Válságkommunikációs terv ellenőrzőlista
Készítsen hatékony válságkommunikációs tervet a LiveAgent ellenőrzőlistájával. Azonosítsa az érintetteket, készítse el az üzeneteket, képezze a csapatokat, és m...
10 perc olvasás
A kommunikációs tervek azt írják le, hogy egy vállalkozás, szervezet vagy egyén hogyan lép kapcsolatba belső és külső érdekelt feleivel, hogy naprakészen tartsa őket a legújabb fejleményekről.
Tartalmazza a kommunikációs stratégiák és taktikák ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan elemeit, amelyek egy adott projektre vagy kampányra vannak szabva.
Ebben a blogbejegyzésben olyan kommunikációs terv sablonokat biztosítunk, amelyeket saját vállalkozásában használhat, amikor különféle típusú üzeneteket kell eljuttatnia különféle részvényesekhez. Megvitatunk továbbá néhány tippet egy hatékony kommunikációs terv létrehozásához.
A kommunikációs terv fontossága
A mai gyors és folyamatosan változó világban fontosabb, mint valaha, hogy világos és tömör kommunikációs terv legyen a helyén, amely készen áll arra, amikor szükség van rá.
Enélkül az üzletek könnyen elmerülhetnek a részletekben és elmulaszthatják a fontos lehetőségeket az érdekelt felekkel való kapcsolatfelvételre, vagy nem teszik ezt elég gyorsan.
A kommunikációs terv sablon értékes eszköz lehet minden méretű szervezetek számára. Függetlenül attól, hogy az alkalmazottakkal, ügyfelekkel, partnerekkel vagy a médiával kommunikál, egy kommunikációs terv segíthet biztosítani, hogy az üzenete világos, tömör és célzott legyen.
Hogyan kell címet adni egy kommunikációs tervnek
Ennek a dokumentumnak a címe tükrözze annak célját, amely általában (de nem mindig) azt jelenti, hogy tartalmazza a “kommunikációs terv” kifejezést és néhány konkrét részletet. Így mindenki, aki kapcsolatba kerül a dokumentummal, tudni fogja, hogy mire való, és könnyen hivatkozhat rá, amikor szükséges.
Például, ha a kommunikációs terv egy új termék bevezetésére vagy egy bizonyos marketingkampányra vonatkozik, akkor olyan címet adhat neki, amely pontosan ezt jelzi. A cím egyéb elemei közé tartozhatnak a kommunikációs terv érvényes dátumai és a szervezet vagy csapat neve, amelyre vonatkozik.
Az ilyen típusú információ a dokumentum tárgyában való feltüntetése tájékoztatja az érintett feleket az üzenetküldési tervről, és mindenkit egy oldalra helyez azzal kapcsolatban, hogy mikor lehetnek vagy kell, hogy megtörténjenek bizonyos kommunikációs tevékenységek.
Kommunikációs terv tárgysor példák
- Új termék bevezetésének kommunikációs terve
- [Cím]: Marketingkampány kommunikációs terve
- [Vállalat neve] Belső kommunikációs terve
- Stratégiai kommunikációs terv: [Vállalat neve]
- [Projekt neve] Projektmenedzsment kommunikációs terve
- Új [Változás a vállalatnál] kommunikációs terve
- Kommunikációs terv az érdekelt felekkel: [Vállalat neve]
- [Kezdő dátum] – [Befejezési dátum]: Márciusi kommunikációs terv
Hogyan kell írni egy kommunikációs tervet
A kommunikációs terv megkezdésének módja a kommunikáció céljától vagy típusától függ.
Néha hasznos egy bevezetéssel kezdeni, amely kontextust biztosít és meghatározza a követendő kommunikációs stílust, míg más esetekben célszerűbb közvetlenül a kommunikációs célokra és stratégiákra térni.
Általánosságban hasznos lesz az alábbi lépéseket követni egy hatékony kommunikációs terv írásához, amely biztosítja, hogy az üzenete eltalálja a célt:
- Végezzen auditot a meglévő kommunikációs stratégiáján (ha alkalmazható) – ez lehetővé teszi, hogy azonosítsa a problémás területeket vagy tartalmi hiányosságokat (pl. hiányzó marketinganyagok), amelyeket be kell foglalni az új vagy frissített tervbe.
