Ügyfélszolgálati sablonok
Az e-mail továbbra is a fogyasztók egyik legfontosabb ügyfélszolgálati csatornája népszerűsége miatt. Nem minden vállalkozás fektet azonban elég hangsúlyt a gyors és szakszerű válaszadásra – sőt, egyesek egyáltalán nem válaszolnak. A SuperOffice felméréséből kiderült, hogy a vállalatok 62%-a nem válaszol az ügyfélszolgálati e-mailekre, 90%-a nem tájékoztatja az ügyfelet arról, hogy megkapták a küldött e-mailt, míg 97%-a nem követi nyomon, hogy az ügyfelek elégedettek-e a válasszal.
Míg szinte lehetetlen minden egyes e-mailt különbözően megírni a leendő vagy a jelenlegi ügyfelek számára, a különféle szkripteket lefedő ügyfélszolgálati sablonok használata nagy segítség lehet az ügyfélszolgálati csapatoknak, különösen azoknak, akiknek hatalmas mennyiségű e-mailekkel kell megküzdeniük. A sablonokkal, amelyek kiindulási blokkként szolgálnak, ügynökei kevesebb idő és kevesebb stressz miatt több ügyfelet tudnak segíteni, és biztosíthatják, hogy következetes szolgáltatást nyújtsanak.
Az ügyfélszolgálati e-mail sablonok használatának előnyei
Időt takaríthat meg és javíthatja az ügynök hatékonyságát. Az ügyfélszolgálati sablonok használata az ügyfelek megkeresésének megválaszolásakor megmenti az ügyfélszolgálati csapatot attól, hogy egyéni válaszokat kelljen létrehozniuk, optimalizálja idejüket és javítja a hatékonyságot.
Csökkentse az emberi hibák számát. Kész, kipróbált és bevált ügyfélszolgálati e-mail válasz sablonokkal kiküszöbölheti az emberi hibákat és kiküszöbölheti a helytelen üzenetek küldésének kockázatát, amelyek frusztrálhatják az ügyfeleket.
Folyamatos vállalati üzenetküldés fenntartása. Az ügyfélszolgálati e-mail sablonok biztosítják, hogy az ügyfélszolgálati csapatából mindenki egyetértsen, miközben a márka hangja továbbra is jelen marad az összes ügyfél-interakció során.
Általános e-mail sablonok az ügyfélszolgálathoz
Saját e-mail sablonok könyvtárának felépítése az ügyfélszolgálat számára kihívást jelent és időigényes lehet. Íme néhány bevált e-mail sablon, 10 különböző forgatókönyv alapján, amelyeket az ügyfélszolgálati csapat használhat és testre szabhat, ha szükséges, amikor kapcsolatba lép az ügyfelekkel és a potenciális ügyfelekkel.
Automatikus válasz e-mail sablon
Hi [NAME],
Thanks for contacting [COMPANY]!
This automatic reply is just to let you know we received your request and we’ll get back to you with a response as quickly as possible. During [business_hours] we usually reply within a couple of hours, evenings and weekends may take us a little bit longer.
While you wait, you are welcome take a look at our Frequently Asked Questions or browse through our Knowledge base where you can find lots of guidance on [PRODUCT].
Or, if your request is urgent, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team. We look forward to getting you back in business!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Bejelentkezés az ügyfélhez e-mail sablon
Hi [NAME],
Hope you’re well and enjoying your product. I’m just checking in to see if you have any questions or need any help. We’ve added quite a few features lately and I know it might be difficult to keep track of all our releases.
As a reminder, here’s a [link] to our Knowledge Base where you can find up-to-date information about our product and company at any time.
Feel free to reach me for any questions, I would be more than happy to assist.
Cheers,[YOUR SIGNATURE]
Köszönő e-mail sablon
Dear [NAME],
Thank you so much for your positive feedback and leaving a review on [website], you put a big smile on our faces! 🙂
Our team is constantly trying to improve our [product/service] and it’s always rewarding to hear kind words from our customers. We love that you love us, and it’s also great to know our [product/service] has helped you achieve your business goals.
