Segédpult incidens sablonok

Az ügyfelek által jelentett problémák megoldása mindennapos munkája sok ügyfélszolgálati ügynöknek.

Annak engedélyezése, hogy ügyfelei jelenthessenek incidenseket és olyan ügynökök birtoklása, akik a megoldásukért felelősek, csak az első lépés a kiemelkedő ügyfélszolgálatbiztosításának. Ami ténylegesen számít az az, hogy ezek az incidensek meg legyenek címezve és oldva.

A megbízható kommunikációs csatornák, gyors válaszok, pozitív attitűdök, egyszerű nyelvezet…a lista folytatódhatna. Az ügyfélszolgálat ezen elemei csak egy pár aspektusa, ami a zökkenőmentes interakciók biztosításához szükséges azon ügyfelek számára, akik segítségre szorulnak.

Ugorjunk mélyebbre a témában és nézzük meg az ügyfélszolgálat hatékony problémamegoldási pillérjeit.

A boldog ügyfelek a legjobb ügyfelek

Concierge migrációs szolgáltatásokat kínálunk a legnépszerűbb help desk megoldások közül.

View more

Hatékony problémamegoldás az ügyfélszolgálatban

Kövesse ezeket a lépéseket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ügyfélszolgálata megfelelően működik és képes elég gyorsan megoldani a kliensek problémáit:

1. Éreztesse ügyfeleivel, hogy megérti őket

Nyilvánvalónak tűnik, de az igazi probléma itt az, hogy sok ügyfél talán nem is tudja, hogyan jelentsen egy incidenst, vagy senki nem lép kapcsolatba velük a társaságtól, ha megteszik. Ha egy ügyfél azt állítja, hogy a terméke hibás, azonnal kapcsolatba kell velük lépni, miután jelentik az incidenst.

Fontos, hogy beszéljen egy pár percet az ügyféllel telefonon keresztül vagy küldjön egy üzenetet a probléma iránt érdeklődve. Mutassa meg nekik, hogy törődik a véleményükkel és ha beszélnek, meghallgatja őket.

2. Válaszidő

Legtöbbször, a válasz gyorsasága egy incidensre fontosabb magánál a válasznál. Ha az ügyfelek incidenseket jelentenek, az utolsó dolog amit akarnak az, hogy ignorálva legyenek vagy túl sokat várjanak a válaszra.

Nem kellene egy napnál többet várnia bármilyen email, hívás vagy komment válaszolására, amelyekben az ügyfelei egy termékről panaszkodnak. Minden óra válasz nélkül frusztráltabbá teszi az ügyfeleket. Ezáltal a minél gyorsabb válaszolás kulcsfontosságú az ügyféllel való kapcsolat fejlesztéséhez.

3. Kompenzálja az ügyfelet

Kompenzálnia kellene ügyfeleit a hibáiért. Például ha kifizették a szállítást, de a rendelés nem érkezett meg időben, fair dolog lenne, ha megtérítené ezeket a költségeket. Ha a termék hibás, ki kellene cserélnie és kedvezményt kínálni nekik a következő vásárlásra vagy egy ajándékkártyát ajánlani számukra.

Röviden, nem számít milyen szituáció van, kifizetődő, ha az ügyfél meghallhatottnak és méltányolva érzi magát. Miért? Mert ez meg fogja erősíteni a társasági képet az ügyél számára és lojálisak maradnak.

Fontolja meg a segédpult incidens sablonok kihasználását, hogy könnyebbé tegye az ügyfelek incidens jelentését és az ügyfélszolgálati csapata megbirkózását a jelentett problémákkal. Lent talál pár használatra kész sablont, amelyeket beültethet az incidens jelentési folyamatba. Egyszerűen csak másolhatja és beillesztheti őket vagy megszerkesztheti őket igényeinek megfelelően.

Segédpult incidens sablonok

Segédpult incidens sablon 1

Segédpult incidens sablon 2

Segédpult incidens sablon 3

Gyakran ismételt kérdések 

Milyen típusú incidenseket jelentenek általában az ügyfelek? 

Sokféle incidens létezik, amelyeket az ügyfelek jelenthetnek. Az incidens típusa sok különböző faktortól függ, például, az ipartól, amiben a társasága működik, a kínált termékektől vagy szolgáltatásoktól, az ügyfél elvárásoktól és a technikai tudásuktól. Ahhoz, hogy egyszerűbbé tegye az ügyfelei számára az incidens jelentéseket, tartalmazhat egy legördülő listát a benyújtási nyomtatványban, ami tartalmazza a leggyakoribb problémákat.

Minden incidenst meg kellene oldanom, amelyeket az ügyfelek jelentenek?

Egyértelműen minden incidenst meg kell próbálnia megoldania, ami jelentve lett. Bár még a legjobban megközelítő ügynökök is gyakran nem tudják kisegíteni az ügyfeleket minden incidenssel, amit jelentenek. Ennek sok miértje van, de a leggyakoribb az, amikor egy bizonyos szituáció egyszerűen a társasága irányításán felül van és ezáltal az ügyfél problémáját nem lehet megoldani.

Mennyi idő alatt kellene megoldaniuk egy incidenst az ügynökeimnek?

A gyakori incidenseket, amelyeket a különböző ügyfelek jelentettek, olyan gyorsan kell megoldani, amennyire csak lehet. Ez azért van, mert az ügynökeinek már tudniuk kell, hogyan címezzék meg a bizonyos szituációkat és nem fog hosszú időbe telni az ismétlődő problémák megoldása. Az normális, ha néhány incidenst több idő megcímezni. Viszont az ügynökeinek mindig informálniuk kell az ügyfelet, ha a jelentett incidens megoldása hosszabb ideig tart, mint általában.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “GYIKoldal”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Milyen típusú incidenseket jelentenek általában az ügyfelek? “, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Sokféle incidens létezik, amelyeket az ügyfelek jelenthetnek. Az incidens típusa sok különböző faktortól függ, például, az ipartól, amiben a társasága működik, a kínált termékektől vagy szolgáltatásoktól, az ügyfél elvárásoktól és a technikai tudásuktól. ” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Minden incidenst meg kellene oldanom, amelyeket az ügyfelek jelentenek?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Egyértelműen minden incidenst meg kell próbálnia megoldania, ami jelentve lett. Bár még a legjobban megközelítő ügynökök is gyakran nem tudják kisegíteni az ügyfeleket minden incidenssel, amit jelentenek. Ennek sok miértje van, de a leggyakoribb az, amikor egy bizonyos szituáció egyszerűen a társasága irányításán felül van és ezáltal az ügyfél problémáját nem lehet megoldani.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mennyi idő alatt kellene megoldaniuk egy incidenst az ügynökeimnek?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A gyakori incidenseket, amelyeket a különböző ügyfelek jelentettek, olyan gyorsan kell megoldani, amennyire csak lehet. Ez azért van, mert az ügynökeinek már tudniuk kell, hogyan címezzék meg a bizonyos szituációkat és nem fog hosszú időbe telni az ismétlődő problémák megoldása. ” } }] }