Időszabályok

Mik azok az időszabályok?

Az időszabályok olyan automatizálási szabályok, amelyeket nem műveletek indítanak el, hanem időfeltételek alapján működnek, és nagy jegymennyiséggel rendelkező szervezeteknél használatosak. Leggyakrabban helpdesk tisztítási feladatokhoz, e-mail emlékeztetőkhöz vagy követésekhez, hosszú ideje inaktív jegyek megoldásához vagy címkék hozzáadásához használják őket. A lehetőségek végtelenek.

Időszabályok példái

1. példa

LiveAgent felhasználóként beállíthat egy időszabályt, amely automatikusan küld egy követő e-mailt 24 órával az ügyfélhez való utolsó interakció után.

2. példa

Beállíthat egy időszabályt, amely automatikusan megoldottként jelöli meg az összes olyan jegyet, amelyekre 10 napja nem érkezett válasz.

3. példa

A LiveAgent automatikusan törli a SPAM-ként megjelölt jegyeket, amelyek 90 napnál régebbiek.

Hogyan működnek az időszabályok?

Az időszabály beállítása után a rendszer automatikusan rövid időközönként (általában egy percenként) futtat időszakos háttérellenőrzéseket, és ellenőrzi, hogy teljesülnek-e az időszabály feltételei. Ha igen, a szabály automatikusan végrehajtódik.

Miért fontosak az időszabályok?

Az időszabályok rendkívül hasznosak lehetnek minden olyan vállalkozás számára, amely nagy jegymennyiséggel rendelkezik, mivel csökkenthetik az ügynökök stresszét és rövid idő alatt végezhetik el az unalmas és ismétlődő feladatokat. Az időszabályok fő előnyei a következők:

• Javított hatékonyság/ügynök munkafolyamat
• Javított válaszidők
• Kevesebb lehetőség az emberi hibára
• Kevesebb stressz/csökkent kiégés veszélye
• Csökkentett támogatási költségek és megtakarított idő

Milyen egyéb típusú szabályok vannak a LiveAgentben?

Az időszabályok mellett a LiveAgent felhasználók kihasználhatják az eseménnyel aktivált automatizálási szabályokat és az SLA (szolgáltatási szint megállapodás) szabályokat. Ezeket az előre beállított szabályokat az Ön üzletének megfelelően konfigurálhatja, és hatékonyabbá teheti a jegykezelő szoftverét.

Műveleti szabályok

A műveleti szabályok alapvető, eseménnyel aktivált szabályok. A LiveAgent felhasználók beállíthatnak egy triggert és egy műveletet, és amikor a trigger feltételei teljesülnek, a művelet végrehajtódik. Például beállíthat egy szabályt, amely automatikusan hozzárendeli a számlázás vagy fizetés szavakat tartalmazó jegyeket a számlázási osztályhoz.

SLA szabályok

Az SLA szabályok csak az SLA beállításra alkalmazhatók, és az SLA szintekhez kötöttek. Az SLA szabály például a jegy SLA szintjének módosítása vagy más szabályok végrehajtásának leállítása lehet.

Mit tehet az időszabályokkal a LiveAgentben?

Az időszabályok a következő esetekben alkalmazhatók:

• Egy jegy egy adott számú napnál, óránál vagy percnél régebbi
• Egy jegy állapota egy adott számú napja, órája vagy perce nem változott
• Egy jegy kevesebb, mint egy adott számú nap, óra vagy perc múlva esedékes
• Egy jegy több, mint egy adott számú napja, órája vagy perce késedelmes

Az időszabályokra alkalmazható feltételek

• Jegy állapota
• Jegy létrehozva (dátum)
• Jegy módosítva (dátum)
• Jegy törölve
• Jegy kezdő hivatkozó URL
• Jegy prioritása
• Jegy osztálya
• Jegy hozzárendelve
• Ügyfélcsoport
• Jegy címkéi

Az időszabályok által végrehajtható műveletek

• Jegy áthelyezése
• Jegy megoldása
• Jegy törlése
• Jegy prioritásának módosítása
• SLA szint módosítása
• Megjelölés spamként
• Megjelölés nem spamként
• Jegy törlése
• Válasz küldése
• Jegy tárgyának módosítása
• URL meghívása
• Címke hozzáadása
• Címke eltávolítása
• E-mail küldése
• Egyéb szabályok leállítása
• HTTP kérés

Hogyan néznek ki az időszabályok a gyakorlatban?

