VoIP phone

VoIP implementáció ellenőrzőlista

Valószínűleg sok kérdés motoszkál a fejében – melyik szoftvert válassza, mit kell tennie a bevezetés előtt, és hogyan fognak alkalmazkodni alkalmazottai?

Ne aggódjon, ezt a praktikus ellenőrzőlistát az első kézből szerzett tudás alapján hoztuk létre, amely arról szól, hogy mely feladatok képesek vagy megvalósítani a zökkenőmentes átmenetet. Kövesse ezt, hogy stresszmentes legyen a VoIP implementációja.

A VoIP megvalósítási ellenőrzőlista fontossága

A VoIP-rendszer olyan dolog, amely teljesen megváltoztatja vállalkozása működését. Azonban nem túl nehéz telepíteni és beállítani, ha helyesen csinálja.

A VoIP megvalósítási ellenőrzőlista olyan, mint egy térkép, amely megmutatja, mit kell tennie a technológia sikeres megvalósításához. A projekt menedzselésében is segít, hiszen mindenki, aki ezen dolgozik, tájékoztatást kaphat a feladatairól.

A VoIP befektetés a vállalat jövőjébe, ezért ne becsüljön alá egyetlen lépést sem ezen az ellenőrzőlistán.

Kinek lehet haszna a VoIP implementáció ellenőrzőlistájából?

  • kisvállalkozások tulajdonosai
  • call center vezetők
  • IT szakemberek

A VoIP bevezetési folyamata a vállalat gyakorlatilag minden területére vonatkozik, az ügyfélszolgálattól és a támogatástól a könyvelésig. A vállalatnál betöltött szerepétől függetlenül használhatja ezt az ellenőrző listát, hogy átfogó képet kapjon az elvégzendő műveletekről.

Lépjen lépésről lépésre, és nézze meg, mit kell tennie egy sikeres VoIP-megoldás megvalósításához.

Fedezze fel a VoIP megvalósítási ellenőrzőlistát

A megvalósítás előtt

VoIP implementáció ellenőrzőlista

Melyek az Ön vállalkozásának fő céljai, mennyi pénzt költhet egy új VoIP-szolgáltatóra, és mely szolgáltatások fontosak az Ön számára? Minél jobban tud válaszolni ezekre a kérdésekre, annál könnyebb lesz olyan VoIP szolgáltatót és rendszert találni, amely megfelel az Ön igényeinek.

Miért fontos a céljai meghatározása?

Az ilyen előkészítés segít a döntéshozatalban, valamint leszűkíteni, hogy mely funkciók a legfontosabbak az Ön számára. Időt is megtakaríthat, ha pontosan tudja, milyen rendszerek vagy szolgáltatások felelnének meg leginkább üzleti igényeinek.

Hogyan határozza meg a cége céljait?

Jó ötletet kaphat, ha megválaszolja ezeket az egyszerű kérdéseket:

  • Hány alkalmazottja van, és hányan fognak külső vagy belső hívásokat kezdeményezni VoIP telefonokon?
  • Milyen telefoncsomagok vannak jelenleg használatban (pl. vezetékes vagy mobil)?
  • Sok kimenő nemzetközi hívást kezdeményez?
  • Átlagosan mennyi időt töltenek az alkalmazottak naponta a telefonnal?
  • Vannak csapattagok különböző földrajzi területeken, és rendszeresen fel kell hívniuk egymást?

Miután megválaszolta ezeket a kérdéseket, alaposan meg kell értenie az üzleti céljait. Győződjön meg arról, hogy: specifikus, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött.

Például a „Célunk, hogy egy hónapon belül 5 másodpercre csökkentsük az átlagos válaszadási időt” az összes négyzetet bejelöli.

Track goals on notepad

Milyen eszközöket használjon vállalata céljainak meghatározásához?

  • Excel táblázat vagy Google Táblázatok
  • Asana, Trello vagy bármely más projektmenedzsment eszköz a feladatok és az előrehaladás nyomon követéséhez
  • célmeghatározó sablonok

Fel kell mérnie jelenlegi telefonrendszerét, hogy meghatározza, milyen funkciókra van szüksége a VoIP rendszertől.

