A Microsoft365 e-mail kezelő szoftver áttekintése

Key takeaways

Ismerkedés a Microsoft365 e-mail kezelő szoftver funkcióival

A Microsoft 365 egy olyan szoftvercsomag, amely zsúfolásig tele van irodai hatékonyságnövelő alkalmazásokkal, beleértve az e-mail kezelő szoftvereket. Ebbe beletartozik a híres Microsoft Outlook alkalmazás, valamint a Microsoft Exchange (utóbbi teljes neve Microsoft Exchange Server), amely dedikált levelezési megoldást kínál azon vállalkozások és iskolák számára, amelyeknek nagyobb számú e-mail fiókot kell kezelniük. Az Outlook és az Exchange közötti alapvető funkciók az e-mailek kezelését illetően többnyire ugyanazok maradnak.

Az e-mail kezelő szoftverrel többféleképpen is elkezdheti használni. Először is választhat a teljes Microsoft 365 ingyenes próbaverziója mellett, vagy közvetlenül vásárolhat egy csomagot. Másodszor, választhat egy ingyenes Outlook-fiókot, vagy csak a Microsoft Exchange Server csomagot vásárolhatja meg. Csak Önön múlik, hogy melyik lehetőség a legjobb választás az Ön forgatókönyvéhez.

A regisztrációs folyamat bármelyikük számára egyszerű, és hatékonyan elkezdheti használni az Outlook asztali alkalmazását. Az alkalmazás automatikusan települ minden Windows operációs rendszert futtató számítógépre, és a webalkalmazás helyett közvetlenül is létrehozhatja benne fiókját.

Ehhez az áttekintéshez úgy döntöttem, hogy a webalkalmazást használom. Miután belép a fiókjába, megjelenik a beérkező levelek mappája. A dizájn meglehetősen egyszerű és letisztult, és nincs rá panaszom. A navigáció ugyanolyan egyszerű, mint más e-mail alkalmazásokban, így a Microsoft 365 és az Outlook jól teljesít ebben a tekintetben.

A közhiedelemmel ellentétben további e-mail fiókokat is hozzáadhat személyes Outlook-beérkezett üzeneteihez, még akkor is, ha az Outlook alapvető, ingyenes verzióját használja. Ez a lehetőség az E-mail szinkronizálása beállítás alatt érhető el, ahol további „aliasokat” adhat hozzá fiókjához. Ha úgy dönt, hogy ezt használja, több e-mail fiókot is kezelhet az Outlookból. Ez a lehetőség nem korlátozódik csak a Microsoft e-mail fiókokra; más szolgáltatóktól származó e-maileket is hozzáadhat.

A postafiókok Microsoft Exchange-fiókhoz való hozzáadása egy kicsit más, de a Microsoft rengeteg online útmutatót kínál, ha bármilyen problémába ütközne a folyamat során. Azonban úgy gondolom, hogy a megvalósítás meglehetősen egyszerű, függetlenül attól, hogy melyik megoldást választja, így nem kell aggódnia, hogy bajba kerül. Mielőtt a tesztelési részhez kezdenénk, tekintsük át, milyen típusú szolgáltatásokat várhat el a Microsoft 365-től.

Microsoft365 e-mail kezelési funkciók

Mivel a Microsoft 365 egy nagyon kiterjedt megoldás több alkalmazással, csak az Outlook alkalmazás e-mail kezelési funkcióit tekintjük át. Az összes alkalmazás egyetlen Microsoft-fiókhoz kapcsolódik, így egyes funkciók az Ön e-mail használatára is vonatkoznak. A Microsoft 365 lehetővé teszi egyéni e-mail címek létrehozását, így nem kell az Outlook vagy Hotmail tartományneveknél ragadnia. Hozzáadhatja cége nevét, vagy testreszabhatja a címet a kívánt módon.

