Válságkommunikációs terv ellenőrzőlista
Készítsen hatékony válságkommunikációs tervet a LiveAgent ellenőrzőlistájával. Azonosítsa az érintetteket, készítse el az üzeneteket, képezze a csapatokat, és m...
10 perc olvasás
A kommunikációs tervek azt írják le, hogy egy vállalkozás, szervezet vagy egyén hogyan lép kapcsolatba belső és külső érdekelt feleivel, hogy naprakészen tartsa őket a legújabb fejleményekről.
Tartalmazza a kommunikációs stratégiák és taktikák ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan elemeit, amelyek egy adott projektre vagy kampányra vannak szabva.
Ebben a blogbejegyzésben olyan kommunikációs terv sablonokat biztosítunk, amelyeket saját vállalkozásában használhat, amikor különféle típusú üzeneteket kell eljuttatnia különféle részvényesekhez. Megvitatunk továbbá néhány tippet egy hatékony kommunikációs terv létrehozásához.
A kommunikációs terv fontossága
A mai gyors és folyamatosan változó világban fontosabb, mint valaha, hogy világos és tömör kommunikációs terv legyen a helyén, amely készen áll arra, amikor szükség van rá.
Enélkül az üzletek könnyen elmerülhetnek a részletekben és elmulaszthatják a fontos lehetőségeket az érdekelt felekkel való kapcsolatfelvételre, vagy nem teszik ezt elég gyorsan.
A kommunikációs terv sablon értékes eszköz lehet minden méretű szervezetek számára. Függetlenül attól, hogy az alkalmazottakkal, ügyfelekkel, partnerekkel vagy a médiával kommunikál, egy kommunikációs terv segíthet biztosítani, hogy az üzenete világos, tömör és célzott legyen.
Hogyan kell címet adni egy kommunikációs tervnek
Ennek a dokumentumnak a címe tükrözze annak célját, amely általában (de nem mindig) azt jelenti, hogy tartalmazza a “kommunikációs terv” kifejezést és néhány konkrét részletet. Így mindenki, aki kapcsolatba kerül a dokumentummal, tudni fogja, hogy mire való, és könnyen hivatkozhat rá, amikor szükséges.
Például, ha a kommunikációs terv egy új termék bevezetésére vagy egy bizonyos marketingkampányra vonatkozik, akkor olyan címet adhat neki, amely pontosan ezt jelzi. A cím egyéb elemei közé tartozhatnak a kommunikációs terv érvényes dátumai és a szervezet vagy csapat neve, amelyre vonatkozik.
Az ilyen típusú információ a dokumentum tárgyában való feltüntetése tájékoztatja az érintett feleket az üzenetküldési tervről, és mindenkit egy oldalra helyez azzal kapcsolatban, hogy mikor lehetnek vagy kell, hogy megtörténjenek bizonyos kommunikációs tevékenységek.
Készen áll a következő szintre lépni?
Próbálja ki a LiveAgentet ingyen és győződjön meg róla.
Kommunikációs terv tárgysor példák
- Új termék bevezetésének kommunikációs terve
- [Cím]: Marketingkampány kommunikációs terve
- [Vállalat neve] Belső kommunikációs terve
- Stratégiai kommunikációs terv: [Vállalat neve]
- [Projekt neve] Projektmenedzsment kommunikációs terve
- Új [Változás a vállalatnál] kommunikációs terve
- Kommunikációs terv az érdekelt felekkel: [Vállalat neve]
- [Kezdő dátum] – [Befejezési dátum]: Márciusi kommunikációs terv
Hogyan kell írni egy kommunikációs tervet
A kommunikációs terv megkezdésének módja a kommunikáció céljától vagy típusától függ.
Néha hasznos egy bevezetéssel kezdeni, amely kontextust biztosít és meghatározza a követendő kommunikációs stílust, míg más esetekben célszerűbb közvetlenül a kommunikációs célokra és stratégiákra térni.
Általánosságban hasznos lesz az alábbi lépéseket követni egy hatékony kommunikációs terv írásához, amely biztosítja, hogy az üzenete eltalálja a célt:
- Végezzen auditot a meglévő kommunikációs stratégiáján (ha alkalmazható) – ez lehetővé teszi, hogy azonosítsa a problémás területeket vagy tartalmi hiányosságokat (pl. hiányzó marketinganyagok), amelyeket be kell foglalni az új vagy frissített tervbe.