Miért fontos felmérni a telefon igényeit?

Olyan VoIP-szolgáltatót találni, amely képes biztosítani az Ön által keresett funkciókat, és megfelelni az Ön vállalkozásával szemben támasztott összes elvárásnak.

Hogyan lehet felmérni a telefonos igényeit?

A legfontosabb tényező valószínűleg a kezelt hívások típusa. Ha például a legtöbb hívás értékesítéssel vagy marketinggel kapcsolatos, akkor szüksége lesz egy telefonrendszerre olyan funkciókkal, mint a hívóazonosító és a hívásrögzítés.

További fontos tényezők a következők:

  • Hány ember fogja egyidejűleg hívni?
  • Milyen funkciók fontosak az Ön számára (pl. hangposta, hívásirányítás, automatikus híváselosztás)?
  • Hány bővítményre van szüksége?
  • Vannak speciális igények, amelyeket figyelembe kell venni (pl. távoli hozzáférés az alkalmazottak számára, jegyrendszer)?

Használja ezeket a válaszokat, hogy megtudja, mit keres egy VoIP-szolgáltatónál. Ezeket kritériumként is használhatja a különböző szolgáltatók és terveik kutatása során.

LivAgent's call center features

Milyen eszközöket használjon a telefonos igényeinek felméréséhez?

  • meglévő rendszerleltárát és dokumentációját (ha van), vagy hívásrögzítő szoftverét

Itt az ideje, hogy rangsorolja azokat a funkciókat, amelyek a legfontosabbak az Ön és csapata számára.

Miért fontos azonosítani a vállalkozása szempontjából kritikus VoIP-szolgáltatásokat?

Minél jobban megérti, mire van szüksége egy rendszerben, annál könnyebb lesz megtalálni azt, amelyik a legjobban megfelel a vállalatának.

Hogyan lehet azonosítani a vállalkozása szempontjából kritikus VoIP-szolgáltatásokat?

Kezdje azzal, hogy átfogó listát készít az Ön számára fontos funkciókról, és rangsorolja őket fontossági sorrendbe. Ez segít a különböző szolgáltatók és terveik összehasonlításakor.

Nézze meg a jelenlegi telefonrendszerét is, és nézze meg, hogy mely funkciókat használja leggyakrabban. Kérdezze meg alkalmazottait, és vonja be őket a folyamatba – lehet, hogy gondolataik vannak néhány olyan funkcióról, amelyről úgy érzik, hogy fontosak a vállalkozás számára, de még nem említették őket.

Unlimited call recordings in LiveAgent's call center software

Milyen eszközöket kell használni a kritikus VoIP-funkciók azonosítására?

  • funkciók összehasonlító táblázata
  • az aktuális telefonrendszer-leltár
  • hívásrögzítő szoftver
  • meeting jegyzőkönyve sablon, ha formális módon szeretne visszajelzést gyűjteni az alkalmazottaktól a VoIP telefonrendszer igényeivel kapcsolatban
  • felmérés (pl. SurveyMonkey, Google Forms), hogy visszajelzéseket gyűjtsön az alkalmazottaktól

Ellenőrizze, hogy meglévő infrastruktúrája képes lesz-e támogatni az új VoIP rendszert.

Miért fontos felmérni jelenlegi infrastruktúráját?

A nagyobb IT-problémák elkerülése érdekében, és gondoskodjon arról, hogy elegendő sávszélesség álljon rendelkezésre a VoIP-hálózat mindenkori számú felhasználójához. Ezenkívül a legtöbb szolgáltatónak megbízható kapcsolatokra és VoIP-berendezésekre van szüksége a szolgáltatás nyújtása előtt.

Hogyan lehet felmérni jelenlegi infrastruktúráját?

Határozza meg a VoIP telefonokat használó alkalmazottak számát, és győződjön meg arról, hogy egyszerre elegendő sávszélesség áll rendelkezésre. Ha nem, akkor lehet, hogy frissítenie kell internetkapcsolatát, vagy új routert kell vásárolnia.

