Jegykezelő sablonok
Bár az ügyfélszolgálati ügynököknek általában nagyon sokféle kérést kell megoldaniuk- szerencsére ezekhez nem kell minden alkalommal új módszert alkalmazniuk, pl. amikor kérdéseket válaszolnak meg, támogatást nyújtanak vagy más esetekben. Ilyenkor előre elkészített sablonokat használnak, amelyek által csökkentik a válaszadási időt és ellentmondásmentes ügyfélszolgálati élményt nyújtanak. A tárolt válaszok, előre meghatározott válaszok és sablonok a legalapvetőbb tényezői a jegykezelői szoftvereknek. Az ügynököknek több időt biztosítanak kevesebb stressz mellett, ésszerűbbé teszik a munkafolyamataikat és meggyorsítják az ügyfélszolgálatot. Dióhéjban a tárolt üzenetek és a sablonok a következőket kínálják:
- Segítik az ügynököket a gyorsabb, pontosabb és megfelelőbb válaszadásban;
- Jelentős időt és energiát takarítanak meg az ön támogatói csapata számára;
- Növelik az ügynökök önbizalmát, hatékonyságát és teljesítőképességét;
- Csökkentik az új ügynökök betanítási idejét;
- Következetes márkaképviseletet biztosítanak a vevőkkel való kommunikációban;
- Növelik a szolgáltatás minőségét és a vevőelégedettséget.
A tárolt válaszok és a sablonok használata a jegykezelési rendszerben
- Vonja be az egész szervezetét a sablonok készítésébe és az értékelési folyamatba, hogy fel tudja használni a különböző részlegeken dolgozók építő jellegű visszajelzéseit!
- Győzödjön meg róla, hogy minden sablont tüzetesen átnézett, mielőtt alkalmazásba kerül, nincsenek benne nyelvtani és egyéb hibák, elírások.
- Ne használjon unalmas, robotos, vagy túlzottan formális nyelvet-találja meg a megfelelő stílust és hangnemet a hallgatósága számára!
- Próbáljon ki különböző válaszadási sablonokat, és találja meg az önnek legmegfelelőbbet!
- A felhasználók 38%-a találja fusztrálónak a forgatókönyv szerinti, nem személyre szóló válaszadást. Használjon személyre szabott sablonokat, amikor csak lehet és igazítsa válaszait az ügyfeléhez és annak igényeihez!
- Ne használjon tárolt válaszokat és sablonokat csak azért, hogy meggyorsítsa a támogatás folyamatát! Csak akkor küldjön el egy üzenetet, ha 100%-ig biztos abban, hogy az helytálló és megfelel az ügyfele igényeinek.
- Ellenőrizze rendszeresen a tárolt üzeneteket és sablonokat, hogy helytállók legyenek és ily módon alkalmazkodjon cége növekedéséhez és a változó ügyféligényekhez.
12 példa a tipikus jegykezelési válaszadási sablora
Néhány előre elkészített üzenettel elérheti a személyre szabott megközelítést és így nem kell minden választ egyenként a nulláról felépítenie. Létrehozni egy dokumentumtárat a hatékony tárolt válaszokból és sablonokból idő és energiaigényes feladat. Mi itt bemutatjuk a 12 leggyakrabban előforduló esetet tartalmazó egyszerű jegykezelő sablont. Használja ezeket kiindulási pontnak és igazítsa őket az ön ügyfeleihez!
Visszaigazolás arról, hogy a jegy beérkezett
Kedves [NÉV]!
Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk. Ez csak egy rövid üzenet, amely tájékoztatja Önt arról, hogy megkaptuk az üzenetét, és már elkezdtük dolgozni a probléma megoldásán [Jegyazonosító: (Szám) dátummal (Dátum)].
Ha további kérdése vagy aggálya van, kérjük, jelezze nekünk. Éjjel-nappal elérhetőek vagyunk, és mindig szívesen segítünk. Köszönjük, hogy hűséges [CÉG] ügyfél.
Üdvözlettel,
[ALÁÍRÁSA]
Értesítés jegykezelési folyamatról sablon # 1 (Dolgozunk jegyének megoldásán)
Kedves [NÉV]!
Még a hétvége előtt tájékoztatni akartam a [Probléma, Jegyazonosító] állapotáról. Jelenleg folyamatban van, és műszaki támogató csapatunk dolgozik rajta. Elsőbbséget élvez a problémája, és biztosítjuk, hogy a probléma a lehető leghamarabb megoldódjon.
Körülbelül [becslési idő]-re lesz megoldva. Folyamatosan tájékoztatni fogjuk Önt.
Köszönjük türelmét!
