Köszönetlevelek

Egy köszönet e-mail vagy egy köszönetlevél?

Figyelembe véve a működtetett vállalkozás méretét és típusát, valamint az ügyfelek számát, akiknek hálát szeretne kifejezni, elküldheti e-mailben vagy nyomtatott köszönőleveleket (normál postai úton). Néhány tényező, amelyet figyelembe kell venni a kettő közötti választáskor:

• A kézbesítés ütemezése: Leghamarabb egy hagyományos levél érkezik az elküldését követő napon. Ha az időzítés nem kritikus fontosságú, küldhet levelet. De amikor gyors nyomon követésre van szükség – például megköszönni az ügyfélnek a vásárlást -, az e-mail kényelmesebb lesz.
• A formalitás mértéke: Mivel az üzleti világban az e-maileket kevésbé formálisnak tekintik fel, mint a leveleket, ha inkább hivatalos kommunikációt szeretne fenntartani az ügyfelekkel – válassza a leveleket.
• Az üzenet tartalma: Az e-mail lehetővé teszi grafikák, képek, videók, linkek hozzáadását vagy fájlok csatolását – ha azt szeretné, hogy a köszönő üzenete kreatívabb legyen, mint egy sima nyomtatott szöveg, akkor az e-mail egy út.
• Költségvetési korlátozások: Az e-mailek küldése olcsóbb, a levelek elküldése további költségeket igényel (papír, nyomtatás, postai szolgáltatási díj). Egy olyan globális vállalkozás számára, amelynek ügyfelei világszerte vannak, az e-mail lehet az egyetlen ésszerű lehetőség.

Hogyan írjon ügyfél köszönetlevelet

Minden ügyfél-értékelő levelet általában formálisabb stílusban kell felépíteni, mint az e-mailt, és mindig tartalmaznia kell bizonyos alapvető köszönőlevél-összetevőket. Az alábbiakban néhány hasznos tipp található a tökéletes köszönőlevél elkészítéséhez ügyfeleinek:

1. Használja a megfelelő köszöntést

Az elismerő levelek megfelelő üdvözletének kiválasztása az ügyféllel fennálló kapcsolatától függ. Még mindig jobb formálisabb üdvözleteket használni, mint például; -“Kedves András”. Informális köszöntések, mint; kerülni kell a “Szia”, a “Üdv” vagy a “Szervusz” szavakat. Ne felejtse el ellenőrizni a címzett nevének helyesírását is, különben azt kockáztatja, hogy már a kezdetektől rossz benyomást kelthet.

2. Tartsa be a levél célját

A köszönetlevél egyetlen célja a hűséges ügyfelek iránti elismerés és hála kifejezése. Ne említsen közelgő akciókat, különleges ajánlatokat, új termékeket vagy bármi mást, ami reklámnak tekinthető. Mert ez elvonhatja a vásárló figyelmét a kezdeti pontról.

3. Adjon hozzá néhány követési sort

Miután megköszönte az ügyfelek vállalkozását, fontolja meg néhány további nyilatkozat hozzáadását, amely megmutatja, hogy figyelmes az ügyfelek igényeire. Vagy megemlítheti, hogy mindig rendelkezésre áll, ha bármilyen kérdése vagy aggálya van a termékeivel vagy szolgáltatásaival kapcsolatban. Vagy egyszerűen kérdezze meg, tehet-e valamit az elégedettségük növelése érdekében.

4. Tartalmazza a márkáját

Annak érdekében, hogy a levél professzionális megjelenésű legyen, mindenképpen használjon olyan fejlécet, amely tartalmazza a cég nevét, logóját vagy más márkainformációt. A jól megtervezett levélpapír egyedivé varázsolja a levelet, biztosítja a márka láthatóságát, segít ellenőrizni annak hitelességét a címzett számára, és általános szakmai benyomást kelt.

5. Használja a megfelelő lezárást

A köszönetlevél zárásakor fontos, hogy megfelelően tiszteletteljes és szakszerű szót vagy kifejezést használjon. Kiválaszthatja a leggyakrabban használt “Tisztelettel” vagy “Üdv”, vagy valamivel személyesebb “Legjobbakat”, “Köszönettel” vagy “Hálásan” elemeket. Az olyan lezárásokat, mint “Mindig”, “Szeretettel” vagy “Vigyázzon magára”, túl informálisnak tartják az üzleti levelek számára, és kerülni kell őket.

6. Befejezés aláírással 

Bár a köszönőlevelek személyesnek tűnhetnek, nagy kihívást jelenthet a nagyvállalkozások számára, az aláírás hozzáadása a levél aljára azonban hozzájárulhat legalább a személyre szabás bizonyos szintjéhez. Bár nem mindig lehetséges kézzel írt aláírást hozzáadni, még a nyomtatott is mindig jobban fog kinézni, mint egy egyszerűen begépelt név.

Ügyfél köszönetlevél példák

1. Köszönet a hosszú távú vásárlók hűségéért

2. A vállalati mérföldkő megünneplése

3. Köszönetnyilvánítás az év végén

Fedezze fel saját maga

A tudás fontos, de csak akkor ha azt gyakorlatba ültetik. Teszteljen mindent akadémiánkon közvetlenül a LiveAgent-ben.