Fedezze fel, hogy vannak-e olyan tűzfalak, amelyek blokkolják a VoIP-forgalom átjutását, és állítsa be a megfelelő porttovábbítást. Ha ez nem lehetséges, fontolja meg egy további tűzfal vásárlását kifejezetten a VoIP szolgáltatásokhoz (ez olcsóbb, mint a teljes hálózati infrastruktúra frissítése).

Ellenőrizze, hogy a régi router kompatibilis-e az új VoIP rendszerrel. Ha nem, akkor ajánlatos újat vásárolni, mert a legtöbb routert a biztonság és a megbízhatóság szempontjaira építették, nem pedig a sebességre vagy a kapacitásra.

Hogyan lehet felmérni jelenlegi infrastruktúráját?

Milyen eszközöket használjon jelenlegi infrastruktúrájának felméréséhez?

  • hálózati sebességteszt eszköz (pl. Fing), amellyel mérheti, hogy adott időpontban milyen gyors a kapcsolat, és milyen forgalmat kezel jelenleg
  • online sávszélesség-kalkulátor, hogy megtudja, hogy hálózata támogatja-e a VoIP telefonokat használó felhasználók számát
  • tűzfal és router ellenőrző szoftver, amely képes azonosítani a lehetséges problémákat
  • hálózati elemző szoftver a lehetséges problémák azonosításához

Az egyik lehetőségre való összpontosítás nem jó stratégia, ezért végezzen piackutatást, és keresse meg az igényeinek leginkább megfelelő VoIP-szolgáltatót.

Miért fontos listát készíteni az opcionális VoIP-szolgáltatókról?

Mivel sok különböző típusú VoIP-szolgáltató áll rendelkezésre, nehéz lehet kitalálni, hogy melyik lesz a legalkalmasabb vállalkozása számára. A kezdeti szűkített lista összeállítása segít a választási lehetőségek szűkítésében és annak meghatározásában, hogy milyen terv működne a legjobban a jelenlegi infrastruktúrával.

Hogyan készítsünk listát az opcionális VoIP-szolgáltatókról?

Végezzen piackutatást, beszéljen az iparág vezetőivel és ellenőrizze a fórumokat. Ezután keresse fel azokat a szolgáltatókat, amelyek felkeltették a figyelmét, és készítsen listát azokról, akik a szükséges szolgáltatásokat kínálják. Hasonlítsa össze az alábbi elemeket:

  • árképzési csomagok
  • hívás minősége
  • vevőszolgálat
  • funkciók fejlesztése
  • használat egyszerűsége
  • integráció más szoftverekkel
  • mobilitási lehetőségek

és minden más fontos tényezőt a végső döntés meghozatala előtt.

LiveAgent call center price calculator

Milyen eszközöket kell használni az opcionális VoIP-szolgáltatók listájának elkészítéséhez?

  • összehasonlító webhelyek, például a G2.com, amelyek áttekintést nyújtanak az egyes szolgáltatók szolgáltatásairól és árairól
  • olyan online fórumokon, mint a VoIP Forum vagy a Quora, hogy kérdezzenek más felhasználókat konkrét cégekkel kapcsolatos tapasztalataikról, mielőtt bármilyen kötelezettséget vállalnának

Sok szolgáltató ingyenes próbaidőszakot vagy demóverziót kínál szoftvereihez, hogy vásárlás előtt kipróbálhassa azokat.

Miért fontos a próbaverziók és a demóverziók tesztelése?

Amikor csak lehetséges, tesztelje a szoftvert vásárlás előtt, különösen, ha olyan fontos dologra gondol, mint a VoIP. Az ingyenes próbaverziók és a demóverziók előnyeinek kihasználásával megbizonyosodhat arról, hogy a szoftver működni fog az Ön hálózatával, minden funkció elérhető, és a cég minden tagja kényelmesen használja.

Hogyan lehet kipróbálni a próbaverziókat és a demóverziókat?

Egyszerűen lépjen kapcsolatba az Önt érdeklő szolgáltatókkal, és kérje a szoftverük próba- vagy demóverzióját. Sok vállalat kínál ilyen típusú lehetőségeket, hogy a potenciális ügyfelek képet kapjanak arról, hogy mit tartalmaznak a szolgáltatásuk, és lehetővé teszik számukra, hogy saját maguk is megtapasztalják a szoftvert.

