Elutasító levél sablonok

Bármennyire is minden vállalkozás örömet akar szerezni ügyfeleinek, nem mindig lehet igent mondani minden ügyfélkérésre. Az az ötlet, hogy az ügyfélnek mindig igaza van, megnehezíti, hogyan kell nemet mondani az ügyfeleknek csalódás vagy veszteség nélkül. Amikor azonban az ügyfél olyasmit követel, ami nem áll rendelkezésre, ésszerűtlen vagy egyszerűen lehetetlen nyújtani, akkor az ügyfelekkel folytatott közvetlen interakciókban részt vevő mindenkinek tökéletesen tisztában kell lennie azzal, hogyan lehet udvarias módon nemet mondani az ügyfeleknek.

Hogyan lehet nemet mondani az ügyfeleknek üzleti veszteség nélkül

Hogyan lehet nemet mondani az ügyfelek kéréseire vagy igényeire anélkül, hogy az ügyfelek dühösek, frusztráltak vagy csalódottak lennének? Íme néhány alapvető szempont, amelyet érdemes szem előtt tartani, amikor elutasító levelet kell írnia az ügyfeleknek vagy a potenciális ügyfeleknek.

  • Fogalmazza át a „nem” kifejezést pozitív nyelv használatával, ez az egyetlen kommunikáció, amelyet érdemes használnia az elutasító levél írásakor.
  • Tartson egyszerű elutasító levélformátumot: mutasson elismerést, adjon híreket, mondja el miért, kínáljon segítséget, magas hangon zárja le.
  • Használjon empátiát, hogy megmutassa, megérti-e az ügyfél érzéseit (például teljesen megértem ezt…, tudom, mennyire frusztráló tud lenni …, stb.)

  • Mindig adjon dedikált magyarázatot arra, hogy miért nem tudja teljesíteni az ügyfél kérését (azaz valami ellentétes a vállalati irányelvekkel).
  • Érvényesítse elutasítását anélkül, hogy hamis ígéreteket adna az ügyfeleknek (azaz ne ígérje meg, hogy a közeljövőben megvalósít egy funkciót, ha nem igazán tervezi ezt megtenni).
  • Ha lehetséges, keresse meg a legközelebbi alternatívát. Még akkor is, ha az ügyfél számára nem fog működni ez az ajánlat, akkor is értékelni fogja erőfeszítéseit.
  • Győződjön meg arról, hogy az ügyfél megérti, hogy a kérésüket utasítja el, nem őt magát személyesen.
  • Ha a helyzet megváltozik, lépjen kapcsolatba az ügyféllel, hogy tudassa vele, hogy most már képes teljesíteni kérését.

Hogyan mondhatunk nemet az ügyfélnek: 7 Elutasító levél sablon példa

Legyen szó akár a rossz hírnévtől való félelemről, az ügyféllel való kapcsolatának tönkremeneteléről vagy az üzleti vállalkozás teljes elvesztéséről, az ügyfélkérések elutasítása kihívást jelenthet, ha nem tudja, hogyan kell ezt professzionálisan megtenni. Valójában a nemet mondás megtanulása elengedhetetlen képesség, különösen azok számára, akik az ügyfél felé néző pozíciókon dolgoznak. Az alábbiakban bemutatunk néhány szokásos elutasító levélmintát, amelyeket felhasználhat (és személyre szabhat) az ügyfél interakcióihoz.

Hozzon létre elutasító levél sablont a LiveAgenten belül
Időmegtakarítás érdekében mentse elutasító sablonjainkat a sablon üzeneteibe

Hogyan lehet nemet mondani egy ügyfélfunkció-kérésre?


Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we don’t have anything like that in place, however, we’ve actually heard that request quite a lot, so we’ll possibly implement it very soon. I’ll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if there’s anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Hogyan lehet nemet mondani egy ügyfélnek, aki egy eltávolított funkciót kér?


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Hogyan lehet nemet mondani egy kedvezményt kérő ügyfélnek?


Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. We’re happy that you’ve decided to buy our product and we can’t wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we won’t be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Hogyan mondhat nemet az ügyfélnek, aki visszatérítést/ visszaküldést/ cserét kér

 

Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Hogyan mondhat nemet annak az ügyfélnek, aki arra kéri, hogy végezze el a munkájukat helyettük

Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Hogyan lehet nemet mondani egy ügyféllel való találkozóra

Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Hogyan mondhat nemet az ügyfél projektjére

Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]

Gyakran Ismételt Kérdések

Mi az elutasító levél?

Az elutasító levél egy hivatalos levél, amely arról tájékoztatja a pályázót, hogy nem veszik fel.

Mit mondjon az elutasító levélben?

A levélnek röviden össze kell foglalnia a jelentkező felvételének elmaradásának fő okát. A levélnek köszönő levéllel kell végződnie. Ezenkívül az elutasító levelet az interjútól számított egy héten belül el kell küldeni.

Hogyan írhat egy jó elutasító levelet?

A levelet a pályázónak kell címezni, és harmadik személynek kell megírnia. Szakszerűnek, udvariasnak és rövidnek kell lennie.

Ready to put our rejection templates to the test?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “GYIKOldal”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mi az elutasító levél?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “Az elutasító levél egy hivatalos levél, amely arról tájékoztatja a pályázót, hogy nem veszik fel.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Mit mondjon az elutasító levélben?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A levélnek röviden össze kell foglalnia a jelentkező felvételének elmaradásának fő okát. A levélnek köszönő levéllel kell végződnie. Ezenkívül az elutasító levelet az interjútól számított egy héten belül el kell küldeni.” } }, { “@type”: “Kérdés”, “name”: “Hogyan írhat egy jó elutasító levelet?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Válasz”, “text”: “A levelet a pályázónak kell címezni, és harmadik személynek kell megírnia. Szakszerűnek, udvariasnak és rövidnek kell lennie.” } }] }
Vissza a sablonokhoz Hozzon létre INGYENES fiókot

    Weboldalunk sütiket használ. A folytatással feltételezzük, hogy engedélyezi a sütik telepítését, ahogy azt a weboldalunk részletezi adatvédelmi és sütikre vonatkozó irányelvek.