A Microsoft 365 minden előfizetője fejlett e-mail biztonságot kap az adathalászat és a rosszindulatú programok ellen, valamint e-mail titkosítást biztosít, hogy bizalmas adatai biztonságban maradjanak. Egy másik funkció a reklámmentes felület. Még a hirdetésblokkolók sem tudják felülmúlni ezt a „funkciót”, mivel a Microsoft Outlook felismeri a legtöbb vagy az összes hirdetésblokkolót, és csökkenti a tárhely méretét az azokat használó felhasználók számára. Végül, de nem utolsósorban 50 GB extra tárhelyet kap e-mailjei és mellékletei számára. Emellett az Outlook támogatja a Microsoft Office funkciók egy részét, és átveszi azokat az e-mail funkcióba. Jobban írhat a különféle szövegformázási beállításokkal, vagy közvetlenül az e-mail fiókjából érhet el más Microsoft-alkalmazásokat.

Munkavégzés a Microsoft365 e-mail kezelő szoftver funkcióival

A Microsoft 365 e-mail kezelési funkcióinak és Outlook funkcióinak teszteléséhez küldtem magamnak néhány e-mailt, hogy megnézzem, hogyan működik. Mielőtt ezekre rátérnénk, fontosnak tartom megemlíteni az Outlook webalkalmazásban található első lépések útmutatóját. Ha először lép be a beérkezett üzenetek mappájába, az alkalmazás felkéri Önt, hogy próbáljon ki néhány alapvető lehetőséget, amelyek segítenek megismerni a funkciót. Mivel már ismerem az Outlookot, úgy döntöttem, hogy kihagyom ezt az útmutatót, de megnéztem, és azt javaslom, hogy legalább az első négy lépést végezze el, ha Ön új felhasználó.

Mivel a Microsoft 365 Outlook alkalmazása egy dedikált e-mail kliens alkalmazás, egy dedikált beérkező levelek mappára számíthat, amely automatikusan kezeli és rendezi a kommunikációt. A megbízhatatlan e-mail feladóktól érkező összes e-mail a levélszemét mappába kerül, amely könnyen elérhető a bal oldali menüpanelről. Jó látni, hogy az Outlook ezt a mappát közvetlenül a fő Beérkezett üzenetek mappája alá helyezte, mivel nem olyan ritka, hogy még a megbízható feladóktól érkező e-mailek is rossz mappába kerülnek, függetlenül attól, hogy melyik e-mail szolgáltatást használja.

A többi e-mail kategória kiválasztása is elég jó; teljes áttekintést nyújt minden elküldött vagy fogadott e-mail típusról. Saját mappákat is létrehozhat, és e-mail üzeneteit tetszés szerint kategorizálhatja. Az e-maileket a felső eszköztár segítségével rendezheti, amely rendkívül széles eszközkészletet kínál a beérkező levelek kategorizálásához és testreszabásához. Például rögzítheti az e-maileket a tetejére, megjelölheti levélszemétként, elhalaszthatja a kommunikációt, vagy elvégezheti a beérkező levelek söpörését, amely az összes üzenetet egy adott mappába helyezheti.

Az e-mailek kategorizálása meglehetősen egyszerű, csakúgy, mint az új e-mailek írása vagy a kapott e-mailekre való válaszadás. Az Outlook egy praktikus e-mail szerkesztőt kínál rengeteg szerkesztési és formázási lehetőséggel. A szerkesztési lehetőségek sok tekintetben hasonlítanak a Microsoft Word használatához. Igazán strukturálhatja a szöveget, kiemelheti a fontos részleteket, felhasználhat felsoroláspontokat, táblázatokat adhat hozzá, képeket adhat hozzá, kisegítő lehetőségeket használhat, és még sok minden mást. Csak nézze meg az alábbi képernyőképet, hogy lássa, mire gondolok; egyszerűen nagyszerű.

Összefoglalva, nem voltak negatív tapasztalataim a Microsoft 365-tel és annak Outlook e-mail kezelő szoftverével kapcsolatban. Minden úgy működött, ahogy nekem szántam, és semmi nehézséget nem tapasztaltam. Az e-mail kliens egyszerű integrációt kínál a különböző e-mail címekkel, valamint egy intuitív kezelőfelületet, amelyen könnyen navigálhat. A Microsoft 365 e-mailjei számos testreszabási lehetőséget is kínálnak az Ön számára. Nemcsak a színsémát, hanem a mappa szerkezetét is megváltoztathatja, és e-mail kommunikációját tetszőleges módon kategorizálhatja. Egyszerűen fogalmazva, ez egy nagyszerű szoftver.

