Ügyfélszolgálati sablonok
Javítsa az ügyfélszolgálati e-maileket sablonok segítségével az idő megtakarítása, a hibák csökkentése és a konzisztencia biztosítása érdekében. A sablonok külö...
6 perc olvasás
Customer Service
Email Templates
+2
Szabadságra megy, és szüksége van egy irodán kívüli üzenetre? Vagy talán csak egy napot vesz ki, és nem szeretne munkával foglalkozni. Akárhogy is, egy jó irodán kívüli sablon segít elvégezni a feladatot.
Az ilyen sablonok általában egyszerűek és könnyen használhatók, lehetővé téve az üzenet tetszés szerinti testreszabását. Ma néhány különböző irodán kívüli sablont mutatunk be, amelyeket használhat az automatikus válaszokhoz szabadság alatt.
Miért érdemes irodán kívüli sablont használni
A legtöbb ember e-mail kezelő eszközöket, például irodán kívüli sablon válaszokat használ, amikor hosszabb ideig távol vannak az e-mailjeiktől – például szabadságon vagy csak egy napot pihennek. Beállíthat egy automatikus választ, amely tájékoztatja az embereket, hogy nem fogja ellenőrizni a postafiókját, és hamarosan visszatér. Így nem számítanak azonnal válaszra, és élvezheti a szabadidejét anélkül, hogy a munkára gondolna.
De vannak más alkalmak is, amikor érdemes lehet sablon választ használni. Ha tudja, hogy elfoglalt lesz, és nem tudja olyan gyakran ellenőrizni az e-maileit, mint szokott, az irodán kívüli üzenet tájékoztatja az embereket, hogy lehet, hogy nem tudnak azonnal válaszolni. Ezután eldönthetik, hogy megvárják-e a választ, vagy más módszert keresnek a kapcsolatfelvételhez.
Az irodán kívüli üzenet segíthet az emberek elvárásainak kezelésében is, ha túlterhelt vagy nem tudja azonnal válaszolni minden e-mailre. Ha tájékoztatja az embereket, hogy elfoglalt, de a lehető leghamarabb válaszol, segíthet elkerülni a frusztrációt mindkét oldal részéről.
Hogyan címezzünk egy irodán kívüli e-mail sablont
Tartsa viszonylag rövidnek és lényegre törőnek – az Irodán kívül, Szabadság automatikus válasz vagy Távol vannak jó lehetőségek. A tárgysorban azt is érdemes feltüntetni, hogy mikor lesz vissza, hogy az emberek tudják, meddig kell várniuk a válaszra.
Például az ‘Irodán kívül január 15-ig’ jól működne. Ez segít a szűrésben is, ha van olyan e-mail üzenetrendszere, amely ezt meg tudja tenni, de mindenekelőtt tájékoztatja másokat, hogy mikor számíthatnak válaszra anélkül, hogy el kellene olvasniuk az e-mail törzsét. Így megmutatja, hogy gondol az ő idejükre.
Irodán kívüli e-mail sablon tárgysor példái
- Irodán kívül: [dátum]
- Irodán kívül: [szabadság részletei]
- Irodán kívül: [távolléte oka]
- Szabadságon: [dátum] – [dátum]
- Ünnepek: [dátum] – [dátum]
- OOO: betegszabadság
- Nem elérhető: külföldön
- Vészhelyzet esetén:
- Irodám asztaláról távol [dátum]
- Jelenleg szabadságon
- Nem vagyok képben
- Hamarosan visszatérek
- Szombatságon
- Egy kis pihenőre indulok
Hogyan írjunk irodán kívüli sablont
Néhány dolog van, amelyre figyelni kell az automatikus válasz e-mail törzse tekintetében.
Először is, meg kell győződnie arról, hogy egyértelmű, hogy irodáján kívül van, és nem tudja azonnal válaszolni az e-mailekre. Ha időnként ellenőrizni fogja a postafiókját, tudassa az emberekkel, hogy mikor számíthatnak válaszra. Ha bizonytalan, jobb, ha elkerüli ezt a részt, mint hogy az emberek olyan válaszra várnak, amely nem érkezhet meg.
Másodszor, vészhelyzet esetén hagyhatja meg a személyes telefonszámát. Ne feledje azonban, hogy megjegyezze, hogy lehet, hogy nem tudja azonnal felvenni, és kérje meg az embereket, hogy csak akkor vegyék fel Önnel a kapcsolatot ezen az úton, ha rendkívül sürgős.
