Élő chat oktatási és civil szervezetek számára

A személyes kapcsolatok kialakítása az oktatási és civil szervezetek egyik alappillére. A hallgatók, adományozók vagy érdekeltek érdeklődésére, hírnevére és támogatására támaszkodik.

A digitális kommunikáció új lehetőségeket nyitott meg a hallgatók bevonásának, tervezésének és adománygyűjtési stratégiájának.

Az élő chat ideális eszköz minden olyan intézmény számára, amely korszerűsíteni kívánja ügyfélszolgálatát és tartós kapcsolatokat kíván kialakítani.

Mi az élő csevegés?

Abban az esetben, ha kíváncsi rá, hogy mi is az az élő csevegés, három alapvető elemre bonthatjuk, amelyek egy teljes kommunikációs csatornát alkotnak.

• Élő chat szoftver
• Élő chat eszköz
• Élő chat támogatás

Az élő csevegőszoftver egy összetett, többcsatornás ügyfélszolgálati szoftver része, amely magában foglalja a jegykezelést, a call centert, a közösségi média hálózatokat, a tudásbázist, az ügyfélportált és még sok minden mást.

Az élő csevegőszoftver számos funkciót kínál az ügyfélszolgálat számára, amelyek előnyben részesítik őket más kommunikációs csatornákkal szemben az online megkeresések kezelésekor.

Az élő csevegő eszköz egy böngészőalapú üzenetküldő ablak, amely akkor aktiválódik, amikor rákattint egy csevegőmodulra, más néven csevegés gombra. Ez egy teljesen testreszabható és felhasználóbarát szolgáltatás, amelyet egyszerűen integrálhat a webhelyére.

Minden gomb előre megtervezett stíluspozíciója, animációja és így tovább megtalálhatók a csevegés gombok galériájában vagy teljesen a semmiből hozhatók létre saját kódjának beillesztésével.

A csevegés gombot beágyazhatja a megcélzott oldalakra, például Regisztráció, GYIK vagy Adományok, és láthatja a pozitív eredményeket.

Az élő chat támogatás olyan szolgáltatás, amelyet a szervezet külsőleg a nyilvánosság számára vagy belsőleg nyújt az alkalmazottainak. Ez a leggyorsabb módja annak, hogy megválaszoljuk az online webhely látogatóinak kérdéseit, akiknek erre szükségük van, mivel az egyes munkameneteket valós időben, egy chat-robot helyett egy emberi csevegési operatív munkatárssal végzik.

Milyen előnyei vannak az élő csevegésnek a telefonon vagy e-mailen keresztülihez képest?

Legyünk őszinték; sem a telefon, sem az e-mail nem fog egyhamar elavulni. Valójában továbbra is számos ügyfél számára előnyös csatornát jelentenek. Ennek számos oka van, de vitathatatlan, hogy az élő csevegés népszerűsége egyre növekszik, mióta az internet kommunikációs szokássá vált.

Az y generáció különösen magáévá tette az élő chat szoftvert. Több, mint 63%-a az y generációnak azt szeretné, hogy az alapvető ügyfélszolgálati kérdéseire élő csevegéssel válaszoljanak.

Amint a modern csevegőszoftver kifinomultabbá válik, nyilvánvalóbbá válnak annak előnyei a telefonhoz vagy az e-mailhez képest.

Tehát, mik ezek az előnyök?

Vessünk egy pillantást az első háromra.

• A csökkent átlagos várakozási idő. A telefon és az e-mail egyaránt jelentős erőfeszítéseket igényel a felhasználótól a kommunikációhoz. Aztán ehhez még hozzá jön, hogy sorban kell állnia a telefonon, hogy elérje az ügynököt, vagy ír és vár a válszra. Az élő chat nemcsak azonnali, de az ügynökök mindenféle szükséges fájlt is csatolhatnak, például dokumentumokat vagy megállapodásokat.

• Multitaszking. Az ügynökök ismerik azt a küzdelmet, amely a telefon vagy az e-mail közötti váltáskor lép fel, hogy folyamatosan segítsék ügyfeleiket. Az élő csevegés szolgáltatói könnyedén kezelhetnek több csevegést anélkül, hogy megzavarnák koncentrációjukat a háttérben végzett feladatok elvégzésével.

Az eredmény? Alacsonyabb működési költségek és megnövekedett megtérülés, mivel nem kell hatalmas csapatokat alkalmaznia a kommunikációs csatornák kezeléséhez. Nagy előny mind az EDU, mind a civil szervezetek intézményei számára, mivel ezek gyakran szűkös költségvetéssel működnek.

