Elutasító levél sablonok

Bármennyire is minden vállalkozás örömet akar szerezni ügyfeleinek, nem mindig lehet igent mondani minden ügyfélkérésre. Az az ötlet, hogy az ügyfélnek mindig igaza van, megnehezíti, hogyan kell nemet mondani az ügyfeleknek csalódás vagy veszteség nélkül. Amikor azonban az ügyfél olyasmit követel, ami nem áll rendelkezésre, ésszerűtlen vagy egyszerűen lehetetlen nyújtani, akkor az ügyfelekkel folytatott közvetlen interakciókban részt vevő mindenkinek tökéletesen tisztában kell lennie azzal, hogyan lehet udvarias módon nemet mondani az ügyfeleknek.

Hogyan lehet nemet mondani az ügyfeleknek üzleti veszteség nélkül

Hogyan lehet nemet mondani az ügyfelek kéréseire vagy igényeire anélkül, hogy az ügyfelek dühösek, frusztráltak vagy csalódottak lennének? Íme néhány alapvető szempont, amelyet érdemes szem előtt tartani, amikor elutasító levelet kell írnia az ügyfeleknek vagy a potenciális ügyfeleknek.

  • Fogalmazza át a „nem” kifejezést pozitív nyelv használatával, ez az egyetlen kommunikáció, amelyet érdemes használnia az elutasító levél írásakor.
  • Tartson egyszerű elutasító levélformátumot: mutasson elismerést, adjon híreket, mondja el miért, kínáljon segítséget, magas hangon zárja le.
  • Használjon empátiát, hogy megmutassa, megérti-e az ügyfél érzéseit (például teljesen megértem ezt…, tudom, mennyire frusztráló tud lenni …, stb.)

  • Mindig adjon dedikált magyarázatot arra, hogy miért nem tudja teljesíteni az ügyfél kérését (azaz valami ellentétes a vállalati irányelvekkel).
  • Érvényesítse elutasítását anélkül, hogy hamis ígéreteket adna az ügyfeleknek (azaz ne ígérje meg, hogy a közeljövőben megvalósít egy funkciót, ha nem igazán tervezi ezt megtenni).
  • Ha lehetséges, keresse meg a legközelebbi alternatívát. Még akkor is, ha az ügyfél számára nem fog működni ez az ajánlat, akkor is értékelni fogja erőfeszítéseit.
  • Győződjön meg arról, hogy az ügyfél megérti, hogy a kérésüket utasítja el, nem őt magát személyesen.
  • Ha a helyzet megváltozik, lépjen kapcsolatba az ügyféllel, hogy tudassa vele, hogy most már képes teljesíteni kérését.

Hogyan mondhatunk nemet az ügyfélnek: 7 Elutasító levél sablon példa

Legyen szó akár a rossz hírnévtől való félelemről, az ügyféllel való kapcsolatának tönkremeneteléről vagy az üzleti vállalkozás teljes elvesztéséről, az ügyfélkérések elutasítása kihívást jelenthet, ha nem tudja, hogyan kell ezt professzionálisan megtenni. Valójában a nemet mondás megtanulása elengedhetetlen képesség, különösen azok számára, akik az ügyfél felé néző pozíciókon dolgoznak. Az alábbiakban bemutatunk néhány szokásos elutasító levélmintát, amelyeket felhasználhat (és személyre szabhat) az ügyfél interakcióihoz.

Elutasító levél sablonok
Időmegtakarítás érdekében mentse elutasító sablonjainkat a sablon üzeneteibe

Hogyan lehet nemet mondani egy ügyfélfunkció-kérésre?

Hogyan lehet nemet mondani egy ügyfélnek, aki egy eltávolított funkciót kér?

Hogyan lehet nemet mondani egy kedvezményt kérő ügyfélnek?

Hogyan mondhat nemet az ügyfélnek, aki visszatérítést/ visszaküldést/ cserét kér

 

Hogyan mondhat nemet annak az ügyfélnek, aki arra kéri, hogy végezze el a munkájukat helyettük

Hogyan lehet nemet mondani egy ügyféllel való találkozóra

Hogyan mondhat nemet az ügyfél projektjére

 

Ready to put our rejection templates to the test?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Free Trial
Vissza a sablonokhoz

Webhelyünk sütiket használ. A folytatással feltételezzük az Ön engedélyét a sütik telepítésére, amint azt az adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelveink részletezik..