Az e-mail kezelő szoftver olyan eszköz, amelyet nagy mennyiségű bejövő e-mailek kezelésére használnak. A szoftver egy jegyrendszeren keresztül kezeli az e-maileket, amelyek minden e-mailhez egyedi azonosítót hoznak létre, amelyet jegy-azonosítónak hívnak. Ezután a szoftver minden e-mailt egy előre meghatározott automatizált munkafolyamat-szabályok alapján egy adott ügynökhöz vagy részleghez rendel.
A webmail és az e-mail kliensek kevésbé fejlettek és kevesebb kulcsfunkciót kínálnak. Lényegében a webmail és az e-mail klienseket személyes használatra hozták létre, míg az e-mail kezelő szoftvert solopreneurák, vállalkozások és szervezetek számára hozták létre, akik naponta több ezer e-mailt kapnak, és segítségre van szükségük kezelésükben.
Webmail/E-mail kliens | E-mail kezelő szoftver |
Nagyon korlátozott vagy nincs automatizálási lehetőség | Számtalan automatizálási lehetőség |
Reklámokkal/nemkívánatos e-mailekkel teli | Nincsenek hirdetések/nem kívánt e-mailek |
Nincsenek együttműködési lehetőségek | Együttműködésre készült (megosztott postaláda, amely támogatja a csapat e-mail kezelését) |
Hiányzik a speciális szűrés | Címkék és jegyazonosítók az egyszerű szűréshez |
Nincsenek sablon válaszok | Korlátlan mennyiségű sablon válaszok |
Korlátozott tárhely | Korlátlan tárhely |
Korlátozott vagy nincs e-mail sablon | Testreszabható e-mail sablonokat kínál |
Korlátozott kapcsolattartási mezők | Kapcsolattartási mezők + beépített CRM |
Nincsenek privát/belső jegyzetek | Privát/belső jegyzeteket kínál |
Nincs lehetőség e-mailek egyesítésére/felosztására | E-mail egyesítést/felosztást kínál |
Nincs ügynök ütközés észlelése | Ügynök ütközés észlelést kínál |
Néhányuk több e-mail lapot kínál | Több e-mail lapot kínál |
Nincsenek harmadik féltől származó integrációk | Több száz harmadik féltől származó integráció |
Nincs többcsatornás képesség | Többcsatornás képességek |
Mobil e-mail alkalmazásokat kínál | Mobil e-mail alkalmazásokat kínál |
Az olyan fejlett e-mail kezelő eszközök, mint a LiveAgent, nem szabnak semmilyen korlátozást a szoftverrel összekapcsolható e-mail címek számára.
Vitathatatlanul az e-mail kezelő szoftver gyakran biztonságosabb, mint a hagyományos e-mail. Képzelje el ezt a forgatókönyvet:
Természetesen meg kell osztania e-mail bejelentkezési adatait több emberrel, ami biztonsági fenyegetést jelenthet – különösen, ha nyilvános számítógépeket használnak, vagy másokkal osztanak meg eszközöket.
Az e-mail kezelő rendszerrel minden alkalmazott egyedi bejelentkezési adatokkal rendelkezik, így ez sokkal biztonságosabb az Ön és az egész csapata számára.
Az e-mail kezelő szoftver előnyös lehet mindenki számára, aki rengeteg ügyfélszolgálati e-mailt válaszol meg naponta – a vállalat méretétől függetlenül. Akár egyszemélyes csapat, akár nagyvállalkozás, az e-mail kezelés megoldása elengedhetetlen. Rengeteg jelentés megerősítette, hogy az e-mail támogató szoftver használata növeli a termelékenységet, csökkenti a stressz szintjét, és végül időt és pénzt takarít meg.
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a free 14-day trial today!
Az e-mail kezelő szoftverek javíthatják a válaszidőket, ami javíthatja az ügyfélélményeket és az ügyfelek elégedettségét. Az automatizált munkafolyamat-szabályokkal a szoftver automatikusan elosztja a bejövő leveleket az alkalmazottak között. Elmúltak a manuális feladatok és az e-mail tevékenységek figyelésének napjai.