Thanks again for being a fantastic customer!
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]
Dühös ügyfél válasz e-mail sablon
Dear [NAME],
I am so sorry to hear that you’ve had such a poor experience that you no longer want to work with us. Satisfying our customers has always been a number one priority for us and I’m sorry we couldn’t meet your requirements.
As much as we hate to see you go, I completely understand how upset you must feel and I fully respect your decision. I apologize once again for any trouble we may have caused you.
Let me know if you have any more questions, comments, or further feedback. And should you change your mind, I’ll be here to help you in any way I can.
Best of luck!
[YOUR SIGNATURE]
Boldog ügyfél válasz e-mail sablon
Hi [NAME],
We’re so happy to hear you are pleased with [PRODUCT/ SERVICE]. At [COMPANY], we always strive to deliver the best customer experience, and it makes our day to know we have accomplished that.
We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help our prospects learn more about us.
Thanks again and let us know if there’s anything we can do for you in the future!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Ügyfélpanasz válasz e-mail sablon
[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Késői válasz e-mail sablon
Hi [NAME],
Thank you for reaching out to [COMPANY}! Your request was received on [date] with Reference Number: [number].
Sorry we haven’t gotten back to you yet. We are currently experiencing a high volume of support requests and appreciate your patience as we work to provide the highest level of support to each customer. Rest assured, one of our agents will follow up with you as soon as possible.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Utánkövetés e-mail sablon
Hey [NAME],
Hope you’re doing great. I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [describing the issue]. Was it resolved successfully?
If there’s anything we can do to make your experience better, just let us know by replying to this message. I’d be happy to assist you in any case and look forward to hearing from you soon.
Have a great day,[YOUR SIGNATURE]
Megújítási emlékeztető e-mail sablon
Hi [NAME],
We’d like to thank you for using our product for the past year and hope we’ve made a difference for you.
I noticed that your annual subscription is expiring in two weeks, so I wanted to check in with you about next steps. Are you interested in renewing your subscription? If you’re weighing your options, I’d love to chat further with you to help you come to a decision.
Looking forward to hearing from you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Visszatérítés e-mail sablon
Hi [NAME],
We’ve processed your refund, and you should expect to see the credit appear in your account within 1-3 business days depending on your bank.
I’m sorry to hear you’re not happy with our product, but I completely understand it isn’t for everyone. As any feedback is important to us, could you please give me a little more detail about what exactly you didn’t like?
In the meantime, thank you for your time and for giving us a try. We hope to connect with you again in the near future.
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Gyakran Ismételt Kérdések
Hogyan javíthatja az ügyfélszolgálatot a vállalatában?
Az ügyfélszolgálati ipar az egyik leggyorsabban növekvő a világon. Az ügyfélszolgálati szoftver segítségével egyszerre több beszélgetést is nyomon követhet, és többet tud elvégezni egy nap alatt.
Hogyan írjon professzionális ügyfélszolgálati e-mailt?
Az ügyfél panaszára válaszolva ügyeljen arra, hogy foglalkozzon a kérdéssel, és használja az ügyfél nevét. A megfelelő reagáláshoz profi hangnemet is kell használnia, miközben barátságos és udvarias.
Miért érdemes a jó ügyfélszolgálatra koncentrálni?
A jó ügyfélszolgálat a sikeres vállalkozás vezetésének fontos része. Javíthatja a vállalat hírnevét és elősegítheti az ügyfelek megtartását.
Ready to put your customer service templates to use?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer service software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.
Köszönjük, hogy feliratkozott a LiveAgentre.
Küldeni fogunk egy üzenetet az e-mail címére, a bejelentkezéshez szükséges adatokkal, amint létrehoztuk a fiókját.
Közvetlenül innen érheti el a fiókját.
Amint a folyamat befejeződött, küldünk önnek egy e-mailt a belépési adataival.
Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.