Ha egy szabályt alkalmaznak egy jegyre, a módosítás megjelenik a részletes jegynézetben (a jegykezelés egyértelmű felelőssége biztosítása érdekében). Az adminisztrátorok és az ügynökök egyaránt láthatják az aktív időszabályokkal végzett jegyváltoztatásokat.

Hogyan állíthat be időszabályokat a LiveAgentben

1. Jelentkezzen be a LiveAgentbe.
2. Kattintson a Konfigurációra (fogaskerék ikon a bal oldali menüsávban).
3. Kattintson az Automatizálásra.
4. Kattintson az Időszabályokra.
5. Kattintson a Létrehozásra.
6. Jelölje be az Aktív állapot jelölőnégyzetet
7. Hozzon létre egy nevet a szabályhoz.
8. A Megjegyzések szakaszt üresen hagyhatja, vagy részletesebben leírhatja a szabályt. Ez a mező egyszerűen az Ön kényelme érdekében van.
9. Válasszon egy ‘Alkalmazás amikor’ változót.
10. Válassza ki az időfeltételeket — mennyi idő után hajtódjon végre a szabály?
11. Opcionális: Kattintson a Feltételcsoport hozzáadásra.
12. Válassza ki a feltételeket tetszése szerint.
13. Válassza ki a műveletek végrehajtása mezőket tetszése szerint
14. Kattintson a Mentésre.

Az időszabályok előnyei

Kevesebb lehetőség az emberi hibára és csökkent kiégés veszélye

Az automatizálás pontos – az emberek nem. Elképzelheti, hogy az ügynököknek meg kellene jegyezniük, mely jegyekre nem kaptak választ, és követéseket kellene végezniük? Természetesen lehetetlen lenne, ami kellemetlen helyzeteket teremthetne, amelyek károsak lehetnek az üzletére. Ezen túlmenően, annak megjegyzése, hogy mikor jó idő követni az egyes ügyfélkéréseket, gyors ügynök kiégéshez vezethet. Az olyan automatizálási szabályok bevezetése, amelyek gondoskodnak ezekről az adminisztratív feladatokról, felszabadítja az ügynökök idejét és gondolatait, lehetővé téve számukra, hogy a fontosabb feladatokra összpontosítsanak. Ez azt is biztosítja, hogy ne legyenek stresszesek, és hosszabb ideig produktívak lehetnek.

Javított ügyfél-elégedettség

Az elégedett ügyfelek minden üzlet alapköve, mivel hatással vannak az ajánlásokra, az online értékelésekre, a szájról szájra terjedő információkra és az értékesítésre. Ezért minden vállalatnak arra kell törekednie, hogy ügyfeleik elégedettek legyenek kiváló szolgáltatással, gyors válaszidőkkel és személyre szabott megközelítéssel.

Az ügyfeleinek elégedettségét az időszabályokkal könnyű fenntartani, hagyja, hogy a rendszer követi az egyes lekérdezéseket, és ügyfeleik értékeltnek és megbecsültnek fogják érezni magukat. Ilyen egyszerű!

Az automatizálási szabályok időt és pénzt takarítanak meg

Elképzelheti, hogy manuálisan kellene követni az egyes megválaszolatlan jegyeket? Ez nem csak egy rendkívül időigényes feladat lenne, hanem nagyon költséges is. Szerencsére az olyan helpdesk szoftver, mint a LiveAgent, számtalan időszabályt tud végrehajtani, amely hosszú távon rengeteg időt takarít meg az ügynököknek. Bízza ránk a logisztikát, hogy az ügynökök arra összpontosíthassanak, ami fontos — az ügyfélkapcsolatok ápolása.

Tudásbázis erőforrások

Az időszabályokkal kapcsolatos további információkért tekintse meg tudásbázis erőforrásainkat:

• Időszabályok beállítása
• Automatikus válaszok küldése az ügyfélnek egy jegy létrehozása után

Készen áll saját időszabályok létrehozására?

Takarítson meg akár 15 óra munkát hetente egyéni időszabályokkal. A lehetőségek végtelenek. Indítsa el 30 napos ingyenes próbaverzióját még ma. Nincs szükség hitelkártyára.