Hogyan fejezzünk be egy beszélgetést
Tanulja meg, hogyan zárhatja le udvariasan és professzionálisan az ügyfélbeszélgetéseket különböző csatornákon a LiveAgent testreszabható sablonjaival és forgat...
5 perc olvasás
LiveAgent
Customer Service
+2
Mivel a mai üzleti levelezés többsége e-mailben zajlik, elengedhetetlen, hogy az e-maileket erős hanggal kezdjük és fejezzük be. Azonban az e-mail tárgysorokra és kezdetekre fordított figyelem miatt az e-mail végek gyakran figyelmen kívül maradnak.
Valójában az üzleti e-mail megfelelő befejezése ugyanolyan fontos, mint az e-mail kezdete. A megfelelő e-mail befejezés pozitív végső benyomást hagy a címzettnél, motiválja az olvasót a cselekvésre, azonosítja a feladót és szándékait, és biztosítja a címzettnek az Ön kapcsolattartási adatait (így könnyű felvenniük Önnel a kapcsolatot).
Olvassa el tovább, hogy megtudjon mindent arról, hogyan fejezzünk be üzleti e-maileket megfelelően, és használja ki professzionális e-mail lezárások és lezárási sorok példáinak listáját, amelyek különféle kontextusban megfelelőek.
Mit kell tartalmaznia az e-mailek végén
1. Egy lezárási sor
Mielőtt elküldené e-mailét, győződjön meg arról, hogy tartalmaz egy rövid lezárási mondatot, amely sima átmenetet hoz létre az e-mail fő tárgya és az aláírása között. Ez a lezárási sor kifejezhet hálát a címzett idejéért, jelezhet, hogy nyitott a további kommunikációra, lehet egy cselekvésre való felhívás, vagy alternatívaként egy olyan kijelentés, amely azt mutatja, hogy válaszra számít.
2. Lezárás (aláírás)
Hacsak nem áll nagyon közel a címzetthez, minden üzleti e-mailhez professzionális lezárás szükséges, amely formális vagy lezser lehet a kapcsolat típusa és a kommunikáció kontextusa alapján. A leggyakrabban használt e-mail aláírások a “Üdvözlettel” és a “Üdvözlettel”, de készítettünk egy teljes listát a példákkal (lent), formális és informális egyaránt.
3. Adja meg a nevét
Mindig írja be teljes nevét (kereszt- és vezetéknevet) az e-mail aláírásba, ha valakivel első alkalommal ír. A kollégákkal vagy olyan emberekkel folytatott beszélgetésekhez, akikkel már ismeri és több e-mailt cserélt, elegendő az aláírás az keresztnevével. Kérjük, vegye figyelembe, hogy nem tanácsos a beszélgetést becenévvel befejezni, hacsak a becenév széles körben ismert és használt a keresztnév helyett.
4. Beosztás és cég
Ügyeljen arra, hogy az e-mail aláírásban adja meg jelenlegi beosztását és cégnevet, hogy ne legyen kétség afelől, hogy ki Ön, különösen, ha hideg e-maileket küld potenciális ügyfeleknek. Ha állásra jelentkezik, javasoljuk, hogy hagyja ki jelenlegi foglalkoztatási adatait (e-mail és telefonszám) az aláírásból.
5. Kapcsolattartási adatok
Bár az üzenet címzettje már ismeri az e-mail címét, mindig hasznos további kapcsolattartási adatokat megadni az e-mail aláírásban, például a közvetlen telefonszámát, mivel egyes emberek más kommunikációs csatornákon keresztül szeretnének Önnel kapcsolatba lépni.
6. További erőforrások
Érdemes lehet hivatkozásokat is hozzáadni az aláíráshoz. A hivatkozás lehet egy link az Ön webhelyéhez, LinkedIn-profiljához vagy más releváns közösségi média fiókjaihoz, egy promótálandó céloldal, az Ön online portfóliója, az Ön online naptára vagy a legújabb blogbejegyzése stb.