Azt is érdemes feltüntetni, hogy kivel lehet kapcsolatba lépni a távolléte alatt, valamint az összes releváns információt, amelyre szükségük lehet (például határidőket vagy projektfrissítéseket). És természetesen ne felejtse el azt sem, hogy mikor lesz vissza. Tartsa röviden és érdekesen – senki sem akar regényt olvasni, amikor megpróbál Önnel kapcsolatba lépni.
Végül, de nem utolsósorban – és ez opcionális – rövid üzenetet adhat az embereknek, hogy mit tegyenek a távolléte alatt. Például, hol találhatnak olyan információkat, amelyekre szükségük lehet, ha nem tudja biztosítani azt számukra.
Mit kell feltüntetni egy irodán kívüli e-mail sablonban
- Az Ön neve
- A dátumok, amikor el fog menni, vagy a dátum, amikor vissza fog térni
- Rövid üzenet, amely tájékoztatja az embereket, hogy irodán kívül van, vagy hogy hamarosan vissza fog térni
- Kivel lehet kapcsolatba lépni a távolléte alatt (ha alkalmazható)
- Mikor számíthatnak válaszra Öntől (ha ellenőrizni fogja a postafiókját szabadság alatt)
- Alternatív módok az Önnel való kapcsolatfelvételhez
Irodán kívüli e-mail példák és sablonok
Formális irodán kívüli sablonok
Tárgy: Irodán kívül
Jelenleg irodán kívül vagyok, és január 15-én térek vissza. Időnként ellenőrizöm az e-maileimet, de ha azonnali válaszra van szüksége, forduljon [Név] -hez a [e-mail cím] címen. Köszönöm,
[Az Ön neve]
Tárgy: Irodán kívüli sablon
Halló, jelenleg irodán kívül vagyok, és [dátum] napján térek vissza. Ha azonnali segítségre van szüksége, forduljon [Név] -hez a [e-mail cím] címen, vagy hívja fel a mobiltelefonomat a [telefonszám] számon, azonban vegye figyelembe, hogy lehet, hogy nem tudok azonnal válaszolni. Köszönöm,
[Az Ön neve]
Tárgy: Irodán kívül [dátum-tól dátum-ig]
Halló, OOO vagyok e-mail hozzáférés nélkül [dátum-tól] [dátum-ig]. Sürgős ügyekben ebben az időszakban forduljon [Név] -hez a [e-mail cím] címen, vagy hívja fel a mobiltelefonomat a [telefonszám] számon. Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Tárgy: Irodán kívül – Ünnepek
Halló, [dátum-tól] [dátum-ig] irodán kívül leszek, és korlátozott e-mail hozzáféréssel rendelkezem. Ha ebben az időszakban azonnali segítségre van szüksége, próbáljon meg [Név] -hez fordulni a [e-mail cím] címen, vagy csak sürgős ügyekben hívhat fel a [telefonszám] számon. Legjobb kívánságok, [Az Ön neve]
Tárgy: Ünnepek [dátum]
Halló, jelenleg irodán kívül vagyok, és élvezem a jól megérdemelt pihenőt. [Dátum] napján térek vissza, és addig nem lesz e-mail hozzáférékem. Sürgős ügyekben forduljon [Név] -hez a [e-mail cím] címen, akit értesítettünk, hogy a távollétem alatt több levelezésre számítson. Legjobb,
[Az Ön neve]
Tárgy: Nem elérhető: Külföldön [dátum]
Halló, [dátum-tól]-[dátum-ig] külföldön leszek. Ebben az időszakban korlátozott e-mail hozzáféréssel rendelkezem. Sürgős ügyekben forduljon [Név] -hez a [e-mail cím] címen. Szívélyes üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Tárgy: Szombatságon [dátum]
Halló, jelenleg szombatságon vagyok, és irodán kívül leszek [dátum] napjáig. Ebben az időszakban nem lesz e-mail hozzáférékem. Vészhelyzet esetén forduljon [Név] -hez a [e-mail cím] címen. Hamarosan találkozunk,
[Az Ön neve]
Tárgy: Betegszabadság [dátum]
Halló, irodán kívül vagyok, és betegszabadságon vagyok [dátum] napjáig. Ebben az időszakban nem tudom ellenőrizni az e-maileimet. Vészhelyzet esetén forduljon [Név] -hez a [e-mail cím] címen. Szívélyes üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Tárgy: Irodán kívül: Konferencia [dátum]
