• Sablonok
  • Visszatérítési kérelem válasz e-mail sablonok

Visszatérítési kérelem válasz e-mail sablonok

A termékek visszaküldése, lemondása és visszatérítése az online vállalkozás működtetésének valósága. Noha nyilvánvalóan szeretné elkerülni a visszatérítéseket, amennyire csak lehetséges, néhány vásárló nem lesz elégedett a termékével – bármennyire is jónak gondolja-, és visszakéri pénzét. Számos oka lehet annak, hogy az ügyfelek visszatérítést kérnek. Lehet, hogy úgy döntöttek, hogy az Ön terméke vagy szolgáltatása nem megfelelő nekik, vagy nem megfelelő idő használni.

Visszatérítési kérelem válasz e-mail sablonok - App - Uploads - 2021 - 05 - Pexels Negative Space 34577 Scaled.jpg

Bármi legyen is az oka, az, hogy miként reagál ezekre a visszatérítési kérelmekre, gyakran döntő tényezővé válik vállalkozásával kapcsolatos általános tapasztalataiként. Ha nem biztos abban, hogyan kezelheti kegyesen a visszatérítéseket, használja ki a kész visszatérítési kérelemre adott e-mail sablonjaink előnyeit, amelyek jól jöhetnek saját válaszainak elkészítésekor.

Az ügyfelek visszatérítési kérelmeinek kezelése az ügyfelek bizalmának fenntartása érdekében

1. Győződjön meg arról, hogy egyértelmű visszatérítési irányelvekkel rendelkezik

Határozza meg egyértelműen visszatérítési politikáját, és győződjön meg arról, hogy az könnyen elérhető-e a webhelyén (például az ügyfélportálon). A házirendnek tartalmaznia kell a termék visszaküldésének összes feltételét, határidejét és elfogadható okát. Így mindig visszautalhatja az ügyfeleket az irányelvére, amikor valaki visszatérítést kér. Ellenkező esetben nincs jogosultsága a visszatérítések elutasítására.

2. Gyorsan válaszoljon a visszatérítési kérelmekre

Ha visszatérítési kérelmet kap, járjon el a lehető leggyorsabban. Mivel az ügyfél már elégedetlen a tapasztalataival, a válaszának túl hosszú várakozása csak még jobba zavarni fogja őket. Ha nem biztos abban, hogyan tovább, tudassa velük, hogy beérkezett kérésük, és a lehető leghamarabb visszatér hozzájuk.

visszatérítési kérelem elutasítása

3. Legyen kedves és maradjon profi

Nagyon könnyű idegessé, frusztrálttá és védekezővé válni, ha valaki negatívan beszél a termékéről vagy szolgáltatásáról, és visszafizetést kér. Ezen érzelmek egyike sem segít a helyzet megoldásában és az ügyfelek elégedettségének biztosításában. Szánjon egy kis időt arra, hogy alaposan mérlegelje kérésüket, és győződjön meg arról, hogy nem konfrontatív módon válaszol.

4. Magyarázza meg döntését

Miután eldöntötte, hogyan reagál az ügyfél visszatérítési kérelmére, tájékoztassa az ügyfelet, indokolja döntését, és ismertesse a következő lépéseket. Ha visszatéríti az ügyfél pénzét, mondja el neki, hogyan és mikor kapják meg a visszatérítést. Ha elutasítja kérelmüket, magyarázza meg, miért nem esett bele a vállalat visszatérítési irányelveibe.

Interested in making your own templates?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

5. Ajánljon alternatív megoldást

Sok esetben előfordulhat, hogy az ügyfél visszatérítési kérelmét más módon kezelheti, anélkül, hogy ténylegesen visszatérítené a pénzét. Ha jobban megismeri az ügyfél igényeit és követelményeit, akkor módosíthatja az ajánlatát, vagy javaslatot tehet egy másik megoldásra, amely kielégítheti az ügyfelét.

6. Kérjen visszajelzést

A visszatérítési kérelem mindig lehetőséget nyújt az ügyfelek visszajelzésére. Ha a visszatérítés oka nem világos, tegyen fel néhány további kérdést, hogy megtudja, mit reméltek tapasztalni terméke vagy szolgáltatása kapcsán, és hogyan nem teljesítette az elvárásaikat. Bár ez nem pozitív visszajelzés, értékes betekintést nyújthat Önnek arra vonatkozóan, hogy min javíthatna a jövőbeni ügyfelek kielégítéséhez.

Capterra LiveAgent vásárlói visszajelzésre adott válasz
Szabjon testre email sablonokat

Visszatérítési kérelem válasz e-mail sablonok

A visszatérítési kérelemre adott e-mail sablonok a legkritikusabb ügyfélszolgálati e-mail sablonok, amelyekkel rendelkeznie kell, hogy gyorsan és szakszerűen válaszoljon a visszatérítési kérelmekre.