A legtöbb szolgáltató webhelyén ingyenes próba- vagy demóverziót kínál a szoftveréhez. Egyszerűen keressen rá a „próba” vagy „demo” kifejezésre, vagy lépjen kapcsolatba közvetlenül a céggel, és kérdezze meg, van-e elérhető.

LiveAgent schedule demo

Milyen eszközöket érdemes használni a próbaverziók és a demóverziók teszteléséhez?

  • notes alkalmazással nyomon követheti, mi tetszett és mi nem tetszett az egyes termékekben
  • táblázatkezelő alkalmazás, amellyel összehasonlíthatja az árakat, a funkciókat és az ügyfélszolgálatot a szolgáltatók között

Ezt azután kell megtenni, hogy kipróbálta az összes lehetőséget, és leszűkítette a választási lehetőségeket.

Miért fontos a megfelelő VoIP szolgáltató kiválasztása?

Egyszerűen fogalmazva, nem szeretne szolgáltatót váltani, miután már bevezette a VoIP-ot. Ezért fontos, hogy most szánjon rá időt, és derítse ki, mi a legmegfelelőbb az Ön telefonközpontjában.

Hogyan válasszuk ki a megfelelő VoIP szolgáltatót?

Most már csak egyet kell választani, de ezen a ponton érdemes a jövőre is gondolni. Az Ön által választott szolgáltató képes lesz lépést tartani a technológiai változásokkal és vállalkozása növekvő igényeivel? Megbízható-e az ügyfélszolgálatuk és tudnak-e versenyképes árat ajánlani?

Ne feledje, hogy a VoIP bevezetése hosszú távú befektetés, ezért Önnek és minden érdekelt félnek jól átgondolt döntésnek kell lennie.

Tipp: keressen olyan szolgáltatót, amely jó ügyfélszolgálatot nyújt, így mindig vannak emberek, akik segítenek, ha bármilyen probléma adódna a rendszerrel.

LiveAgent VOIP providers

Milyen eszközöket használjon a megfelelő VoIP szolgáltató kiválasztásához?

  • a döntési mátrix nagyszerű módja annak, hogy az összes lehetőséget egymás mellett összehasonlítsa. Sablonokat találhat az interneten, vagy létrehozhat saját sablonokat szövegszerkesztő vagy táblázatkezelő alkalmazásban

Implementálás

Az ügyfélszolgálati szoftverek biztonsága rendkívül fontos. A VoIP-beszélgetéseket gyakran aranybányának tekintik a hackerek számára, és bizonyos kockázatokkal járnak.

Miért fontos a maximális VoIP biztonság biztosítása?

Mint minden hálózati rendszernél, a VoIP-ot is védeni kell a hackerek és más rosszindulatú fenyegetések ellen. Egyes beszélgetések elkerülhetetlenül kényesek lesznek, és nem szeretné, hogy ezekhez az információkhoz a címzetten kívül bárki más hozzáférjen.

Hogyan biztosítható a maximális VoIP biztonság?

A VoIP rendszerét naprakészen kell tartania a legújabb VoIP biztonsági javításokkal, és tűzfallal is kell rendelkeznie. Győződjön meg arról, hogy minden alkalmazott tisztában van az adathalász támadások veszélyeivel, és tanítsa őket arra, hogyan észleljék a lehetséges piros zászlókat.

Kövesse nyomon a szolgáltató teljesítményét, ügyelve arra, hogy a vonalakon átvitt adatok ne legyenek sebezhetőek (például a forgalom titkosításával). Vészhelyzet esetére legyen tartalék terve is. A biztonságos jelszószabályok használata szintén elengedhetetlen – a szervezetben mindenkinek erős jelszavakat kell használnia, amelyeket gyakran cserélnek.

Tipp: győződjön meg arról, hogy a már kiválasztott VoIP-szolgáltató megfelel az összes vonatkozó biztonsági előírásnak.

Phone password protection screen

Milyen eszközöket kell használni a maximális biztonság érdekében?

