Segédpult incidens sablonok

Az ügyfelek által jelentett problémák megoldása mindennapos munkája sok ügyfélszolgálati ügynöknek.

Annak engedélyezése, hogy ügyfelei jelenthessenek incidenseket és olyan ügynökök birtoklása, akik a megoldásukért felelősek, csak az első lépés a kiemelkedő ügyfélszolgálat biztosításának. Ami ténylegesen számít az az, hogy ezek az incidensek meg legyenek címezve és oldva.

A megbízható kommunikációs csatornák, gyors válaszok, pozitív attitűdök, egyszerű nyelvezet…a lista folytatódhatna. Az ügyfélszolgálat ezen elemei csak egy pár aspektusa, ami a zökkenőmentes interakciók biztosításához szükséges azon ügyfelek számára, akik segítségre szorulnak.

Ugorjunk mélyebbre a témában és nézzük meg az ügyfélszolgálat hatékony problémamegoldási pillérjeit.

Hatékony problémamegoldás az ügyfélszolgálatban

Kövesse ezeket a lépéseket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ügyfélszolgálata megfelelően működik és képes elég gyorsan megoldani a kliensek problémáit:

1. Éreztesse ügyfeleivel, hogy megérti őket

Nyilvánvalónak tűnik, de az igazi probléma itt az, hogy sok ügyfél talán nem is tudja, hogyan jelentsen egy incidenst, vagy senki nem lép kapcsolatba velük a társaságtól, ha megteszik. Ha egy ügyfél azt állítja, hogy a terméke hibás, azonnal kapcsolatba kell velük lépni, miután jelentik az incidenst.

Fontos, hogy beszéljen egy pár percet az ügyféllel telefonon keresztül vagy küldjön egy üzenetet a probléma iránt érdeklődve. Mutassa meg nekik, hogy törődik a véleményükkel és ha beszélnek, meghallgatja őket.

2. Válaszidő

Legtöbbször, a válasz gyorsasága egy incidensre fontosabb magánál a válasznál. Ha az ügyfelek incidenseket jelentenek, az utolsó dolog amit akarnak az, hogy ignorálva legyenek vagy túl sokat várjanak a válaszra.

Nem kellene egy napnál többet várnia bármilyen email, hívás vagy komment válaszolására, amelyekben az ügyfelei egy termékről panaszkodnak. Minden óra válasz nélkül frusztráltabbá teszi az ügyfeleket. Ezáltal a minél gyorsabb válaszolás kulcsfontosságú az ügyféllel való kapcsolat fejlesztéséhez.

3. Kompenzálja az ügyfelet

Kompenzálnia kellene ügyfeleit a hibáiért. Például ha kifizették a szállítást, de a rendelés nem érkezett meg időben, fair dolog lenne, ha megtérítené ezeket a költségeket. Ha a termék hibás, ki kellene cserélnie és kedvezményt kínálni nekik a következő vásárlásra vagy egy ajándékkártyát ajánlani számukra.

Röviden, nem számít milyen szituáció van, kifizetődő, ha az ügyfél meghallhatottnak és méltányolva érzi magát. Miért? Mert ez meg fogja erősíteni a társasági képet az ügyél számára és lojálisak maradnak.

Fontolja meg a segédpult incidens sablonok kihasználását, hogy könnyebbé tegye az ügyfelek incidens jelentését és az ügyfélszolgálati csapata megbirkózását a jelentett problémákkal. Lent talál pár használatra kész sablont, amelyeket beültethet az incidens jelentési folyamatba. Egyszerűen csak másolhatja és beillesztheti őket vagy megszerkesztheti őket igényeinek megfelelően.

Segédpult incidens sablon 3

Segédpult incidens sablon 1

Segédpult incidens sablon 2

Segédpult incidens sablon 3

Kapcsolódó cikkek

Hívásközpont sablonok, amelyek erős ügyfélkapcsolatokat építenek ki

A call center szkripteknek tartalmazniuk kell az ügynökök bemutatkozását, záró mondatokat és az ügyfelek várakoztatására szolgáló protokollokat.

Céloldal ellenőrzőlista

Az útmutató azt javasolja, hogy egy termék bemutatóoldalán sorakozzanak fel egyértelműen az értékesítési pontok, és azokat a látogatóknak szánt első pillanattól kezdve jól láthatóvá kell tenni. Meg kell győződni arról, hogy az oldal, az elrendezés és a tartalom egyaránt világos, gyorsan navigálható és vonzó a látogatók számára. Emellett fontos a borítóképek és termékvideók használata, hogy a vásárlók jobban meg tudják érteni a termék értékét, és hogy szakértői véleményekkel és ügyfélajánlásokkal hitelesebbnek ható képet keltsünk a márka vonatkozásában. A kutatási statisztikák hozzáadása csak tovább erősítheti az oldal hitelességét.

Áthelyezés

Az áthelyezés lehetővé teszi a jegyek átruházását ügynökök között az ügyfél életciklusa során. Azonban nem ajánlott, mert időigényes és csökkentheti az ügyfélélményt. Próbálja ki ingyen a LiveAgentet!

Növelje a kapcsolatot a LiveAgent-tel

Testreszabás és gyorsaság növeli a vásárlói kapcsolatot. A LiveAgent-tel több platformon elérhető támogatást nyújthat, és beépített CRM segíti a testreszabott szolgáltatást. A vásárlói hűség és hatékonyság is mérhető.