Egy köszönet e-mail vagy egy köszönetlevél?

Figyelembe véve a működtetett vállalkozás méretét és típusát, valamint az ügyfelek számát, akiknek hálát szeretne kifejezni, elküldheti e-mailben vagy nyomtatott köszönőleveleket (normál postai úton). Néhány tényező, amelyet figyelembe kell venni a kettő közötti választáskor:

A kézbesítés ütemezése: Leghamarabb egy hagyományos levél érkezik az elküldését követő napon. Ha az időzítés nem kritikus fontosságú, küldhet levelet. De amikor gyors nyomon követésre van szükség – például megköszönni az ügyfélnek a vásárlást -, az e-mail kényelmesebb lesz.
A formalitás mértéke: Mivel az üzleti világban az e-maileket kevésbé formálisnak tekintik fel, mint a leveleket, ha inkább hivatalos kommunikációt szeretne fenntartani az ügyfelekkel – válassza a leveleket.
Az üzenet tartalma: Az e-mail lehetővé teszi grafikák, képek, videók, linkek hozzáadását vagy fájlok csatolását – ha azt szeretné, hogy a köszönő üzenete kreatívabb legyen, mint egy sima nyomtatott szöveg, akkor az e-mail egy út.
Költségvetési korlátozások: Az e-mailek küldése olcsóbb, a levelek elküldése további költségeket igényel (papír, nyomtatás, postai szolgáltatási díj). Egy olyan globális vállalkozás számára, amelynek ügyfelei világszerte vannak, az e-mail lehet az egyetlen ésszerű lehetőség.

Hogyan írjon ügyfél köszönetlevelet

Minden ügyfél-értékelő levelet általában formálisabb stílusban kell felépíteni, mint az e-mailt, és mindig tartalmaznia kell bizonyos alapvető köszönőlevél-összetevőket. Az alábbiakban néhány hasznos tipp található a tökéletes köszönőlevél elkészítéséhez ügyfeleinek:

Az elismerő levelek megfelelő üdvözletének kiválasztása az ügyféllel fennálló kapcsolatától függ. Még mindig jobb formálisabb üdvözleteket használni, mint például; -“Kedves András”. Informális köszöntések, mint; kerülni kell a “Szia”, a “Üdv” vagy a “Szervusz” szavakat. Ne felejtse el ellenőrizni a címzett nevének helyesírását is, különben azt kockáztatja, hogy már a kezdetektől rossz benyomást kelthet.

A köszönetlevél egyetlen célja a hűséges ügyfelek iránti elismerés és hála kifejezése. Ne említsen közelgő akciókat, különleges ajánlatokat, új termékeket vagy bármi mást, ami reklámnak tekinthető. Mert ez elvonhatja a vásárló figyelmét a kezdeti pontról.

Miután megköszönte az ügyfelek vállalkozását, fontolja meg néhány további nyilatkozat hozzáadását, amely megmutatja, hogy figyelmes az ügyfelek igényeire. Vagy megemlítheti, hogy mindig rendelkezésre áll, ha bármilyen kérdése vagy aggálya van a termékeivel vagy szolgáltatásaival kapcsolatban. Vagy egyszerűen kérdezze meg, tehet-e valamit az elégedettségük növelése érdekében.

Annak érdekében, hogy a levél professzionális megjelenésű legyen, mindenképpen használjon olyan fejlécet, amely tartalmazza a cég nevét, logóját vagy más márkainformációt. A jól megtervezett levélpapír egyedivé varázsolja a levelet, biztosítja a márka láthatóságát, segít ellenőrizni annak hitelességét a címzett számára, és általános szakmai benyomást kelt.

A köszönetlevél zárásakor fontos, hogy megfelelően tiszteletteljes és szakszerű szót vagy kifejezést használjon. Kiválaszthatja a leggyakrabban használt “Tisztelettel” vagy “Üdv”, vagy valamivel személyesebb “Legjobbakat”, “Köszönettel” vagy “Hálásan” elemeket. Az olyan lezárásokat, mint “Mindig”, “Szeretettel” vagy “Vigyázzon magára”, túl informálisnak tartják az üzleti levelek számára, és kerülni kell őket.

Bár a köszönőlevelek személyesnek tűnhetnek, nagy kihívást jelenthet a nagyvállalkozások számára, az aláírás hozzáadása a levél aljára azonban hozzájárulhat legalább a személyre szabás bizonyos szintjéhez. Bár nem mindig lehetséges kézzel írt aláírást hozzáadni, még a nyomtatott is mindig jobban fog kinézni, mint egy egyszerűen begépelt név.

Ügyfél köszönetlevél példák

1. Köszönet a hosszú távú vásárlók hűségéért

Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.

It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!

Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.

Best regards
****

2. A vállalati mérföldkő megünneplése

Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.

Speaking on behalf of the company, we hope that you have enjoyed the enhanced quality of our services. We will continue our efforts to meet your requirements and expectations in the future as well.

We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****

3. Köszönetnyilvánítás az év végén

Dear Ms. ****,

As the year winds down, we would like to take this chance to say thank you for choosing our business! You are one of our most highly valued customers and it has been a sincere pleasure serving you this year.

We always strive to exceed our customers’ expectations and meet their requirements. Let us know if there is anything we can ever do to assist you further.

From all of us at (Company Name), we wish you and your loved ones a safe and happy New Year!
With appreciation,
****

A fenti példák segítségével könnyedén készíthet vásárlói köszönőleveleket. Még több e-mailt is megtekinthet a helpdesk mintaüzeneteiben, hogy ügynökei képessé váljanak az összes ügyfélkommunikáció hatékony kezelésére.