Ha a csapata ügyfél e-maileket kezel egy megosztott Gmail-fiókban, ahol mindenki ugyanazzal a jelszóval jelentkezik be, akkor már van egyesített beérkező levelek mappája. Csak éppen egy borzalmas.
Ez a megoldás hamar összeomlik. Két ügynök válaszol ugyanarra az e-mailre. Egy üzenet olvasatlan marad, mert mindenki azt feltételezte, hogy valaki más majd kezeli. Egy ügyfél panaszt emel, és senki sem tudja visszakövetni, ki dolgozott utoljára a jegyen.
Ezek nem szélsőséges esetek. Hanem azok, amik megtörténnek, amikor egy növekvő csapat kinövi az eszközeit, de még nem cserélte le őket. Egy megfelelő egyesített beérkező levelek mappa pontosan ezt oldja meg – nem további e-mail fiókok hozzáadásával, hanem azáltal, hogy a teljes csapat számára egyetlen strukturált helyet biztosít, ahol minden bejövő üzenetet látni, igényelni és megválaszolni lehet.
Mi az az egyesített beérkező levelek mappája?
Az egyesített beérkező levelek mappája egyetlen felület, amely több csatornáról és címről gyűjti össze az üzeneteket egy nézetbe. Ahelyett, hogy öt böngészőfület nyitogatna (egyet az info@-nak, egyet a support@-nak, egyet a Facebook-üzeneteinek), minden egy helyen landol.
Magánszemélyek számára az olyan eszközök, mint a Spark vagy a Mimestream, ezt teszik a személyes e-mailekkel. Csatlakoztatja a Gmailjét, a munkahelyi fiókját, a mellékprojektje címét, és mindet egyetlen alkalmazásban olvassa. Ez egy személyes egyesített beérkező levelek mappa.
A csapatos egyesített beérkező levelek mappa másként működik. Együttműködésre épült, nem kényelemre. Az alapvető funkciók a következők:
- Rálátás arra, ki mit kezel: nincsenek többszörös válaszok, nincsenek hiányosságok.
- Jegyekké alakítás: minden e-mail nyomon követhető tétellé válik állapotjelzővel.
- Hozzárendelési szabályok: az üzenetek automatikusan a megfelelő személyhez vagy osztályhoz kerülnek.
- SLA-követés: láthatja, mely beszélgetések késett el, még mielőtt az ügyfél észrevenné.
Ez a cikk a csapatos verzióról szól, arról, amelyikre a kisvállalkozásoknak akkor van szükségük, amikor túllépnek azon, hogy egyetlen ember kezeljen minden bejövő üzenetet.
5 felhasználási eset, ahol az egyesített beérkező levelek mappa valódi változást hoz
E-kereskedelmi üzlet
Külön postafiókokként kezeli az info@, orders@ és returns@ címeket. Az ügyfelek folyamatosan rossz címre írnak, a csapata pedig időt veszít az üzenetek továbbgatásával. Egy egyesített beérkező levelek mappával mindhárom cím egyetlen sorba landol. Az automatikus irányítási szabályok a rendeléseket a teljesítési ügynökhöz, a visszárukat pedig a visszatérítésekért felelőshöz küldik. Semmi sem vész el a továbbítási láncokban.
Szolgáltató vállalkozás
Vannak quotes@, support@ és billing@ címei, mindegyiket más-más ember kezeli. Ez jelenleg három külön e-mail fiókot jelent, megosztott rálátás nélkül. Egy egyesített beérkező levelek mappa mindhármat egyetlen felületbe helyezi. Minden e-mail automatikusan a megfelelő ügynökhöz kerül. Amikor egy számlázási kérdésből támogatási probléma lesz, egyetlen kattintással átirányíthatja a teljes beszélgetési szállal együtt.
Ügynökség, amely több ügyfelet kezel
Csapata öt ügyfél között lavíroz, mindegyiknek saját projekt postafiókja van. Egy egyesített beérkező levelek mappa lehetővé teszi, hogy logikailag elkülönítve tartsa őket (osztály vagy címke alapján), miközben az ügynökök egyetlen képernyőről dolgoznak. Nincs fiókváltogatás. Nincs “várj, melyik projektben is volt ez?” pillanat.
SaaS támogató csapat
Támogatja az ingyenes és a fizető felhasználókat is. A fizető ügyfelek gyorsabb választ igényelnek. Egy egyesített beérkező levelek mappával címkézheti a jegyeket csomagszint szerint, és eltérő SLA-szabályokat állíthat be az egyes csoportoknak. Az ügynökök mindig tudják, mely beszélgetéseket kell priorizálni, anélkül, hogy kézzel kellene átválogatniuk egy kaotikus postafiókot.
Távoli vagy hibrid csapat
Amikor a csapat szétszórtan dolgozik, a “láttad azt az e-mailt?” kérdés megszűnik ésszerű kérdés lenni. Az egyesített beérkező levelek mappa azt jelenti, hogy minden ügynök valós időben ugyanazt a jegykezelő sort látja. Ha valaki offline állapotban van, a hozzárendelt jegyek láthatóak maradnak, és átirányíthatóak. A klasszikus “azt hittem, te kezeled” probléma eltűnik.
Készen áll a következő szintre lépni?
Próbálja ki a LiveAgentet ingyen és győződjön meg róla.
Gmail vs. egyesített beérkező levelek mappa csapatoknak: őszinte összehasonlítás
A Gmail kiváló a személyes e-mailekhez. Nem csapatos támogatási munkafolyamatokra tervezték – ahogy a legtöbb általános e-mail kezelő szoftver sem. Íme, hogyan viszonyul egymáshoz a gyakori beállítások:
| Funkció | Megosztott Gmail-fiók | Gmail + továbbítás | LiveAgent egyesített beérkező levelek mappa |
|---|---|---|---|
| Több cím | ✗ | Részleges | ✓ |
| Ki válaszolt követése | ✗ | ✗ | ✓ |
| Többszörös válasz megakadályozása | ✗ | ✗ | ✓ |
| Automatikus hozzárendelési szabályok | ✗ | ✗ | ✓ |
| SLA és eszkaláció | ✗ | ✗ | ✓ |
| Mobil és asztali paritás | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kezdő ár | Ingyenes | Ingyenes | $15/ügynök/hó |
