne időd hamarosan újra beszélni, hogy folytassuk a [Téma] -ról való beszélgetést. Úgy gondolom, hogy nagyszerű dolgokat tudnánk csinálni együtt.
Egyébként hallottál már arról, ami [Kollégája neve] -vel történt? Személyesen kell majd beszélnünk róla legközelebb!
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Re: Re: [Téma]
Halló mindenki,
Megint én
Sajnálom, elfelejtettem csatolni a mellékletet.
Íme ezúttal:
[Melléklet]
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
—————————————————————————–
Halló mindenki
A múlt héten [Téma] -ról folytatott megbeszélésünk nyomán csatolok egy dokumentumot az összes további információval, amelyre szüksége lehet.
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
—————————————————————————–
Köszönöm, hogy részt vettél tegnap a megbeszélésen. Jövő héten további részleteket küldök.
Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Fwd: Fwd: [Téma]
Halló mindenki
Tudna valaki segíteni [Név] -nek a [Probléma] -val (kérjük, lásd az alábbi üzeneteket)?
Ez kívül esik a szakterületemen.
Üdvözlettel
[Az Ön neve]
—————————————————————————–
Halló [Az Ön neve],
Éppen most kaptam az alábbi üzenetet, és azt gondoltam, hogy talán jobban tudnál segíteni, mint én.
Kérjük, tudassa velem, és válaszoljon közvetlenül [Név] -nek, ha tudnál segíteni.
Üdvözlettel,
[Kollégája neve]
—————————————————————————–
Kedves [Kollégája neve]
[Közös ismerős neve] azt javasolta, hogy lépjek kapcsolatba, mivel úgy gondolja, hogy az Ön tudása a [Szakterület] -ben segíthetne megoldani a [Probléma] -t, amellyel szembesülök.
Ha bármilyen módon tudnál segíteni, nagyszerű lenne egy hívást ütemezni, amikor van időd.
Üdvözlettel,
[Név]
Láttad ezt???
Halló mindenki,
Azt gondoltam, hogy tetszhet neked!
[Beillesztett gif]
[Az Ön neve]
Rossz e-mail gyakorlatok
- Túl sok címzett a “Címzett:” mezőben – használjon e-mail listákat, ha egyszerre sok embernek küld üzenetet.
- Valaki Cc-zése vagy Bcc-zése az ő tudta nélkül – csak az ő beleegyezésével vegyenek fel valakit egy beszélgetésbe, különben félreértésekhez vezethet.
- Elfelejt csatolni egy fájlt, amely az e-mailben említésre került – ez egy gyakori hiba, és frusztráló lehet az e-mailezettnek. Ezután egy követő e-mailt kell küldenie a melléklettel, amely esetleg zsúfolttá teheti a címzett postafiókját.
- Nagy mellékletek küldése – ha nagy fájlt küld, töltse fel egy felhőtárolási szolgáltatásba, például a Google Drive-ba vagy a Dropboxba, és ossza meg a linket helyette.
- Válaszoljon mindenkinek, ha nem szükséges – csak akkor vegyenek fel mindenkit a beszélgetésbe, ha a válasza releváns mindegyikük számára.
- Továbbítás továbbítása – kerülje el, hogy egy e-mailt annyiszor továbbítson, hogy az eredeti üzenet alig felismerhető. Ha egy korábbi e-mailt továbbít, csökkentse le a releváns részekre.
- Nem tartalmaz üdvözlést (például Kedves) vagy lezárást (például Üdvözlettel) – ezek alapvető udvariasságok, amelyeket nem szabad figyelmen kívül hagyni az e-mail kezdésekor vagy lezárásakor.
- Hiányzik a “feladó” név – ha nem tartalmazza a nevét az e-mailben, a címzett nem tudja, hogy kitől van. Ez különösen zavaró lehet, ha egy e-mail szálra válaszol, ahol a többi résztvevő nevei láthatók.
- Nem ellenőrzi az e-mailt az elküldés előtt – mindig szánjon néhány percet az üzenet elolvasására az elküldés előtt, hogy elkerülje a kínos gépelési hibákat vagy nyelvtani hibákat.
- E-mail küldése, amikor ideges vagy – mindig jó, ha néhány órát (vagy még jobb, egy napot) vár, mielőtt elküldené az olyan dühös üzenetet, amelyet később megbánt.
- Valami írása egy e-mailben, amikor azt személyesen mondhatnád a címzettnek – ha lehetséges, gyakran jobb egy beszélgetést folytatni, ahelyett, hogy e-mailen keresztül próbálnál dolgokat rendezni.
- Nem professzionális e-mail cím használata – ha az e-mail cím valami olyasmi, mint “iluvkitties@gmail.com ”, ideje új e-mail címet létrehozni üzleti célokra.
- Elégtelen személyre szabás az elégtelen kutatás miatt – az általános üzenetek nagyobb valószínűséggel lesznek figyelmen kívül hagyva. Szánjon időt arra, hogy megismerje a címzettet és azt, hogy mi érdekelheti, mielőtt elkezd írni.
- Hiányzik a címzett számára nyújtott előny – minden e-mailnek van célja, és ennek a célnak egyértelműnek kell lennie az e-mailt küldő személy számára. Győződjön meg arról, hogy az üzenet olyan, amit hasznosnak vagy érdekesnek talál majd.
- Aláírás teljes hiánya – legalábbis adja meg a nevét és elérhetőségi adatait, hogy a címzett tudja, hogyan léphet kapcsolatba Önnel. Hozzáadhatja a beosztást, a céget és egyéb releváns információkat, például közösségi média profilokat is.
- Üzenetek küldése rossz címzetteknek – bár különösen kínos, könnyebben megtörténhet, mint gondolnánk. Mindig kétszer ellenőrizze a címzettet az elküldés előtt.
Összefoglalás
A rossz üzleti e-mailek időt, pénzt és ügyfeleket költségeztethetnek. Ne felejtse el ellenőrizni az üzeneteket, tisztelje meg a címzett idejét, és győződjön meg arról, hogy az e-mailnek van célja.
Az egyszerű tippek követésével és a fent említett rossz példák megismétlésének elkerülésével biztosan jó benyomást fog kelteni az üzleti levelezésével.
