E-mail kezelő szoftver

Mi az e-mail kezelő szoftver?

Az e-mail kezelő szoftver olyan eszköz, amelyet nagy mennyiségű bejövő e-mailek kezelésére használnak. A szoftver egy jegyrendszeren keresztül kezeli az e-maileket, amelyek minden e-mailhez egyedi azonosítót hoznak létre, amelyet jegy-azonosítónak hívnak. Ezután a szoftver minden e-mailt egy előre meghatározott automatizált munkafolyamat-szabályok alapján egy adott ügynökhöz vagy részleghez rendel.

Mi a különbség az e-mail kliens/webmail és az e-mail kezelő szoftver között?

A webmail és az e-mail kliensek kevésbé fejlettek és kevesebb kulcsfunkciót kínálnak. Lényegében a webmail és az e-mail klienseket személyes használatra hozták létre, míg az e-mail kezelő szoftvert solopreneurák, vállalkozások és szervezetek számára hozták létre, akik naponta több ezer e-mailt kapnak, és segítségre van szükségük kezelésükben.

Webmail/E-mail kliens	E-mail kezelő szoftver
Nagyon korlátozott vagy nincs automatizálási lehetőség	Számtalan automatizálási lehetőség
Reklámokkal/nemkívánatos e-mailekkel teli	Nincsenek hirdetések/nem kívánt e-mailek
Nincsenek együttműködési lehetőségek	Együttműködésre készült (megosztott postaláda, amely támogatja a csapat e-mail kezelését)
Hiányzik a speciális szűrés	Címkék és jegyazonosítók az egyszerű szűréshez
Nincsenek sablon válaszok	Korlátlan mennyiségű sablon válaszok
Korlátozott tárhely	Korlátlan tárhely
Korlátozott vagy nincs e-mail sablon	Testreszabható e-mail sablonokat kínál
Korlátozott kapcsolattartási mezők	Kapcsolattartási mezők + beépített CRM
Nincsenek privát/belső jegyzetek	Privát/belső jegyzeteket kínál
Nincs lehetőség e-mailek egyesítésére/felosztására	E-mail egyesítést/felosztást kínál
Nincs ügynök ütközés észlelése	Ügynök ütközés észlelést kínál
Néhányuk több e-mail lapot kínál	Több e-mail lapot kínál
Nincsenek harmadik féltől származó integrációk	Több száz harmadik féltől származó integráció
Nincs többcsatornás képesség	Többcsatornás képességek
Mobil e-mail alkalmazásokat kínál	Mobil e-mail alkalmazásokat kínál

Hány e-mail címet/e-mail fiókot integrálhat egy e-mail kezelő eszközzel?

Az olyan fejlett e-mail kezelő eszközök, mint a LiveAgent, nem szabnak semmilyen korlátozást a szoftverrel összekapcsolható e-mail címek számára.

Biztonságos az e-mail kezelő eszközök használata?

Vitathatatlanul az e-mail kezelő szoftver gyakran biztonságosabb, mint a hagyományos e-mail. Képzelje el ezt a forgatókönyvet:

• A Gmail vagy az Outlook segítségével oldja meg az ügyfelek e-mailjeit.
• Több alkalmazottja van, akik különböző műszakokban dolgoznak.

Természetesen meg kell osztania e-mail bejelentkezési adatait több emberrel, ami biztonsági fenyegetést jelenthet – különösen, ha nyilvános számítógépeket használnak, vagy másokkal osztanak meg eszközöket.

Az e-mail kezelő rendszerrel minden alkalmazott egyedi bejelentkezési adatokkal rendelkezik, így ez sokkal biztonságosabb az Ön és az egész csapata számára.

Ki profitálhat az e-mail kezelő szoftver használatából?