  • jelszókezelő eszköz, amellyel nyomon követheti mindenki jelszavát, és gondoskodhat arról, hogy azokat rendszeresen módosítsák
  • tűzfal szoftver, amely megvédi a rendszert az illetéktelen hozzáféréstől
  • biztonsági javítások a VoIP szoftverhez
  • vészhelyzeti tartalék terv abban az esetben, ha pl. adatvesztés áll fenn
  • munkavállalói képzés
  • megfigyelő szoftver

Az összes adat, névjegy és egyéb információ átvitele a régi rendszerből az újba stresszes lehet. Ha azonban most nem teszi meg ezt a lépést, az később káoszhoz vezethet.

Miért fontos az adatátvitel?

Adatok nélkül a VoIP telefonszolgáltatás nem fog működni. Az összes névjegyet, üzenetet és híváselőzményt át kell vinni, hogy az alkalmazottak továbbra is a megszokott módon dolgozhassanak – a telefonrendszerek megváltoztatása nem gyakorolhat jelentős hatást a mindennapi működésükre.

Hogyan lehet adatokat átvinni?

Manuálisan átviheti az adatokat, használhat automatizált migrációs eszközt, vagy kihasználhatja a régi rendszer API-ját az adatok automatikus átviteléhez. Bármelyik módszert is választja, először próbálja ki, hogy minden gördülékenyen menjen.

Tipp: ha sok adatot szeretne átvinni, fontolja meg egy automatizált migrációs eszköz használatát. Ezzel időt és fáradságot takarít meg.

API key feature in Customer service software - LiveAgent

Milyen eszközöket kell használni az adatátvitelhez?

  • kézi átviteli eszköz
  • automatizált migrációs eszköz
  • régi rendszer API-ja

Ha minden készen van, ideje elkezdeni gondolkodni azokon a bővítményeken és integrációkon, amelyek javíthatják VoIP-rendszerét, és egyszerűsíthetik ügynökei munkafolyamatát.

Miért fontos kiegészítőket és integrációkat beállítani?

Számos nagyszerű bővítmény létezik, amelyek javíthatják VoIP-rendszereit, például a hívásirányítás, CRM integráció, a chatbotok stb. Ha ezeket hozzáadja a rendszeréhez, növelheti ügynökei termelékenységét és javíthatja az ügyfélszolgálatot.

Hogyan állíthat be kiegészítőket és integrációkat?

A legtöbb bővítmény és integráció könnyen beállítható – csak töltse le a szoftvert, telepítse és konfigurálja. Néhányan azonban egy kicsit több munkát igényelnek – például a VoIP-rendszer és a CRM-rendszer integrálása. A folyamat a szolgáltatótól függ, de szerencsére a legtöbb oktatóanyagot és támogatást nyújt, hogy segítsen az út során.

Hogyan állíthat be kiegészítőket és integrációkat?

Milyen eszközöket kell használni a kiegészítők és integrációk beállításához?

  • oktatóanyagok vagy kézikönyvek
  • támogatás a szolgáltató ügyfélszolgálati csapatától

A VoIP bevezetési folyamata nem ér véget egy új rendszer telepítésével – a hatékony működés érdekében át kell gondolnia az ideális hívásfolyamatot is.

Miért fontos az ideális hívásfolyam megtervezése?

A jól megtervezett hívásfolyam meghatározza, hogy az ügynökök hogyan kezeljék a hívásokat, milyen típusú információkat kell gyűjteniük az ügyfelektől, és milyen gyorsan tudják átadni a hívásokat.

Hogyan alakítsuk ki az ideális hívásfolyamot?

Az első lépés az ügyfelek igényeinek meghatározása – mit akarnak, amikor felhívják a cégét? Ezután el kell döntenie, hogy az ügynökök milyen gyorsan válaszoljanak a hívásokra. A hívásfolyam tervezése nem egyszerű feladat, de sok időt és erőfeszítést igényel.

Fontolja meg, hogy kérjen segítséget azoktól, akik erre a területre specializálódtak, ha úgy érzi, hogy a hívásfolyama javítható.

Tipp: győződjön meg arról, hogy a hívásfolyamat könnyen érthető az ügynökei számára, és minden érintett számára egyértelmű.

Inbound and Outbound Call Center Software

Milyen eszközöket használjon az ideális hívásfolyam megtervezéséhez?

