Tippek és sablonok az üzleti e-mailek professzionális elindításához. Megmutatjuk, hogyan kezdhetjük megfelelően az üdvözletet, a bevezetést és az okot. Továbbá, hatékony e-mail nyitó mondatokat ajánlunk az értékesítési, üdvözlő és ügyfélszolgálati e-mailekhez.
A regisztrációval elfogadom Feltételek és Adatvedélem.
Naponta több, mint 300 milliárd e-mail kerül kiküldésre és fogadásra, az e-mail a kommunikáció elengedhetetlen eszköze. Annak kitalálása, hogyan lehet professzionálisan megkezdeni az üzleti e-mailt – különösen akkor, ha ismerősnek ír – kihívást jelenthet a marketingszakemberek, az értékesítők és az ügyfélszolgálati munkatársak számára egyaránt.
Valójában az e-mail indításának módja különbséget jelenthet abban, hogy a címzett azonnal bezárja (és törli) az e-mailt, vagy továbbolvas. A következő cikk néhány tippet nyújt az e-mail indításához, valamint a leggyakoribb e-mail üdvözleteket és e-mail indítókat, amelyeket üzleti levelezésében használhat.
Kezdjen megfelelő üdvözlettel attól függően, hogy milyen formálisnak kell lennie. Mindig adja meg a címzett nevét (ha tudja), hogy az üdvözlet személyesebbé váljon. Végül, de nem utolsósorban ellenőrizze még egyszer, hogy helyesen írta-e a címzett nevét. A mi profi tippünk? Másolja és illessze be a nevüket a korábbi e-mailekből, e-mail aláírásokból, vagy webhelyeken látható módon, hogy ne kövessen el hibát.
Amikor először ír valakinek, mutassa be magát, és tegyen egy tömör mondatot az e-mail céljairól. Ez a mondat meghatározhatja, hogy a címzett elolvassa-e az e-mailt, vagy figyelmen kívül hagyja-e, ezért győződjön meg arról, hogy célja egyértelmű és meggyőző.
Ha vannak közös barátai, kollégái vagy ismerősei, említse meg őket, mivel ez növelheti esélyeit arra, hogy választ kapjon. Például utalhat a közös ismerősre, így: „Szia [Név], összefutottam Ricsivel (a [Cég]-től) barátunkkal a hétvégén, és említette, hogy szükséged van egy új help desk eszközre, mivel a jelenlegi szolgáltatód már nem elégít ki… ”
Ha már régóta nem írt a címzettnek, vagy ha alkalmi kapcsolatban áll a címzettel, célszerű lenne egy gyors, pozitív hangot felvenni, például: „Remélem, hogy jól vagy”. Ez megadhatja a megfelelő hangot az e-mail többi részéhez.
Alternatív megoldásként, ha a címzett megosztott néhány frissítést a LinkedIn-en vagy más közösségi médiában, nyugodtan gratulálhat nekik legújabb (személyes és szakmai) eredményeihez. Mondhat ilyet: „Gratulálok promóciójához” vagy „Gratulálunk, izgalmas látni, hogy a [Címzett vállalata] megszerez egy ilyen fontos ügyfelet, mint például a [Cég].”
A kontextus alapján felvehet egy rövid „köszönöm” sort az e-mail levelezésébe. Például, ha a potenciális ügyfél megkereste Önt egy kérdéssel, akkor a „Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk” vagy a „Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett a [Vállalattal]” feltétlenül szükséges. Mindazonáltal, amikor betesz egy köszönőlevelet, fontos, hogy személyre szabottá tegye, mivel a szokásos köszönőjegyek (mint a fent említettek) kissé túl általánosak, és hidegknek hathatnak.