Az e-mail kezelő szoftver előnyös lehet mindenki számára, aki rengeteg ügyfélszolgálati e-mailt válaszol meg naponta – a vállalat méretétől függetlenül. Akár egyszemélyes csapat, akár nagyvállalkozás, az e-mail kezelés megoldása elengedhetetlen. Rengeteg jelentés megerősítette, hogy az e-mail támogató szoftver használata növeli a termelékenységet, csökkenti a stressz szintjét, és végül időt és pénzt takarít meg.

Hogyan profitálhat az e-mail kezelő szoftverekből?

Jobb e-mail válaszidő és nagyobb ügyfél-elégedettség

Az e-mail kezelő szoftverek javíthatják a válaszidőket, ami javíthatja az ügyfélélményeket és az ügyfelek elégedettségét. Az automatizált munkafolyamat-szabályokkal a szoftver automatikusan elosztja a bejövő leveleket az alkalmazottak között. Elmúltak a manuális feladatok és az e-mail tevékenységek figyelésének napjai.

Az e-mail kezelő szoftver nem pazarolja az időt, és biztosítja, hogy mindenki értse felelősségét. Mint fentebb említettük, ez javítja a válaszidőket, mivel kiküszöböli a zavartságot, az e-mailek nyomon követését, a lustálkodást és a kézi feladatkezelést. Az e-mail kezelő szoftver használatával minden támogatási ügynök egyszerűen bejelentkezhet a szoftverbe, és válaszolhat az ügyfélszolgálati e-mailekre.

Növeli a termelékenységet és csökkenti a stressz szintjét

Az e-mail kezelő rendszer szépsége, hogy sok feladatot képes vállalni, és önmagában megoldani őket. Például a szoftver automatizált munkafolyamat-szabályokkal oldhatja meg azokat a jegyeket, amelyekre meghatározott időn belül nem érkezett válasz. Alternatív megoldásként a szoftver automatikus e-mail üzeneteket küldhet azoknak az ügyfeleknek, akik nem válaszoltak az üzenetekre. Ez csak a jéghegy csúcsa.

Az ilyen típusú szoftverek megléte külön felelősséget vesz le a válláról. Megszünteti az ismétlődő és hétköznapi feladatokat, így csökkenti a stressz szintjét és javítja a termelékenységet. Lényegében tökéletes munkafolyamatot hoz létre.

Pénzt takarít meg és növeli a beruházások megtérülését

Itt van egy másik ok, amiért beleszerethet az e-mail kezelő szoftverekbe. Pénzt takarít meg. Ha ügynökei nem pazarolnak időt hétköznapi feladatokra, és amikor kizárólag az ügyfelek kérdéseinek megoldására összpontosítanak, akkor pénzt takarítanak meg Önnek.

Sőt, a Financesonline szerint minden egyes dollárért, amelyet ügyfélszolgálatába fektet be ügyfélszolgálatokon és hasonló platformokon (például e-mail kezelő szoftvereken) keresztül, 3 dolláros befektetési megtérülést érhet el.

Megszünteti az eszköz- és fiókfigyelést

Ha tovább szeretne lépni, csatlakoztassa e-mail kezelő szoftverét más kommunikációs csatornákhoz, például élő csevegéshez, telefonhoz, vagy közösségi médiához és javítsa termelékenységét. Véget vethet a végtelen eszköz- és fiókfigyelésnek, amely egyszerre zavaró és nem eredményes.

Ha minden üzenet egy helyen van – legyen szó e-mailekről, Instagram-hozzászólásokról vagy valós idejű élő csevegésekről, még könnyebben maximalizálhatja az e-mail kezelő rendszer összes előnyét.

Milyen funkciókkal kell rendelkeznie az e-mail kezelő szoftvereknek?

Megosztott egyetemes e-mail postafiók

A megosztott univerzális postaládák az e-mail kezelő szoftverek kiemelkedő jellemzői. A csapat postaládája egyszerűsítheti az összes üzenetet több e-mail címről, közösségi média fiókokról, webcsevegésekről, sőt telefonokról is.

