Fedezze fel a professzionális e-mailek kezdésének tippjeit és sablonait megfelelő üdvözlésekkel és nyitásokkal különféle üzleti kontextusokhoz. Javítsa az első benyomást és a kommunikáció hatékonyságát a LiveAgent útmutatóival és sablonjainak segítségével.
Naponta több mint 300 milliárd e-mail küldésre és fogadására kerül sor, az e-mail az egyik legfontosabb kommunikációs eszköz. Az üzleti e-mail professzionális módon történő kezdése – különösen akkor, ha valakihez ír, akit nem ismer – kihívást jelenthet a marketingspecialisták, az értékesítési képviselők és az ügyfélszolgálati munkatársak számára.
Valójában az e-mail kezdése meghatározhatja, hogy a címzett azonnal bezárja-e az e-mailt (és törli-e), vagy folytatja az olvasást. A következő cikk néhány tippet nyújt az e-mail kezdésének módjáról, valamint az üzleti levelezésben használható leggyakoribb e-mail üdvözléseket és e-mail nyitásokat. Az átmeneti e-mailektől a hálózatépítési e-mailekig, a megfelelő sablon rendelkezésre állása áldás lehet. Szintén segítünk, ha üzleti e-mail befejezési sablonokra van szüksége.
Kezdje megfelelő üdvözléssel attól függően, hogy mennyire formálisnak kell lennie. Mindig adja meg a címzett nevét (ha ismeri), hogy személyesebbé tegye az üdvözlést. Végül, de nem utolsósorban, ellenőrizze, hogy helyesen írta-e a címzett nevét. A mi profi tippünk? Másolja és illessze be a nevét az előző e-mailekből, e-mail aláírásokból vagy webhelyekről, hogy biztosan ne hibázzon. A promóciós e-mail sablonok széles választéka sokkal hatékonyabbá és eredményesebbé teheti a marketing erőfeszítéseit.
Amikor valakihez első alkalommal ír, mutatkozzon be, és adjon egy tömör mondatot az e-mail céljáról. Ez a mondat meghatározhatja, hogy a címzett elolvassa-e az e-mailét vagy figyelmen kívül hagyja-e, ezért győződjön meg arról, hogy a célja világos és meggyőző.
Ha közös barátai, kollégái vagy ismerősei vannak, említse meg őket, mivel ez növelheti a válasz megkapásának esélyeit. Például így teheti meg: “Hi [Name], találkoztam közös barátunkkal, Richarddal (a [Company]-ből) a hétvégén, és megemlítette, hogy új help desk eszközre van szüksége, mivel a jelenlegi szolgáltatója már nem felel meg az igényeinek…”
Ha már hosszú ideje nem írt a címzettnek, vagy lezser kapcsolata van a címzettel, akkor helyénvaló lenne egy rövid, pozitív megjegyzést, például “I hope you’re doing well.’ (Remélem jól van.) Ez meghatározhatja az e-mail többi részének hangnemét.
Alternatívaként, ha a címzett megosztott néhány frissítést a LinkedIn-en vagy más közösségi médiában, nyugodtan gratulálhat a legutóbbi eredményeihez (személyes és szakmai). Mondhat valamit, például “Congratulations on your promotion” (Gratulálok az előléptetésedhez) vagy “Congratulations, it’s exciting to see [Recipient’s Company] acquire such an important client like [Company].’ (Gratulálok, izgatott vagyok, hogy a [Recipient’s Company] olyan fontos ügyfelet szerez, mint a [Company].)
A kontextustól függően hozzáadhat egy rövid köszönetnyilvánítási sort az e-mail levelezéshez. Például, ha az ügyfél vagy potenciális ügyfél felvetett egy kérdést, a ‘Thank you for reaching out” (Köszönöm, hogy felvetted) vagy “Thank you for contacting [Company]” (Köszönöm, hogy felvetted a [Company]-vel) kötelező. Azonban, amikor köszönetnyilvánítást tesz, fontos, hogy személyre szabott legyen, mivel a szabványos köszönetnyilvánítások (mint a fentiek) túl általánosak, és hidegnek vagy távolságtartónak hathatnak.