Az e-mail kezelő szoftver nem pazarolja az időt, és biztosítja, hogy mindenki értse felelősségét. Mint fentebb említettük, ez javítja a válaszidőket, mivel kiküszöböli a zavartságot, az e-mailek nyomon követését, a lustálkodást és a kézi feladatkezelést. Az e-mail kezelő szoftver használatával minden támogatási ügynök egyszerűen bejelentkezhet a szoftverbe, és válaszolhat az ügyfélszolgálati e-mailekre.
Az e-mail kezelő rendszer szépsége, hogy sok feladatot képes vállalni, és önmagában megoldani őket. Például a szoftver automatizált munkafolyamat-szabályokkal oldhatja meg azokat a jegyeket, amelyekre meghatározott időn belül nem érkezett válasz. Alternatív megoldásként a szoftver automatikus e-mail üzeneteket küldhet azoknak az ügyfeleknek, akik nem válaszoltak az üzenetekre. Ez csak a jéghegy csúcsa.
Az ilyen típusú szoftverek megléte külön felelősséget vesz le a válláról. Megszünteti az ismétlődő és hétköznapi feladatokat, így csökkenti a stressz szintjét és javítja a termelékenységet. Lényegében tökéletes munkafolyamatot hoz létre.
Itt van egy másik ok, amiért beleszerethet az e-mail kezelő szoftverekbe. Pénzt takarít meg. Ha ügynökei nem pazarolnak időt hétköznapi feladatokra, és amikor kizárólag az ügyfelek kérdéseinek megoldására összpontosítanak, akkor pénzt takarítanak meg Önnek.
Sőt, a Financesonline szerint minden egyes dollárért, amelyet ügyfélszolgálatába fektet be ügyfélszolgálatokon és hasonló platformokon (például e-mail kezelő szoftvereken) keresztül, 3 dolláros befektetési megtérülést érhet el.
Ha tovább szeretne lépni, csatlakoztassa e-mail kezelő szoftverét más kommunikációs csatornákhoz, például élő csevegéshez, telefonhoz, vagy közösségi médiához és javítsa termelékenységét. Véget vethet a végtelen eszköz- és fiókfigyelésnek, amely egyszerre zavaró és nem eredményes.
Ha minden üzenet egy helyen van – legyen szó e-mailekről, Instagram-hozzászólásokról vagy valós idejű élő csevegésekről, még könnyebben maximalizálhatja az e-mail kezelő rendszer összes előnyét.
A megosztott univerzális postaládák az e-mail kezelő szoftverek kiemelkedő jellemzői. A csapat postaládája egyszerűsítheti az összes üzenetet több e-mail címről, közösségi média fiókokról, webcsevegésekről, sőt telefonokról is.
Ha még soha nem dolgozott olyan együttműködési platformmal, mint az univerzális postaláda, ezt nehéz elképzelni, de őszintén szólva ez a legjobb szolgáltatás, amely mérföldekkel javítja ügyfele és ügynöke tapasztalatait. A legjobb, hogy minden ügynökének egyedi bejelentkezési adata lesz a rendszerbe, lehetővé téve számukra, hogy egyszerre külön kérdéseken dolgozzanak.
További információk a megosztott postafiókról.
Az e-mail kezelő szoftver két másik jellemzője a részlegek és a felelősség. Különböző részlegek létrehozásával a marketing, az informatikai támogatás vagy az értékesítési csapatok számára még jobban megszervezheti a postaládáját. A szűrés könnyebb lesz, és a felelősségek hozzárendelése az automatizálási szabályok révén pofon egyszerű.
Példaként beállíthat egy automatizált munkafolyamat-szabályt, amely automatikusan továbbítja az összes „visszaállítás” és „jelszó” szavakat tartalmazó e-mailt az informatikai részleghez, vagy akár egy erre kijelölt informatikai támogatási képviselőhöz.