Halló, irodán kívül vagyok egy konferencián [dátum] napjától. Az e-mailekre akkor válaszolok, amikor hozzáférek, de gyorsabb válaszért forduljon hozzám a [telefonszám] számon, ha sürgős ügy van. Köszönöm,
[Az Ön neve]
Tárgy: Irodán kívül: Céges retirád [dátum]
Halló, irodán kívül vagyok egy céges retirádán [dátum] napjától. Ebben az időszakban korlátozott e-mail hozzáféréssel rendelkezem. Vészhelyzet esetén forduljon [Név] -hez a [e-mail cím] címen, vagy hívja fel a főiroda telefonszámát a [telefonszám] számon. Köszönöm,
[Az Ön neve]
Tárgy: Irodán kívül [Dátum]
Halló, a következő [X] napig irodán kívül leszek. A távollétem alatt forduljon [Név] -hez, aki szívesen segít az összes kérdésben. Köszönöm a megértésért. Legjobb,
[Az Ön neve]
Tárgy: OOO [dátum]
Halló, köszönöm, hogy felvetted velem a kapcsolatot. Jelenleg irodán kívül vagyok, és legkésőbb [Dátum] napján térek vissza. Sajnálom az okozott kellemetlenséget, és szívesen kérlek, hogy addig e-mailben fordulj a kollégámhoz, [Név] -hez a [e-mail cím] címen. Legjobb,
[Az Ön neve]
Alkalmi irodán kívüli sablonok
Tárgy: Irodám asztaláról távol
Halló, jelenleg irodám asztaláról távol vagyok, és koktélokat iszom egy strand valahol. [Dátum] napján térek vissza, és addig korlátozott e-mail hozzáféréssel rendelkezem. A kollégám [Név] kezeli az e-maileimet a távollétem alatt, ezért forduljon [hozzá/hozzá/hozzájuk] a [e-mail cím] címen sürgős ügyekben. Köszönöm, és szép napot.
[Az Ön neve]
Tárgy: Szünet [dátum] napjáig
Halló, sajnálom, hogy lemaradtál. Irodán kívül vagyok [dátum] napjáig. Azonban időnként szünetet tartok abból, hogy mindent megnézek, amit lemaradtam, hogy időnként ellenőrizem az e-maileimet, miközben távol vagyok. Ha ez az ügy nem időérzékeny, biztos lehetsz benne, hogy válaszolok, amikor visszatérek ebből a szünetből. Legjobb,
[Az Ön neve]
Tárgy: Irodán kívül [dátum]
Halló, irodán kívül vagyok [dátum-tól] [dátum-ig]. Elérhető vagyok a mobiltelefonomon a [telefonszám] számon, de sürgős ügyekben forduljon [Név] -hez. Hamarosan találkozunk,
[Az Ön neve]
Tárgy: Végre szabadságon vagyok
Halló, irodán kívül vagyok, és szabadságon vagyok [kezdő dátum] -tól [befejezési dátum] -ig. Ebben az időszakban nem lesz e-mail hozzáférékem, de ha azonnali segítségre van szüksége, forduljon a kollégámhoz [Név] -hez a [e-mail cím] címen. Köszönöm,
[Az Ön neve] P.S. Nagyon várom ezt a szünetet. 🎉
P.P.S. Ha sürgősen el kell érnie, hívja fel a mobiltelefonomat a [telefonszám] számon.
Tárgy: Nem vagyok képben [dátum]
Halló,
[kezdő dátum] -tól [befejezési dátum] -ig irodán kívül leszek. Ha azonnali segítségre van szüksége, forduljon [kolléga neve] -hez a [kolléga e-mail címe] címen. Ellenkező esetben a visszatérésekor válaszolok az üzenetére. Szép napot. Legjobb,
[Az Ön neve]
Tárgy: Sajnálom, OOO vagyok [dátum]
Halló [Név], ezen a héten irodán kívül vagyok, de ha szüksége van valamire, forduljon bátran a kollégámhoz [Név] -hez. Köszönöm,
[Az Ön neve]
Tárgy: Irodán kívül [Dátum] -tól [Dátum] -ig
Halló. Jelenleg irodán kívül vagyok, és [Dátum] napján térek vissza. Addig, ha segítségre van szüksége, forduljon [név vagy osztály] -hoz. Üdvözlettel,
[Az Ön neve]
Tárgy: A strandon [dátum]
Halló. Jelenleg irodán kívül vagyok, és élvezem a jól megérdemelt pihenőt a strandon. [Dátum] napján térek vissza az irodába, és szívesen válaszolok az e-mailre. Ha segítségre van szüksége, miközben távol vagyok, forduljon a kollégámhoz [Név] -hez a [e-mail cím] címen. Köszönöm.