- Határozzon meg SMART célokat a kommunikációs tervéhez – olyan célok meghatározása, amelyek Specifikusak, Mérhetőek, Elérhetőek, Relevánsak és Időhöz kötöttek, segít meghatározni annak hatékonyságát.
- Fejlessze ki szervezete missziós nyilatkozatát, alapvető értékeit és kulcsfontosságú üzeneteit – ezeknek kell lennie az alapjául az összes kommunikációs stratégiának és tevékenységnek. Ezeket a kommunikációs tervben kifejezetten is meg lehet adni.
- Azonosítsa a kommunikációs terv célközönségének szegmenseit – a címzett ismerete és megértése megkönnyíti a megfelelő hangnem beállítását.
- Döntse el, hogy mely csatornákon keresztül fogják az üzeneteket eljuttatni – hogy az üzenet célközönségéhez való eljuttatás legjobb módja az e-mail vagy sajtóközlemény lenne-e, például befolyásolja a kommunikációs terv írásának módját.
- Jelöljön ki felelős feleket – döntse el, hogy ki lesz felelős a kommunikációs terv végrehajtásáért a különféle csatornákon és az egyes különböző közönségek felé.
- Számítsa ki, hogy az egyes lépések mennyi időt vesznek igénybe, és így a kommunikációs terv teljes időtartama – ez szükséges az idősor tisztázásához és a költségvetés elosztásához a szükséges erőforrások rendelkezésre bocsátásához.
- Mérje meg a terv eredményeit az érintett felekkel való kommunikáció után – a fejlesztési lehetőségek felismerése azt jelenti, hogy frissítheti stratégiáját annak hatékonyságának növelése érdekében.
Mit kell tartalmaznia egy kommunikációs tervnek
- Cél – amit ez a konkrét kommunikációs terv el akar érni
- Célközönség – az üzenetküldés célközönsége
- Dátumok – mikor készült és/vagy mikor lesz érvényes ez a konkrét kommunikációs terv
- Módszerek – mely kommunikációs csatornákon keresztül fogja elküldeni az üzeneteket
- Szerepek és felelősségek – milyen feladatokat végez az egyes érintett felek
- Teendők és tilalmak – jó gyakorlatok és gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni a projekt érdekelt feleivel való kommunikáció során
- Eszkalációs keretrendszer – pl. az “első védelmi vonal” és az “nagyobb válaszcsapat” azonosítása
- Frissítések – hogyan és mikor kell módosítani a dokumentumot egy hatékony kommunikációs terv fenntartásához
Kommunikációs terv példák és sablonok
Új termék bevezetésének kommunikációs terve
[Vállalat neve]: [Termék neve] Bevezetési kommunikációs terve
Ez a kommunikációs terv a [Termék neve] bevezetésére vonatkozik, és [kezdő dátum] – [befejezési dátum] között érvényes, a [bevezetési dátum] bevezetési dátuma előtt és után.
Célok: • Biztosítsa, hogy az összes alkalmazott tudjon a bevezetési dátumról és rendelkezzen a szükséges információkkal a termékről • Keltsen izgalmat és érdeklődést a termék iránt az alkalmazottak között • Adjon világos és tömör üzenetet az ügyfeleknek a termékről • Kezelje az elvárásokat a szállítási időkkel és a rendelkezésre állással kapcsolatban
Kommunikációs csatornák: • E-mail • Sajtóközlemény • Közösségi média bejegyzés – [1. csatorna], [2. csatorna], …
Bevezetési fázisok: • Bevezetés előtti tevékenységek • Bevezetés napja • Bevezetés utáni követés
Bevezetés előtti tevékenységek (a bevezetés előtt [X] hónappal): • [Tevékenység 1] • [Tevékenység 2] • [Tevékenység 3] …
Bevezetés napja: • Élő termékbemutatás • Interjúk a [Médiaszervezetekkel] • Reakciók nyomon követése
Bevezetés utáni követés (a bevezetés után legfeljebb [X] hónappal): • [Tevékenység 1] • [Tevékenység 2] • [Tevékenység 3] …
Szerepek és felelősségek: • [1. személy] felelős lesz az összes kommunikációs anyag elkészítéséért • [2. személy] felelős lesz a kommunikációs anyagok médiához való elküldéséért • [3. személy] felelős lesz az ügyfélkérdések kezeléséért
