Hogyan indítsunk egy e-mailt (Tippek + sablonok)

Naponta több, mint 300 milliárd e-mail kerül kiküldésre és fogadásra, az e-mail a kommunikáció elengedhetetlen eszköze. Annak kitalálása, hogyan lehet professzionálisan megkezdeni az üzleti e-mailt – különösen akkor, ha ismerősnek ír – kihívást jelenthet a marketingszakemberek, az értékesítők és az ügyfélszolgálati munkatársak számára egyaránt.

Valójában az e-mail indításának módja különbséget jelenthet abban, hogy a címzett azonnal bezárja (és törli) az e-mailt, vagy továbbolvas. A következő cikk néhány tippet nyújt az e-mail indításához, valamint a leggyakoribb e-mail üdvözleteket és e-mail indítókat, amelyeket üzleti levelezésében használhat.

Mit kell tartalmaznia az e-mailek elejének

1. Üdvözlés

Kezdjen megfelelő üdvözlettel attól függően, hogy milyen formálisnak kell lennie. Mindig adja meg a címzett nevét (ha tudja), hogy az üdvözlet személyesebbé váljon. Végül, de nem utolsósorban ellenőrizze még egyszer, hogy helyesen írta-e a címzett nevét. A mi profi tippünk? Másolja és illessze be a nevüket a korábbi e-mailekből, e-mail aláírásokból, vagy webhelyeken látható módon, hogy ne kövessen el hibát.

2. Bevezetés és az írás oka (ha szükséges)

Amikor először ír valakinek, mutassa be magát, és tegyen egy tömör mondatot az e-mail céljairól. Ez a mondat meghatározhatja, hogy a címzett elolvassa-e az e-mailt, vagy figyelmen kívül hagyja-e, ezért győződjön meg arról, hogy célja egyértelmű és meggyőző.

Ha vannak közös barátai, kollégái vagy ismerősei, említse meg őket, mivel ez növelheti esélyeit arra, hogy választ kapjon. Például utalhat a közös ismerősre, így: „Szia [Név], összefutottam Ricsivel (a [Cég]-től) barátunkkal a hétvégén, és említette, hogy szükséged van egy új help desk eszközre, mivel a jelenlegi  szolgáltatód már nem elégít ki… ”

3. Nyitó mondat/kívánságok (nem kötelező)

Ha már régóta nem írt a címzettnek, vagy ha alkalmi kapcsolatban áll a címzettel, célszerű lenne egy gyors, pozitív hangot felvenni, például: „Remélem, hogy jól vagy”. Ez megadhatja a megfelelő hangot az e-mail többi részéhez.

Alternatív megoldásként, ha a címzett megosztott néhány frissítést a LinkedIn-en vagy más közösségi médiában, nyugodtan gratulálhat nekik legújabb (személyes és szakmai) eredményeihez. Mondhat ilyet: „Gratulálok promóciójához” vagy „Gratulálunk, izgalmas látni, hogy a [Címzett vállalata] megszerez egy ilyen fontos ügyfelet, mint például a [Cég].”

4. Köszönöm sor (opcionális)

A kontextus alapján felvehet egy rövid „köszönöm” sort az e-mail levelezésébe. Például, ha a potenciális ügyfél megkereste Önt egy kérdéssel, akkor a „Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk” vagy a „Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett a [Vállalattal]” feltétlenül szükséges. Mindazonáltal, amikor betesz egy köszönőlevelet, fontos, hogy személyre szabottá tegye, mivel a szokásos köszönőjegyek (mint a fent említettek) kissé túl általánosak, és hidegknek hathatnak.