Tudjon meg többet a részlegekről vagy a felelősségekről.
Röviden kitértünk az e-mail marketing automatizálásának erejére. Számtalan dolgot tehet az e-mail kezelő szoftverrel – a címkék automatikus hozzáadásától az e-mailekhez, az e-mailek osztályokhoz és ügynökökhöz való hozzárendelésétől az e-mail ütemezésig, amelyek automatikusan elküldenek előre formázott utólagos e-maileket egy bizonyos idő elteltével az utolsó kapcsolatfelvételtől.
További információk a szabályokról.
A hagyományos e-mailek használatával nehéz meghatározni, hogy milyen jól teljesít a teljesítmény és a minőség szempontjából. Megfelel az iparági referenciaértékeknek, például az átlagos e-mail válaszaránynak? Az ügyfelei elégedettek a kapott szolgáltatással?
Elég érdekes, hogy a Bain & Company felmérése szerint a vezérigazgatók 80%-a úgy véli, hogy cégük kiváló ügyfélszolgálatot nyújt. Ügyfeleiknek azonban csak 8%-a ért egyet.
Az e-mail kezelő szoftver elemzésével és a jelentéskészítési funkciókkal a valós adatok alapján megismerheti a fejlesztési területeket.
További információk az elemzésekről és a jelentésekről.
Egyes webes levelek (nevezetesen a Gmail) beépített csevegőszolgáltatást kínálnak. A legtöbb e-mail kliens/weblap azonban nem, ezért nem megfelelőek az együttműködés során. Véleményünk szerint a külső csevegőeszközök használata kontraproduktív, mivel ha váltani kell az eszközök között, elveszítheti gondolatmenetét, és értékes időt is pazarolhat.
Az olyan e-mail kezelő szoftver, mint a LiveAgent, beépített belső csevegési és hívási lehetőségeket kínál, megkönnyítve az 1,2,3-as lépést, hogy kapcsolatba léphessen kollégáival, amikor elakad.
Ezenkívül az olyan eszközök, mint a LiveAgent, ügynökök keresztezésének érzékelési funkcióival rendelkeznek. Ezek a szolgáltatások biztosítják, hogy egyetlen e-mailre se válaszolnak kétszer. Figyelmeztetik az összes ügynököt, akik éppen dolgoznak egy e-mailen, és biztosítják, hogy ne legyen kettősség vagy véletlen törlés.
További információk az ügynökök keresztmunkájának észleléséről, belső csevegésekről, vagy belső hívásokról.
Egy másik szolgáltatás, amely hiányzik a hagyományos e-mail kliensek/webmail arzenáljából, a testreszabható e-mail sablonok, amelyekkel marketing e-maileket, például hírleveleket, ügyfélszolgálati e-maileket, például jelszó-visszaállító e-maileket vagy tranzakciós e-maileket küldhetnek ki, amelyek megerősítik a rendelést. Természetesen testreszabható e-mail sablonok állnak rendelkezésre a LiveAgent e-mail kezelő platformján.
További információk az e-mail sablonokról.
Annak érdekében, hogy még jobb legyen, az e-mail kezelő szoftver csillagviszonyokkal rendelkezik az ügyfélkapcsolat-kezeléssel (CRM). A beépített CRM mellett, amely mindig kéznél van, egyéni információkat rögzíthet ügyfeleiről, amelyek segíthetnek a hozzáértőbb és személyre szabottabb ügyfélszolgálat nyújtásában.
További információk a CRM-ről.
Fél, hogy kihagyja a több e-mail fület? Nem kell. Az e-mail kezelő szoftver ezt a funkciót is kínálja. Ez lehetővé teszi, hogy egyszerre több e-mailt válaszoljon meg, egyszerűen váltson az e-mail fülek között. Ez a szolgáltatás különösen hasznos sablon válaszokkal/előre definiált válaszokkal együtt.