Ha még soha nem dolgozott olyan együttműködési platformmal, mint az univerzális postaláda, ezt nehéz elképzelni, de őszintén szólva ez a legjobb szolgáltatás, amely mérföldekkel javítja ügyfele és ügynöke tapasztalatait. A legjobb, hogy minden ügynökének egyedi bejelentkezési adata lesz a rendszerbe, lehetővé téve számukra, hogy egyszerre külön kérdéseken dolgozzanak.

További információk a megosztott postafiókról.

Osztályok és felelősségek (transzferek)

Az e-mail kezelő szoftver két másik jellemzője a részlegek és a felelősség. Különböző részlegek létrehozásával a marketing, az informatikai támogatás vagy az értékesítési csapatok számára még jobban megszervezheti a postaládáját. A szűrés könnyebb lesz, és a felelősségek hozzárendelése az automatizálási szabályok révén pofon egyszerű.

Példaként beállíthat egy automatizált munkafolyamat-szabályt, amely automatikusan továbbítja az összes „visszaállítás” és „jelszó” szavakat tartalmazó e-mailt az informatikai részleghez, vagy akár egy erre kijelölt informatikai támogatási képviselőhöz.

Tudjon meg többet a részlegekről vagy a felelősségekről.

Munkafolyamat-menedzsment és e-mail marketing automatizálási szabályok

Röviden kitértünk az e-mail marketing automatizálásának erejére. Számtalan dolgot tehet az e-mail kezelő szoftverrel – a címkék automatikus hozzáadásától az e-mailekhez, az e-mailek osztályokhoz és ügynökökhöz való hozzárendelésétől az e-mail ütemezésig, amelyek automatikusan elküldenek előre formázott utólagos e-maileket egy bizonyos idő elteltével az utolsó kapcsolatfelvételtől.

További információk a szabályokról.

Robusztus elemzési eszközök és jelentési szolgáltatások

A hagyományos e-mailek használatával nehéz meghatározni, hogy milyen jól teljesít a teljesítmény és a minőség szempontjából. Megfelel az iparági referenciaértékeknek, például az átlagos e-mail válaszaránynak? Az ügyfelei elégedettek a kapott szolgáltatással?

Elég érdekes, hogy a Bain & Company felmérése szerint a vezérigazgatók 80%-a úgy véli, hogy cégük kiváló ügyfélszolgálatot nyújt. Ügyfeleiknek azonban csak 8%-a ért egyet.

Az e-mail kezelő szoftver elemzésével és a jelentéskészítési funkciókkal a valós adatok alapján megismerheti a fejlesztési területeket.

További információk az elemzésekről és a jelentésekről.

Csapat együttműködési funkciók és keresztezések észlelése

Egyes webes levelek (nevezetesen a Gmail) beépített csevegőszolgáltatást kínálnak. A legtöbb e-mail kliens/weblap azonban nem, ezért nem megfelelőek az együttműködés során. Véleményünk szerint a külső csevegőeszközök használata kontraproduktív, mivel ha váltani kell az eszközök között, elveszítheti gondolatmenetét, és értékes időt is pazarolhat.

Az olyan e-mail kezelő szoftver, mint a LiveAgent, beépített belső csevegési és hívási lehetőségeket kínál, megkönnyítve az 1,2,3-as lépést, hogy kapcsolatba léphessen kollégáival, amikor elakad.

Ezenkívül az olyan eszközök, mint a LiveAgent, ügynökök keresztezésének érzékelési funkcióival rendelkeznek. Ezek a szolgáltatások biztosítják, hogy egyetlen e-mailre se válaszolnak kétszer. Figyelmeztetik az összes ügynököt, akik éppen dolgoznak egy e-mailen, és biztosítják, hogy ne legyen kettősség vagy véletlen törlés.

További információk az ügynökök keresztmunkájának észleléséről, belső csevegésekről, vagy belső hívásokról.

