Az ügyfél-átvilágítási (CDD) ellenőrzőlista segít a vállalatoknak azonosítani és felmérni az ügyfeleikkel kapcsolatos kockázatokat. Ez a dokumentum az ügyfelek személyazonosságának ellenőrzésével, szankciók és vásárlói kockázatértékeléssel, háttérellenőrzéssel és további információk gyűjtésével foglalkozik. Az adattitkosítás és a hálózatbiztonsági intézkedések szintén fontosak a vállalatok adatvédelmi törekvései szempontjából.
Az ügyfél-átvilágítási (CDD) ellenőrzőlista minden vállalkozás megfelelőségi programjának kritikus része. Ez a dokumentum segít a vállalatoknak azonosítani és felmérni az ügyfeleikkel kapcsolatos kockázatokat. E potenciális veszélyek mérséklése érdekében a vállalkozásoknak információkat kell gyűjteniük ügyfeleikről, és lépéseket kell tenniük annak ellenőrzésére. Ebben a bejegyzésben megvitatjuk a CDD ellenőrzőlista kulcsfontosságú összetevőit, és példákat adunk az egyes lépések végrehajtására.
A CCD végrehajtása létfontosságú folyamat minden szervezet vagy pénzintézet számára. Egy olyan dokumentum kitöltésével, amely felvázolja a szükséges lépéseket, a vállalkozások biztosíthatják, hogy eleget tesznek jogi és szabályozási kötelezettségeiknek. Ezenkívül a CDD-megfelelőségi ellenőrzőlista segíthet a vállalatoknak azonosítani és felmérni az egyes ügyfelekkel folytatott üzleti tevékenység lehetséges veszélyeit. Ha mindent megtesznek e kockázatok csökkentése érdekében, a vállalkozások és a pénzintézetek megvédhetik magukat az esetleges pénzügyi veszteségektől.
Ügyfelekkel foglalkozó vállalkozások
Mindannyiuk számára előnyös lehet egy CDD-ellenőrző lista, amely segít elkerülni minden olyan jogi vagy pénzügyi problémát, amely abból fakadhat, hogy nem végzi el a kellő gondosságot az ügyfelekkel szemben. Az ellenőrzőlista lépéseit követve biztosak lehetnek abban, hogy megteszik a szükséges óvintézkedéseket az esetleges problémák elkerülése érdekében.
Vállalkozások, amelyeknek meg kell felelniük az AML-előírásoknak
A pénzmosás elleni szabályozás (AML) megköveteli a vállalkozásoktól, hogy tegyenek további intézkedéseket a bűncselekmények finanszírozásának megakadályozása érdekében. E szabályozási követelmények egy része magában foglalja a CCD befejezését. Az ehhez szükséges ellenőrző lista birtokában a vállalkozások biztosíthatják, hogy folyamatosan megfelelnek az AML-szabályoknak.
Minden olyan szervezet vagy pénzintézet, amely meg akarja védeni magát az ügyfeleihez kapcsolódó pénzügyi kockázatoktól
Egy ilyen dokumentum segíthet a vállalkozásoknak azonosítani és felmérni az ügyfeleik által jelentett potenciális veszélyeket. A kockázatok mérséklésére irányuló lépésekkel a vállalatok megvédhetik magukat az ebből eredő pénzügyi veszteségektől.
Tesztelje hálózatai és rendszerei biztonságát, és győződjön meg arról, hogy alkalmazottai képzésben részesülnek az adatbiztonság legjobb gyakorlatairól.
Annak érdekében, hogy megvédje vállalkozását az esetleges pénzügyi veszteségektől, amelyek akkor fordulhatnak elő, ha ügyfelei személyazonosságát ellopják. Ezen túlmenően, ha rendszereit megsértik, súlyos pénzbírsággal sújthatják a szabályozó szervek.
Először is rendelkeznie kell belső ellenőrzésekkel és adatbiztonsági szabályzattal, amely felvázolja azokat az ésszerű intézkedéseket, amelyeket meg kell tennie hálózatai és rendszerei védelme érdekében. Ezután ellenőrizze, hogy minden alkalmazottja kiképzést kapott-e az adatbiztonság bevált gyakorlatairól, például arról, hogy ne ossza meg jelszavait, vagy töltsön le nem megbízható forrásból származó fájlokat.
Gyűjtse össze és erősítse meg ügyfelei nevét, címét, születési dátumát és egyéb azonosító adatait.