Teendők: • Hozzon létre egy kommunikációs ütemtervet, hogy biztosítsa az összes kommunikációs tevékenység időben és koordináltan történjen • Használjon vizuális elemeket (pl. képek, infografikák) a szöveg feldarabolásához és az érdeklődés felkeltéséhez • Ellenőrizze az összes kommunikációs anyagot az elküldés előtt
Tilalmak: • Ne terhelje túl az érdekelt feleket túl sok információval egyszerre – rendszeres alapon adjon frissítéseket, hogy elkerülje a túlterhelést. • Ne felejtse el a cselekvésre való felhívást (pl. látogassa meg a webhelyünket, iratkozzon fel a hírlevelünkre) az olvasó bevonásához • Ne hanyagolja el a kommunikációs anyagok tesztelését (pl. próba e-mail küldése) az érdekelt felek teljes listájához való küldés előtt
Eszkalációs keretrendszer: • Ha problémák merülnek fel a kommunikációs tervvel, forduljon a [Felelős személyhez]. • Ha a [Felelős személy] nem érhető el, forduljon a [Alternatív kapcsolathoz]
Frissítések: • Ez a kommunikációs terv [felülvizsgálati dátum] napon lesz felülvizsgálva és véglegesítve • Módosítások történhetnek a kommunikációs célok, a célközönség és a csatornák tekintetében • A frissített kommunikációs terveket el kell küldeni a [Belső csapatnak/Felelős osztálynak]
[Cím]: Marketingkampány kommunikációs terve
A [Vállalat neve] [Termék neve] marketingkampányát indítja [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között.
Célok: • [Cél 1] • [Cél 2] • [Cél 3] …
SWOT elemzés: • Erősségek – [Erősség 1], [Erősség 2], [Erősség 3], … • Gyengeségek – [Gyengeség 1], [Gyengeség 2], [Gyengeség 3], … • Lehetőségek – [Lehetőség 1], [Lehetőség 2], [Lehetőség 3], … • Fenyegetések – [Fenyegetés 1], [Fenyegetés 2], [Fenyegetés 3], …
Taktikák: • [Taktika 1] • [Taktika 2] • [Taktika 3] …
Csatornák: • E-mail • Fizetett keresés • Megjelenítési hirdetések • Közösségi média – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Sajtóközlemény • Blogbejegyzés • Események és webináriumok – [Esemény 1], [Esemény 2], [Esemény 3], …
Szerepek és felelősségek: • [Felelős személy/csapat 1] felelős lesz az összes kommunikációs anyag elkészítéséért. • [Felelős személy/csapat 2] felelős lesz a kommunikációs anyagok médiához való elküldéséért. • [Felelős személy/csapat 3] felelős lesz az ügyfélkérdések kezeléséért. • [Felelős személy/csapat 4] felelős lesz a költségvetés kezeléséért.
Költségvetés: • $[X] a [Taktika/Csatorna 1] számára • $[Y] a [Taktika/Csatorna 2] számára • $[Z] a [Taktika/Csatorna 3] számára …
Értékelés: • [KPI 1] ezt a marketingkampányt sikerének mérésére fogják használni • [KPI 2] hetente nyomon követik és jelentik a [Felelős személynek/csapatnak] • [KPI 3] …
Ütemterv: • [Tevékenység 1] – [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között • [Tevékenység 2] – [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között • [Tevékenység 3] – [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között …
Ez a kommunikációs terv [felülvizsgálati dátum] napon lesz véglegesítve, és ezért a dátumig változásoknak van kitéve.
[Vállalat neve] Belső kommunikációs terve
Célok: Biztosítsa, hogy az összes érdekelt fél naprakészen legyen a fejleményekről, és hogy a kommunikációs csatornák nyitva maradjanak.
Helyzetelemzés: A [vállalat neve] belső kommunikációja olyan területként azonosítható, amely fejlesztésre szorul. Különösen a vezetés és a személyzet közötti kommunikáció, valamint a csapattagok közötti kommunikáció azonosítható fejlesztésre szorulóként.