  • folyamatábrák és diagramok, amelyek segítik a hívásfolyamat megjelenítését

Ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki a rendszerből, integrálnia kell VoIP-szolgáltatóját megfelelő call center szoftverrel.

Miért fontos a hívásirányítási és -kezelési eljárások kialakítása?

A hívásirányítás növeli az ügyfelek elégedettségét, csökkenti a működési költségeket, és segít a hívások lehető leggyorsabb kezelésében.

Hogyan alakítsunk ki hívásirányítási és híváskezelési eljárásokat?

Az első lépés egy térkép létrehozása a vállalat kommunikációs struktúrájáról. Ez segít azonosítani a különböző részlegeket és az általuk kezelt hívások típusát.

Ezt követően minden hívástípushoz routing szabályokat kell létrehoznia. Ezek meghatározzák, hogy az ügynökök hogyan kezeljék a hívásokat, mikor kerüljenek át egy másik osztályra, és ki fogadja őket.

Ezt úgy érheti el, hogy olyan szoftvert választ, amely integrálható a VoIP-szolgáltatójával. A legjobb választás itt a LiveAgent call center szoftver lehet, amely ezek több mint 99%-ával kompatibilis.

Hogyan használhatja a LiveAgent hívásirányítást? Például beállítja, hogy hány másodperc után a hívás egy másik ügyintézőhöz kerüljön átirányításra, és ennek eredményeként csökkenjen a várakozási idő. Azt is eldöntheti, hogy egy bejövő hívás mennyi ideig maradjon a sorban – az előre meghatározott idő lejárta után a hívás az IVR egy offline szakaszában folytatódik.

Mindezen funkciók célja, hogy zökkenőmentes élményt biztosítsanak ügyfelei számára. Sőt, a LiveAgent a hét minden napján, 24 órás ügyfélszolgálatot biztosít annak érdekében, hogy bármilyen időpontban is működjön a telefonközpont, mindig professzionális segítséget kapjon.

Call routing feature in LiveAgent's call center software

Milyen eszközöket kell használni a hívásirányítási és -kezelési eljárások létrehozásához?

  • routing szabályok, amelyek automatizálják az ügyfélkérések kezelésének folyamatát
  • call center szoftver (pl. LiveAgent)

Ez egy szükséges lépés, ha azt szeretné, hogy csapata eredményes legyen, motivált maradjon, és mindig professzionális ügyfélszolgálatot nyújtson.

Miért fontos az alkalmazottak képzését megtervezni?

Kezdeti képzés nélkül az alkalmazottak nem tudják, hogyan kell használni az új VoIP rendszerüket. Ez sok kérdést, frusztrációt és elégedetlen ügyfeleket eredményez.

Mi a legjobb módja az alkalmazottak képzésének megtervezésének?

Átfogó képzési programot és megvalósítható képzési lehetőségeket kell kidolgoznia. Tartalmazniuk kell mindent, kezdve az egyes funkciók működésétől, a hívások kezdeményezésének és fogadásának legjobb gyakorlatairól, arról, hogy az ügynökök hogyan kezeljék az ügyfelek kéréseit stb.

Tipp: győződjön meg arról, hogy a képzési program könnyen követhető, és minden alapra kiterjed. Ha sok alkalmazottja van, fontolja meg egy online képzés vagy oktatóvideó használatát.

Training agents illustration

Milyen eszközöket használjunk a dolgozók képzéséhez?

  • online képzések
  • videós oktatóanyagok
  • támogatás a szolgáltató ügyfélszolgálati csapatától
  • képzési anyagok

Ez egy kötelező tervezési folyamat, amely lehetővé teszi, hogy vállalkozása folyamatosan működjön olyan előre nem látható körülmények esetén, mint például áramkimaradás vagy szerver összeomlás stb.

Miért fontos katasztrófa-helyreállítási tervet készíteni?

Ha a telefonrendszere nem működik megfelelően, vagy egyáltalán nem működik, ennek súlyos következményei lehetnek a vállalatra nézve, például ügyfelek elvesztése, csökkent termelékenység stb.

Mit kell tartalmaznia a katasztrófa-elhárítási tervnek?