Ez segít megbizonyosodni arról, hogy ésszerű intézkedéseket tesz annak megerősítésére, hogy az ügyfelek azok, akiknek mondják magukat. Ennek eredményeként ez hozzájárul a személyazonosság-lopások és csalások megelőzéséhez, valamint az AML-szabályok betartásához.
Gyűjtse össze az adataikat egy online űrlapon vagy a Know Your Customer (KYC) kérdőíven keresztül, és ellenőrizze, hogy megegyeznek-e az Ön nyilvántartásával. Ezt követően meg kell erősítenie az adatok helyességét a személyazonosító okmányok, például útlevelek vagy vezetői engedélyek másolatának beszerzésével.
Keresse meg ügyfelei nevét a szankciós listákon, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem folytat üzleti tevékenységet semmilyen korlátozott személyekkel vagy szervezettel.
Ha üzletet köt valakivel, aki szankciók alatt áll, súlyos pénzbírságra vagy akár börtönbüntetésre is számíthat. Mint ilyen, ellenőriznie kell a szankciókat, mielőtt bármilyen üzleti ügyletbe lép.
A legáltalánosabb az, ha az ügyfelei nevére keresünk a szankciós listákon. Ezeket a listákat általában kormányzati szervek, bűnüldöző szervek vagy pénzintézetek vezetik, ami azt jelenti, hogy pontos és naprakész információkat tartalmaznak.
Miután összegyűjtötte és ellenőrizte az adataikat, fel kell mérnie a kapcsolódó ügyfélkockázati profilt.
Annak becslése, hogy mekkora valószínűséggel követnek el csalást, vagy fennállnak-e pénzmosási kockázatok, segít meghatározni a kellő gondosság szintjét, amelyre az egyes ügyféltípusokra van szükség. Például a magas kockázatú ügyféltípusokat szigorúbb ellenőrzéseknek kell alávetni, mint az alacsony kockázatúakat.
Pontozhatja egyéni ügyfeleit olyan tényezők alapján, mint a származási ország, az iparág és a tranzakciós előzmények. Ezzel jobb képet kaphat arról, hogy kik a magasabb kockázatú ügyfelei, és ezért nagyobb átvilágítást igényelnek.
Az értékelés eredményétől függően előfordulhat, hogy további részleteket kell begyűjtenie az ügyfelektől.
Segít a személyazonosságuk további ellenőrzésében és kockázati szintjük felmérésében. Dönthet például úgy, hogy másolatot kér a pénzügyi kimutatásaikról.
A szükséges dokumentumokat közvetlenül ügyfelétől vagy online űrlapon kérheti. Ha megvannak, ellenőrizze, hogy az adatok megegyeznek-e a már tárolt adatokkal.
Miután összegyűjtötte az összes szükséges információt, ellenőrizze, hogy minden helyes-e.
Ezzel hozzájárul vállalkozásának megóvásához a csalással és a pénzmosás lehetséges kockázatával szemben. Ehhez meg kell erősítenie például az ügyfél címét vagy munkahelyét.
Ennek több módja is van, például felhívhatja az ügyfelet, vagy levelet küldhet neki. Harmadik fél szolgáltatásait is használhatja független forrásként személyazonosságuk és/vagy címük ellenőrzésére.
A folyamat eddigi eredményeitől függően előfordulhat, hogy további ellenőrzéseket kell végeznie az ügyfeleknél.
Ez segít az ügyfél kockázati szintjének további felmérésében, és biztosítja, hogy azok legyenek, akiknek mondják magukat. Ebben a szakaszban ellenőriznie kell a bűnügyi nyilvántartásukat vagy a pénzügyi előzményeket, ha szükséges.
Online adatbázisok keresésével vagy professzionális szolgáltatás igénybevételével. Ha rendelkezik a szükséges információkkal, alaposan tekintse át azokat, hogy megkeresse a hibákat.
Ha még mindig nem biztos egy adott ügyfél ügyében, mindig felbérelhet valakit, aki jogilag képviseli Önt.
Szakértői tanácsot tudnak adni az ügyfél-átvilágítási eljárásokhoz való hozzáállásával kapcsolatban, és biztosítják, hogy minden helyesen történjen. Az ügyvéd az ügyfelekkel való kapcsolattartás során esetlegesen felmerülő jogi problémák megoldásában is segíthet.
Kereshet online, vagy kérhet ajánlásokat a barátaitól. Miután talált néhány potenciális jelöltet, ellenőrizze képesítésüket és tapasztalataikat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelőek-e az állásra. Ezután kérdezze meg őket, hogy megtudja, megfelelnek-e az Ön vállalkozásának.