Ha egyszerűen hozzáad egy nevet a köszönő sor elé, akkor az üzenet melegebbnek és hívogatóbbnak tűnik. Íme egy példa: „Emese, nagyon köszönöm, hogy kapcsolatba léptél a [Vállalattal] és felvetetted ezt a problémát. Teljesen igazad van…“
A „Kedves [Név]” valószínűleg a legelterjedtebb és a legszélesebb körben használt üdvözlet az üzleti világban. Ez a köszöntés általában félig formális és informális kommunikációs stílusokhoz ajánlott. Ha valamivel formálisabb akar lenni, akkor a „Kedves” helyébe a „Tisztelt” léphet.
A „Kedves [Név]” alkalmas mind hivatalos, mind informális kommunikációra. Az Ön kényelme érdekében elkészítettünk egy teljes listát más általános üdvözletről, amelyek közül választhat a szakmai e-mail írásakor. Nézze meg őket:
Egy vagy két címzett írásakor:
Kedves [Név] Kedves [Név] és [Név] Szia, [név], Szia, [név]! [Név], Tisztelt [Név],
Három vagy több címzettnek történő íráskor:
Üdv mindenkinek, [Csoport vagy csapat neve], Szia csapat Hello mindenki, Sziasztok, Jó reggelt kívánok, Szép napot, Szép estét,
Ha nem biztos a címzett nevében:
Kedves uram, Kedves asszonyom, Szia, Helló, Üdvözlet, Tisztelt felvételi menedzser! Kedves toborzó csapat!
A köszöntést követően egy rövid kezdő mondatot adhat az e-mail indításához. Azonban a legjobb elkerülni az ilyen mondatokat, ha hivatalos e-mailt ír, vagy hideg e-mailt ír a potenciális ügyfélnek, mivel ezek túl barátságosak lehetnek. Íme néhány, az e-mail megnyitók leggyakoribb példája:
Ha nem biztos benne, hogy mit írjon az e-mail elején, fontolja meg a következő e-mail nyitó kifejezések egyikét, amelyek megtörhetik a jeget:
Amikor vevőnek vagy potenciális ügyfélnek válaszol, sok esetben egy rövid „Köszönöm” sor a megfelelő. Ha nem biztos benne, hogyan építsen be egy „köszönöm”-öt, vagy további inspirációra van szüksége, nézze meg néhány alternatívánkat:
Amikor hideg e-mailt ír a potenciális ügyfeleknek, az első bekezdés meghatározza, hogy a potenciális ügyfél úgy gondolja-e, hogy az üzenetét érdemes elolvasni, ezért fontos, hogy lenyűgözze és kitűnjön. Íme néhány példa arra, hogy mit vehet fel a bevezető bekezdésbe:
“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”
“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”
“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”
“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”
“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”
Ha többet szeretne megtudni, nézze meg a hideg értékesítési e-mail sablonokat.
A potenciális ügyfelek nyomon követése, különösen, ha nem válaszoltak az előző üzenetére, bonyolult lehet. Ha ez a helyzet, próbálkozzon a hatékony e-mail nyitó mondatok egyikével – ezek hasznosak lehetnek!
“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”
“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”
“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”
“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”
“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”
Ha többet szeretne megtudni, nézze meg az értékesítést követő e-mail sablonokat.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?
Amikor valaki megveszi a termékét, vagy feliratkozik a szolgáltatására, köszönetet kell mondania neki, vagy üdvözölnie kell a „családban”, hogy megbizonyosodjon arról, hogy kapcsolata remekül indul. Ennek legjobb módja egy üdvözlő e-mail írása, amely tartalmaz egy köszönőlevelet, rövid bevezetést és minden hasznos információt.
“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”
“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”
“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”
“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”
“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”
Ellenőrizze bátran a vásárlás utáni e-mail sablonokat és az üdvözlő e-mail sablonokat.
Szinte minden ügyfélszolgálati e-mailt „Köszönöm”.mel kell kezdeni, legyen szó akár egyszerű ügyfélszolgálati kérelem megválaszolásáról, akár vevői panaszról. Így nézhet ki:
“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”
“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”
“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”
“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”
Ha többet szeretne megtudni, nézze meg az ügyfélszolgálati sablonokat.