Testreszabható e-mail sablonok

Egy másik szolgáltatás, amely hiányzik a hagyományos e-mail kliensek/webmail arzenáljából, a testreszabható e-mail sablonok, amelyekkel marketing e-maileket, például hírleveleket, ügyfélszolgálati e-maileket, például jelszó-visszaállító e-maileket vagy tranzakciós e-maileket küldhetnek ki, amelyek megerősítik a rendelést. Természetesen testreszabható e-mail sablonok állnak rendelkezésre a LiveAgent e-mail kezelő platformján.

További információk az e-mail sablonokról.

CRM és egyéni CRM mezők

Annak érdekében, hogy még jobb legyen, az e-mail kezelő szoftver csillagviszonyokkal rendelkezik az ügyfélkapcsolat-kezeléssel (CRM). A beépített CRM mellett, amely mindig kéznél van, egyéni információkat rögzíthet ügyfeleiről, amelyek segíthetnek a hozzáértőbb és személyre szabottabb ügyfélszolgálat nyújtásában.

További információk a CRM-ről.

Több jegy/e-mail fül

Fél, hogy kihagyja a több e-mail fület? Nem kell. Az e-mail kezelő szoftver ezt a funkciót is kínálja. Ez lehetővé teszi, hogy egyszerre több e-mailt válaszoljon meg, egyszerűen váltson az e-mail fülek között. Ez a szolgáltatás különösen hasznos sablon válaszokkal/előre definiált válaszokkal együtt.

További információk a több jegy fülről.

E-mail címkék

Egy másik funkció, ami a hagyományos e-mail kliensekből hiányzik, de kiemelkedő az e-mail kezelő szoftverekben, a címkék. A címkék segítségével szűrhető, rendszerezhető és pillantásra megtekinthető egy e-mail tartalma.

További információk a címkékről.

Feladatmenedzserek és SLA felügyeleti funkciók

A fejlett e-mail kezelő szoftver olyan funkciókat tartalmaz, amelyek feladatkezelőként működnek, és értesítik az ügynököket a kiemelt/kritikus e-mailekről, amelyeket meg kell oldani. Általában a feladatkezelőben megjelenő e-mailekre (jegyekre) régóta nincs válasz, vagy SLA-khoz (szolgáltatási szintű megállapodások) vannak kötve.

Tudjon meg többet a Megoldásra váró gombról.

Privát jegyzetek

Az e-mail kezelő szoftver privát jegyzetei lehetővé teszik, hogy további információkat hozzon nyilvánosságra egy adott e-mailről, ügyfélről vagy megoldási folyamatról. Kollégái bármikor megtekinthetik ezeket a jegyzeteket, amikor megoldják az adott levelet/lekérdezést. Ha szeretné, privát jegyzeteket is használhat emlékeztetőként.

További információk a jegyzetekről.

Sablon üzenetek és előre definiált válaszok

A sablon válaszok egy másik nagyszerű szolgáltatás, amely az e-mail kezelő szoftver részét képezi. Ezek lehetővé teszik, hogy előre definiált válaszokat hozzon létre az ügyfelek leggyakrabban feltett kérdéseire. Ha olyan e-mailt kap, amely általános választ igényel egy ilyen kérdésre, akkor időt takaríthat meg magának azzal, ha egyszerűen a sablon válasz gombra kattint, és kiválasztja a kívánt választ.

További információk a sablon válaszokról.

Jegyek felosztása/összevonása

Az e-mail kezelő eszközök, például a LiveAgent, jegyek felosztását és egyesítését kínálják. Ez a funkció egyedülálló, és javíthatja a megoldási időt és az ügynökök hatékonyságát. Például, ha egy beérkező e-mail több problémát vet fel, és több részlegnek (például értékesítésnek és informatikának) kell megoldania, akkor a leveleket ketté lehet osztani a gyorsabb probléma megoldása érdekében.

Alternatív megoldásként, ha egy ügyfél több e-mailt küld Önnek ugyanarról a problémáról, akkor az e-maileket egyetlen e-mail szálba egyesítheti.

További információk a jegyek felosztásáról és a jegyek összevonásáról.