- Határozzon meg SMART célokat a kommunikációs tervéhez – olyan célok meghatározása, amelyek Specifikusak, Mérhetőek, Elérhetőek, Relevánsak és Időhöz kötöttek, segít meghatározni annak hatékonyságát.
- Fejlessze ki szervezete missziós nyilatkozatát, alapvető értékeit és kulcsfontosságú üzeneteit – ezeknek kell lennie az alapjául az összes kommunikációs stratégiának és tevékenységnek. Ezeket a kommunikációs tervben kifejezetten is meg lehet adni.
- Azonosítsa a kommunikációs terv célközönségének szegmenseit – a címzett ismerete és megértése megkönnyíti a megfelelő hangnem beállítását.
- Döntse el, hogy mely csatornákon keresztül fogják az üzeneteket eljuttatni – hogy az üzenet célközönségéhez való eljuttatás legjobb módja az e-mail vagy sajtóközlemény lenne-e, például befolyásolja a kommunikációs terv írásának módját.
- Jelöljön ki felelős feleket – döntse el, hogy ki lesz felelős a kommunikációs terv végrehajtásáért a különféle csatornákon és az egyes különböző közönségek felé.
- Számítsa ki, hogy az egyes lépések mennyi időt vesznek igénybe, és így a kommunikációs terv teljes időtartama – ez szükséges az idősor tisztázásához és a költségvetés elosztásához a szükséges erőforrások rendelkezésre bocsátásához.
- Mérje meg a terv eredményeit az érintett felekkel való kommunikáció után – a fejlesztési lehetőségek felismerése azt jelenti, hogy frissítheti stratégiáját annak hatékonyságának növelése érdekében.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
A legfrissebb tippek és ajánlatok közvetlenül a postaládájába.
Mit kell tartalmaznia egy kommunikációs tervnek
- Cél – amit ez a konkrét kommunikációs terv el akar érni
- Célközönség – az üzenetküldés célközönsége
- Dátumok – mikor készült és/vagy mikor lesz érvényes ez a konkrét kommunikációs terv
- Módszerek – mely kommunikációs csatornákon keresztül fogja elküldeni az üzeneteket
- Szerepek és felelősségek – milyen feladatokat végez az egyes érintett felek
- Teendők és tilalmak – jó gyakorlatok és gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni a projekt érdekelt feleivel való kommunikáció során
- Eszkalációs keretrendszer – pl. az “első védelmi vonal” és az “nagyobb válaszcsapat” azonosítása
- Frissítések – hogyan és mikor kell módosítani a dokumentumot egy hatékony kommunikációs terv fenntartásához
Kommunikációs terv példák és sablonok
Új termék bevezetésének kommunikációs terve
[Vállalat neve]: [Termék neve] Bevezetési kommunikációs terve
Ez a kommunikációs terv a [Termék neve] bevezetésére vonatkozik, és [kezdő dátum] – [befejezési dátum] között érvényes, a [bevezetési dátum] bevezetési dátuma előtt és után.