Példák és sablonok az e-mailek befejezéséhez
Professzionális e-mail aláírások és lezárási kifejezések
Amikor eldönti, hogy milyen típusú aláírást szeretne használni az üzleti e-mail befejezéséhez, gondoljon arra, hogy kinek ír és miért. Ha nem biztos abban, hogy melyik aláírás lenne a legmegfelelőbb egy adott helyzetben, jobb, ha egy formálisabb lezárási kifejezést választ. A “Üdvözlettel”, “Üdvözlettel”, “Minden jót” és a “Üdvözlettel” az egyik legbiztonságosabb e-mail lezárás, amely minden helyzetben és minden típusú e-mailben használható. Íme néhány további példa a leggyakoribb és legszélesebb körben használt professzionális e-mail lezárásokra:
Formális e-mail lezárási kifejezések:
- Üdvözlettel,
- Üdvözlettel,
- Szíves üdvözlettel,
- Üdvözlettel,
- Minden jót,
- Minden jót,
- Minden jót,
- Üdvözlettel,
- Üdvözlettel,
- Üdvözlettel,
- Üdvözlettel,
- Meleg üdvözlettel,
Lezser e-mail lezárási kifejezések:
- Beszélünk majd hamarosan,
- Legközelebb,
- Cheers,
- Vigyázz magadra,
- Sok szerencsét,
- Szép hétvégét!
- Szép napot!
- Produktív napot!
- Élvezd a [hét napja]/hetet/hétvégét],
- Boldog [hét napja],
- Boldog ünnepeket,
- Remélem, ez segít,
Lezárási kifejezések, amelyek megbecsülést mutatnak:
- Köszönöm,
- Köszönöm,
- Sok köszönet,
- Köszönöm még egyszer,
- Nagyon köszönöm,
- Nagyon köszönöm,
- Hálával,
- Köszönöm a [segítséget/ véleményt/ visszajelzést]
- Előre is köszönöm,
- Köszönöm az olvasást,
- Köszönöm a segítséget,
- Köszönöm a megfontolást,
- Köszönöm a [türelmét/ időt/ együttműködést].
E-mail lezárási sor példái
Az e-mail üzenetének kontextusa alapján rövid e-mail lezárási mondatot is hozzáadhat az aláírása előtt. Az alábbi bevált e-mail lezárási sorok egyikét használva biztosíthatja, hogy pozitív hanggal fejezi be az üzenetet, és tudatja a címzettekkel, hogy számít a válaszukra vagy további párbeszédre.
- Várva várom a válaszát.
- Várva várom a válaszát.
- Várva várom, hogy hamarosan kapcsolatba lépjünk.
- Várva várom, hogy jövő héten találkozzunk.
- Remélem, hamarosan hallok Öntől.
- Nagyra értékelném a válaszát.
- Remélem, a hét jól kezdődik.
- Szívesen segítek, ha többet szeretne tudni.
- Kérjük, forduljon hozzám bármikor.
- Ha bármilyen kérdése van, kérjük, írjon vagy hívjon.
- Ha van valami, amit megtehetek az Ön segítésére, csak írjon
- Ha van valami, amiben segíthetek, csak szóljon.
- Ha további segítségre van szükségem, kérjük, tudassa velem.
- Az Ön rendelkezésére állok bármilyen kérdés vagy aggály esetén.
- Elérhet engem a [telefonszám] alatt, ha van valami, amit meg szeretne beszélni.
- Ha további információra van szüksége, ezt a linket használva ütemezhet egy hívást velem.
- Ne habozzon felvenni velünk a kapcsolatot, ha van valami, amiben segíthetünk.
- Várva várom, hogy a jövőben üzleti kapcsolatot folytassunk Önnel.
- Örömmel dolgoztam Önnel és várva várom…
- Köszönöm még egyszer a segítséget ebben az ügyben.
- Köszönöm az időt.
- Köszönöm, hogy ezt figyelembe vette.
- Szívesen hallom a visszajelzéseit.
- Nagyon szeretném hallani a visszajelzéseit a…
- Kérjük, tudassa velem, mit gondol.
Hogyan fejezzünk be egy hideg értékesítési e-mailt
A hideg megkeresési e-mail megfelelő befejezésének megtalálása kihívást jelenthet bármely értékesítési szakember számára. Íme néhány példa arra, hogy mit tartalmazhat a hideg értékesítési e-mailek végén, hogy ösztönözze az ügyfélprospektust a válaszadásra:
“Ha szeretne többet megtudni arról, hogy a [Cég] hogyan segíthet Önnek [konkrét célok elérésében], nyugodtan foglaljon időpontot a naptáramban itt: [link]. Várva várom a válaszát.”