A Microsoft 365 e-mail kezelési szolgáltatásainak árazása

A Microsoft 365 egy kiterjedt megoldás több díjszabással. Különbség van a Családi és a Microsoft Business licenc között. Mivel ezt az áttekintést elsősorban üzleti felhasználóknak tesszük, csak a vállalkozási engedélyeket vesszük szemügyre, hogy célzott áttekintést adjunk az egyes csomagokhoz tartozó szolgáltatásokról és árakról. Először ingyenesen kipróbálhatja a csomagokat, és egy hónapos próbaidőszakot kaphat, ha hajlandó megadni hitelkártyaadatait. Még a legolcsóbb csomag is kínál Outlook funkciókat, de érdemes beruházni egy drágábbra, ha szüksége van az Outlook asztali alkalmazásra. Vessünk egy pillantást a többi különbségre.

Microsoft 365 Business Basic

Ez a csomag havi 6 dollárba kerül felhasználónként éves előfizetéssel. Ez a csomag a legolcsóbb, és hozzáférést biztosít a Microsoft 365 alkalmazások webes és mobil verzióihoz. Csevegéseket, hívásokat és találkozókat hozhat létre akár 300 résztvevővel. Ezenkívül ez a csomag felhasználónként 1 TB felhőtárhelyet, üzleti szintű e-mailt, normál biztonságot, valamint bármikor telefonos és webes támogatást kínál. Az alkalmazások közé tartozik a Word, az Excel, a PowerPoint, a Teams, az Outlook, a OneDrive, a SharePoint és az Exchange.

Microsoft 365 Business Standard

Ez a csomag havi 12,50 dollárba kerül felhasználónként éves előfizetéssel. Mindent kínál az előző csomagból, plusz prémium funkciókat és asztali alkalmazásokat, egyszerű webinárium-tárhelyet, résztvevők regisztrációs és jelentési funkciókat, valamint eszközöket az ügyfelek találkozóinak kezelésére. A csomagban szereplő alkalmazások két kiegészítést kapnak: csak az Access és a Publisher for PC.

Microsoft 365 Business Premium

Ez a csomag havi 22 dollárba kerül felhasználónként, évente számlázva. Az előző két csomagból mindent kínál, fejlett biztonsággal, hozzáférés- és adatkezeléssel, valamint kiberfenyegetések elleni védelemmel. Két új alkalmazást is hozzáad – az Intune-t és az Azure Information Protectiont.

Microsoft 365 Apps for Business

Ez a csomag alternatívának tekinthető, nagy hangsúlyt fektetve az alkalmazás kiválasztására. Havi 8,25 dollárba kerül felhasználónként évente. A Microsoft 365-alkalmazások asztali verzióit kínálja az összes prémium funkcióval. Felhasználónként 1 TB felhőtárhelyet, normál biztonságot, valamint bármikor telefonos és webes támogatást kap. Ebben a csomagban egyéni alkalmazások közül választhat: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Access és Publisher.

Konklúzió

Csak néhány olyan szoftvermegoldás áll rendelkezésre, amely felülmúlja a Microsoft 365 funkcionalitását. Bár több ingyenes megoldás is elérhető, ezek nem hasonlíthatók össze az ezekből az alkalmazásokból származó funkciókkal. A jó hír az, hogy a Microsoft 365 meglehetősen megfizethető is lehet, és sok pénzt megtakaríthat, ha az elsődleges cél csak az e-mailek kezelése. Az ingyenes Outlook e-mail fióknak és a későbbi frissítésnek köszönhetően akár ingyenesen is elkezdheti. Jó szervezési funkciókat és megbízható e-mail szolgáltatásokat kínál, amelyekkel nem lehet hibázni.