Alapvető visszatérítési kérelemre adott válasz

Hi [Name],

Thanks for reaching out. Satisfying our customers is very important to us and I’m sorry our [product/ service] didn’t meet your expectations. I fully respect your decision and can only apologize for any problems your business experienced.

We’ve processed your refund, and you should expect to see the amount credited to your account in about 3 to 5 business days.

If you have any other questions or concerns, just reply to this email, I’ll be here to help you in any way I can.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Visszatérítési kérelem elfogadása

Hi [Name],

Thank you for reaching out to request a refund on your purchase of [name of product/ service].

I’m sorry to hear that our product didn’t meet your requirements. I completely understand that it isn’t for everyone.

Because your request falls under our refund policy [briefly state refund policy], we will gladly honor your decision. We have issued a refund to your [original payment method]. It may take up to [number of days] to see the amount reimbursed to your account.

If you’re still on the lookout for the right choice for you, please let me know. I’d be happy to talk you through some of our other options and see if any of them feel like a good fit.

Thank you for your time and for giving us a try.
[YOUR SIGNATURE]

Vásárlói visszajelzés kérése visszatérítési kérelem nyomán

Hi [Name],

I noticed you’ve issued a refund request for [product/ service]. I’m sorry to hear we weren’t able to meet your expectations. We’ve processed your refund and you should expect to see the credit appear on your billing statement within 1-3 business days – depending on your bank.

Is there something we could have done better? What specifically was it about the product that you didn’t like? We’re always looking for customer feedback we can use to improve, so anything you can tell us is helpful.

Thank you in advance!
[YOUR SIGNATURE]

Válasz egy dühös ügyfélnek, aki visszatérítést követel

Hi [Name],

We’re so sorry to hear you’re not happy with your product, but we also fully respect your decision.

We’ve processed your refund request, and you should expect to see the amount appear in your bank account in the next couple of business days.

Once more, we apologize for the inconvenience this has caused you. In case you’re still in search of a similar product, feel free to reach out as we would love to assist you in finding the right product for you.

Thank you for your feedback, as this will help us improve our [product/ service].

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Visszatérítési kérelem tárgyalása

Hi [Name],

Thank you for reaching out and for bringing this to our attention. I am sorry that you’re disappointed with [name of product/ service]. Could you please let me know what specific issues you’ve encountered? I’d love to help where I can and pass along your suggestions to our team, but I need just a bit more information before doing so.

I understand how it can be frustrating [to purchase a product/ sign up for a service] and not have it meet your expectations, so hopefully, we can get this sorted out for you. If not, I’ll be happy to issue you a refund.

Please let me know how you’d like to proceed.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Visszatérítési kérelem elutasítása

Hi [Name],

Thanks so much for reaching out. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.

Unfortunately, our return policy allows for all merchandise to be returned up to 90 days after purchase, in like-new condition. Since your item shows signs of heavy use, we will not be able to refund you. Here is the link to our refund policy in case you need to reference it in the future: [link].

I can, however, provide you with a store credit for your purchase. Please let me know how you would like to proceed.

If you have any questions or concerns, I’d be happy to help.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Visszatérítés állapotát követő e-mail

Hi [Name],

I’m reaching out about the refund you initiated on [date].

Your refund has been deposited into your [original method of payment]. Typically, it takes 3 to 5 business days for the receiving bank to credit the money to your account.

If you don’t see the refund in your account, reply to this email, and we’ll look into it immediately. In the meantime, please let me know if you have any additional questions or concerns — I’d be happy to help!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Alkalmi visszatérítési állapot frissítés

Hey [Name],

Just wanted to let you know that your payment has been refunded. If you paid with PayPal, you will see the refund in your account immediately. If you paid with a credit card, it will take anywhere between [number] business for the refund to be processed on your card.

We sincerely hope that you can find your way back to [brand/ product name] someday, and please let us know if there is any way we can improve our product to make it better!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Visszatérítés nem érkezett meg

Hi [Name],

I’m so sorry to hear that a refund hasn’t been deposited into your [original method of payment].

I’ve contacted our accounting department to look into this issue for you. A refund has been issued, but it may take a few days for your bank to process the transaction.

We apologize for the inconvenience this may have caused. In the meantime, feel free to reply to this email with any questions or concerns, and I’d be happy to assist you further.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Visszatérítési kérelemre adott e-mail sablonok – Gyakran feltett kérdések

Miért fontos a visszatérítési kérelmek megfelelő kezelése?