Még az ügyfél-átvilágítási folyamat befejezése után is figyelemmel kell kísérnie tevékenységüket.
Annak ellenőrzésére, hogy nem hajtanak végre gyanús tranzakciókat, és lehetőséget adunk arra, hogy reagáljon, ha igen. Ha például azt észleli, hogy egy nagyobb ügyfél nagy összegű vagy gyakori pénzkivonást hajt végre, további vizsgálatot kell végeznie, hogy keresse a lehetséges pénzmosásra utaló jeleket.
Rendszeresen tekintse át üzleti számlakivonataikat vagy tranzakciós előzményeiket. Ha bármi szokatlant észlel, tegye meg a megfelelő lépéseket, például lépjen kapcsolatba az ügyféllel, vagy jelentse a kérdéses tevékenységét az illetékes hatóságoknak.
Arra is figyelnie kell, ha az ügyfél bármilyen megkérdőjelezhető tevékenységben kezd részt venni, mivel ez azt jelezheti, hogy valami nem stimmel.
Segítségével időben felismerheti a lehetséges problémákat, és megteheti azokat a lépéseket, amelyek megakadályozzák, hogy károkat okozzanak. Bármilyen szokatlan tevékenység észlelése lehetővé teszi, hogy tovább nyomozzon, és megtudja, hogy az ügyfél részt vesz-e valamilyen bűncselekményben, mielőtt túl késő lenne.
Ügyeljen arra, hogyan viselkedik az ügyfél, amikor kapcsolatba lép velük, és kövesse nyomon üzleti tevékenységeit az idő múlásával. Ha bármilyen eltérést észlel a normától, akkor közvetlenül forduljon hozzájuk, vagy jelölje meg a fiókot a szorosabb, folyamatos megfigyelés érdekében.
Még akkor is, ha úgy tűnik, hogy minden jól megy, egy bizonyos idő elteltével is kapcsolatba kell lépnie az ügyfelekkel.
Jó ügyfélkapcsolat kialakítása és fenntartása érdekében, valamint lehetővé teszi, hogy megkérdezze őket a körülményeikben vagy az üzleti tevékenységükben bekövetkezett bármilyen változásról, amely hatással lehet fiókjukra vagy Önnel végzett tevékenységeikre. A rendszeres bejelentkezés azt mutatja, hogy Ön befektet az ügyfélbe és annak sikerébe.
Használjon ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszert az ügyfelekkel való rendszeres kapcsolatfelvétel ütemezéséhez évente legalább egyszer (de lehetőség szerint gyakrabban), vagy állítson be egy emlékeztető rendszert magának. Egyszerűen felveheti a kapcsolatot, ha valami konkrét megbeszélnivalója van, és kapcsolatba léphet velük a preferált kommunikációs módszerükön keresztül, a LiveAgent helpdesk szoftver segítségével. Ez segít megőrizni a jó kapcsolatokat az ügyfelekkel.
Ha úgy gondolja, hogy egy ügyfelet pénzmosás vagy más bűncselekmény veszélye fenyeget, jelentse az illetékes hatóságoknak.
Ennek megtétele törvényi előírás, és segít megvédeni vállalkozását és a tágabb közösséget a károktól. Intézkednie kell, ha pénzmosás vagy más bűncselekmény gyanúja merül fel, mivel ezek súlyos bűncselekmények, amelyeknek messzemenő következményei lehetnek.
A gyanús tevékenységek bejelentésének számos módja van, attól függően, hogy melyik országban vagy régióban él. Az Egyesült Államokban például gyanús tevékenységi jelentést (SAR) nyújthat be a Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) számára.
Végezzen háttérellenőrzést minden ügyfélnél, beleértve a bűnügyi és hiteltörténeti ellenőrzéseket
Fontolja meg az ügyfél-azonosító program (CIP) használatát az ügyfél személyazonosságának ellenőrzésére. Ez általában magában foglalja bizonyos információk gyűjtését és ellenőrzését az ügyfélről, például a nevét, születési dátumát és társadalombiztosítási számát. Bűnügyi és hitelellenőrzést is kell végeznie, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ügyfélnek nincs-e korábban pénzügyi bűncselekménye vagy más illegális tevékenysége.
Vállalkozási engedélyek és engedélyek másolatának kérése és áttekintése
Amikor új ügyfelet tanít be, győződjön meg arról, hogy kéri, hogy tekintse meg ezeket és minden más releváns dokumentumot az előzményekhez. Ez segít megbizonyosodni arról, hogy az ügyfél jogos, és vállalkozása törvényesen működik.