Ha egyszerűen hozzáad egy nevet a köszönő sor elé, akkor az üzenet melegebbnek és hívogatóbbnak tűnik. Íme egy példa: „Emese, nagyon köszönöm, hogy kapcsolatba léptél a [Vállalattal] és felvetetted ezt a problémát. Teljesen igazad van…“

Példák és sablonok az e-mail indításához

Professzionális e-mail üdvözlet

A „Kedves [Név]” valószínűleg a legelterjedtebb és a legszélesebb körben használt üdvözlet az üzleti világban. Ez a köszöntés általában félig formális és informális kommunikációs stílusokhoz ajánlott. Ha valamivel formálisabb akar lenni, akkor a „Kedves” helyébe a „Tisztelt” léphet.

A „Kedves [Név]” alkalmas mind hivatalos, mind informális kommunikációra. Az Ön kényelme érdekében elkészítettünk egy teljes listát más általános üdvözletről, amelyek közül választhat a szakmai e-mail írásakor. Nézze meg őket:

---

---

---

---

Általános e-mail nyitó kifejezések

A köszöntést követően egy rövid kezdő mondatot adhat az e-mail indításához. Azonban a legjobb elkerülni az ilyen mondatokat, ha hivatalos e-mailt ír, vagy hideg e-mailt ír a potenciális ügyfélnek, mivel ezek túl barátságosak lehetnek. Íme néhány, az e-mail megnyitók leggyakoribb példája:

Kövesse nyomon az e-mail nyitó kifejezéseket

Ha nem biztos benne, hogy mit írjon az e-mail elején, fontolja meg a következő e-mail nyitó kifejezések egyikét, amelyek megtörhetik a jeget:

E-mail nyitó kifejezések válaszként

Amikor vevőnek vagy potenciális ügyfélnek válaszol, sok esetben egy rövid „Köszönöm” sor a megfelelő. Ha nem biztos benne, hogyan építsen be egy „köszönöm”-öt, vagy további inspirációra van szüksége, nézze meg néhány alternatívánkat:

Hogyan lehet elindítani a hideg értékesítési e-mailt

Amikor hideg e-mailt ír a potenciális ügyfeleknek, az első bekezdés meghatározza, hogy a potenciális ügyfél úgy gondolja-e, hogy az üzenetét érdemes elolvasni, ezért fontos, hogy lenyűgözze és kitűnjön. Íme néhány példa arra, hogy mit vehet fel a bevezető bekezdésbe:

Ha többet szeretne megtudni, nézze meg a hideg értékesítési e-mail sablonokat.

Hogyan lehet elindítani az értékesítést követő e-mailt

A potenciális ügyfelek nyomon követése, különösen, ha nem válaszoltak az előző üzenetére, bonyolult lehet. Ha ez a helyzet, próbálkozzon a hatékony e-mail nyitó mondatok egyikével – ezek hasznosak lehetnek!

Ha többet szeretne megtudni, nézze meg az értékesítést követő e-mail sablonokat.

Hogyan indítható a vásárlás utáni/ügyfélfogadó e-mail

Amikor valaki megveszi a termékét, vagy feliratkozik a szolgáltatására, köszönetet kell mondania neki, vagy üdvözölnie kell a „családban”, hogy megbizonyosodjon arról, hogy kapcsolata remekül indul. Ennek legjobb módja egy üdvözlő e-mail írása, amely tartalmaz egy köszönőlevelet, rövid bevezetést és minden hasznos információt.

Ellenőrizze bátran a vásárlás utáni e-mail sablonokat és az üdvözlő e-mail sablonokat.

Hogyan indítsuk el az ügyfélszolgálati e-mailt

Szinte minden ügyfélszolgálati e-mailt „Köszönöm”.mel kell kezdeni, legyen szó akár egyszerű ügyfélszolgálati kérelem megválaszolásáról, akár vevői panaszról. Így nézhet ki:

Ha többet szeretne megtudni, nézze meg az ügyfélszolgálati sablonokat.

