Ügyfélszolgálati sablonok
Javítsa az ügyfélszolgálati e-maileket sablonok segítségével az idő megtakarítása, a hibák csökkentése és a konzisztencia biztosítása érdekében. A sablonok külö...
6 perc olvasás
Customer Service
Email Templates
+2
Az ügyfélszolgálati e-mail sablonok előnyei
Az e-mail az ügyfélszolgálat egyik fő csatornája számos fogyasztó számára. Azonban nem minden vállalkozás tesz nagy erőfeszítéseket a gyors és professzionális válaszok nyújtásához – valójában néhányan egyáltalán nem válaszolnak. Egy felmérés azt találta, hogy a vállalatok 62%-a nem válaszol az ügyfélszolgálati e-mailekre, a 90% nem értesíti az ügyfelet arról, hogy az e-mail megérkezett, míg a 97% nem követi fel, hogy az ügyfelek elégedettek-e a válasszal.
Bár szinte lehetetlen minden egyes e-mailt potenciális vagy jelenlegi ügyfeleknek egyedileg megírni, az ügyfélszolgálati sablonok használata, amelyek különféle forgatókönyveket fednek le, nagy segítséget nyújthat az ügyfélszolgálati csapatoknak, különösen azoknak, akiknek nagy mennyiségű e-mailekkel kell foglalkozniuk. A sablonok kiindulópontként való felhasználásával az ügynökök több ügyfelet tudnak segíteni kevesebb idő alatt és kevesebb stressz mellett, és biztosíthatják a konzisztens szolgáltatást. A köszönő e-mailek küldésétől az automatikus hiányzási üzenetig, az ügyfelekkel való kommunikáció fenntartása mindig kedvező.
Főbb előnyök:
- Takarítson meg időt és javítsa az ügynök hatékonyságát - Az ügyfélszolgálati sablonok használata az ügyfelekre adott válaszok során megspórolja a támogatási csapatnak az egyedi válaszok létrehozásának szükségességét, optimalizálja az idejüket és javítja a hatékonyságot.
- Csökkentse az emberi hibák számát - Az előre elkészített, kipróbált ügyfélszolgálati e-mail válasz sablonokkal kiküszöbölheti az emberi hibákat, és eltávolíthatja az helytelen üzenetek küldésének kockázatát, amely frusztrálhatja az ügyfeleket.
- Őrizze meg a konzisztens vállalati üzenetküldést - Az ügyfélszolgálati e-mail sablonok biztosítják, hogy a támogatási csapat minden tagja egy lapon legyen, miközben a márkaazonosság megmarad minden interakcióban.
Gyakori e-mail sablonok az ügyfélszolgálathoz
Saját ügyfélszolgálati e-mail sablonok könyvtárának felépítése kihívást és időigényes lehet. Sok olyan helyzetre kell felkészülnie. A hosszabb és összetettebb üzenetektől, mint az apológia e-mailek és megújítási emlékeztetők, a rövid és lényegre törő e-mailekig, mint a jelszó-visszaállítások, itt vannak néhány bevált e-mail sablon különféle forgatókönyvek alapján, amelyeket a támogatási csapat használhat és testreszabhat az ügyfelekkel és potenciális ügyfelekkel való interakció során.
Automatikus válasz e-mail sablon
Szia [NÉV],
Köszönjük, hogy felvette velünk a kapcsolatot a [VÁLLALAT]-nál!
Ez az automatikus válasz csak annak jelzésére szolgál, hogy megkaptuk a kérésed, és a lehető leggyorsabban válaszolunk. A [munkaidő] alatt általában néhány órán belül válaszolunk, az esti és hétvégi órákban egy kicsit tovább tarthat.
Amíg vársz, szívesen megtekintheted a Gyakran Ismételt Kérdéseket, vagy böngészheted az Tudásbázisunkat, ahol sok útmutatást találhatsz a [TERMÉK]-ről.
Vagy, ha a kérésed sürgős, nyugodtan hívj fel minket a [szám] számon, vagy kezdj egy élő csevegést a támogatási csapatunkkal. Alig várjuk, hogy visszahozhassunk!
Üdvözlettel, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Ügyfélhez való visszatérés e-mail sablon
Szia [NÉV],
Remélem, jól vagy és élvezed a terméket. Csak azt szerettem volna ellenőrizni, hogy van-e kérdésed vagy szükséged-e segítségre. Az utóbbi időben számos funkciót adtunk hozzá, és tudom, hogy nehéz lehet nyomon követni az összes kiadásunkat.
Emlékeztetőül, itt van egy [link] az Tudásbázisunkhoz, ahol bármikor megtalálhatod a termékünkről és vállalatunkról szóló naprakész információkat.
Nyugodtan fordulj hozzám bármilyen kérdéssel, szívesen segítek.
Üdvözlettel, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Köszönő e-mail sablon
Kedves [NÉV],
Nagyon köszönjük a pozitív visszajelzésed és hogy értékelést hagytál a [weboldal]-on, nagy mosollyal töltöttél el minket!
A csapatunk folyamatosan igyekszik javítani a [termék/szolgáltatás]-unkat, és mindig öröm hallani kedves szavakat az ügyfeleinktől. Szeretjük, hogy te szeretsz minket, és nagyszerű azt tudni, hogy a [termék/szolgáltatás]-unk segített neked az üzleti célok elérésében.
