Automatizált hívórendszerek

A vállalkozások automatikus hívószolgáltatást használhatnak, hogy előre rögzített hangüzenetet küldjenek több ezer potenciális ügyfélnek és érdeklődőnek minősítés vagy értékesítési célból. Akár eseményemlékeztetőt vagy vészhelyzeti üzenetet is küldhetnek teljes névjegyzéküknek, beleértve a csapattagokat is.

Ezen felül az automatizált telefonrendszerek segítik a vállalatokat abban, hogy releváns üzenetrögzítő üzeneteket továbbítsanak az ügyfélszolgálati hívások során.

Hogyan működik egy automatizált hívórendszer?

Az automatizált hívórendszer egyszerre működik bejövő híváskezelő rendszerként és automatizált kimenő hívásmenedzsment rendszerként.

A bejövő hívásrendszerek lehetővé teszik, hogy egyedi hangüzenetet rögzítsen különböző ügyfélproblémákra, így minden hívó kiválaszthatja a menüből a megfelelő opciót és megoldhatja a konkrét problémát. Ha egy adott üzenet nem oldja meg a gondot, lehetőségük van elérhető ügynökhöz továbbítani a hívást. Néhány rendszer automatikus visszahívási opciót is kínál, amely lehetővé teszi, hogy az ügyfelek későbbi időpontra kérjenek visszahívást egy ügynöktől.

Emellett ezekkel az automatikus hívótárcsázó rendszerekkel előre rögzített üzenetet is küldhet bárkinek a névjegyzékéből anélkül, hogy ügynökei egyesével felhívnák őket.

Így működnek az automatikus telefonos menürendszerek:

• Amikor egy ügyfél felhívja a vállalat helyi vagy díjmentes számát, lejátszanak neki egy rögzített üzenetet.
• Az ügyfél a megfelelő szám kiválasztásával tud menüpontot választani a probléma megoldásához vagy élő ügynöki támogatás igényléséhez.
• Néhány rendszer interaktív hangválasz (IVR) funkciót is tartalmaz, amely lehetővé teszi, hogy az ügyfelek szóban mondják el problémájukat a gombok nyomogatása helyett.
• A kimenő hívások fordítva működnek: az automatizált üzenetküldő rendszer kezdeményezi a hívást, majd vagy lejátszik egy rögzített üzenetet, vagy élő ügynökhöz kapcsol, ha hangot érzékel. Ellenkező esetben az “Automatikus üzenetrögzítőre hagyás” funkciót használja.

Ezek az egyedi telefonos menürendszerek támogatják a különféle külső integrációkat. Például összekapcsolhatja saját rendszerét CRM (ügyfélkapcsolat-kezelő) szoftverrel, hogy szegmentálja, pontozza és nyomon kövesse érdeklődőit.

Milyen funkciókkal rendelkeznek az automatizált hívórendszerek?

Az automatizált hívórendszerek legfontosabb funkciói:

• Testreszabható hívóazonosítók – Érvényes telefonszám ellenőrzése után testreszabhatja a hívóazonosítót, hogy ügyfelei tudják, ki keresi őket.
• Egyedi vállalati üdvözlő – Minden hívót egyedi üzenettel köszönthet.
• Tömeges hangüzenet-közvetítés – Ezek az ügynök nélküli tárcsázó rendszerek lehetővé teszik az üzleti tulajdonosok számára, hogy egyszerre az összes kontaktlistájuknak hívást indítsanak.
• Hívásütemezés – A vállalatok minden kimenő híváshoz meghatározott dátumot és időpontot állíthatnak be.
• Üzenetrögzítő felismerés – Ha egy válaszoló vagy üzenetrögzítő veszi fel a hívást, az automatizált rendszer a hangjelzés után újra lejátsza az üzenetet.
• Hangposta-szöveg átalakítás – A rendszer szöveges üzenetet is tud küldeni, ha a hívott félnek nincs hangpostája.
• Automatizált válaszszolgáltatások – Felvehet üzeneteket, amelyek gyakori ügyfélproblémák kezelésére szolgálnak.
• Testreszabható irányítási szabályok – CRM vagy ügyfélszolgálati adat alapján irányíthatja a hívásokat az automatizált lead-elosztás és a zökkenőmentes ügyféltámogatás érdekében. Beállíthat képességalapú irányítást ügynöki pontszám szerint, vagy időalapú irányítást a munkaórákhoz igazítva.
• Valós idejű analitika – Egy élő irányítópult valós idejű megfigyeléssel és jelentéskészítéssel betekintést nyújt az átlagos válaszidőbe, ügynöki teljesítménybe és még sok másba.
• Fejlett funkciók – A legtöbb rendszer fejlett funkciókat kínál, mint például hívásrögzítés, videókonferencia, meetingrögzítés és leirat, automatikus visszahívás, hangposta leirat, hívásátirányítás, szavazások és felmérések.

