Minták és tippek az első kontakt hívásközpont telefonbeszélgetésekhez, amelyek segítenek hatékonyan és hatékonyan kommunikálni az ügyfelekkel.
A telefonon keresztüli beszélgetés még mindig fontos kontakt csatorna mind a társaságok, mind az ügyfelek számára. Igaz, hogy a másféle kommunikációk, mint például az üzenetküldő alkalmazások, élő chatek, vagy a chatbotok egyre népszerűbbek, de egy jó öreg telefonhívás még mindig a kommunikáció egyik formája, amit sok ügyfél fog választani az egyik társasági képviselőjével való kapcsolatba lépésre.
Ez a tanulmány bebizonyította, hogy 69%-a az ügyfeleknek inkább a telefonos támogatást preferálja, mintsem a chatet vagy “más” támogatói csatornákat. Egy másik tanulmány kimutatta, hogy 71%-a a válaszadóknak úgy hiszi, hogy az élő chat népszerűbb lesz az emailektől és a hívásoktól 2021-re, a hívásközpontok még mindig építő blokkjai az ügyfélszolgálatnak és az ügyfél támogatásnak.
A LiveAgent ötvözi a kiváló élő csevegést, a jegyértékesítést és az automatizálást, amely lehetővé teszi számunkra, hogy kivételes támogatást nyújtsunk ügyfeleinknek.
Létrehoztunk egy első kapcsolatfelvételi sablont a call centerek számára. Amikor egy ügyfél először megkeresi az Ön hívásközpontját Idővel ezek a sablonok segítenek abban, hogy ügyfelei számára a lehető legjobb élményt nyújtsa telefonon keresztül. Nyugodtan másold le és használd őket szóról szóra, vagy módosítsd az igényeid szerint, és hasznosítsd őket más formátumban.
If the customer reports an issue or a problem:
I’m really sorry to hear that. I can only imagine how frustrating it must be. Could you give me some more details so that I can help you more effectively?
[Customer agrees].
Perfect, please be so kind as to answer the following questions. Sorry for bothering you, but I really need to know a little more in order to help you. [A list of a few questions that will help the agent support the customer better].
[Customer answers questions].
Great, thank you! I’ve noted everything down, thank you for your patience. It seems that we are able to resolve this issue right away. Do you have two more minutes to stay on the line with me so that we can find a solution to your problem together?
[Customer agrees]
[Agent continues the conversation and aims to resolve the problem in a few minutes].
If the customer reports an issue or a problem:
Oh, I’m really sorry that you’ve experienced such issues with our [product/service]. Please give me your full name and [order number/account login/customer number] so that I can find your information in our system and start dealing with that issue.
[Customer provides details]
Okay, I’ve logged in to our system, and I can see that [describe the current status of an order/possible product flaw/potential cause of an issue with a service]. Is that right?
[Customer confirms or declines].
Thank you for this information. It seems that we won’t be able to solve this issue during our conversation, so I’ve just created a problem report and our system will assign a unique number to your issue. Is that okay?
[Customer confirms]
In the next few minutes, you’ll receive an email confirmation with your ticket number. You can check the status of your request by clicking on the link included in the email. It may take us up to [1/2/5…] days to resolve your issue. We will contact you via [phone/email/messaging app] to inform you once the problem has been addressed. Would that work for you?
[If the customer confirms] Thank you for getting in touch with us. We’ll do our best to resolve this issue as fast as possible.
[If the customer declines] If this doesn’t work for you, please tell me what would be the best outcome for you or how long are you willing to wait for us to deal with the problem.
[Conversation continues until the agent finds the most satisfactory solution].
If the customer reports an issue or a problem:
I can only imagine how frustrating [the situation described by the customer] must be for you. I promise I’ll do my best to find the right solution for you as quickly as possible. What’s your name?
[The customer says their name].
[Customer’s name], please describe your problem thoroughly by answering a few questions. This information will be really helpful [list of questions].
Okay, [customer’s name]. It seems that I need to involve our tech team to help you with the [issue/problem/technical flaw]. Usually, it takes up to [3/5/7] days to address such problems. Let me create a ticket for our technical support. You can check the status of your report by logging into our dashboard. Do you know how to do that?
[If the customer says “yes”, the agent can continue. If the customer says “no”, the agent should explain how to log in to the dashboard].
So, as I said, our tech team will take care of your request, and you can follow the progress in our dashboard. When this problem is dealt with, we will also send you an email or call you. Which communication channel works better for you?
[Customer chooses the channel]
That’s great. Thank you for reaching out, and let’s stay in touch. Is there anything else I can help you with?
[If the customer says “no”, the agent can finish the conversation. If the customer says “yes”, the agent should talk with them to get more details].
Once again, thank you for contacting us. And remember, if you have any other requests, don’t hesitate to contact us.
Ready to put ou first contact call center templates to use?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 30-day trial. No credit card required.
Közösségi média támogató szoftver
Címkék segítségével könnyebben szervezheti az ügyfélszolgálati interakciókat. Az univerzális postafiók egyszerűsíti a kommunikációt az összes csatornáról. Automatizálási szabályok gyorsabb és hatékonyabb ügyfélinterakciót biztosítanak. Használja a jegyek funkcióit a válaszidő csökkentésére és az ügyfélszolgálat javítására.
A Quality Unit, LLC LiveAgent szolgáltatását használó ügyfeleknek kommunikációs és Lojalitás program email sablonokat ajánl, hogy hatékonyan és személyre szabottan tudjanak kommunikálni üzleti partnereikkel és vásárlóikkal. A rendszer lehetővé teszi a segédpult kialakítását, az ügyfélszolgálati sablonokat és a tárolt üzeneteket, melyek időt takarítanak meg. A LiveAgent segítségével az ügyfélszolgálat könnyen kommunikálhat a közösségi médián is, ami kulcsfontosságú az elégedett vásárlók megtartásához.
Növelje az elégedettséget visszahívó szoftverrel
A LiveAgent call center szoftver lehetővé teszi a központosított, mindencsatornás ügynökasztalat, a soros visszahívási rendszert és a saját tudásbázis létrehozását, hogy növelje az ügyfelek elégedettségét és javítsa az ügynökök teljesítményét.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team