Érdekelt felek: a [vállalat neve] összes alkalmazottja
Megvalósítás: • Kommunikációs tervet fognak bevezetni a [vállalat neve] kommunikációjának javítása érdekében • Az összes alkalmazottat tájékoztatni fogják a kommunikációs tervről és annak szerepéről • A kommunikációs tervet rendszeres alapon felülvizsgálják és szükség szerint frissítik
Érintett csapatok: Vezetési csapat, HR csapat, kommunikációs csapat
Szerepek és felelősségek: • Vezetési csapat – felelős a személyzet kommunikációjáért • HR csapat – felelős a csapattagok közötti kommunikációért • Kommunikációs csapat – felelős a kommunikációs anyagok elkészítéséért és elküldéséért
Kulcsfontosságú üzenetek: • A hatékony kommunikáció minden időben döntő fontosságú • A [Vállalat neve] kommunikációja fejlesztésre szorul • Ez a kommunikációs terv bevezetésre kerül a szükséges változások végrehajtása érdekében • Az összes alkalmazottnak szerepe van a kommunikációs tervben • A kommunikációs tervet rendszeres alapon felülvizsgálják • A kommunikáció kétirányú folyamat • Az alkalmazottaknak szabadnak kell lennie kérdéseket feltenni és visszajelzést adni
Irányelvek: • Az összes kommunikáció világos és tömör legyen • A kommunikációs anyagokat időben kell elküldeni • A kommunikációs csatornákat rendszeres alapon kell figyelni • A kommunikáció minden időben tisztelettudó és professzionális legyen
Jóváhagyás: [Felelős személy], [Pozíció], [Létrehozás dátuma]
Stratégiai kommunikációs terv: [Vállalat neve]
Vezetői összefoglalás: Ez a kommunikációs terv a [cél] számára készült, és [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között lesz érvényes.
Célok: Hatékony kommunikáció fenntartása a különféle közönséggel a vállalat missziójának és értékeinek fenntartása érdekében.
Missziós nyilatkozat: [Vállalat missziós nyilatkozata]
Alapvető értékek: [Vállalat értékei]
Helyzetelemzés: [Háttérinformáció és kontextus a helyzetről vagy problémáról, amelyre a kommunikációs terv célja]
| Közönség | Üzenet(ek) | Média vagy csatorna | Gyakoriság | Időzítés | Hozzárendelt csapattag | Visszajelzési módszer |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Közönség 1] | [Üzenet 1] | Személyes | Hetente | Minden [Hétköznap] | [Felelős személy/csapat 1] | Felmérés |
| [Közönség 2] | [Üzenet 2] | Jelentés | Havonta | [X] órán belül a jóváhagyás után | [Felelős személy/csapat 2] | Értékelési űrlap |
| [Közönség 3] | [Üzenet 3] | Naponta | [Idő] | [Felelős személy/csapat 3] | Felülvizsgálat |
[Projekt neve] Projektmenedzsment kommunikációs terve
Projekt neve: [Projekt neve]
Projektmenedzser: [Projektmenedzser neve]
Kezdési dátum: [kezdő dátum]
Befejezési dátum: [befejezési dátum]
Projekt céljai: Weboldal és mobilalkalmazás tervezése és felépítése az ügyfél új e-kereskedelmi üzletéhez. Optimalizálja az előbbit a keresőmotor-rangsoroláshoz (SEO) és mindkettőt az átalakításhoz a [Vállalat neve] legújabb SEO irányelvei szerint. Tegye a weboldalt és az alkalmazást felhasználóbarátnak, mobilra responsívnak és vizuálisan vonzónak, beleértve egy hatékony cselekvésre való felhívást (CTA), amely arra ösztönzi a felhasználókat, hogy könnyen konvertálhassanak.