Célok: • Biztosítsa, hogy az összes alkalmazott tudjon a bevezetési dátumról és rendelkezzen a szükséges információkkal a termékről • Keltsen izgalmat és érdeklődést a termék iránt az alkalmazottak között • Adjon világos és tömör üzenetet az ügyfeleknek a termékről • Kezelje az elvárásokat a szállítási időkkel és a rendelkezésre állással kapcsolatban
Kommunikációs csatornák: • E-mail • Sajtóközlemény • Közösségi média bejegyzés – [1. csatorna], [2. csatorna], …
Bevezetési fázisok: • Bevezetés előtti tevékenységek • Bevezetés napja • Bevezetés utáni követés
Bevezetés előtti tevékenységek (a bevezetés előtt [X] hónappal): • [Tevékenység 1] • [Tevékenység 2] • [Tevékenység 3] …
Bevezetés napja: • Élő termékbemutatás • Interjúk a [Médiaszervezetekkel] • Reakciók nyomon követése
Bevezetés utáni követés (a bevezetés után legfeljebb [X] hónappal): • [Tevékenység 1] • [Tevékenység 2] • [Tevékenység 3] …
Szerepek és felelősségek: • [1. személy] felelős lesz az összes kommunikációs anyag elkészítéséért • [2. személy] felelős lesz a kommunikációs anyagok médiához való elküldéséért • [3. személy] felelős lesz az ügyfélkérdések kezeléséért
Teendők: • Hozzon létre egy kommunikációs ütemtervet, hogy biztosítsa az összes kommunikációs tevékenység időben és koordináltan történjen • Használjon vizuális elemeket (pl. képek, infografikák) a szöveg feldarabolásához és az érdeklődés felkeltéséhez • Ellenőrizze az összes kommunikációs anyagot az elküldés előtt
Tilalmak: • Ne terhelje túl az érdekelt feleket túl sok információval egyszerre – rendszeres alapon adjon frissítéseket, hogy elkerülje a túlterhelést. • Ne felejtse el a cselekvésre való felhívást (pl. látogassa meg a webhelyünket, iratkozzon fel a hírlevelünkre) az olvasó bevonásához • Ne hanyagolja el a kommunikációs anyagok tesztelését (pl. próba e-mail küldése) az érdekelt felek teljes listájához való küldés előtt
Eszkalációs keretrendszer: • Ha problémák merülnek fel a kommunikációs tervvel, forduljon a [Felelős személyhez]. • Ha a [Felelős személy] nem érhető el, forduljon a [Alternatív kapcsolathoz]
Frissítések: • Ez a kommunikációs terv [felülvizsgálati dátum] napon lesz felülvizsgálva és véglegesítve • Módosítások történhetnek a kommunikációs célok, a célközönség és a csatornák tekintetében • A frissített kommunikációs terveket el kell küldeni a [Belső csapatnak/Felelős osztálynak]
[Cím]: Marketingkampány kommunikációs terve
A [Vállalat neve] [Termék neve] marketingkampányát indítja [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között.
Célok: • [Cél 1] • [Cél 2] • [Cél 3] …
SWOT elemzés: • Erősségek – [Erősség 1], [Erősség 2], [Erősség 3], … • Gyengeségek – [Gyengeség 1], [Gyengeség 2], [Gyengeség 3], … • Lehetőségek – [Lehetőség 1], [Lehetőség 2], [Lehetőség 3], … • Fenyegetések – [Fenyegetés 1], [Fenyegetés 2], [Fenyegetés 3], …
Taktikák: • [Taktika 1] • [Taktika 2] • [Taktika 3] …
Csatornák: • E-mail • Fizetett keresés • Megjelenítési hirdetések • Közösségi média – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Sajtóközlemény • Blogbejegyzés • Események és webináriumok – [Esemény 1], [Esemény 2], [Esemény 3], …
Szerepek és felelősségek: • [Felelős személy/csapat 1] felelős lesz az összes kommunikációs anyag elkészítéséért. • [Felelős személy/csapat 2] felelős lesz a kommunikációs anyagok médiához való elküldéséért. • [Felelős személy/csapat 3] felelős lesz az ügyfélkérdések kezeléséért. • [Felelős személy/csapat 4] felelős lesz a költségvetés kezeléséért.
Költségvetés: • $[X] a [Taktika/Csatorna 1] számára • $[Y] a [Taktika/Csatorna 2] számára • $[Z] a [Taktika/Csatorna 3] számára …
Értékelés: • [KPI 1] ezt a marketingkampányt sikerének mérésére fogják használni • [KPI 2] hetente nyomon követik és jelentik a [Felelős személynek/csapatnak] • [KPI 3] …
Ütemterv: • [Tevékenység 1] – [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között • [Tevékenység 2] – [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között • [Tevékenység 3] – [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között …
Ez a kommunikációs terv [felülvizsgálati dátum] napon lesz véglegesítve, és ezért a dátumig változásoknak van kitéve.
[Vállalat neve] Belső kommunikációs terve
Célok: Biztosítsa, hogy az összes érdekelt fél naprakészen legyen a fejleményekről, és hogy a kommunikációs csatornák nyitva maradjanak.
Helyzetelemzés: A [vállalat neve] belső kommunikációja olyan területként azonosítható, amely fejlesztésre szorul. Különösen a vezetés és a személyzet közötti kommunikáció, valamint a csapattagok közötti kommunikáció azonosítható fejlesztésre szorulóként.