Egyszerűen egy név hozzáadásával a köszönetnyilvánítási sor előtt, az üzenet melegebbnek és meghívónak hangzik. Íme egy példa: “Emily, thank you so much for contacting [Company] and for raising this issue. You’re absolutely right…’ (Emily, nagyon köszönöm, hogy felvetted a [Company]-vel és ezt a problémát. Teljesen igaz…)
A “Hi [Name]” valószínűleg a leggyakoribb és a legszélesebb körben használt e-mail üdvözlés az üzleti világban. Ez az üdvözlés általában félig formális és informális kommunikációs stílusokhoz ajánlott. Ha kicsit formálisabb szeretne lenni, a “Hi” helyettesíthető “Hello”-val.
A “Dear [Name]” szintén megfelelő a formális és informális kommunikációhoz. Az Ön kényelme érdekében összeállítottunk egy teljes listát más általános üdvözlésekről, amelyeket választhat a professzionális e-mail kezdésekor. Nézze meg őket:
Egy vagy két címzettnek írva:
Három vagy több címzettnek írva:
Ha nem biztos a címzett nevében:
Az üdvözlés után egy rövid nyitó mondattal kezdheti az e-mailt. Azonban legjobb, ha elkerüli az olyan mondatokat, ha formális e-mailt ír vagy hideg e-mailt küld egy potenciális ügyfélnek, mivel túl barátságosnak hathatnak. Óvatosan kell kezelnie a hangnemet például egy vállalati bocsánatkérő levélben. Íme néhány a leggyakoribb e-mail nyitások közül:
Ha nem biztos abban, hogy mit írjon a követő e-mail kezdetén, fontolja meg az alábbi e-mail nyitó kifejezések egyikét, amely megtörheti a jeget:
Amikor egy ügyfélnek vagy potenciális ügyfélnek válaszol, egy rövid Köszönöm sor sok esetben megfelelő. Ha nem biztos abban, hogyan építse be a ‘Köszönöm’-et, vagy több inspirációra van szüksége, nézze meg az alternatíváink közül:
Amikor hideg e-mailt ír egy potenciális ügyfélnek, az első bekezdés fogja meghatározni, hogy a potenciális ügyfél érdekesnek találja-e az üzenetét, ezért fontos, hogy lenyűgözze és kitűnjön. Íme néhány példa arra, amit belefoglalhat az introductory bekezdésbe:
Ha szeretne többet megtudni, nézze meg a hideg értékesítési e-mail sablonokat.
A potenciális ügyfél követése, különösen akkor, ha nem válaszolt az előző üzenetére, trükkös lehet. Ha ez a helyzet, próbálja ki az alábbi hatékony e-mail nyitó mondatok egyikét – segíthetnek!
Ha szeretne többet megtudni, nézze meg az értékesítési követő e-mail sablonokat.
Valahányszor valaki megvásárol egy terméket vagy feliratkozik a szolgáltatásra, köszönjön meg vagy üdvözöljön őt a ‘családba’, hogy biztosítsa, hogy a kapcsolat jó kezdettel indul. A legjobb módja ennek egy üdvözlő e-mail írása, amely tartalmaz egy köszönetnyilvánítást, egy rövid bevezetést és hasznos információkat.
Nyugodtan nézze meg a további vásárlás utáni e-mail sablonokat és üdvözlő e-mail sablonokat.
Szinte minden ügyfélszolgálati e-mailnek egy Köszönöm sorral kell kezdődnie, legyen szó egy egyszerű ügyfélszolgálati kérésre adott válaszról vagy egy ügyfélpanaszra adott válaszról. Így nézhet ki:
Ha szeretne többet megtudni, nézze meg az ügyfélszolgálati sablonokat.