Ellenőrizze az ügyfél elérhetőségi adatait
Fontos ellenőrizni, hogy a nyilvántartásban lévő adatok helyesek és naprakészek-e. Ez magában foglalja a nevüket, e-mail címüket, levelezési címüket és telefonszámukat. Gondoskodnia kell arról is, hogy bármilyen vészhelyzet esetén módot találjon arra, hogy elérje az ügyfelet.
Ellenőrizze, hogy az ügyfél közösségimédia-profiljain nincs-e hiba
A közösségi média nagyszerű módja annak, hogy megismerje ügyfeleit, de fontos, hogy ellenőrizze a jeleket, amelyek arra utalhatnak, hogy nem azok, akiknek mondják magukat, vagy illegális tevékenységet folytatnak. Ide tartozik a hamis vélemények, az általuk követett profilok, a nem megfelelő megjegyzések vagy bármilyen más gyanús viselkedés keresése.
Kérjen ajánlásokat más vállalkozásoktól, amelyek együttműködtek az ügyféllel
Ha nem biztos az ügyfélben, az egyik módja annak, hogy megnyugodjon, ha beszéljen más cégekkel, amelyek már korábban is üzleteltek velük. Ez segíthet megbizonyosodni arról, hogy jogszerűek, és megbízhatóak, hogy együttműködjenek velük, ami növeli annak esélyét, hogy jó ügyfélkapcsolatot alakítson ki velük.
Találkozzon személyesen az ügyféllel, hogy megismerje üzleti tevékenységét
Ha lehetséges, mindig jó ötlet személyes megbeszélést folytatni valakivel, mielőtt üzletet köt vele. Ez lehetőséget ad arra, hogy jobban megismerje őket, és első kézből ismerje meg vállalkozásukat. Arra is lehetőség nyílik, hogy bármilyen kérdést feltehessen, és nagyobb bizonyosságot szerezzen arról, hogy azok, akiknek mondják magukat.
A CDD az a folyamat, amelynek során alaposan megvizsgálják a potenciális ügyfeleket, mielőtt üzleti kapcsolatba lépnének vele. A CDD minden kockázatkezelési terv fontos része, mert segíthet megvédeni cégét az illegális vagy etikátlan tevékenységekben való részvételtől. A CCD nem teljesítése ezért kockázatalapú megközelítés, amely súlyos következményekkel járhat az Ön vállalkozására nézve.
Tegyen fel sok kérdést, és végezzen kutatásokat. Az ügyfél-átvilágítási űrlap kitöltésével vagy az ebben a cikkben szereplő megfelelőségi ellenőrzőlista követésével biztos lehet benne, hogy alapos ellenőrzéseket hajtott végre. A megfelelő ügyfél-átvilágítási intézkedések végrehajtására fordított idő hosszú távon megtérül.
Először is, az Ön cége felelős lehet minden olyan veszteségért, amely a másik félnél az Ön hanyagságából ered. Másodszor, polgári jogi vagy büntetőjogi szankciókkal sújtható, ha kiderül, hogy – akár tudtán kívül is – pénzmosásban vagy más pénzügyi bűncselekményben vett részt. Harmadszor, lemaradhat olyan fontos információkról a másik félről, amelyek kritikusak lehetnek a döntéshozatali folyamatában. Végezetül, vállalata feketelistára kerülhet, mert nem felel meg a szabályozási követelményeknek, vagy a pénzintézetek feketelistára kerülhetnek, ha kiderül, hogy magas kockázati kategóriájú magánszemélyekkel vagy szervezetekkel folytatott üzleti tevékenységet.
Remek kiindulópont az Egyesült Államok Igazságügyi Minisztériumának a Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) forrásútmutatója. Az útmutató az ügyfél-átvilágítással kapcsolatos témák széles körét fedi le, amelyeket figyelembe kell venni a CCD végrehajtása során.
Közösségi média támogató szoftver
Címkék segítségével könnyebben szervezheti az ügyfélszolgálati interakciókat. Az univerzális postafiók egyszerűsíti a kommunikációt az összes csatornáról. Automatizálási szabályok gyorsabb és hatékonyabb ügyfélinterakciót biztosítanak. Használja a jegyek funkcióit a válaszidő csökkentésére és az ügyfélszolgálat javítására.
Ügyfél átvilágítása ellenőrző lista
Ismerje meg, milyen elemeket kell felvennie az ügyfél-átvilágítási ellenőrzőlistába, hogy megvédje vállalkozását új ügyfelek felvételekor.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team