| Kommunikációs cél | Kommunikációs módszer | Közönség | Gyakoriság |
|---|---|---|---|
| [Cél 1] | [Módszer 1] | [Közönség 1] | [Naponta/Hetente/Havonta] |
| [Cél 2] | [Módszer 2] | [Közönség 2] | [Naponta/Hetente/Havonta] |
| [Cél 3] | [Módszer 3] | [Közönség 3] | [Naponta/Hetente/Havonta] |
Új [Változás a vállalatnál] kommunikációs terve
Készítette: [Felelős személy]
Érvényes: [kezdő dátum]
Összefoglalás: • [Változás 1] azért történik, mert [ok 1] • [Változás 2] a [ok 2] eredménye • [Változás 3] szükséges ahhoz, hogy [ok 3] …
Mit jelent ez az alkalmazottak számára? [A változás alkalmazottakra gyakorolt hatásának magyarázata]
Érdekelt felek: • [Közönség 1] a [változás 1] által lesz érintett • [Közönség 2] a [változás 2] által lesz érintett • [Közönség 3] a [változás 3] miatt kell alkalmazkodnia
Fázisok:
| Feladat | Ütemterv | Felelős személy/csapat |
|---|---|---|
| [Feladat 1] | [1. nap/1. hét/kezdő dátum/stb.] | [Felelős személy/csapat 1] |
| [Feladat 2] | [2. nap/2. hét/közép dátum/stb.] | [Felelős személy/csapat 2] |
| [Feladat 3] | [3. nap/3. hét/befejezési dátum/stb.] | [Felelős személy/csapat 3] |
Kommunikációs terv az érdekelt felekkel: [Vállalat neve]
Érvényes: [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között
Célok: • [Cél 1] • [Cél 2] • [Cél 3] …
Célok: • [Cél 1] • [Cél 2] • [Cél 3] …
Változások: • [Változás 1] • [Változás 2] • [Változás 3] …
Előrejelzések: • [Előrejelzés 1] • [Előrejelzés 2] • [Előrejelzés 3] …
Érdekelt felek kommunikációja: • [Csatorna 1] • [Csatorna 2] • [Csatorna 3] …
Kapcsolattartási adatok: [Felelős személy], [Pozíció], [Telefonszám/e-mail cím/stb.]
[Kezdő dátum] – [Befejezési dátum]: Kommunikációs terv
Vállalat neve: [Vállalat neve]
Létrehozás dátuma: [létrehozás dátuma]
Kapcsolattartási adatok: [kapcsolattartási adatok]
Bevezetés: Ez a kommunikációs terv a [cél] számára készült, és a létrehozás dátumától kezdve érvényes.
Célok: • [Cél 1] • [Cél 2] • [Cél 3] …
Közönség: • [Célfelhasználó 1] • [Célfelhasználó 2] • [Célfelhasználó 3] …
Kommunikációs terv jó gyakorlatai
- Kezdje egy táblázattal vagy diagrammal az üzenettípusok azonosításához – mely kommunikációs csatornákat fogja használni, kit céloz meg, és a hangnem, stb.
- Egy cselekvési tervet kell létrehozni, mielőtt bármilyen kommunikáció elküldésre kerülne – a legjobb, ha proaktív és különféle üzenetek stratégiáit térképezi fel a tevékenység megkezdése előtt vagy mielőtt bármi rosszul sülne el.
- Vegyen fel egy válságkommunikációs tervet a nagyobb kommunikáció részeként – erről itt olvashat bővebben ➡️ Válságkommunikációs terv ellenőrzőlista
- Rendszeres alapon felülvizsgálja és frissítse a kommunikációs tervet, ahogy a projekt halad – a dolgok elkerülhetetlenül megváltoznak, és azt szeretné, hogy az üzenetküldés ennek megfelelően alkalmazkodjon.
- Biztosítsa, hogy a kommunikációs csapat minden tagja tudjon a dokumentumról és ismerje a szerepét – a cselekvési tervek csak olyan hatékonyak, mint az azokat végrehajtó emberek.
- Jelöljön ki valakit, aki felelős a kommunikációért, és biztosítsa, hogy rendelkezzen az idő és az erőforrások szükségesek ahhoz, hogy sikeres legyen.
Összefoglalás
A kommunikáció kulcsfontosságú a bármely üzlet sikeréhez, és a kommunikáció terv létrehozása nem kell, hogy bonyolult folyamat legyen.
Egy sablon követésével olyan hatékony kommunikációs tervet írhat, amely azt írja le, hogyan fogja üzenetét a kulcsfontosságú közönséghez eljuttatni különféle helyzetekben.
Egy jól megírt kommunikációs terv dokumentummal mindenkit a szervezetben egy oldalra helyezhet azzal kapcsolatban, hogy milyen típusú üzeneteket kell elküldeni, mikor és hogyan.
Ennek a helyén tartása biztosítja, hogy az üzenetküldési stratégia koherens és összhangban legyen az üzleti célokkal, növelve az esélyt a kommunikációs célok elérésére.