“Elérhető Ön egy 10 perces hívásra [dátum és idő]? Csak tudassa velem, mi működik a legjobban az Ön számára, szívesen alkalmazkodom az Ön ütemezéséhez.”
“Van 5-10 perce arra, hogy megbeszéljük, hogyan segíthetünk [cégének] elérni [konkrét célokat]? Ha igen, hogy néz ki a naptára ezen a héten?”
“Nagyszerű lenne hallani a gondolatait, és még azt is megvizsgálni, hogy ez a [megoldás/ eszköz/ stratégia] hogyan illeszkedne [cégéhez]. Van 15 perce ezen a héten?”
“Ha szeretne többet hallani erről, szívesen töltök 30 percet azzal, hogy elmagyarázom mindazt, amit tudnia kell. Csak tudassa velem, ha bármilyen kérdése van, vagy szeretne egy mélyebb beszélgetést.”
Hogyan fejezzünk be egy értékesítési követő e-mailt
A követő e-mailek nélkülözhetetlenek minden hideg e-mail stratégiában. Íme, hogyan fejezhet be egy értékesítési követő e-mailt, hogy ösztönözze az ügyfélprospektust a válaszadásra, még akkor is, ha az előző kapcsolatfelvételi kísérletek sikertelenek voltak:
“Ha Ön a megfelelő személy, hogy beszéljünk, hogy néz ki a naptára? Ha nem, kit ajánlana, hogy beszéljek?”
“Ön a megfelelő személy, hogy beszéljünk erről? Ha nem, segítene megtalálni a megfelelő döntéshozót? Várva várom a válaszát.”
“Nagyon szeretném 20 percet az Ön idejéből, mivel úgy érzem, hogy valóban értéket tudunk hozzáadni az Ön [működési területéhez]. Tudunk egy hívást vagy egy találkozót egyeztetni?”
“Gondolt már többet az ajánlatomra? Szívesen végignéznék egy gyors áttekintést telefonon, és válaszolok az összes kérdésére. Melyik időpont lenne megfelelő egy gyors beszélgetéshez?”
“Kérjük, tudassa velem, amikor volt ideje megnézni ezt az információt, és szeretné, hogy felhívjam Önt a megbeszéléshez. Szívesen válaszolok az összes kérdésére.”
Hogyan fejezzünk be egy vásárlás utáni/ügyfél üdvözlő e-mailt
A vásárlás utáni e-mailek és az ügyfél üdvözlő e-mailek az e-mail marketing kampányok legkritikusabb e-mailei közé tartoznak, amelyek a hosszú távú ügyfélkapcsolatok építésére irányulnak. Íme, hogyan nézhetnek ki az e-mail lezárási kijelentések az ilyen típusú e-mailek esetében:
“Köszönöm még egyszer, hogy a [Márka] nálunk vásárolt. Ha bármilyen kérdése van, vagy segítségre van szüksége – tudassa velünk! Mindent megteszünk annak érdekében, hogy szeresse az Ön tapasztalatát velünk.”
“Ha valaha nem felel meg az Ön elvárásainak a termékeink minősége, szállítási ideje vagy bármi más – mindig fordulhat az ügyfélszolgálati csapatunkhoz a [e-mail] vagy [szám] címen.”
“Ha szeretne többet megtudni a termékéről, forduljon hozzám vagy a támogatási csapatunk bármelyik tagjához bármikor. Mindig itt vagyunk, hogy bármilyen módon segítsünk.”
“Szívesen hallom, mit gondol a [termékről], és van-e valami, amit javíthatnánk. Ha bármilyen kérdése van, kérjük, válaszoljon erre az e-mailre. Mindig szívesen segítek!”
“Köszönöm még egyszer, hogy regisztrált a [termék/ szolgáltatás] szolgáltatásra. Mindig itt vagyunk, és szeretünk Öntől hallani. Ha valaha segítségre van szüksége, ötletei vannak, vagy csak szeretne üdvözölni, kérjük, vegyenek fel velünk a kapcsolatot, és néhány órán belül válaszolunk.”