Mit érdemes elkerülni az automatizált hívórendszerek használatakor?

A rossz menü az egyik legrosszabb dolog, ami egy automatizált hívórendszert jellemezhet. Könnyen dühös ügyfeleket eredményezhet, akik inkább más szolgáltatásra váltanának.

A menünek tömörnek kell lennie, és olyan opciókat kell kínálnia, amelyek különböző helyzetekhez illenek. Kerülje a hosszadalmas üdvözléseket, rossz opciókat és túl sok választási lehetőséget, amelyek összezavarhatják az ügyfeleket.

A tompa zene és a nehézkes felhasználói felület szintén ronthatja a felhasználói élményt. Az ügyfeleknek nem szabad bonyolult akadályokon átjutniuk, hogy megkapják a szükséges támogatást, és ne kelljen ugyanazt a zenét hallgatniuk ismétlődően várakozás közben. Ha zenét játszik le, adjon lehetőséget a hívóknak, hogy saját kedvenc dallamot válasszanak, ezzel is javítva elégedettségüket.

Milyen előnyei vannak az automatizált hívórendszerek használatának?

Ha automatizált hívórendszert használ, az alábbi előnyöket élvezheti:

• Időhatékonyság – Az automatizált telefonhívások hosszú telefonszám-listára értékes időt takarítanak meg, növelve ügynökei hatékonyságát és termelékenységét.
• Költségmegtakarítás – A korlátlan hívásoknak és megfizethető áraknak köszönhetően pénzt takaríthat meg a kimenő hívások során, miközben világszerte kiszolgálhatja ügyfeleit. Az automatizált válaszadás csökkenti az ügynökök hívásidejét, tovább csökkentve költségeit.
• Csökkent válaszidő – Egy releváns, előre rögzített üzenet gyorsan megválaszolhatja az ügyfelek kérdéseit.
• Ügyfélelégedettség – Bármelyik ügyfél átkapcsolhatja a hívást élő ügynökhöz bonyolultabb problémák megoldásához.
• Lead gondozás – A telefonos automatikus híváselosztás (ACD) lehetővé teszi, hogy zökkenőmentesen kövesse nyomon érdeklődőit, növelje a konverziós arányt és az értékesítést. Minden hívásról részletes jelentést generálhat, valamint integrálhatja a rendszert külső alkalmazásokkal, például CRM-mel vagy ügyfélszolgálati szoftverrel.
• Jobb csapatkommunikáció és együttműködés – Számos rendszer kínál csapatüzenetküldési és belső hívás-funkciókat a gördülékeny kommunikáció és együttműködés érdekében. A legtöbb rendszer korlátlan tárhelyet biztosít a hívásrögzítésekhez, üzenetekhez és megosztott dokumentumokhoz.

Mennyibe kerülnek az automatizált hívórendszerek?

Az automatizált hívórendszerek költséghatékony megoldások, amelyekhez nincs szükség hardver- vagy szoftvertelepítésre.

A szolgáltatótól függően egy alapcsomag már körülbelül havi 20 dollár/felhasználó áron elérhető, de ennek lehetnek korlátozott képességei. Egyes szolgáltatók közel havi 200 dollárt is kérhetnek felhasználónként egy fejlett csomagért. Vannak, akik percdíjat számítanak fel havonta, mások korlátlan percet és üzenetküldést kínálnak.

Ha éves előfizetést választ, lehetősége lehet éves árkedvezményre is. Több felhasználói fiók esetén mennyiségi kedvezmény is elérhető.

A LiveAgent lehet a legkedvezőbb választás. Már 49 dollártól/ügynök/hó és több mint 180 funkcióval ez a legkedvezőbb csomag a piacon.

Ez egy prémium, mindenre kiterjedő csomag, amelyet felhasználásalapon fizet, így nincs éves előfizetési opció. Nincs szükség szerződésre vagy beállítási díjra, bármikor frissíthet vagy lemondhat, és egy ingyenes, 30 napos próbaidőszakot is igénybe vehet (nincs szükség bankkártyára), hogy felfedezze a funkciókat.