Abban az esetben, ha a csevegés iránti kérelmek kezelhetetlenné válnak, az adminisztrátorok mindig beállíthatják, hogy egy adott ügynök egyidejűleg hány csevegést folytasson, vagy a maximális várólista hosszát.

• Csökkent jegy mennyiség. A bejövő hívások vagy az e-mail elárasztása olyan dolog, ami túlságosan ismerős az ügyfélszolgálatban dolgozók számára. Nem csak ez, de a telefonos vagy e-mailes megkeresések megoldása általában hosszabb időt vesz igénybe. Ha lehetősége van közvetlenül kapcsolatba lépni a támogatási csapatával a webhelyen, akkor csökkentheti a támogatási jegyek beküldését. Ennek az az oka, hogy a támogató ügynökök az esetek túlnyomó többségében egyből meg tudják oldani a problémát.

Mindez az élő csevegéssel lehetséges, mivel minden kommunikáció a számítógép kényelméből történik, miközben a potenciális ügyfelek vagy törzsvendégek böngésznek az Ön webhelyén.

Nem is kell számítógép hozzá. Az élő csevegés mobilokra és más ilyen eszközökre van optimalizálva, így csapata bárhonnan válaszolhat bármely platformra.

Milyen előnyökkel jár az élő chat az oktatási és a civil szervezetek számára?

Az oktatási és a nonprofit vállalkozások az elmúlt években jelentős változásokat tapasztaltak marketing és szolgáltatási stratégiáikban. A fő mozgatórugó a technológia. Amint könnyebbé vált a globális kapcsolattartás, nőtt az érdeklődés a nemzetközi hallgatók vagy szervezetek részéről.

A hatékony kommunikáció kulcsfontosságú a hűség kiépítésében.

Élő chat előnyei az EDU számára:

• Segítsen a hallgatóknak a jelentkezésben, a regisztrációban vagy bármilyen más eljárásban
• Valós idejű tanácsok
• Javaslatok különféle tanfolyamokra
• Megerősödött bizalom a hallgatói intézményben és annak hallgatói testületében
• Javuló tanulói és szülői elkötelezettség
• Megnövekedett alkalmazások és beiratkozások száma

Élő chat előnyei a civil szervezetek számára:

• Fokozott kapcsolat az adományozókkal
• Alkalmazza a különböző generációs megközelítést
• Stabil adományozói támogatás a pozitív szolgáltatási tapasztalat fejében
• Az adományozók és a szervezete közötti jobb megértés
• Adatgyűjtés a következő adománygyűjtési stratégiához
• Vezesse végig adományozóit a döntéshozatal különböző szakaszaiban, például az adományozási folyamat során.

Az oktatási és civil szervezetek az élő csevegés milyen szolgáltatásait használhatják fel ügyfél-támogatási stratégiájukban?

• Univerzális postafiók

Létfontosságú megőrizni az egyéni vagy üzleti adományozók vagy hallgatók adatait és profiljait a következő adománygyűjtési, stakeholder vagy beiratkozási stratégia részeként.

Minden csevegési munkamenet jegyekké konvertálódik, és egy univerzális, megosztott postaládába kerül lementésre. A chat ügynökök a beépített CRM-nek köszönhetően gyűjthetik és tárolhatják a beszélgetések adatait. Bármely ügynök képes reagálni, mivel minden szükséges információ készen áll és bármikor rendelkezésre áll.

• Proaktív csevegési meghívó:

Az egyik legfontosabb és többcélú szolgáltatás, a proaktív csevegési meghívás, egy időzített felugró üzenet, amely testreszabott meghívásként vagy bevezetésként jelenik meg a webhelyen.

Az élő csevegés látogatóinak jelenlegi URL-jének figyelemmel kísérésével elérheti és segítő kezet nyújthat ügyfeleinek. Az ügynökök létrehozhatnak egy vagy több meghívót, vagy teljesen kikapcsolhatják őket, ha az összes ügynök más csevegésben vesz részt.

• Valós idejű gépelési nézet

Opcionális, de hasznos szolgáltatás az ügynökök számára, akik inkább egy lépéssel előbbre akarnak lenni az ügyfeleknél. A csevegés során az ügynök megfigyelheti, hogy mit ír az ügyfél, és előkészítheti a választ, mielőtt az ügyfél a kérdését elküldené.

• Sablon válaszok

A sablon válaszok a leggyakoribb kérdésekre lementett és előre definiált rövid szöveges válaszok segítségével egyszerűsítik a munkafolyamatot.