A termék visszaküldések és visszatérítések kezelése meghatározhatja, hogy fenntarthatja-e a jó ügyfélkapcsolatokat és a pozitív ügyfélélményeket. Sok esetben, ha a visszatérítés folyamata fájdalommentes, a fogyasztók nagyobb valószínűséggel térnek vissza és ajánlják márkáját a pozitív ügyfélszolgálati tapasztalat miatt, annak ellenére, hogy a terméke nem volt megfelelő számukra.

Mit kell tartalmaznia a visszatérítési kérelemre adott válasz e-mailnek?

Néhány legfontosabb pont, amelyet felvehet az e-mailjeibe, amikor válaszol a visszatérítési kérelmekre:

  • Értesíteni az ügyfelet arról, hogy megkapta a kérését.
  • Tájékoztatni az ügyfelet arról, hogy a visszatérítés feldolgozásán dolgozik, és ennek mennyi időbe kell telnie.
  • Világos magyarázatot ad arra, hogy miért kell elutasítania a visszatérítési kérelmét, hivatkozással a visszatérési és visszatérítési irányelvre a későbbi felhasználás céljából.
  • Sajnálatát fejezi ki, hogy terméke vagy szolgáltatása nem felelt meg az elvárásaiknak.
  • Visszajelzés kérése és hajlandósága a termék fejlesztésére.
  • További támogatás felajánlása, ha további kérdéseik vannak.

Hogyan utasíthatom el a visszatérítési kérelmet az ügyfél csalódása nélkül?

Amikor vissza kell utasítania a visszatérítést, úgy kell cselekednie, mintha válaszolna egy ügyfél panaszára. Fogadja el kérésüket, mutasson némi empátiát, adjon tömör magyarázatot arra, hogy miért nem adhat ki visszatérítést (legyen szó régi szavatosságról, a visszatérítési határidő elmulasztásáról, a visszaküldött termék állapotáról stb.), És ha lehetséges, kínáljon alternatív megoldást.

Hogyan kéne reagálnom, ha az ügyfél nem kapott visszatérítést?

Ha az ügyfél nem kapott visszatérítést, akkor a késedelem a bank hibájából történhetett. Emlékeztesse az ügyfelet arra, hogy a visszatérítés feldolgozása a bank körülményeitől függően bizonyos számú munkanapot vehet igénybe, és mutassa meg egyértelmű szándékát a probléma megoldására, ha a visszatérítés nem valósul meg.

Próbálja ki a LiveAgentet még ma​

Concierge migrációs szolgáltatásokat kínálunk a legnépszerűbb help desk megoldások közül.

3000 + vélemények Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “GYIKOldal”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Miért fontos a visszatérítési kérelmek megfelelő kezelése?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A termék visszaküldések és visszatérítések kezelése meghatározhatja, hogy fenntarthatja-e a jó ügyfélkapcsolatokat és a pozitív ügyfélélményeket. Sok esetben, ha a visszatérítés folyamata fájdalommentes, a fogyasztók nagyobb valószínűséggel térnek vissza és ajánlják márkáját a pozitív ügyfélszolgálati tapasztalat miatt, annak ellenére, hogy a terméke nem volt megfelelő számukra.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mit kell tartalmaznia a visszatérítési kérelemre adott válasz e-mailnek?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Néhány legfontosabb pont, amelyet felvehet az e-mailjeibe, amikor válaszol a visszatérítési kérelmekre: tájékoztatja az ügyfeleket arról, hogy megkapta a kérését, tájékoztatja az ügyfelet, hogy a visszatérítés feldolgozásán dolgozik, világos magyarázatot ad arra, hogy miért kell elutasítania a visszatérítési kérelmét, és még sok minden mást.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Hogyan kéne reagálnom, ha az ügyfél nem kapott visszatérítést?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Ha az ügyfél nem kapott visszatérítést, akkor a késedelem a bank hibájából történhetett. Emlékeztesse az ügyfelet arra, hogy a visszatérítés feldolgozása a bank körülményeitől függően bizonyos számú munkanapot vehet igénybe, és mutassa meg egyértelmű szándékát a probléma megoldására, ha a visszatérítés nem valósul meg.” } },{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Hogyan utasíthatom el a visszatérítési kérelmet az ügyfél csalódása nélkül?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Amikor vissza kell utasítania a visszatérítést, úgy kell cselekednie, mintha válaszolna egy ügyfél panaszára. Fogadja el kérésüket, mutasson némi empátiát, adjon tömör magyarázatot arra, hogy miért nem adhat ki visszatérítést (legyen szó régi szavatosságról, a visszatérítési határidő elmulasztásáról, a visszaküldött termék állapotáról stb.), És ha lehetséges, kínáljon alternatív megoldást.” } }] }
Vissza a sablonokhoz Hozzon létre INGYENES fiókot

Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.