[ALÁÍRÁSA]
Értesítés jegykezelési folyamatról sablon # 2 (Nem feledkeztünk meg önről)
Kedves [NÉV]!
Eltelt egy kis idő a legutóbbi bejelentkezésünk óta, de szerettük volna megnyugtatni, hogy nem feledkeztünk meg problémájáról. Kicsit nagyobb kihívást jelentett, mint egy átlagos eset, de technikai guru csapatunk elkötelezett amellett, hogy a lehető leghamarabb megoldja a problémát.
Eközben folyamatosan értesítjük majd a további hírekről. Köszönjük a türelmét, amíg a probléma megoldásán dolgozunk.
Üdvözlettel,
[ALÁÍRÁSA]
Több információ kérése az ügyféltől
Kedves [NÉV]!
Köszönjük, hogy a [Dátum] napon elküldte a jegyét [Jegyazonosító]. Tudna nekünk kicsit több információt nyújtani? Mikor kezdődött ez a probléma? Folyamatosan fordul elő, vagy időnként? Kipróbált önállóan valamilyen megoldást?
Ezek a kérdések segítenek megtalálni a személyre szabottabb megoldást a problémájára.
Várom válaszát,
[ALÁÍRÁSA]
Ügyfél tájékoztatása az ügy megoldásáról
Kedves [NÉV]!
[ÜGYNÖK NEVE] itt: [CÉG]. Remélem, jól van!
Jelentett egy problémát a [Probléma] alkalmazással a [Dátum] napon. Ahogy ígértem, visszatérek most Önhöz, hogy elmondjam, sikeresen megoldottuk a problémát.
A probléma bonyolultabbnak bizonyult, mint gondoltuk, ezért egy kicsit tovább tartott, amíg helyrehoztuk. De most már minden rendben kell, hogy legyen. Meg tudná erősíteni, hogy minden működik?
Ha további kérdése van, vagy bármilyen más problémával találkozik, tudassa velem, szívesen segítek.
Szép napot,
[ALÁÍRÁSA]
Jegy lezárása sablon
Kedves [NÉV]!
A [Probléma, Jegyazonosító] megoldódott. Köszönjük türelmét és idejét, és reméljük, hogy ügyfélszolgálatunk kielégítő volt.
Ha bármi mást tehetünk az Ön számára, ne habozzon válaszolni erre az e-mailre, vagy hívjon minket a (szám) telefonszámon.
Üdvözlettel,
[ALÁÍRÁSA]
Jegy lezárása visszajelzés hiánya miatt
Kedves [NÉV]!
Az [Eset téma] kapcsán írok most Önnek. [Szám] nap telt el azóta, hogy hallottunk Ön felől, ezért szerettem volna tudatni Önnel, hogy lezárjuk ezt a jegyet.
Bármikor újranyithatja, vagy új jegyet nyithat, ha további segítségre van szüksége. Köszönjük, hogy velünk dolgozik!
Üdvözlettel,
[ALÁÍRÁSA]
Tévedés beismerése a probléma megoldásában
Kedves [NÉV]!
Rossz hírrel fordulunk Önhöz a [Dátum] dátumú kérelmével kapcsolatban [Jegyazonosító]. Elismerjük, hogy hiba történt részünkről, és nagyon sajnáljuk. Az a tény, hogy mi (magyarázat arra, hogy mi történt rosszul).
Megértjük, hogy ez kellemetlenség, de jelenleg mindent megteszünk ennek rendezése érdekében. Még egyszer nagyon sajnáljuk ezt az esetet. Személyesen tájékoztatom majd Önt a további hírekről.
Köszönöm türelmét és megértését,
[ALÁÍRÁSA]
Elnézéskérés egy egész céget érintő problémáért
Kedves [NÉV]!
Köszönjük, hogy felvette a kapcsolatot velünk. Sajnos technikai problémákat tapasztalunk jelenleg. Technikai támogató csapatunk már dolgozik a megoldáson, és a szolgáltatásnak [becsült megoldási idő] újra kell indulnia.
Amint megoldódik a probléma, értesíteni fogjuk. Őszinte elnézését kérjük az esetleges kellemetlenségekért. Köszönjük, türelmét, amíg ezt megoldjuk.
Üdvözlettel,
[ALÁÍRÁSA]
Válaszadás egy programhiba jelentésére
Kedves [NÉV]!
Köszönjük, hogy bejelentette a [hibát]. Úgy tűnik, hogy van egy hiba az alkalmazásban. Ezt bejelentettük a hibakeresőnkbe. Hamarosan egy új verzió lesz elérhető a javítással. Őszinte elnézését kérjük az esetleges kellemetlenségekért.