  • áttekintést a vállalat kommunikációs struktúrájáról (a hívásfolyamról)
  • az üzletmenet folytonosságához nélkülözhetetlen szolgáltatások listája
  • a szolgáltató ügyfélszolgálati csapatának elérhetőségeit
  • egyértelmű lépéseket a rendszer visszaállításához katasztrófa esetén
Disaster recovery plan

Milyen eszközöket kell használni a katasztrófa-helyreállítási terv elkészítéséhez?

  • dokumentációs szoftver (pl. Microsoft Word, Google Docs)
  • táblázatok (pl. Microsoft Excel, Google Táblázatok)

Ez egy olyan lépés, amelyet gyakran figyelmen kívül hagynak, de sok problémától kímélheti meg a jövőben. A szám-hozzárendelés ellenőrzésével biztosíthatja, hogy minden szám a megfelelő mellékekhez és eszközökhöz legyen hozzárendelve.

Miért fontos ellenőrizni a szám-hozzárendelést?

Ha egy ügyfél nem a megfelelő részlegtől vagy ügynöktől kap hívásokat, és fordítva, az zavart okozhat.

Hogyan lehet ellenőrizni a szám-hozzárendelést?

A fiókjába bejelentkezve ellenőrizze a bővítményekhez és eszközökhöz rendelt számokat. Ha bármilyen eltérést talál, a szolgáltató ügyfélszolgálati csapatánál kérhet módosítást.

Tipp: mindig frissítse elérhetőségeit, hogy a szolgáltató vészhelyzet esetén elérhesse Önt.

Call distribution settings in Contact center software - LiveAgent

Milyen eszközöket kell használni a számkiosztás ellenőrzéséhez?

  • online fiók bejelentkezés
  • szolgáltató ügyfélszolgálata

Az első benyomást az automatikus kezelő teszi a hívás elején. Használja ki ezt, és rögzítsen egy üdvözlést, amely arra ösztönzi a hívókat, hogy maradjanak a vonalban.

Miért fontos a hangposta üdvözletének rögzítése?

Az ügyfél tudni fogja, hogy a megfelelő számot hívta, és nem kell sokáig várnia a vonalban, amíg elérhető lesz az ügyintéző.

Hogyan rögzíthetek hangposta üdvözletet?

A hangposta üdvözletének rögzítéséhez be kell jelentkeznie a szolgáltató fiókjába, és létre kell hoznia egy új üzenetet. Ügyeljen arra, hogy minden szükséges információt megadjon, például az osztály nevét, nyitvatartási idejét és elérhetőségét.

Tipp: amellett, hogy egyszerűen „helló” és „köszönöm”, jó ötlet egy személyes vonást is hozzáadni.

design-interactive-voice-response-LiveAgent

Milyen eszközöket kell használni a hangposta üdvözletének rögzítésére?

Ez a VoIP megvalósítási folyamat utolsó lépése. Ennek kitöltésével ellenőrizheti, hogy minden a várt módon működik-e, és nincs-e probléma az új rendszerrel.

Miért fontos a teszthívások kezdeményezése?

Időt takaríthat meg azzal, hogy nem kell újra beállítania a dolgokat, ha valami nem működik megfelelően a kezdetektől fogva. Továbbá, ha bármilyen probléma adódik a telefonrendszerrel, azokat a folyamat során felfedezheti, és még azelőtt meg lehet oldani, hogy az ügyfeleit érintené.

Hogyan lehet teszthívásokat kezdeményezni?

Próbahívások indításához be kell jelentkeznie a szolgáltatónál lévő fiókjába, és meg kell próbálnia tárcsázni néhány különböző számot. Mindenképpen ellenőrizze az összes funkciót, például a hangpostát, a hívásátirányítást és az új rendszerrel kezdeményezett hívások minőségét.

Tipp: A teszthívások lebonyolítására a legjobb időpont a munkaidő előtt van, amikor nincs ügyfél a közelben, vagy a munkaidőn kívüli időszakban, amikor az ügynökök nincsenek elfoglalva.

LiveAgent internal calls ongoing

Milyen eszközöket használjunk teszthívásokhoz?