További információk a több jegy fülről.
Egy másik funkció, ami a hagyományos e-mail kliensekből hiányzik, de kiemelkedő az e-mail kezelő szoftverekben, a címkék. A címkék segítségével szűrhető, rendszerezhető és pillantásra megtekinthető egy e-mail tartalma.
További információk a címkékről.
A fejlett e-mail kezelő szoftver olyan funkciókat tartalmaz, amelyek feladatkezelőként működnek, és értesítik az ügynököket a kiemelt/kritikus e-mailekről, amelyeket meg kell oldani. Általában a feladatkezelőben megjelenő e-mailekre (jegyekre) régóta nincs válasz, vagy SLA-khoz (szolgáltatási szintű megállapodások) vannak kötve.
Tudjon meg többet a Megoldásra váró gombról.
Az e-mail kezelő szoftver privát jegyzetei lehetővé teszik, hogy további információkat hozzon nyilvánosságra egy adott e-mailről, ügyfélről vagy megoldási folyamatról. Kollégái bármikor megtekinthetik ezeket a jegyzeteket, amikor megoldják az adott levelet/lekérdezést. Ha szeretné, privát jegyzeteket is használhat emlékeztetőként.
További információk a jegyzetekről.
A sablon válaszok egy másik nagyszerű szolgáltatás, amely az e-mail kezelő szoftver részét képezi. Ezek lehetővé teszik, hogy előre definiált válaszokat hozzon létre az ügyfelek leggyakrabban feltett kérdéseire. Ha olyan e-mailt kap, amely általános választ igényel egy ilyen kérdésre, akkor időt takaríthat meg magának azzal, ha egyszerűen a sablon válasz gombra kattint, és kiválasztja a kívánt választ.
További információk a sablon válaszokról.
Az e-mail kezelő eszközök, például a LiveAgent, jegyek felosztását és egyesítését kínálják. Ez a funkció egyedülálló, és javíthatja a megoldási időt és az ügynökök hatékonyságát. Például, ha egy beérkező e-mail több problémát vet fel, és több részlegnek (például értékesítésnek és informatikának) kell megoldania, akkor a leveleket ketté lehet osztani a gyorsabb probléma megoldása érdekében.
Alternatív megoldásként, ha egy ügyfél több e-mailt küld Önnek ugyanarról a problémáról, akkor az e-maileket egyetlen e-mail szálba egyesítheti.
További információk a jegyek felosztásáról és a jegyek összevonásáról.
Az e-mail kezelő szoftverek többsége harmadik féltől származó integrációkat kínál a tökéletes munkafolyamat biztosítása érdekében. Integrálható a fizetési processzorokkal, az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerekkel, a közösségi média alkalmazásokkal és egyebekkel.
Ezeknek az integrációknak a megléte biztosítja, hogy az ügynököknek ne kelljen bejelentkezniük harmadik fél alkalmazásaiba, és két rendszerbe bevinni az adatokat.
Az összes integráció megtekintése.
A korlátozott e-mail tárolással mindannyian küzdünk naponta, igaz? Nem, ha e-mail kezelő szoftvert használ! Az olyan eszközök, mint a LiveAgent, korlátlan e-mail előzményeket kínálnak. Nem kell törölnie egyetlen e-mailt sem, ha nem akarja, és a dokumentum tárolására sem vonatkoznak korlátozások. Korlátlan mennyiségű belső dokumentumot, útmutatót és bevált gyakorlatot tárolhat magában a szoftver.
További információk a belső tudásmenedzsmentről.
Stand out from your competitors with a strong customer service culture
Meg van győződve arról, hogy az e-mail kezelő szoftver a megfelelő megoldás az Ön és vállalkozása számára? Remek. Olvasson tovább, hogy megtudja, hogyan válassza ki a megfelelő e-mail kezelő eszközt.
