Ügyfélszolgálati sablonok
Javítsa az ügyfélszolgálati e-maileket sablonok segítségével az idő megtakarítása, a hibák csökkentése és a konzisztencia biztosítása érdekében. A sablonok külö...
6 perc olvasás
Customer Service
Email Templates
+2
Az ügyfélszolgálat az összes sikeres vállalkozás kritikus része, függetlenül az iparágától. Az kiváló ügyfélszolgálat és támogatás azonban nem csak az ügyfelek kérdéseire való válaszadásról vagy problémáik megoldásáról és továbblépésről szól. Biztosítania kell, hogy az ügyfél elégedett és boldog maradjon a megoldással, ezért a következetes követések kulcsfontosságúak. Azonban sok vállalatnál az ügyfélszolgálat akkor ér véget, amikor az ügyfél kéréseit kezelték. Bár a követés meglehetősen egyszerű feladat, gyakran elhanyagolják.
Valójában a legújabb SuperOffice Customer Service Benchmark Report szerint:
- A vállalatok 62%-a nem válaszol az ügyfélszolgálati e-mailekre.
- A vállalatok 90%-a nem ismeri el vagy nem értesíti az ügyfelet arról, hogy az e-mail megérkezett.
- A vállalatok 97%-a nem küld követő e-mailt az ügyfeleknek annak ellenőrzésére, hogy elégedettek-e a válasszal.
Mi az ügyfélszolgálati e-mail?
Az ügyfélszolgálati e-mail az egyik típusú kommunikációs csatorna. Az ügyfélszolgálati e-maileken keresztüli kommunikáció nem valós időben történik. Nincs szükség arra, hogy mindkét fél jelen legyen a kommunikáció megkezdéséhez. Az üzenetek szinte azonnal megérkeznek a címzetthez. Hivatalos közlemények esetén a professzionális e-mail sablonok használata biztosítja, hogy az üzenet világos, professzionális és eléri a megfelelő közönséget.
Az ügyfélszolgálati követő e-mail sablonok ereje
Az ügyfélkövetési e-mailek jelentős hatással lehetnek az ügyfélélményre. Ez valami, amit a kis vállalkozások gyakran megértenek és előnyükre használnak, de a nagyobb szervezetek hajlamosak elfelejteni. A legtöbb ügyfél azonnali választ szeretne, sokan az azonnali e-mail válaszidőt tíz percnél kevesebbnek határozzák meg. A megfelelő ügyfélszolgálati e-mail kezelési szoftverrel a követő e-mailek létrehozása és küldése közvetlenül az ügyfélszolgálati interakció után zökkenőmentessé és hatékonnyá válik.
Ezek az e-mailek a következőket tehetik:
- Örömmel töltse el az ügyfeleket azzal, hogy megmutatja, hogy Ön gondoskodik és elkötelezett az ő folyamatos elégedettségének biztosítása iránt.
- Javítsa az általános ügyfélszolgálati élményt.
- Újra bevonzza az ügyfeleket és ösztönözze a további kommunikációt proaktív támogatás nyújtásával.
- Népszerűsítse az önkiszolgáló lehetőségeket és irányítsa az ügyfeleket hasznos erőforrásokhoz.
- Mutassa be az értékes ügyfél-betekintéseket az ő visszajelzéseiből.
10 ügyfélszolgálati követő e-mail sablon
Függetlenül attól, hogy az ügyfeleket a kéréseik állapotáról tájékoztatja, visszajelzéseket kér, vagy proaktív ügyfélszolgálatot kínál egy megoldás után, a követéseket nem szabad alábecsülni az ügyfélszolgálati csapatnak. Íme 10 ügyfélszolgálati követő e-mail sablon, amely az ügyfélkövetési folyamat különböző részeit fedi le – használja őket útmutatóként saját ügyfélkövetési üzeneteinek elkészítésekor.
A probléma állapotáról szóló követő e-mail
Szia [Név],
Szerettem volna frissítést adni a probléma állapotáról a hétvége előtt. Még mindig folyamatban van, és a technikai támogatási csapatunk dolgozik rajta. Prioritásként kezeljük a kérésed, és biztosítom, hogy ez a probléma a hétvégén megoldódik. Azonnal értesítést kapsz, amint kész lesz.
A kérésed állapotát bármikor nyomon követheted, ha bejelentkezel a [Brand] fiókodba, és rákattintasz a Kérések fülre.
Köszönöm a türelmedet! Szép hétvégét,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Proaktív követő e-mail
Szia [Név],
Remélem, jól vagy. Csak szerettem volna bejelentkezni veled a másik napi problémáddal kapcsolatban [a probléma részletei]. Megoldódott? Szükséged van további segítségre? Kérlek, tudasd velem – szívesen segítek neked.
Szép napot,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Követő e-mail pozitív szolgáltatási élmény után
Szia [Név],
Szívesen. Örülök, hogy az százak közül, akiknek naponta e-mailt küldünk, valaki értékeli az erőfeszítéseket, amelyeket az ügyfélszolgálat legmagasabb minőségének biztosítása érdekében teszünk. Az olyan ügyfelek, mint te, az oka annak, hogy igyekszünk a legjobban teljesíteni a munkánkban.