Érdekelt felek: a [vállalat neve] összes alkalmazottja
Megvalósítás: • Kommunikációs tervet fognak bevezetni a [vállalat neve] kommunikációjának javítása érdekében • Az összes alkalmazottat tájékoztatni fogják a kommunikációs tervről és annak szerepéről • A kommunikációs tervet rendszeres alapon felülvizsgálják és szükség szerint frissítik
Érintett csapatok: Vezetési csapat, HR csapat, kommunikációs csapat
Szerepek és felelősségek: • Vezetési csapat – felelős a személyzet kommunikációjáért • HR csapat – felelős a csapattagok közötti kommunikációért • Kommunikációs csapat – felelős a kommunikációs anyagok elkészítéséért és elküldéséért
Kulcsfontosságú üzenetek: • A hatékony kommunikáció minden időben döntő fontosságú • A [Vállalat neve] kommunikációja fejlesztésre szorul • Ez a kommunikációs terv bevezetésre kerül a szükséges változások végrehajtása érdekében • Az összes alkalmazottnak szerepe van a kommunikációs tervben • A kommunikációs tervet rendszeres alapon felülvizsgálják • A kommunikáció kétirányú folyamat • Az alkalmazottaknak szabadnak kell lennie kérdéseket feltenni és visszajelzést adni
Irányelvek: • Az összes kommunikáció világos és tömör legyen • A kommunikációs anyagokat időben kell elküldeni • A kommunikációs csatornákat rendszeres alapon kell figyelni • A kommunikáció minden időben tisztelettudó és professzionális legyen
Jóváhagyás: [Felelős személy], [Pozíció], [Létrehozás dátuma]
Stratégiai kommunikációs terv: [Vállalat neve]
Vezetői összefoglalás: Ez a kommunikációs terv a [cél] számára készült, és [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között lesz érvényes.
Célok: Hatékony kommunikáció fenntartása a különféle közönséggel a vállalat missziójának és értékeinek fenntartása érdekében.
Missziós nyilatkozat: [Vállalat missziós nyilatkozata]
Alapvető értékek: [Vállalat értékei]
Helyzetelemzés: [Háttérinformáció és kontextus a helyzetről vagy problémáról, amelyre a kommunikációs terv célja]
| Közönség | Üzenet(ek) | Média vagy csatorna | Gyakoriság | Időzítés | Hozzárendelt csapattag | Visszajelzési módszer |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Közönség 1] | [Üzenet 1] | Személyes | Hetente | Minden [Hétköznap] | [Felelős személy/csapat 1] | Felmérés |
| [Közönség 2] | [Üzenet 2] | Jelentés | Havonta | [X] órán belül a jóváhagyás után | [Felelős személy/csapat 2] | Értékelési űrlap |
| [Közönség 3] | [Üzenet 3] | Naponta | [Idő] | [Felelős személy/csapat 3] | Felülvizsgálat |
[Projekt neve] Projektmenedzsment kommunikációs terve
Projekt neve: [Projekt neve]
Projektmenedzser: [Projektmenedzser neve]
Kezdési dátum: [kezdő dátum]
Befejezési dátum: [befejezési dátum]
Projekt céljai: Weboldal és mobilalkalmazás tervezése és felépítése az ügyfél új e-kereskedelmi üzletéhez. Optimalizálja az előbbit a keresőmotor-rangsoroláshoz (SEO) és mindkettőt az átalakításhoz a [Vállalat neve] legújabb SEO irányelvei szerint. Tegye a weboldalt és az alkalmazást felhasználóbarátnak, mobilra responsívnak és vizuálisan vonzónak, beleértve egy hatékony cselekvésre való felhívást (CTA), amely arra ösztönzi a felhasználókat, hogy könnyen konvertálhassanak.