Amikor dühös vagy elégedetlen ügyfeleknek válaszol, mutasson empátiát és küldjön egy bocsánatkérő e-mailt a vállalat nevében. Így teheti meg:
Az üzleti e-mail kezdete (az üdvözlés, a nyitó sor és az első mondat) az első dolog, amit a címzett lát, amikor megnyitja az e-mailt. Ha professzionális módon kezdi meg az e-mailt, nagyobb valószínűséggel pozitív benyomást kelt. Az üdvözlés, amelyet használ, és az első néhány mondat, amelyet a professzionális üzleti e-mail kezdetéhez választ, a közönségtől és a kommunikáció kontextusától függ. Használja az e-mail üdvözléseket és az e-mail nyitó kifejezéseket, amelyeket fent említettünk, amikor nem biztos abban, hogyan kezdje meg a következő e-mailét egy ügyfélnek vagy egy hideg potenciális ügyfélnek.
Ne felejtse el ellenőrizni az e-maileket helyesírási vagy nyelvtani hibákra, és mindig helyesen írja a címzett nevét. Az utolsó tippünk az, hogy tartsa röviden és egyszerűen, mivel senki sem szeretne hosszú e-maileket olvasni. Gyorsan érjen a lényegre a megfelelő hangnem használatával, és már jó is.
A 'Hi [Nickname]' és a 'Hey [Name]!' túl lezser, és csak akkor használható, ha már korábban leveleztek, és jó kapcsolata van a címzettel. Másrészről a 'To whom it may concern' és a 'Dear Sir or Madam' túl formálisnak és kissé elavultnak tekintendő, ezért csak hivatalos kommunikációban vagy akkor használandó, ha nem ismeri a címzett pontos nevét.
Ha professzionális módon kezdi meg az e-mailét, nagyobb valószínűséggel pozitív első benyomást kelt a címzettnél. Amikor valakihez első alkalommal ír, ez a benyomás kritikus fontosságú, mivel arra ösztönözheti a közönségét, hogy ne csak elolvassa az üzenetét, hanem válaszoljon is rá.
Az e-mail lezser, személyre szabott módon történő kezdése általában vonzóbb, azonban a túl informális és lazán írott stílus valójában elidegenítheti a közönségét. Ha nem biztos abban, hogy milyen hangnemet vegyen fel, a legbiztonságosabb, ha egy kicsit formálisabb, mint túlzottan lezser és barátságos. Ha szükséges, mindig módosíthatja a hangnemet a címzett válasza alapján.
Az e-mail kezdésekor vegyük figyelembe a hangnemet és a formalitást. Használjon udvarias üdvözléseket, például 'Dear [Name]', amely udvarias hangnemet teremt. Vegyen fel kis kedvességeket, például 'I hope this email finds you well,' hogy barátságos légkört teremtsen. Ezek a gesztusok hozzájárulnak egy megfontolt e-mail nyitásához.
A LiveAgent a legtöbbet értékelt és az 1. számú helpdesk szoftver a kis és közepes méretű vállalkozások számára. Próbálja ki még ma ingyenes 30 napos próbaverzióval. Nincs szükség hitelkártyára.
Tanulj meg hatékony professzionális bemutatkozó e-maileket írni a tárgy sorokra, a szövegtörzsre és a gyakori hibákra vonatkozó tippekkel. Fedezd fel a bemutatk...
Növeld az elköteleződést és bevételt hatékony üdvözlő e-mailekkel. Fedezz fel bevált sablonokat, tárgysorokat és személyre szabási stratégiákat a márkahűség fok...
Ismerje meg, hogyan fejezzen be üzleti e-maileket hatékonyan tippek és sablonok segítségével. Tartalmazzon sima lezárási sort, professzionális aláírást és kapcs...
Csatlakozzon elégedett ügyfeleink közösségéhez és nyújtson kiváló ügyfélszolgálatot a LiveAgent segítségével.