Még egyszer köszönjük, hogy fantasztikus ügyfél vagy!
Üdvözlettel, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Feldühödött ügyfél válasz e-mail sablon
Kedves [NÉV],
Nagyon sajnálom, hogy olyan rossz tapasztalatod volt, hogy már nem szeretnél velünk dolgozni. Az ügyfelek megelégedettsége mindig az első prioritás volt számunkra, és sajnálom, hogy nem tudtunk megfelelni az igényeidnek.
Bár sajnálunk, hogy elmész, teljesen megértem, mennyire feldühödött kell, hogy érezd magad, és teljes mértékben tiszteletben tartom a döntésed. Még egyszer bocsánatot kérek az okozott kellemetlenségekért.
Tudass velem, ha további kérdéseid, megjegyzéseid vagy visszajelzéseid vannak. És ha meggondolod magad, itt leszek, hogy bármilyen módon segítsek.
Sok sikert! [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Boldog ügyfél válasz e-mail sablon
Szia [NÉV],
Nagyon örülünk, hogy elégedett vagy a [TERMÉK/SZOLGÁLTATÁS]-tal. A [VÁLLALAT]-nál mindig arra törekszünk, hogy a legjobb ügyfélélményt nyújtsuk, és öröm tudni, hogy ezt sikerült elérnünk.
Hálásak lennénk, ha értékelést hagynál a Facebook oldalunkon, mivel az insights segíthetnek a potenciális ügyfeleknek többet megtudni rólunk.
Még egyszer köszönjük, és tudass velünk, ha a jövőben bármit tehetünk érted!
Üdvözlettel, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Ügyfélpanasz válasz e-mail sablon
[NÉV],
Nagyon sajnálom, hogy majdnem 30 percig várakoztál az ügyfélszolgálati osztályunknál. Teljesen megértem, mennyire frusztráló lehetett ez számodra. Ez soha nem történhetett volna meg, mivel értékeljük az ügyfelek idejét. Ezt az üzenetet továbbítottam a megfelelő szolgáltatási képviselőnek.
A technikai támogatási csapatunk prioritásként kezeli az a problémát, amellyel a szoftverünkkel szembesülsz, és most dolgoznak rajta, hogy helyrehozzák. Azonnal értesítlek, amint megoldódik.
Értékelem, hogy felhívtad a figyelmet a negatív tapasztalatodra. Arra törekszünk, hogy az ügyfél megelégedettsége minden interakció során biztosított legyen, és bocsánatot kérek az okozott kellemetlenségekért.
Addig is, kérlek, tudass velem, ha van valami más, amit megtehetek érted.
Üdvözlettel, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Késedelmes válasz e-mail sablon
Szia [NÉV],
Köszönjük, hogy felvette velünk a kapcsolatot a [VÁLLALAT]-nál! A kérésed a [dátum]-on érkezett meg, Referenciaszám: [szám]. Sajnálom, hogy még nem válaszoltunk. Jelenleg nagy mennyiségű támogatási kéréseket kezelünk, és értékeljük a türelmedet, miközben arra törekszünk, hogy minden ügyfélnek a legmagasabb szintű támogatást nyújtsuk. Biztosított, hogy az egyik ügynökünk a lehető leghamarabb felveszi veled a kapcsolatot.
Üdvözlettel, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Követő e-mail sablon
Szia [NÉV],
Remélem, jól vagy. Azt szerettem volna ellenőrizni, hogy a másik nap a [probléma leírása] problémájával kapcsolatban. Sikeresen megoldódott?
Ha van valami, amit tehetünk, hogy jobbá tegyük az élményed, csak tudass velünk erre az üzenetre válaszolva. Szívesen segítek, és alig várjuk, hogy hallunk tőled.
Szép napot, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Megújítási emlékeztető e-mail sablon
Szia [NÉV],
Szeretnénk megköszönni, hogy az elmúlt évben a termékünket használtad, és reméljük, hogy pozitív hatást gyakoroltunk.
Észrevettem, hogy az éves előfizetésed két hét múlva lejár, ezért szerettem volna felveszi veled a kapcsolatot a következő lépésekről. Érdekel az előfizetésed megújítása? Ha mérlegeled a lehetőségeket, szívesen beszélgetnék veled, hogy segítsek a döntésben.
Alig várjuk, hogy hallunk tőled.
Üdvözlettel, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
Visszatérítés e-mail sablon
Szia [NÉV],
Feldolgoztuk a visszatérítésed, és a jóváírás 1-3 munkanapon belül megjelenik a számlád, a banktól függően.
Sajnálom, hogy nem vagy elégedett a termékünkkel, de teljesen megértem, hogy nem mindenkinek való. Mivel minden visszajelzés fontos számunkra, tudnál-e egy kicsit több részletet adni arról, hogy pontosan mi nem tetszett?
Addig is köszönjük az idődet és hogy kipróbáltad a terméket. Reméljük, hogy a közeljövőben újra kapcsolatba lépünk veled.
Üdvözlettel, [AZ TE ALÁÍRÁSOD]