Harmadik fél integrációja

Az e-mail kezelő szoftverek többsége harmadik féltől származó integrációkat kínál a tökéletes munkafolyamat biztosítása érdekében. Integrálható a fizetési processzorokkal, az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerekkel, a közösségi média alkalmazásokkal és egyebekkel.

Ezeknek az integrációknak a megléte biztosítja, hogy az ügynököknek ne kelljen bejelentkezniük harmadik fél alkalmazásaiba, és két rendszerbe bevinni az adatokat.

Az összes integráció megtekintése.

Belső tudásbázis és korlátlan tárhely

A korlátozott e-mail tárolással mindannyian küzdünk naponta, igaz? Nem, ha e-mail kezelő szoftvert használ! Az olyan eszközök, mint a LiveAgent, korlátlan e-mail előzményeket kínálnak. Nem kell törölnie egyetlen e-mailt sem, ha nem akarja, és a dokumentum tárolására sem vonatkoznak korlátozások. Korlátlan mennyiségű belső dokumentumot, útmutatót és bevált gyakorlatot tárolhat magában a szoftver.

További információk a belső tudásmenedzsmentről.

Hogyan lehet megtalálni a megfelelő e-mail kezelő szoftvert

Meg van győződve arról, hogy az e-mail kezelő szoftver a megfelelő megoldás az Ön és vállalkozása számára? Remek. Olvasson tovább, hogy megtudja, hogyan válassza ki a megfelelő e-mail kezelő eszközt.

Írja le a követelményeit, és végezzen el egy kis kutatást

Az első lépés a megfelelő e-mail nyomkövető szoftver megtalálása felé az, hogy leírja a követelményeket és figyelembe veszi a költségkeretet, mivel minden e-mail szolgáltató különböző funkciókkal rendelkezik. Szeretne egy olyan eszközt, amelyet egyszerűen az e-mailek kezelésére használnak? Szeretne egy eszközt, amely más üzeneteket is egyszerűsít a beérkező levelek között? Milyen további funkciókra van szüksége? Skálázható e-mail szolgáltatás?

Miután megszerezte a követelmények listáját, ideje elvégezni néhány kutatást. Javasoljuk, hogy nézze meg az egyes szolgáltatók véleményét:

• Termék-áttekintő portálok (például G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• YouTube-vélemények

https://youtu.be/4Flngmwnsuk

• Közösségi média
• Weboldal
• Összehasonlító cikkek

Miután ellenőrizte az egyes szoftvereket, és tudja, melyiket szeretné tesztelni, itt az ideje egy ingyenes próbaverzió létrehozásának.

Hozzon létre ingyenes próbafiókokat és tesztfunkciókat

Miután kiválasztotta a legfontosabb lehetőségeket, itt az ideje egy ingyenes próbaverzió létrehozásának. Javasoljuk, hogy tesztelje az összes legfontosabb funkciót és ismerje meg őket a lehető legjobban. Próbáljon meg:

• Csatlakoztasson több e-mail címet a csapat postaládájához
• Állítsa be az integrációkat
• Hívja meg ügynökeit/e-mail felhasználóit a szoftverébe
• Hozzon létre részlegeket az informatikai, marketing és értékesítési csapatok számára
• Állítson be automatizálási szabályokat a tökéletes munkafolyamat megtalálásához
• E-mail sablonok beállítása a kritikus e-mailekhez

Miközben mindent tesztel, jegyzeteljen, hogy mi tetszik és mi nem. Gyorsan megtudhatja, melyik e-mail platform felel meg leginkább az Ön igényeinek. Ha az ingyenes próbaverzió túl hamar lejár, és további időt szeretne az összes szolgáltatás tesztelésére, forduljon bizalommal az ügyfélszolgálathoz.

A legtöbb e-mail kezelő szoftvergyártó örömmel hosszabbítja meg a próbaidőszakot néhány héttel.