• Chat szétosztása 

A chat szétosztása elengedhetetlen, ha a csevegésnek el kell érnie az érintett osztályt vagy a kampányprojekt csapatát. Az ügynökök vagy a csevegési adminisztrátorok három előre meghatározott szétosztási lehetőség közül választhatnak a gyors és pontos kommunikáció érdekében:

• Véletlenszerű hozzárendelés
• Jelzés mindenkinek
• Maximális kihasználtság

• Címkék

A címkék manuálisan vagy automatikusan hozzáadhatók bizonyos szavakhoz vagy kifejezésekhez, így egyéni munkafolyamatot hozhat létre az egyes ügynökök számára.

• A csevegés utáni felmérés

Lehetővé teszi az ügyfelek részéről történő visszajelzést, valamint az ügynök hatékonyságának rangsorolását vagy az általános elégedettséget a csevegéssel.

• Többnyelvű chat 

A megfigyelés eredménye alapján az élő csevegés lehetővé teszi, hogy személyre szabott üdvözleteket vagy üdvözlő üzeneteket küldjön az ügyfél által preferált nyelven, a nyelvhez alkalmazkodó widgetek segítségével.

• Videocsevegés 

Annak érdekében, hogy még személyesebb kapcsolatot biztosítson ügyfélszolgálatának, használja a videót és a csevegést egyszerre. Állítsa be ugyanúgy, mint a csevegés gombot, azáltal, hogy az élő csevegés videó gombját elhelyezi webhelye adott oldalain.

Ha meg szeretné tekinteni az összes megfizethető díjcsomagunkat, amelyek további funkciókat kínálnak, lépjen át árképzési oldalunkra.

Melyek a chat beszélgetés irányelvei és szabályai?

A chat beszélgetések a helyzettől függően változnak, de az online kommunikáció során néhány protokollt és szabályt be kell tartani.

Egyénileg vagy csoportosan bármely csevegési munkatársnak teljes körű ügyfélszolgálati ismeretekkel kell rendelkeznie, kezdve a technikai készségektől, például a számítógépes műveltségtől, a nyelvtani jártasságtól vagy a gépelési sebességtől a puha készségekig, mint az empátia és a türelem. Mindezek teljes online csevegési etikettet alkotnak.

Az élő chat beszélgetések gyors információcserét jelentenek, ezért az ügynököknek szakértőknek kell lenniük a témában. A tudásbázis megvalósítása és fenntartása nagyszerű információforrás lehet az ügynökök és az ügyfelek számára, akik az önkiszolgálót részesítik előnyben a hagyományos támogatás helyett.

Hozhat-e profitot az ügyfélszolgálat kiszervezése az oktatási és a civil szervezetek számára?

Egy üzleti vállalkozás vagy intézmény számára egyre jellemzőbb, hogy kiszervezik ügyfélszolgálati csapataikat.

Az elsődleges motivátorok az időgazdálkodás, a költségvetési problémák és a munkaterhelés elosztása. A legtöbb oktatási és civil szervezet nem alkalmaz hatalmas támogató csapatokat, és nem dolgozik éjjel-nappal, ezért támogatási órájuk korlátozott. Szerencsére speciális központok éppen ezért léteznek.

Tudjon meg többet a LiveAgent-fiók kiszervezésének előnyeiről itt.

Hogyan lehet integrálni az élő chat szoftvert a webhelyére?

Az élő csevegés gomb integrálása a webhelyére ugyanolyan egyszerű, mint a 2 + 2 = 4 megtanulása. Amikor regisztrál és bejelentkezést kap a LiveAgent-fiókjába, mindössze annyit kell tennie, hogy egyszerűen kimásol és beilleszt egy rövid HTML-kódot.

Tudja mi nagyszerű még? Nincs szükség további szoftverek letöltésére! Ha azonban harmadik féltől származó szoftverekkel, alkalmazásokkal vagy beépülő modulokkal kíván integrálni az ügyfélszolgálati élmény javítása érdekében, akkor ezt a Native vagy a Zapier integrációk teljes mértékben támogatják.

Biztonság

Védje tanulói és adományozói adatait. A LiveAgent kombinált biztonsági funkciói mellett megnyugodhat, tudván, hogy minden adatuk biztonságban van.

Íme néhány, a LiveAgent által kínált biztonsági funkció:

• IP-k letiltása
• Kétlépcsős azonosítás
• HTTPS titkosítás
• Több adatközpont
• GDPR
• API biztonság

Tudásbázis

A mondás szerint: “A tudás hatalom.” Ezt szem előtt tartva, tudásbázisunkat folyamatosan frissítjük új információkkal. Ezen kívül arra is ösztönözzük előfizetőinket, hogy járuljanak hozzá vagy építsenek közösséget ügyfélportálunkon keresztül.