| Kommunikációs cél | Kommunikációs módszer | Közönség | Gyakoriság |
|---|---|---|---|
| [Cél 1] | [Módszer 1] | [Közönség 1] | [Naponta/Hetente/Havonta] |
| [Cél 2] | [Módszer 2] | [Közönség 2] | [Naponta/Hetente/Havonta] |
| [Cél 3] | [Módszer 3] | [Közönség 3] | [Naponta/Hetente/Havonta] |
Új [Változás a vállalatnál] kommunikációs terve
Készítette: [Felelős személy]
Érvényes: [kezdő dátum]
Összefoglalás: • [Változás 1] azért történik, mert [ok 1] • [Változás 2] a [ok 2] eredménye • [Változás 3] szükséges ahhoz, hogy [ok 3] …
Mit jelent ez az alkalmazottak számára? [A változás alkalmazottakra gyakorolt hatásának magyarázata]
Érdekelt felek: • [Közönség 1] a [változás 1] által lesz érintett • [Közönség 2] a [változás 2] által lesz érintett • [Közönség 3] a [változás 3] miatt kell alkalmazkodnia
Fázisok:
| Feladat | Ütemterv | Felelős személy/csapat |
|---|---|---|
| [Feladat 1] | [1. nap/1. hét/kezdő dátum/stb.] | [Felelős személy/csapat 1] |
| [Feladat 2] | [2. nap/2. hét/közép dátum/stb.] | [Felelős személy/csapat 2] |
| [Feladat 3] | [3. nap/3. hét/befejezési dátum/stb.] | [Felelős személy/csapat 3] |
Kommunikációs terv az érdekelt felekkel: [Vállalat neve]
Érvényes: [kezdő dátum] és [befejezési dátum] között
Célok: • [Cél 1] • [Cél 2] • [Cél 3] …
Célok: • [Cél 1] • [Cél 2] • [Cél 3] …
Változások: • [Változás 1] • [Változás 2] • [Változás 3] …
Előrejelzések: • [Előrejelzés 1] • [Előrejelzés 2] • [Előrejelzés 3] …
Érdekelt felek kommunikációja: • [Csatorna 1] • [Csatorna 2] • [Csatorna 3] …
Kapcsolattartási adatok: [Felelős személy], [Pozíció], [Telefonszám/e-mail cím/stb.]
[Kezdő dátum] – [Befejezési dátum]: Kommunikációs terv
Vállalat neve: [Vállalat neve]
Létrehozás dátuma: [létrehozás dátuma]
Kapcsolattartási adatok: [kapcsolattartási adatok]
Bevezetés: Ez a kommunikációs terv a [cél] számára készült, és a létrehozás dátumától kezdve érvényes.
Célok: • [Cél 1] • [Cél 2] • [Cél 3] …
Közönség: • [Célfelhasználó 1] • [Célfelhasználó 2] • [Célfelhasználó 3] …
Kommunikációs terv jó gyakorlatai
- Kezdje egy táblázattal vagy diagrammal az üzenettípusok azonosításához – mely kommunikációs csatornákat fogja használni, kit céloz meg, és a hangnem, stb.
- Egy cselekvési tervet kell létrehozni, mielőtt bármilyen kommunikáció elküldésre kerülne – a legjobb, ha proaktív és különféle üzenetek stratégiáit térképezi fel a tevékenység megkezdése előtt vagy mielőtt bármi rosszul sülne el.
- Vegyen fel egy válságkommunikációs tervet a nagyobb kommunikáció részeként – erről itt olvashat bővebben ➡️ Válságkommunikációs terv ellenőrzőlista
- Rendszeres alapon felülvizsgálja és frissítse a kommunikációs tervet, ahogy a projekt halad – a dolgok elkerülhetetlenül megváltoznak, és azt szeretné, hogy az üzenetküldés ennek megfelelően alkalmazkodjon.
- Biztosítsa, hogy a kommunikációs csapat minden tagja tudjon a dokumentumról és ismerje a szerepét – a cselekvési tervek csak olyan hatékonyak, mint az azokat végrehajtó emberek.
- Jelöljön ki valakit, aki felelős a kommunikációért, és biztosítsa, hogy rendelkezzen az idő és az erőforrások szükségesek ahhoz, hogy sikeres legyen.
Összefoglalás
A kommunikáció kulcsfontosságú a bármely üzlet sikeréhez, és a kommunikáció terv létrehozása nem kell, hogy bonyolult folyamat legyen.
Egy sablon követésével olyan hatékony kommunikációs tervet írhat, amely azt írja le, hogyan fogja üzenetét a kulcsfontosságú közönséghez eljuttatni különféle helyzetekben.
Egy jól megírt kommunikációs terv dokumentummal mindenkit a szervezetben egy oldalra helyezhet azzal kapcsolatban, hogy milyen típusú üzeneteket kell elküldeni, mikor és hogyan.
Ennek a helyén tartása biztosítja, hogy az üzenetküldési stratégia koherens és összhangban legyen az üzleti célokkal, növelve az esélyt a kommunikációs célok elérésére.