Foglaljon bemutatót/beszéljen egy értékesítési vezetővel

Ha nem tud dönteni két e-mail kezelő szoftver között, foglaljon le egy bemutatót és beszéljen az értékesítési csapattal. Mutasson be egy listát arról, hogy mit szeretne elérni, tegyen fel kérdéseket, és jegyezze fel a kapott szolgáltatást.

Általában az értékesítési vezető viselkedése jó mutató lehet arra vonatkozóan, hogy az eladó ügyfélszolgálati csapatai hogyan fognak bánni Önnel, ha fizető ügyfél. Ha úgy érzi, hogy jártasak a termékben és bármikor készek segíteni, akkor biztos lehet benne, hogy jól dönt.

Ha azonban úgy érzi, hogy nem tudnak válaszolni a kérdéseire, és valóban nem érdeklik a sikere, akkor keressen egy másik e-mail kezelő szoftvert.

Mi az ára az e-mail kezelő szoftvereknek?

Ez egy nehezen megválaszolható kérdés. Az e-mail kezelő szoftverek többsége előfizetéses, így havi részletekben fizethet. Az egyes e-mail-kezelő szoftverek azonban különböznek attól, amit kínálnak a szolgáltatások, az integrációk és az ügynöki helyek tekintetében.

Megbízható szoftverellenőrző webhelyeket tekintve azt mondhatjuk, hogy a normál ártartomány havonta 15 és 39 dollár között mozog ügynökenként.

Ha ez az ártartomány túl magas az Ön számára, vegyen fontolóra egy ingyenes e-mail-kezelő eszközt.

Mi a jó ingyenes e-mail kezelő szoftver?

Bár az ingyenes e-mail-kezelő eszközök elterjedtek, a funkciók tekintetében korlátozottabbak.

Nem azért, hogy a saját termékünket promózzuk, de a LiveAgent egy nagyon jó ingyenes e-mail-kezelési csomagot kínál, amely még mindig az ingyenes szolgáltatások nagy arzenálját kínálja. Például a LiveAgent ingyenes ajánlata között van:

• 1 e-mail cím integrációja
• Alapvető jelentések
• Tudásbázis-kezelés
• 7 napos jegyelőzmény
• 1 csevegés gomb és 1 telefonszám integráció
• Az e-mailek egyesítése és felosztása
• Egyéni CRM jegy mezők
• Feladatkezelés
• Címkék
• Privát jegyzetek
• E-mail továbbítások
• Több e-mail fül
• 24/7 ügyfélszolgálat

https://www.youtube.com/watch?v=3zYfDwqNj0U&ab_channel=LiveAgent

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “GYIKOldal”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mi az e-mail kezelő szoftver?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Az e-mail kezelő szoftver olyan eszköz, amelyet nagy mennyiségű bejövő e-mailek kezelésére használnak. A szoftver az e-maileket egy jegyrendszeren keresztül kezeli, amely minden e-mailhez egyedi azonosítót hoz létre, amelyet jegy-azonosítónak hívnak. Ezután a szoftver minden e-mailt egy előre meghatározott munkafolyamat-szabályok alapján egy adott ügynökhöz vagy részleghez rendel.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mi a különbség az e-mail kliens/webmail és az e-mail kezelő szoftver között?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A webmail és az e-mail kliensek kevésbé fejlettek és kevesebb funkciót kínálnak. Lényegében a webmail és az e-mail klienseket személyes használatra hozták létre, míg az e-mail kezelő szoftvert solopreneurák, vállalkozások és szervezetek számára hozták létre, amelyek nagy mennyiségű e-mailt kapnak, és segítségre van szükségük kezelésükben.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Ki profitálhat az e-mail kezelő szoftver használatából?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Az e-mail kezelő szoftver előnyös lehet mindenki számára, aki rengeteg e-mailt válaszol meg naponta. Akár egyszemélyes csapat, akár nagyvállalkozás, az e-mail kezelés megoldása elengedhetetlen. Rengeteg jelentés megerősítette, hogy az e-mail támogató szoftver használata növeli a termelékenységet, csökkenti a stressz szintjét, és végül időt és pénzt takarít meg.” } }] }