Az első lépés a megfelelő e-mail nyomkövető szoftver megtalálása felé az, hogy leírja a követelményeket és figyelembe veszi a költségkeretet, mivel minden e-mail szolgáltató különböző funkciókkal rendelkezik. Szeretne egy olyan eszközt, amelyet egyszerűen az e-mailek kezelésére használnak? Szeretne egy eszközt, amely más üzeneteket is egyszerűsít a beérkező levelek között? Milyen további funkciókra van szüksége? Skálázható e-mail szolgáltatás?
Miután megszerezte a követelmények listáját, ideje elvégezni néhány kutatást. Javasoljuk, hogy nézze meg az egyes szolgáltatók véleményét:
Miután ellenőrizte az egyes szoftvereket, és tudja, melyiket szeretné tesztelni, itt az ideje egy ingyenes próbaverzió létrehozásának.
Miután kiválasztotta a legfontosabb lehetőségeket, itt az ideje egy ingyenes próbaverzió létrehozásának. Javasoljuk, hogy tesztelje az összes legfontosabb funkciót és ismerje meg őket a lehető legjobban. Próbáljon meg:
Miközben mindent tesztel, jegyzeteljen, hogy mi tetszik és mi nem. Gyorsan megtudhatja, melyik e-mail platform felel meg leginkább az Ön igényeinek. Ha az ingyenes próbaverzió túl hamar lejár, és további időt szeretne az összes szolgáltatás tesztelésére, forduljon bizalommal az ügyfélszolgálathoz.
A legtöbb e-mail kezelő szoftvergyártó örömmel hosszabbítja meg a próbaidőszakot néhány héttel.
Concierge migrációs szolgáltatásokat kínálunk a legnépszerűbb help desk megoldások közül.
Ha nem tud dönteni két e-mail kezelő szoftver között, foglaljon le egy bemutatót és beszéljen az értékesítési csapattal. Mutasson be egy listát arról, hogy mit szeretne elérni, tegyen fel kérdéseket, és jegyezze fel a kapott szolgáltatást.
Általában az értékesítési vezető viselkedése jó mutató lehet arra vonatkozóan, hogy az eladó ügyfélszolgálati csapatai hogyan fognak bánni Önnel, ha fizető ügyfél. Ha úgy érzi, hogy jártasak a termékben és bármikor készek segíteni, akkor biztos lehet benne, hogy jól dönt.
Ha azonban úgy érzi, hogy nem tudnak válaszolni a kérdéseire, és valóban nem érdeklik a sikere, akkor keressen egy másik e-mail kezelő szoftvert.
Ez egy nehezen megválaszolható kérdés. Az e-mail kezelő szoftverek többsége előfizetéses, így havi részletekben fizethet. Az egyes e-mail-kezelő szoftverek azonban különböznek attól, amit kínálnak a szolgáltatások, az integrációk és az ügynöki helyek tekintetében.
Megbízható szoftverellenőrző webhelyeket tekintve azt mondhatjuk, hogy a normál ártartomány havonta 15 és 39 dollár között mozog ügynökenként.
Ha ez az ártartomány túl magas az Ön számára, vegyen fontolóra egy ingyenes e-mail-kezelő eszközt.
Bár az ingyenes e-mail-kezelő eszközök elterjedtek, a funkciók tekintetében korlátozottabbak.
Nem azért, hogy a saját termékünket promózzuk, de a LiveAgent egy nagyon jó ingyenes e-mail-kezelési csomagot kínál, amely még mindig az ingyenes szolgáltatások nagy arzenálját kínálja. Például a LiveAgent ingyenes ajánlata között van:
Köszönjük, hogy feliratkozott a LiveAgentre.
Küldeni fogunk egy üzenetet az e-mail címére, a bejelentkezéshez szükséges adatokkal, amint létrehoztuk a fiókját.
Közvetlenül innen érheti el a fiókját.
Amint a folyamat befejeződött, küldünk önnek egy e-mailt a belépési adataival.
Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.
Több időpontban is elérhetőek vagyunk