  • call center szoftver, például a LiveAgent
  • tesztelő fiók

A VoIP megvalósítási ellenőrzőlista összefoglalása

A megvalósítás előtt

  • Határozza meg üzleti céljait
  • Mérje fel telefonigényét
  • Azonosítsa azokat a VoIP-szolgáltatásokat, amelyek kritikusak az Ön vállalkozása számára
  • Mérje fel jelenlegi infrastruktúráját
  • Végezzen sávszélesség-teszteket
  • Készítsen listát az opcionális VoIP-szolgáltatókról
  • Tesztelje a próba- és demóverziókat
  • Válassza ki a megfelelő VoIP szolgáltatót

Implementálás

  • Biztosítsa a maximális biztonságot
  • Adatok átvitele
  • Kiegészítők és integrációk beállítása
  • Tervezze meg ideális hívásfolyamát
  • Tervezze meg az alkalmazottak képzését
  • Hívásirányítási és -kezelési eljárásokat hozhat létre a LiveAgent segítségével
  • Készítsen katasztrófa-helyreállítási tervet
  • Ellenőrizze a szám-hozzárendeléseket
  • Hangposta üdvözletének rögzítése
  • Indítson próbahívásokat

Frequently asked questions

Mi az a VoIP és hogyan valósítják meg?

A VoIP a Voice over Internet Protocol rövidítése, és ez egy olyan technológia, amely lehetővé teszi, hogy normál telefonvonal helyett szélessávú internetkapcsolaton keresztül telefonáljon. Sokkal olcsóbb és sokkal rugalmasabb, mint egy hagyományos telefonszolgáltatás. A VoIP használatához speciális szoftvert kell telepítenie számítógépére vagy okostelefonjára, amely lehetővé teszi hívások kezdeményezését és fogadását az interneten keresztül.

Milyen protokollt használ a VoIP?

A VoIP az Internet Protokollt (IP) használja a hangadatok online küldésére. Úgy működik, hogy az analóg audiojeleket digitális csomagokká alakítja, amelyeket IP-hálózatokon keresztül továbbítanak, például az e-mailekhez és a böngészéshez. Ezeket a csomagokat a világ bármely pontjára el lehet küldeni, ahol két internet-hozzáféréssel rendelkező eszköz között elérhető csatlakozási pont van.

Mekkora sávszélességre van szüksége a VoIP-hoz?

Hívásonként legalább 100 kbps sebességű szélessávú kapcsolatra van szüksége. Az optimális teljesítmény érdekében azonban 500 kbps vagy gyorsabb szélessávú kapcsolatot javasolunk.

Van jövője a VoIP-nak?

Igen, a VoIP előtt fényes jövő áll. Várhatóan a VoIP továbbra is gyors ütemben fog növekedni a következő években. A VoIP szolgáltatások globális piaca a 2021-es 85 milliárd dollárról 2026-ra várhatóan 100 milliárd dollár fölé nő.

Beállíthatom saját VoIP rendszerem?

Igen, beállíthatja saját VoIP rendszerét. Ez azonban sok munkát és műszaki szakértelmet igényel. Ezenkívül speciális hardvert és szoftvert kell vásárolnia vagy lízingelnie. Alternatív megoldásként használhat egy felhőalapú VoIP-szolgáltatót is.

Hogyan alapíthatok VoIP vállalkozást?

A VoIP vállalkozás létrehozása nem olyan nehéz, mint amilyennek látszik. Valójában a munka nagy része távolról is elvégezhető. Az első lépés az, hogy válasszon VoIP szolgáltatót, és regisztráljon a szolgáltatására. Ezután meg kell vásárolnia vagy telepítenie kell a szükséges szoftvert eszközeire. Végül konfigurálja telefonrendszerét a szükséges hardverrel és szoftverrel.

Mi szükséges a VoIP megvalósításához?

A VoIP sikeres megvalósításához a minimális követelmények a megbízható internetkapcsolat, a VoIP-képes telefonok vagy szoftveres telefonok, valamint a felhőalapú VoIP-szolgáltató.

Kapcsolódó források

Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.

×
Foglaljon le velünk egy hívást, és fedezze fel, hogy a LiveAgent milyen előnyöket nyújthat vállalkozása számára.

Több időpontban is elérhetőek vagyunk

Foglaljon le egy demót