Dühös vagy elégedetlen ügyfeleknek válaszolva feltétlenül mutasson ki empátiát és kérjen bocsánatot vállalkozása nevében. Így teheti meg:
“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”
“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”
“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”
“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”
A LiveAgent ötvözi a kiváló élő csevegést, a jegyértékesítést és az automatizálást, amely lehetővé teszi számunkra, hogy kivételes támogatást nyújtsunk ügyfeleinknek.
Az üzleti e-mail kezdete (üdvözlet, nyitó sor és első mondat) az első dolog, amit a címzett lát, amikor kinyitja az e-mailt. Ha profi módon indítja el az e-mailt, akkor valószínűbb, hogy pozitív benyomást kelt róluk. Az Ön által használt üdvözlet és az első néhány mondat, amelyet a szakmai üzleti e-mailek megkezdéséhez választ, a hallgatóságtól és a kommunikáció kontextusától függ. Használja a fent említett e-mailes üdvözleteket és e-mail nyitó kifejezéseket, amikor nem biztos abban, hogyan kezdje el a következő e-mailt az ügyfelekkel vagy a potenciális ügyfelekkel.
Ne felejtse el ellenőrizni az e-maileket, hogy nincsenek-e benne helyesírási, vagy nyelvtani hibák, és ügyeljen arra, hogy mindig helyesen írja be a címzett nevét. Utolsó tippünk, hogy az e-mail rövid legyen és kedves, mivel senki sem akar hosszú e-maileket olvasni. Legyen lényegretörő és kedves, ez mindig beválik!
Ha profi módon indítja el az e-mailt, akkor valószínűbb, hogy pozitív első benyomást kelt a címzettben. Amikor először ír valakinek, ez a benyomás kritikus, mivel ösztönözheti hallgatóságát arra, hogy ne csak elolvassa az üzenetét, hanem válaszoljon is rá.
“Szia [Becenév]” és “Hé [Név]!” túl alkalmiak, és csak akkor használhatók, ha korábban már e-mailt váltottak, és jó kapcsolata van a címzettel. Másrészről a „Tisztelt” és a „Kedves uram vagy asszonyom” túl formálisnak tekinthetők, és kissé elavultak, ezért csak hivatalos kommunikációban szabad őket használni, vagy ha nem tudja az emberek pontos nevét. “
Az e-mail hétköznapi, személyre szabott módon történő indítása általában vonzóbb, azonban a túl informális és nyugodt stílusú írás valóban elriaszthatja közönségét. Ha nem biztos abban, hogy milyen hangot válasszon, akkor a legbiztonságosabb az, ha valamivel formálisabb, mintsem túl alkalmi és barátságos. Szükség esetén mindig beállíthatja a hangszínt a címzettjétől kapott válasz alapján.
Answer Delivery Status Indicator
The answer delivery status indicator in LiveAgent tickets provides information on the status of email replies, including if they were sent, scheduled, delayed, or not delivered. Administrators and owners can access detailed email response information for a specific time period. If an answer is not delivered, a delivery report can be viewed to determine the issue.
Ügyfél beszállási e-mail sablonok
Az ügyfél beszállási e-mail sablonjai a vásárolt termékek vagy szolgáltatások helyes használatához vezetik az ügyfeleket.
Azonos időben írt szöveg megtekintése
Az ügyfélszolgálati csevegésekben fontos a gyors reakcióidő. A valós idejű gépelési nézet funkció segítséget nyújthat az ügynököknek a lassú válaszidő elkerülésében.
Nagyra értékeljük, hogy regisztrált a LiveAgentre.
A fiók telepítése után azonnal üzenetet küldünk az Ön e-mail címére, amely tartalmazza a bejelentkezési adatokat.
Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.