[Az Ön neve]
Legjobb gyakorlatok irodán kívüli sablonokhoz
Tartsa röviden
Irodán kívüli üzenet írásakor fontos, hogy röviden és érdekesen tartsa. Nincs szükség arra, hogy részletesen elmagyarázza, hogy ki vagy vagy mit csinálsz. Csak adja meg az alapvető információkat, hogy a kollégái tudjanak, hogyan érhetik el Önt vészhelyzet esetén.
Használja a megfelelő hangnemet
Az irodán kívüli üzenet a vállalat kultúrájának és értékeinek tükrözése, ezért fontos a megfelelő hangnemi használata. Ha nem biztos, milyen hangnemet használjon, a professzionalizmus felé hajljon.
Nem szeretne túl alkalminak vagy nem professzionálisnak hangzani, mivel ez negatívan tükröződhet a vállalaton. Ha a vállalatnak saját márkakötete és hangnemei vannak, használja azokat útmutatóként az irodán kívüli üzenet írásakor.
Ha szlengot vagy szakkifejezéseket használ, győződjön meg arról, hogy az üzenetet olvasó mindenki megérti. Ami neked vicces, az nem biztos, hogy vicces az automatikus válasz címzettjei számára, különösen, ha nem ugyanabból az országból vagy régióból származnak.
Adja meg a távolléte dátumait
Ha lehetséges, adja meg a távolléte dátumait az irodán kívüli üzenetben. Ez segít a kollégáinak, ügyfeleinak és/vagy üzleti partnereinek tudni, hogy mikor számíthatnak válaszra Öntől. Ha nem biztos, hogy mikor lesz vissza, adjon meg egy dátumtartományt vagy becslést. Ebben az esetben jobb, ha a körültekintés felé hajlunk, és hosszabb időkeretet adunk, mint amennyire szükségünk van.
Említsen alternatív kapcsolatfelvételi módokat
Az irodán kívüli üzenetben feltétlenül említsen alternatív kapcsolatfelvételi módokat vészhelyzet esetén. Ez lehet egy kolléga e-mail címe, telefonszáma, vagy akár egy fizikai cím. Ha kényelmes a személyes adatai megosztásával, hozzáadhatja a mobiltelefonszámát vagy a közösségi média kezelőit is.
Ne feledje, hogy minél több információt tartalmaz, annál nagyobb a valószínűsége, hogy valaki felkeresi Önt, miközben távol van. Ezért csak akkor adjon meg alternatív kapcsolatfelvételi módokat, ha kényelmes azzal, hogy a szabadideje alatt felkeresik.
Ha úgy dönt, hogy megosztja a kollégái kapcsolattartási adatait, győződjön meg arról, hogy tudnak róla, és egyetértenek azzal, hogy az irodán kívüli üzenetben szereplő kapcsolattartási pont legyenek, mielőtt hozzáadná az információikat.
Ne menjen túl mélyre vagy túl specifikusan
Az irodán kívüli üzenet írásakor ellenálljon annak a kísértésnek, hogy túl mélyre menjen vagy túl specifikus legyen. Ez nem az az idő, hogy megosztsa az élet történetét vagy a legutóbbi szabadság fotóit. Menjen egyenesen a lényegre, hogy a kollégái minimális megszakítással térjenek vissza a munkához, és az üzleti partnerek megtalálják a szükséges információkat anélkül, hogy egy regényt kellene átolvasniuk.
Állítson be belső és külső OOO sablont
Ha gyakran van irodán kívüli üzenete, állítson be belső és külső OOO sablont az idő megtakarítása érdekében. Így csak ki kell töltenie az üres helyeket a specifikus információkkal, valahányszor el kell távolodnia az asztaláról.
A belső irodán kívüli üzenet a vállalaton belüli embereknek kerül elküldésre, míg a külső az azon kívülieknek. A kettő közötti fő különbség az, hogy a belső OOO üzenetnek nem kell olyan formálisnak lennie, mint a külső.
Összefoglalás
Az automatikus válasz üzenetek szükséges rossz, amikor szüksége van egy kis szünetre a munkától. Az alábbi legjobb gyakorlatok követésével olyan irodán kívüli üzenetet írhat, amely professzionális, informatív és hasznos az összes címzett számára. Még azt is lehet, hogy az emberek jobban értékelik az irodán kívüli üzenetet, mint gondolnád.