Hogyan kell elindítani az ügyfél bocsánatkérő e-mailt

Dühös vagy elégedetlen ügyfeleknek válaszolva feltétlenül mutasson ki empátiát és kérjen bocsánatot vállalkozása nevében. Így teheti meg:

Összegzés

Az üzleti e-mail kezdete (üdvözlet, nyitó sor és első mondat) az első dolog, amit a címzett lát, amikor kinyitja az e-mailt. Ha profi módon indítja el az e-mailt, akkor valószínűbb, hogy pozitív benyomást kelt róluk. Az Ön által használt üdvözlet és az első néhány mondat, amelyet a szakmai üzleti e-mailek megkezdéséhez választ, a hallgatóságtól és a kommunikáció kontextusától függ. Használja a fent említett e-mailes üdvözleteket és e-mail nyitó kifejezéseket, amikor nem biztos abban, hogyan kezdje el a következő e-mailt az ügyfelekkel vagy a potenciális ügyfelekkel.

Ne felejtse el ellenőrizni az e-maileket, hogy nincsenek-e benne helyesírási, vagy nyelvtani hibák, és ügyeljen arra, hogy mindig helyesen írja be a címzett nevét. Utolsó tippünk, hogy az e-mail rövid legyen és kedves, mivel senki sem akar hosszú e-maileket olvasni. Legyen lényegretörő és kedves, ez mindig beválik!

Gyakran Ismételt Kérdések

Miért fontos, hogy hogyan indítja az e-maileket?

Ha profi módon indítja el az e-mailt, akkor valószínűbb, hogy pozitív első benyomást kelt a címzettben. Amikor először ír valakinek, ez a benyomás kritikus, mivel ösztönözheti hallgatóságát arra, hogy ne csak elolvassa az üzenetét, hanem válaszoljon is rá.

Melyik e-mailes üdvözletet kerüljem?

“Szia [Becenév]” és “Hé [Név]!” túl alkalmiak, és csak akkor használhatók, ha korábban már e-mailt váltottak, és jó kapcsolata van a címzettel. Másrészről a „Tisztelt” és a „Kedves uram vagy asszonyom” túl formálisnak tekinthetők, és kissé elavultak, ezért csak hivatalos kommunikációban szabad őket használni, vagy ha nem tudja az emberek pontos nevét. “

Hivatalos, vagy tegező hangnemben kéne megkezdenie az e-mailt?

Az e-mail hétköznapi, személyre szabott módon történő indítása általában vonzóbb, azonban a túl informális és nyugodt stílusú írás valóban elriaszthatja közönségét. Ha nem biztos abban, hogy milyen hangot válasszon, akkor a legbiztonságosabb az, ha valamivel formálisabb, mintsem túl alkalmi és barátságos. Szükség esetén mindig beállíthatja a hangszínt a címzettjétől kapott válasz alapján.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “GYIKOldal”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Miért fontos, hogy hogyan indítja az e-maileket?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Ha profi módon indítja el az e-mailt, akkor valószínűbb, hogy pozitív első benyomást kelt a címzettben. Amikor először ír valakinek, ez a benyomás kritikus, mivel ösztönözheti hallgatóságát arra, hogy ne csak elolvassa az üzenetét, hanem válaszoljon is rá.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Melyik e-mailes üdvözletet kerüljem?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: ““Szia [Becenév]” és “Hé [Név]!” túl alkalmiak, és csak akkor használhatók, ha korábban már e-mailt váltottak, és jó kapcsolata van a címzettel. Másrészről a „Tisztelt” és a „Kedves uram vagy asszonyom” túl formálisnak tekinthetők, és kissé elavultak, ezért csak hivatalos kommunikációban szabad őket használni, vagy ha nem tudja az emberek pontos nevét.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Hivatalos, vagy tegező hangnemben kéne megkezdenie az e-mailt?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Az e-mail hétköznapi, személyre szabott módon történő indítása általában vonzóbb, azonban a túl informális és nyugodt stílusú írás valóban elriaszthatja közönségét. Ha nem biztos abban, hogy milyen hangot válasszon, akkor a legbiztonságosabb az, ha valamivel formálisabb, mintsem túl alkalmi és barátságos. Szükség esetén mindig beállíthatja a hangszínt a címzettjétől kapott válasz alapján.” } }] }