Nagyra értékeljük türelmét,
[ALÁÍRÁSA]
Ellenőrző sablon
Kedves [NÉV]!
Nemrégiben felvette velünk a kapcsolatot a [Probléma] kapcsán, amely [Megoldott/Lezárt] volt. Azért írunk, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy azóta nincsenek hasonló problémák. Ha bármilyen észrevétele van, kérjük, tudassa velünk. Örömmel segítünk továbbra is.
Köszönettel,
[ALÁÍRÁSA]
Ügyfélszolgálati ellenőrzés
Kedves [NÉV]!
Nemrégiben felvette velünk a kapcsolatot a [Probléma] ügyében, amely [Dátum] megoldott. Örömmel hallanánk, mit gondol az ügyfélszolgálatunkról. Kérjük, szánjon egy percet szolgáltatásunk áttekintésére az alábbi linkre kattintva:
Jó, elégedett vagyok
Rossz, elégedetlen vagyok
Visszajelzését nagyra értékeljük, és segít nekünk javulni!
Tisztelettel,
[ALÁÍRÁSA]
Gyakran Ismételt Kérdések
Mire kell figyelnem egy jegykezelő rendszernél?
A jegykezelő rendszer kiválasztása során vegye figyelembe a következő szolgáltatásokat: Automatizált jegyelosztás, Teljesítmény jelentések, SLA-k, Ügyfél portál, Gamifikáció, és Integrációk.
Miért kéne jegykezelő sablonokat használnom
A jegykezelő sablonok lehetővé teszik a jegyek gyorsabb megválaszolását. Sőt, segítenek ügynökeinek abban is, hogy profik maradjanak.
Mi az a help desk jegy?
A help desk jegy a segítségkérés nyilvántartása. A megkeresés lehet kérdés, probléma leírása vagy információ kérése.
{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “GYIKOldal”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mire kell figyelnem egy jegykezelő rendszernél?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A jegykezelő rendszer kiválasztása során vegye figyelembe a következő szolgáltatásokat: Automatizált jegyelosztás, Teljesítmény jelentések, SLA-k, Ügyfél portál, Gamifikáció, és Integrációk.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Miért kéne jegykezelő sablonokat használnom”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A jegykezelő sablonok lehetővé teszik a jegyek gyorsabb megválaszolását. Sőt, segítenek ügynökeinek abban is, hogy profik maradjanak.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mi az a help desk jegy?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A help desk jegy a segítségkérés nyilvántartása. A megkeresés lehet kérdés, probléma leírása vagy információ kérése.” } }] }Készen áll a jegykezelő sablonok használatra?
A LiveAgent a legtöbbet értékelt és első számú besorolású jegykezelő szoftver kis és közepes vállalkozások számára. Próbálja ki még ma az ingyenes 14 napos próbaverziónkkal. Nincs szükség bankkártyára.
Using Contact Groups to Answer VIP Customers Faster
The Contact groups feature in LiveAgent allows separating special customers from standard ones, such as VIP customers who need higher priority. By creating a group and adding the customer to it, a rule can be set up to trigger when a special customer opens a ticket, allowing agents to handle it faster or move it to a special department. Other articles and features of LiveAgent are also discussed.
A cikk összefoglalja, hogy az ügyfélszolgálat milyen fontos az ügyfél elégedettségéhez és hogyan lehet azt hatékonyan fejleszteni. Az önkiszolgáló portálok, élő chat és közösségi média használata kulcsfontosságú lehetőségeket kínál a jobb ügyfél élmény és elégedettség biztosítására. Az alkalmazottak motivációja is fontos tényező az együttműködés fokozásában és a jobb ügyfélszolgálat biztosításában. Lojalitás programok és emailek is segíthetnek a vásárlói kötelezettség növelésében.
Új ügyfél beléptetési ellenőrzőlista
Az ügyfélszolgálati képviselő kijelölése fontos, mert az ügyfélnek szüksége van valakire, aki segítséget nyújt és kérdéseire válaszol. Az értékesítési képviselővel megegyező módon az ügyfél-beléptetési folyamatért felelős vezető jelölhet ki ügyfélszolgálati képviselőt, és ehhez használható eszközök az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, a cégjegyzék és az e-mail kliens.
Köszönjük, hogy feliratkozott a LiveAgentre.
Küldeni fogunk egy üzenetet az e-mail címére, a bejelentkezéshez szükséges adatokkal, amint létrehoztuk a fiókját.
Közvetlenül innen érheti el a fiókját.
Amint a folyamat befejeződött, küldünk önnek egy e-mailt a belépési adataival.
Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.