Az e-mail kommunikáció 1971-ben kezdődött, amikor Ray Tomlinson elküldött az első e-mailt saját magának. Bár ez a technológia már több mint 50 éves, naponta milliárdnyi e-mail kerül elküldésre. Néha naponta több e-mailt olvasunk és küldünk, mint ahány valódi emberrel találkozunk. Ennek ellenére az e-mail kommunikációban ugyanazokat a hibákat követjük el, amelyeket el kellene kerülnünk a saját javunkra. Szóval hogyan javíthatjuk e-mailjeinket?
Az alábbiakban 10 tipp a hatékony e-mail kommunikációhoz:
1. Legyen világos és tömör
A legtöbb embernek túl kevés az ideje a nap során az e-mailek olvasásához és megválaszolásához. Az e-mail törzse informatív és közvetlen kell, hogy legyen. Még ha más alternatívákat is használ az e-mail helyett, a címzett értékelni fogja a rövid és világos üzeneteket. Fontolja meg felsorolások használatát, vagy küldjön külön e-mailt minden olyan témához, amelyet valakivel kommunikálnia kell.
Emlékezzen: A hosszú e-mailek kimerítik az embereket.
2. Legyen udvarias
Hacsak nem jó viszonyban van valakivel, kerülje az informális nyelvezetet, a szakkifejezéseket, a szlengeket és a nem megfelelő rövidítéseket. Gondoljon arra, hogy az e-mail érzelmileg hogyan “érzi magát”. Ha az érzelmei félreérthetők, találjon másik módot a szavak megfogalmazására. Legyen barátságos, tisztelettudó és hálás.
Szeretné tudni, hogy mikor kell alkalmazni a lezser, formális, komoly vagy barátságos hangnemet?
3. Használjon világos tárgysorokat
A tárgysor alapján az emberek eldöntik, hogy megnyitják-e az e-mailt vagy sem. Sokan hatalmas mennyiségű e-mailt kapnak, ezért fontos leírni, hogy mit talál a címzett az e-mailben. A címzett postafiókja az első szűrést végzi el számára. Az e-mailek tárgysor nélkül rossz e-maileknek számítanak, és ezért spam mappába kerülnek.
4. Ügyeljen a helyesírásra és nyelvtanra
Ez egy egyszerű módja annak, hogy megmutassa, hogy törődik. Próbálja meg hangosan felolvasni az üzenetét, hogy elkapjon minden nyelvtani hibát vagy kínos megfogalmazást, amelyet egyébként elkerülne.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
A legfrissebb tippek és ajánlatok közvetlenül a postaládájába.
5. Ne feledje, hogy az e-mail soha nem magánjellegű
Az üzenetét másoknak továbbíthatják az Ön tudta nélkül. Ha az információ nagyon bizalmas, győződjön meg arról, hogy a megfelelő személyhez jut.
6. Helyezze a fő pontot az eleje
Ha valaki e-mailjére válaszol, helyezze a választ az eleje közelébe. A legtöbb ember nem szereti hosszú bekezdéseket olvasni, hogy az üzenet végén megtalálja a fő pontot.
7. Használja a VÁLASZ gombot
Foglalja bele az előző üzenetet, amikor e-mailre válaszol. Ne indítson új e-mailt. Ez a gyakorlat időt takarít meg Önnek és a címzettnek is.
8. Legyen környezetbarát
Kerülje az e-mailek nyomtatását, amikor csak lehetséges. Jobban szervezve tudja tartani a kommunikációt, és ráadásul fákat takarít meg.
9. Kerülje a KIABÁLÁST
Ne használjon nagybetűket, ez kiabálást jelent. Ráadásul NEHEZEBB OLVASNI az azonos méretű betűket, ezért adjon pihenőt az olvasóinak.
10. Írja alá üzenetét
Ne rejtőzzön az e-mail mögé, és írja be a nevét. Zárja le az üzenetét “Üdvözlettel”, “, “Tisztelettel”, " vagy “Minden jót”, " attól függően, hogy mi a helyzet. Ne feledje, hogy a cég nevét írja a neve alá, vagy ossza meg a digitális névjegyét.
Végső gondolatok
Vegye figyelembe, hogy az üzenet elküldése után lehetetlen visszahívni. Ha rossz üzenetet küld valakinek, veszélyeztetheti és tönkreteheti az üzletét vagy karrierjét. Mindig ellenőrizze kétszer az üzenetét és a címzett sorát az e-mail elküldése előtt. Jó ötlet egy új e-mail fiók létrehozása is, amely kizárólag a kimenő levelezésre és az ügyfélkommunikációra van dedikálva.
