Jegykezelő sablonok

Bár az ügyfélszolgálati ügynököknek általában  nagyon sokféle kérést kell megoldaniuk- szerencsére ezekhez nem kell minden alkalommal új módszert alkalmazniuk, pl. amikor kérdéseket válaszolnak meg, támogatást nyújtanak vagy más esetekben. Ilyenkor előre elkészített sablonokat használnak, amelyek által csökkentik a válaszadási időt és ellentmondásmentes ügyfélszolgálati élményt nyújtanak. A tárolt válaszok, előre meghatározott válaszok és sablonok a legalapvetőbb tényezői a jegykezelői szoftvereknek. Az ügynököknek több időt biztosítanak kevesebb stressz mellett, ésszerűbbé teszik a munkafolyamataikat és meggyorsítják az ügyfélszolgálatot. Dióhéjban a tárolt üzenetek és a sablonok a következőket kínálják:

• Segítik az ügynököket a gyorsabb, pontosabb és megfelelőbb válaszadásban;
• Jelentős időt és energiát takarítanak meg az ön támogatói csapata számára;
• Növelik az ügynökök önbizalmát, hatékonyságát és teljesítőképességét;
• Csökkentik az új ügynökök betanítási idejét;
• Következetes márkaképviseletet biztosítanak a vevőkkel való kommunikációban;
• Növelik a szolgáltatás minőségét és a vevőelégedettséget.

A tárolt válaszok és a sablonok használata a jegykezelési rendszerben

• Vonja be az egész szervezetét a sablonok készítésébe és az értékelési folyamatba, hogy fel tudja használni a különböző részlegeken dolgozók építő jellegű visszajelzéseit!

• Győzödjön meg róla, hogy minden sablont tüzetesen átnézett, mielőtt alkalmazásba kerül, nincsenek benne nyelvtani és egyéb hibák, elírások.

• Ne használjon unalmas, robotos, vagy túlzottan formális nyelvet-találja meg a megfelelő stílust és hangnemet a hallgatósága számára!

• Próbáljon ki különböző válaszadási sablonokat, és találja meg az önnek legmegfelelőbbet!

• A felhasználók 38%-a találja fusztrálónak a forgatókönyv szerinti, nem személyre szóló válaszadást. Használjon személyre szabott sablonokat, amikor csak lehet és igazítsa válaszait az ügyfeléhez és annak igényeihez!

• Ne használjon tárolt válaszokat és sablonokat csak azért, hogy meggyorsítsa a támogatás folyamatát! Csak akkor küldjön el egy üzenetet, ha 100%-ig biztos abban, hogy az helytálló és megfelel az ügyfele igényeinek.

• Ellenőrizze rendszeresen a tárolt üzeneteket és sablonokat, hogy helytállók legyenek és ily módon alkalmazkodjon cége növekedéséhez és a változó ügyféligényekhez.

12 példa a tipikus jegykezelési válaszadási sablora

Néhány előre elkészített üzenettel elérheti a személyre szabott megközelítést és így nem kell minden választ egyenként a nulláról felépítenie. Létrehozni egy dokumentumtárat a hatékony tárolt válaszokból és sablonokból idő és energiaigényes feladat. Mi itt bemutatjuk a 12 leggyakrabban előforduló esetet tartalmazó egyszerű jegykezelő sablont. Használja ezeket kiindulási pontnak és igazítsa őket az ön ügyfeleihez!

Visszaigazolás arról, hogy a jegy beérkezett

Értesítés jegykezelési folyamatról sablon # 1 (Dolgozunk jegyének megoldásán)

Értesítés jegykezelési folyamatról sablon # 2 (Nem feledkeztünk meg önről)

Több információ kérése az ügyféltől

Ügyfél tájékoztatása az ügy megoldásáról

Jegy lezárása sablon

Jegy lezárása visszajelzés hiánya miatt

Tévedés beismerése a probléma megoldásában

Elnézéskérés egy egész céget érintő problémáért

Válaszadás egy programhiba jelentésére

Ellenőrző sablon

Ügyfélszolgálati ellenőrzés

Gyakran Ismételt Kérdések

Mire kell figyelnem egy jegykezelő rendszernél?

A jegykezelő rendszer kiválasztása során vegye figyelembe a következő szolgáltatásokat: Automatizált jegyelosztás, Teljesítmény jelentések, SLA-k, Ügyfél portál, Gamifikáció, és Integrációk.

Miért kéne jegykezelő sablonokat használnom

A jegykezelő sablonok lehetővé teszik a jegyek gyorsabb megválaszolását. Sőt, segítenek ügynökeinek abban is, hogy profik maradjanak.

Mi az a help desk jegy?

A help desk jegy a segítségkérés nyilvántartása. A megkeresés lehet kérdés, probléma leírása vagy információ kérése.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “GYIKOldal”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mire kell figyelnem egy jegykezelő rendszernél?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A jegykezelő rendszer kiválasztása során vegye figyelembe a következő szolgáltatásokat: Automatizált jegyelosztás, Teljesítmény jelentések, SLA-k, Ügyfél portál, Gamifikáció, és Integrációk.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Miért kéne jegykezelő sablonokat használnom”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A jegykezelő sablonok lehetővé teszik a jegyek gyorsabb megválaszolását. Sőt, segítenek ügynökeinek abban is, hogy profik maradjanak.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mi az a help desk jegy?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A help desk jegy a segítségkérés nyilvántartása. A megkeresés lehet kérdés, probléma leírása vagy információ kérése.” } }] }