Kérlek, ne habozz újra kapcsolatba lépni, ha bármilyen kérdésed, problémád vagy aggályod van – csak egy e-mail távolságra vagyunk, és mindig szívesen segítünk.
Üdvözlettel,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Követő e-mail negatív szolgáltatási élmény után
Szia [Név],
Ismét bocsánatot kérek a másik napi kevésbé jó élményért, amelyet az ügyfélszolgálati csapatunkkal tapasztaltál. Csak szerettem volna elérni téged, és tudatni veled, hogy úgy döntöttünk, hogy az egész ügyfélszolgálati csapatunkat további képzésben részesítjük, hogy az ilyen helyzetek ne fordulhassanak elő újra.
Addig is, ha bármilyen kérdésed, aggályod, visszajelzésed van, vagy ha van valami más, amit tehetünk, hogy segítsünk, kérlek, ne habozz kapcsolatba lépni velem.
Köszönöm,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Az önkiszolgálást ösztönző követő e-mail
Szia [Név],
Örülök, hogy meg tudtuk oldani [a problémát]. Egyébként többet olvashatsz a [fiók kezeléséről / fizetési lehetőségekről / beállításokról, stb.] a Súgó Központban. Van egy cikk, amely részletesen tárgyalja a problémádat [link beszúrása].
Ha bármilyen más kérdésed van, vagy ha van valami, amit tehetünk, hogy kellemesebben élvezd az időt velünk, kérlek, tudasd velem.
Köszönöm,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Követő e-mail válasz hiánya után
Szia [Név],
Utolsó alkalommal ellenőrzöm az eseted velünk kapcsolatban [eset témája]. [napok száma] nap telt el, hogy hallottunk tőled, ezért szerettem volna elérni téged, és tudatni veled, hogy ezt a jegyet lezárjuk.
Kérlek, nyitsd meg újra ezt a jegyet, vagy nyiss meg egy újat, ha további segítségre van szükséged – szívesen segítünk.
Köszönöm, hogy velünk dolgoztál!
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Támogatási jegy lezárásáról szóló követő e-mail
Szia [Név],
Köszönöm, hogy kapcsolatba léptél velünk [a probléma részletei] kapcsán. Az adataink azt mutatják, hogy a problémád megoldódott, ezért a jegyed automatikusan 3 nap múlva lezárásra kerül. Ha még szükséged van a segítségünkre, vagy további kérdéseid vannak, csak válaszolj, és hamarosan visszajelzünk.
Üdvözlettel,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Visszajelzés kérésére vonatkozó követő e-mail
Szia [Név],
Szeretnénk hallani a közelmúltbeli problémáddal kapcsolatban [a probléma részletei], amely [dátum] napon megoldódott. Ahhoz, hogy jobban tudjunk szolgálni, szeretnénk hallani az ügyfélszolgálati csapatunkkal szerzett tapasztalataidról.
1-től 5-ig terjedő skálán, mennyire volt könnyű megoldani a problémádat?
1 = Rendkívül nehéz 2 = Nagyon nehéz 3 = Sem nem 4 = Nagyon könnyű 5 = Rendkívül könnyű
Értékeljük a visszajelzésed. És mint mindig, ha a jövőben bármit tehetünk érted – kérlek, ne habozz újra kapcsolatba lépni.
Köszönöm,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Felmérés meghívásáról szóló követő e-mail
Szia [Név],
Nemrég kapcsolatba léptél velünk [a probléma részletei] kapcsán, amely [dátum] napon megoldódott. Szeretnénk hallani az ügyfélszolgálatunkkal szerzett tapasztalataidról. Kérlek, szánj egy percet erre a gyors felmérésre való válaszadásra? Kevesebb mint 60 másodperc alatt megválaszolható!
Nagyon köszönöm, a visszajelzésed segít abban, hogy a jövőben jobban tudjunk segíteni.
[Link a felméréshez]
Köszönöm ismét,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
Követő e-mail vállalati szintű probléma után
Szia [Név],
Amint már tudhatod, ezen a héten néhány ügyfélünk problémát tapasztalt a [termék / szolgáltatás / funkció, stb.] kapcsán. A mérnöki csapatunk körülbelül 2 órával az első jelentés után meg tudta oldani. Szeretnénk ismét bocsánatot kérni az okozott kellemetlenségekért.
Annak biztosítása érdekében, hogy ez ne forduljon elő újra, több fejlesztésen dolgozunk a [termék / szolgáltatás / funkció / műveletek, stb.] kapcsán. Ebben a blogbejegyzésben teljes magyarázatot tettünk közzé arról, hogy mi ment rosszul, mit tettünk a helyreállítás érdekében, és mit fogunk tenni ennek megelőzésére a jövőben: [link a blogbejegyzéshez].
Köszönöm a türelmedet és megértésedet. És mint mindig, ha bármilyen kérdésed van, vagy problémát tapasztalsz, kérlek, tudasd velem, itt vagyunk, hogy segítsünk.
Üdvözlettel,
[AZ ÖN ALÁÍRÁSA]