Hogyan fejezzünk be egy ügyfélszolgálati e-mailt
Az ügyfélszolgálati e-mailek befejezésekor mindig jó ötlet arra ösztönözni az ügyfeleket, hogy vegyenek fel velünk a kapcsolatot, ha további kérdésük, problémájuk vagy aggályuk van. Azt is biztosítania kell, hogy mindig kész a segítségre. Íme néhány hasznos példa, amelyet az ügyfélszolgálati e-mailek lezárásához használhat:
“Felveszem a kapcsolatot a termékcsapatunkkal, és harminc percen belül teljes válasszal válaszolok. Addig is, ha további kérdése, megjegyzése vagy aggálya van, tudassa velem.”
“Szeretünk segíteni az ügyfeleknek, hogy a legtöbbet hozzák ki termékeinkből. Ha van valami más, amiben segíthetünk, ne habozzon felvenni velünk a kapcsolatot.”
“Kérjük, tudassa velünk, ha még mindig nem tudja [ … ], hogy segíthessünk megoldani ezt a problémát, és biztosítsuk, hogy a lehető leghamarabb élvezze az [eszköz/ alkalmazás] szolgáltatást. Köszönöm még egyszer, hogy felvetted velünk a kapcsolatot, mindig szívesen segítünk.”
“Mindig itt vagyunk, hogy válaszoljunk az Ön kérdéseire vagy aggályaira. Kérjük, forduljon az ügyfélszolgálati csapatunkhoz a [telefonszám] alatt, vagy válaszoljon erre az üzenetre, és szívesen segítünk.”
“Hálásak lennénk, ha értékelést hagyna a Facebook oldalunkon, mivel az Ön meglátásai segíthetnek másoknak, akik az Ön helyzetében vannak. Köszönöm még egyszer, hogy tudatta velünk, és forduljon hozzánk, ha bármilyen kérdése van.”
Hogyan fejezzünk be egy ügyfélbocsánatkérő e-mailt
Ha ügyfélbocsánatkérő e-maileket ír és frusztrált ügyfelekkel foglalkozik, az e-mail végén ismét meg kell ismételnie a bocsánatkérést, és azt kell mondania, hogy értékeli a türelmüket és megértésüket:
“Még egyszer, őszintén elnézést kérek az okozott kellemetlenségért. Forduljon az ügyfélszolgálati csapatunkhoz bármilyen további aggály esetén – az ügynökeink mindig itt vannak a segítségre.”
“Továbbítottam a visszajelzéseit a csapatnak, és biztosíthatom Önt, hogy ez a hiba a jövőben nem fog megtörténni. Azt mondta, ha van valami más, amiben segíthetek, kérjük, forduljon hozzám, és szívesen segítek.”
“Köszönöm még egyszer a türelmét és azért, hogy felhívta a figyelmünket a problémára. Addig is, [az ajánlat részleteit] adjuk Önnek további bocsánatkérésként. Ha van más probléma, amelyet meg kell oldani, ne habozzon felvenni velünk a kapcsolatot.”
“Köszönöm a türelmét és megértéseit. Biztosított lehet, hogy mindent megteszünk annak érdekében, hogy ez ne történjen meg újra. Ha további kérdése van, vagy más problémát tapasztal, tudassa velem, szívesen segítek.”
“Még egyszer, fogadja el a bocsánatkérésünket. Őszintén értékeljük az Ön megértéseit ebben az ügyben. Kérjük, forduljon hozzám bármilyen kérdéssel – csak egy e-mail távolságra vagyok!”
Összefoglalás
Az e-mail vége általában csak egy lezárási megjegyzés vagy egy rövid mondat, amelyet az aláírása követ, azonban a megfelelő szavak és a megfelelő hangnem megtalálása az e-mail üzenet lezárásához gyakran nagy gondolkodást igényel. Az e-mail befejezésének módja valóban nagy hatással lehet a címzett döntésére, hogy válaszoljon-e az e-mailre. A professzionális e-mailek befejezésének ismerete a kulcsa a hatékony üzleti kommunikációnak, pozitív benyomást hagy az olvasóban, és növeli az e-mail válaszarányát. Ha nem biztos abban, hogyan fejezze be a következő üzleti e-mailét, a fent említett e-mail lezárások példái jól jöhetnek.
